CQWY行政人事部工作手册模板

重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-1作业规范行政人事部岗位设置图版本：A修改状态：0签发人：第1页共1页签发日期编制采购专员副经理采购主管司机库管员文员资料内勤员培训专员行政人事专员行政人事主管经理助理经理采购专员副经理采购主管司机库管员文员资料内勤员培训专员行政人事专员行政人事主管经理助理经理重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-2作业规范行政人事部关键职能版本：A修改状态:0第1页共1页1.针对企业经营管理目标和发展计划，提出合理机构设置和职位配置方案，制订人力资源开发和管理计划。2.负责实施职员招聘、培训、转正、考评和人员调配等工作，并建立人事档案。3.健全企业内部管理规章制度和岗位职责，制订工作标准和职业道德规范，监督检验实际实施情况。4.对职员、业主、住户和相关方意识和技能培训进行有效策划、实施和管理。5.跟踪企业质量方针和目标适时实施人力资源管理。（含建立企业人才资源档案）。6.以企业名义向内向外发送文件起草和文印。7.安排多种会议，编写会议纪要、决议、领导讲话等材料。负责处理日常行政事务，协调各部门关系，督促、检验各项决议、决议实施，反馈相关信息。8.外部文件资料（含开发商移交技术档案资料）完整搜集和保留及档案管理。9.公共关系事务处理。10.法律事务处理。11.本部日常管理工作台，和电脑、局域网、清洁卫生管理。12.企业各部门对企业相关协议进行评审。13.相关部门按程序进行供主评定，负责在合格供方名单要求单位中采购物资/服务（含关键设备关键备品配件）。14.企业车辆、后勤、保密、安全等方面管理，确保企业日常经营活动需要。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-3作业规范行政人事部质量目标版本：A修改状态:0第1页共1页依据企业质量目标，结合本部门实际工作制订行政人事部质量目标：1.企业各项行政管理工作实现PDCA循环率100%2.职员培训覆盖率/合格率100%3.业主/租客培训覆盖率/培训合格率≥80%4.内外文件起草合格率≥90%5.内外部文件资料搜集完整率及保留完好率≥95%6.企业本部清洁卫生日检验合格率100%7.企业公共/法律关系事务处理立即率/满意率≥90%8.完成企业领导交办事务成功率/立即率100%9.协议评审率100%10.内外关系信息传输正确率/立即率100%重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-4作业规范行政人事部工作职责版本：A修改状态:0第1页共1页1.负责企业总部来电、来访、来信等日常行政接待工作。2.负责草拟企业行政公文（如通知、请示、决议等）和各类文件打印工作。3.负责企业行政文件搜集、发放、传阅、呈批、催办、保留、注销及文件档案资料立卷归档工作。4.负责企业各类书籍报刊购置、分类、保管、借阅、管理工作。5.负责企业行政印鉴及各服务中心印章管理工作。6.负责企业总部各部门及各服务中心协调工作，落实上传下达任务。7.负责企业和万怡企业及其下属各分企业、楼盘项目部，行政人事主管部门及其它相关业务单位沟通、联络、协调工作。8.负责办理企业多种业务招待活动。9.负责企业车辆调度使用和维修工作。10.负责企业各部门/各服务中心全部物资库存、调度及分配工作。11.负责企业各部门/各服务中心固定资产建账、登记、领用等管理工作。12.负责企业行政人事部布局计划及办公环境、办公秩序管理和维护工作。13.负责企业内部文体娱乐活动和其它多种对外活动策划组织及安排工作。14.负责企业工商营业执照、资质证书等多种证件管理及年审工作。15.负责企业行政人事部办公设施设备（计算机、复印机、油印机、传真机、饮水机、办公桌椅、空调机、文件柜等）管理、维护、保养。16.负责帮助各服务中心和市物价局、地房局、市公安局相关部门、物业服务中心业务联络及沟通工作。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-5作业规范行政人事部经理岗位职责和入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部经理岗位职责1.直接对总经理助理负责。2.按PDCA循环方法对行政人事部工作实施管理并指导其职员工作。3.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。4.负责主持初审企业各项管理规章制度并监督实施。5.负责牵头对分包方、供方进行评价。6.负责办理企业工商营业执照、资质证书等多种证件年审及变更工作7.主持协议评审。8.负责采购计划审核。9.负责组织对文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供给管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.含有较强组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。4.含有很强沟通能力，能独立处理企业对内、对外多种关系。5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪28岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-6作业规范行政人事部经理助理岗位职责和入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部经理助理岗位职责1.直接对行政人事部经理负责。2.按PDCA循环方法帮助行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。3.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。4.负责初审企业各项管理规章制度并监督实施。5.负责采购计划初审。6.负责帮助行政人事部经理组织对文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.含有较强组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。4.含有很强沟通能力，能独立处理企业对内、对外多种关系。5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪25岁至35岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-7作业规范行政人事部副经理岗位职责和入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部副经理岗位职责1.直接对行政人事部经理负责。2.按PDCA循环方法行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。3.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。4.负责帮助经理对分包方、供方进行评价。并作好相关统计。5.负责初审企业各项管理规章制度并监督实施。6.负责采购计划初审。7.负责管理职员食堂和职员宿舍。8.管理车辆和车辆调度9.负责帮助行政人事部经理组织对文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.含有较强组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。4.含有很强沟通能力，能独立处理企业对内、对外多种关系。5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪25岁至35岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-8作业规范采购主管岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页采购主管岗位职责1.对行政人事部经理负责。2.负责对分包方、供方进行评价。3.负责具体实施合格供方评定，负责采购计划编制。4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。5.负责按采购控制程序对质量目标实现情况统计并将统计结果立即传输到品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：内容，企业质量管理体系相关作业程序和作业规范。2.含有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理能力。3.含有一定社会关系，并能立即依据企业实际情况建立供方关系能力。4.其它要求：大专及以上学历，含有二年以上相关工作经验，年纪25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-9作业规范采购专员理岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页采购专员岗位职责1.对采购主管负责。2.负责对分包方、供方进行评价。3.负责具体实施合格供方评定，负责采购计划编制。4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。入职要求1.了解ISO9001：内容，企业质量管理体系相关作业程序和作业规范。2.含有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理能力。3.有一定社会关系，并能立即依据企业实际情况建立供方关系能力。3.其它要求：大专及以上学历，含有二年以上相关工作经验，年纪25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-10作业规范行政人事主管岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事主管岗位职责1.对行政人事部经理负责。2.负责企业对外联络事务。3.和政府相关职能主管部门保持联络，立即了解当地物业管理行业动态及相关政策，并将所获取信息立即向行政人事部经理汇报4.负责企业规章制度和对外文件起草等和企业部行政人事事务处理。5.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。6.负责帮助行政人事部经理主持初审企业各项管理规章制度并监督实施.。7.负责对分包方、供方进行评价。8.审核企业刊物。9.负责对小区服务活动方案审定。10.帮助行政人事部经理组织对企业文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供给管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.含有一定组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。4.含有很强沟通能力，能处理企业对内、对外多种关系。5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。6.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专及以上学历，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-11作业规范行政人事专员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事专员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责立即跟踪企业动态质量方针和质量目标，按PDCA循环方法，对企业人力资源实施动态管理。3.负责依据职员招聘、录用等，并建立动态管理。4.负责牵头策划组织对相关方实施考评、验证，并保留统计。5.和各部门、各服务中心保持亲密联络，了解其工作情况及各项需要，并做好协调工作。6.立即传达企业内部多种文件、通知，落实好上传下达任务。7.并将统计资料和数据立即传输至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：内容，深刻领悟人力资源管理对于本企业兴衰存忘关键作用，能熟练掌握人力资源管理技能能力。2.含有对人力资源实施管理能力。3.含有对职员考评过程按ISO9001：标准要求进行策划能力。4.含有较强组织和协调能力，确保培训有效实施。5.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，含有三年以上相关工作经验；年纪25岁至35岁之间，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-12作业规范培训专员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页培训专员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责立即跟踪企业动态质量方针和质量目标，按PDCA循环方法，对企业人力资源实施动态管理。3.负责职员意识及技能方面培训策划、组织、实施和验证。4.负责牵头策划组织对相关方实施培训、考评、验证和演练，并保留培训/演练统计。5.和各部门、各服务中心保持亲密联络，了解其工作情况及各项需要，并做好协调工作。6.并将统计资料和数据立即传输至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：内容，深刻领悟人力资源管理对于本企业兴衰存忘关键作用，熟练掌握人力资源管理技能，熟悉职员培训程序、业主/租客培训程序。2.含有对职员培训和业主/租客培训过程按ISO9001：标准要求进行策划能力。3.含有较强组织和协调能力，确保培训有效实施。4.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，含有三年以上相关工作经验；年纪25岁至35岁之间，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-13作业规范文员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页文员岗位职责1.负责企业总部各部门各类文件打字（印）工作，并做好统计。2.3.负责企业总台长途电话、传真机、总台电脑使用管理，做好使用统计。4.5.负责企业多种会议会前准备工作（如预订会议室、通知和会人员）。6.负责企业中高层例会、部门例会会议统计分发至各相关部门。7.负责企业总部计算机（除财务专用外）、复印机、传真机关机管理，联络维修，定时保养及立即更换墨粉、复印纸等工作。8.负责企业总部行政人事部报刊书籍装订、接收、分类管理工作。9.负责企业总部各部门/各服务中心文件资料复印、油印工作，并做好登记。10.负责按时开启、关闭企业总部行政人事部全部门窗（帘）、空调机及饮水机。11.负责企业总部行政人事部职员饮用水订购及更换。12.负责给企业关键来访客人端茶送水，保持总台接待物品摆放整齐。13.负责定时更改和打印企业通讯录。14.负责企业总部打孔机、装订机管理和使用。15.负责企业总部人员考勤登记工作。16.完成上级领导交办其它工作。入职要求1.熟悉办公室工作，接收过专业礼仪礼貌知识培训，对物业管理方面知识有一定了解。2.含有较强计算机操作技能，能熟练应用办公软件进行文字表格处理。3.含有良好语言表示能力，应变能力，亲和力强。4.其它要求：物业管理、文秘专业等相关专业大专以上学历，有十二个月以上相关工作经验，工作态度认真、不卑不亢、扎实肯干，年纪最好在21岁至26岁之间，女性为宜。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-14作业规范资料内勤岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页资料内勤员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责企业行政人事部各类行政公文（除人事任免）草拟、送审、登记、保留、归档工作。3.负责企业外来文件（特指政府部门、上级企业、同级项目部）搜集、传阅、呈批、催办、保留、归档工作。4.负责企业总部行政人事部各类专业书籍、业务资料分类、整理及借阅登记按期催还工作。5.负责接收登记企业内部（各部门/各服务中心）来函，立即分送各相关领导和部门处理并负责催办，最终分类整理归档。6.负责企业各部门/各服务中心多种协议协议送审、分发、归档、保留整理工作。7.负责企业工商资料、各类资质证书等机密资料登记、归档、保管工作。8.负责企业总部行政人事部全部台式计算机、手提电脑、打印机、复印机、空调机等使用说明书、保修（维修）卡、驱动光盘等资料登记、分类、整理、归档及借用管理工作。9.负责对企业多种活动图片、相（影）片、图表搜集、分类、整理归档工作。10..负责装订企业各类文件资料。11.负责指导各部门/服务中心资料内勤员进行资料和档案管理工作。12.每个月20日定时对企业全部档案集中系统整理、盘查一次。13.遵守企业保密制度，不散布、传输在工作中接触企业资料、决议等属保密事项。14.负责参与企业拟接管物业标书或物业方案策划和制作。15.完成上级领导交办其它工作。入职要求1.了解职ISO9001：内容，熟悉企业各部门职责及工作程序，热爱物业管理内勤工作，熟悉文件资料控制程序，熟悉档案管理工作及相关法律法规。2.含有文印能力，档案搜集、分整、归档、整理和保管能力，实施多种物业相关中介服务能力。3.含有一定计算机操作技能，会使用常见办公软件。4.其它要求：物业管理、行政管理、法律等相关专业大专以上学历；接收过主管部门正规物业管理培训，取得国家建设部颁发物业管理上岗证；含有两年以上相关工作经验，年纪在23岁至30岁之间，身心健康，性别不限。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-15作业规范库管员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页库管员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责企业总部行政人事部全部物品、工具、材料验收、入库登记并做好实物账登记工作，负责各服务中心物资物品调拨管理工作。3.严格根据物品领用制度进行办公用具、材料、其它物品发放、回收并做好登记工作。4.物品出入库、调拨要立即登记，做到入账立即，入库单、出库单、调拨单等单据当日清理。5.掌握物品库存动态，负责物品申购计划；6.负责日常仓库检验及每个月月底各服务中心盘点工作，并编制月度报表报送企业财务部；7.做好专用工具借用、归还、登记工作，严禁私自借用工具及用具。8.负责仓库环境清洁卫生及安全消防管理工作；9.完成上级领导交办其它工作。入职要求1.对ISO9001：内容有一定了解。2.有一定财务知识和计算机操作能力，含有仓库物资管理能力，熟悉财务盘点、物品盘存相关步骤。3.其它要求：行政管理、财经等相关专业中专以上学历，六个月以上物质、仓库管理工作经验，为人老实，作风正派，年纪在23岁至30岁之间。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-16作业规范司机岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页司机岗位职责1.负责企业公务用车。2.服从调度分配，依据要求实施出车任务。3.负责车辆日常维护和保养，注意保持车辆整齐。4.努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，确保车辆随时处于良好状态之中，发觉不安全原因，立即排除。5.加强安全意识，自觉遵守交通规则，确保行车安全。6.配合主管部门做好车辆维修保养和年审工作。7.严格实施车辆管理要求，节省用油，降低能量消耗。8.下班后按指定地点停放车辆保管，严禁公车私用。9.完成企业领导交办其它工作。入职要求1.熟悉多种机动车辆驾驶技能、交通规则和重庆交通地形。2.熟悉车辆性能，确保车辆随时处于良好状态之中，发觉不安全原因，立即排除。3.其它要求：经过驾驶培训，取得对应车辆驾驶证，三年以上机动车驾龄，高中以上学历，年纪最好在23岁至40岁之间。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-17作业规范接待来访管理要求版本：A修改状态:0第1页共2页1.目标明确企业行政人事部接待来访制度，树立企业良好形象，提升服务质量。2.适用范围适适用于企业总部行政人事部总台接待工作。3.职责企业行政人事部负责来人来访接待工作。4.工作要求 4.1保持接待区域整齐及待客用具（纸杯、茶叶）齐全。4.2工作期间要穿着工作制服或职业装，仪态端庄，保持良好精神面貌。4.3来访人进入行政人事部，接待人员应点头示意或起立，以表示尊重。尽可能少让客人久等，不然，应诚恳表示歉意。4.4立即、正确地统计来访者姓名、单位及来访意图，能处理问题立即处理。自己不能处理，应一直访者解释清楚或说明找哪个部门处理，杜绝说“不知道”。4.5相关人员不在，应礼貌地代为约定时间；如相关键事情，应在“接待统计表”内登记，并立即联络相关人员。4.6给客人指示方向或作介绍时，不要用一只手指指点点，应手臂伸直，手指自然并拢，掌心向上，身体前倾、眼睛兼顾对方并指示目标。4.7接待人员不得擅离岗位；如遇特殊情况离岗，必需请其它同事替换。4.8行政人事部接待礼貌语言和礼貌动作：4.8.1客人进门说：您好、请坐、请品茗、您请看。4.8.2客人走时说：谢谢、对不起、这是我应该做、您慢走、再见。4.9迎接关键客人时，对应领导、人员要出门等候，不能坐在室内静候。4.10她人相互交谈时，不要随便去旁听或随意插话。若须打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下能够吗？”得到许可后再插话。4.11客人在过道或楼梯间，工作人员不能从客人中间穿过，应先道一声“对不起，请让一下”，待对方移步后再从侧面经过。4.12送客时，应等客人站起来后同时起身，亲切道别。客人伸手以后再握别。4.13对通常客人送到门口，等候客人提出“留步”后方可说：“原谅不远送，欢迎您再来。”返身进门时关门要轻，不能重重一扣。对于关键客人，领导或长辈，应扶送上车，待到车子开启，面带微笑挥手道别，目送车子远去4.14接听来电时，应使用礼貌用语，如所找相关人员在场，应立即通知；如相关人员不在，重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-17作业规范接待来访管理要求版本：A修改状态:0第2页共2页可在“接待统计表”内登记关键内容，并负责跟进。5.质量统计5.1接待统计表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-18作业规范传真复印打印油印管理要求版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标为规范传真、复印、打印、油印工作制度，明确工作内容，提升工作效率。2.适用范围适适用于企业行政人事部传真、复印、打印、油印工作管理。3.职责3.1行政人事部经理负责监督指导工作。3.2行政人事部文员负责传真、复印、打印、油印工作。4.工作要求4.1受控文件和机密文件资料，必需持有其领导签字申请单及行政人事部审批手续，方可复印、油印。4.2企业职员复印、油印、传真材料，须办理登记手续、审批手续并妥善保留备查。4.3严格控制复印和传真数量，非必需材料不予复印和传真。数量多，宜油印材料不复印。4.4行政人事部不承接外单位及私人委托打印、复印、油印传真文件。4.5打印机、复印机、油印机和传真机由专员保管，定时维修和保养。无关人员未经许可不得操作。4.6打字、复印室系机要重地，非工作人员未经许可不得入内。4.7除总经理同意电话外，其它电话均须取消长途直拨功效，须打长途电话部门/人均需填写“长途电话记录表”。5.质量统计5.1接收传真记录表5.2发送传真记录表5.3受控文件复印申请表5.4复印油印统计表5.5长途电话记录表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-19作业规范行政人事部文书处理管理要求版本：A修改状态:0第1页共2页1.目标为使公文处理规范化、制度化和科学化，以提升公文处理效率和质量。2.适用范围企业行政人事部文书管理工作。3.职责行政人事部资料内勤员负责企业公文处理管理工作。4.工作要求4.1公文处理4.1.公文处理关键包含；公文形成、办理、立卷、归档和销毁。4.1.2公文处理基础标准是：立即、正确、规范、保密。4.1.3公文种类：通知、通报、汇报、请示、函、会议统计等。4.2公文格式4.2.1发文机关标识在公文正上方；4.2.2发文字号：包含发文年度、发文机关代号和发文次序号、按次序标识下方，如“万怡渝能字[]第001号”；4.2.3公文标题应正确、简明地概括公文关键内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写；4.2.4公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必需和署名相符，盖在单位名称正中位置。4.2.5成文日期，通常以领导签发或会议通知日期为准，亦能够印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日。4.2.64.3公文起草和审批签发4.3.1公文起草基础要求是：a)关键要突出，见解要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要正确，篇幅要简短、结构要严谨，层次要分明；b)拟稿人必需用方格稿纸拟写，要按公文文种格式行文，用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或红笔书写；c)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿人员要对公文进行认真查对。4.3.2公文审批签发程序为：行文稿先由行文部门责任人审核署名，再送行政人事部核稿，不属急件，通常不得将文稿重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-19作业规范行政人事部文书处理管理要求版本：A修改状态:0第2页共2页呈送领导；如需会签，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求文稿送相关领导签发。“请求”、“汇报”和对外行文由企业总经理签发，通常例行事务性公文，由分管领导签发，最终由行政人事部编号签字并交打字室打印、其它各部门均不得直接安排打字员打印。4.4公文处理4.4.1公文处理关键包含公文登记、分发、承接、印制、传输等步骤。4.4.2登记公文，应将公文标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，方便以后回收和销毁。4.5分发公文4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部资料员签收、登记并立即分送；4.5.2依据公文性质和内容，由行政人事部经理提出处理意见，送领导阅示，或依据需要交相关业务部门办理；4.5.3凡需业务部门经办公文，由行政人事部负责催办，并将落实结果汇报主管领导。4.6承接公文是指接收下级单位请示公文和其它需要批复公文，和转发翻印公文等，承接请示公文，凡属本企业权限范围内能批复事项，通常先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限通常不得超出一周，关键事项和关键问题请示、可直接送领导审阅后批复、时限不得超出三天，承接公文部门要提升办事效率，立即催办和跟踪，避免延误。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-20作业规范行政人事部书籍管理要求版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标规范书籍管理工作，使书籍管理工作有序。2.适用范围适用企业所购书籍管理工作。3.职责3.1行政人事部经理负责对书籍管理工作检验指导。3.2行政人事部资料内勤员负责对书籍编号、归类、登记、保管、借阅等管理工作。4.0工作要求4.1书籍日常管理工作由资料内勤员负责，行政人事部经理负责监管。4.2资料内勤员将全部书籍进行编号，然后登记在“书籍目录”中，内容包含：编号、书目名称、类别、册数、单价、购置时间、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。4.3资料内勤员按编号次序将书籍依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、防腐蚀防虫蛀、防火、防盗工作。4.4资料内勤员每个月对书籍进行一次清点，每三个月将清点结果统计在“书籍目录”内报行政人事部经理审核参阅。4.5行政人事部每个月底末将“书籍目录”提供给各个部门，供各部门选择借阅。4.6书籍出库一律办理借阅手续，不然不准出库。4.7借阅人员到资料内勤员处查阅“书籍目录”，按需要选择书籍，每一次通常不得超出两本，并在“企业资料文件/借阅记录表”中署名并注明借阅时间。4.8书籍借阅通常不超出15天，超出15天需要办理续借手续(己被预约借阅书籍除外)。4.9借阅人发觉欲借阅书籍已被她人借走，可向资料内勤员预约借阅。4.10书籍借阅工作必需经资料内勤员办理，同事之间不可相互转借。4.11借阅人应珍惜企业财产，在书籍中勾画、涂改、撕毁、损坏或因不慎丢失书籍，照价赔偿。4.12借阅人应在归还日期前主动将书籍归还行政人事部。经行政人事部两次催交不还，视为丢失，由行政人事部将扣款项目报财务部，在职员当月工资内按书籍原价两倍价款给予扣除。4.13借阅人将书籍归还，资料内勤员应注销借阅人署名。5.质量统计5.1书籍目录5.2行政人事部资料文件/书籍借阅记录表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-21作业规范办公用具使用管理要求版本：A修改状态:0第1页共2页1.目标为明确职员领用办公用具制度，节省办公用具成本。2.适用范围企业总部行政人事部领用办公用具管理工作。3.职责3.1行政人事部经理负责对办公用具领用管理工作监督检验。3.2库管员负责办公用具领用管理工作。4.工作要求4.1办公用具供给采取集中管理、分部门申请、定时供给、尽可能选配实用、低中等价格用具标准。4.2办公用具使用应本着节省实用标准，各部门/各服务中心要按实际工作需要申报，不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，避免浪费和虚报。4.3库管员要常常深入各部门/各服务中心，了解办公用具使用情况，做出合理要求，保障供给。4.4办公用具定义：办公用具关键包含多种文具、清洁用具等。办公用具发放由行政人事部具体负责实施。4.5办公用具申请领用4.5.1企业各部门/服务中心全体职员必需本着“节省第一，按需领用”标准使用和领用办公用具，不得以任何形式和借口多占多领。4.5.2个人常见办公用具领用方法标准上采取按职务及工作性质按月领用。领用时需在办公用具领用登记本上署名，注明办公用具名称、数量等。4.5.3公用常见办公用具在领用时需在“办公用具领用记录表”上署名，注明办公用具品名、数量，并注明“公用”。4.5.4很办公用具领用根据申请购入多少、领用多少标准发放，领用时必需在办公用具领用登记本上署名，并注明用途。4.5.5各部门主管/服务中心主管须建立办公用具实物账，进出物品要登记入账，领用人要署名，以备仓库专管员查验。4.5.64.5.7办公用具每个月按部门工作需要进行预算，月末进行盘点。4.5.8各部门应本着节省、节俭标准申领办公用具。如未经部门主管同意，发放领用办公用具超出要求数量，从工资中扣除多领取用具费用；发觉挪用、贪污和浪费办公用具行为严重，行政人事部将给予严厉处理。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-21作业规范办公用具使用管理要求版本：A修改状态:0第2页共2页5.质量统计5.1.物品领用记录表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-22作业规范企业物资物品盘点管理要求版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标规范企业所购物资物品清查、盘点工作，掌握物资物品分配动态。2.适用范围适适用于对企业物资物品盘点工作。3.职责行政人事部库管员负责对企业物资物品盘点。4.0工作要求4.1行政人事部物资物品盘点4.1.1每个月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。4.1.2盘点对象为库存办公用具、日用具、服装等物品。4.1.3库管员依据本月出入库单、调拨单等单据查对库存物资物品数量。4.1.4将库存物资物品区分为物料用具、低值易耗品及固定资产，制作月盘点表，一式贰份，交财务一份，自备一份。4.2各部门/服务中心物资物品盘点4.2.1库管员每个月定时应到各服务中心清点库存办公用具、工程用具、保洁用具和服装等物资物品。4.2.2库管员应会同各服务中心库管员共同清点。4.2.3各物资物品数量清点完成，行政人事部库管员和服务中心库管员应在盘点表上签字确定。4.2.4库管员自留一份，以查对下月各服务中心采购申请单。5.质量统计5.1入库单5.2出库单5.3盘点汇报表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-23作业规范企业仓库管理要求版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标规范仓库管理制度，确保仓库物品完好。2.适用范围适适用于企业办公用具、工装仓库管理。3.职责行政人事部库管员负责入库物资物品验收、出入库和调拨工作。4.工作要求4.1入库4.1.1对企业采购部采买物料，库管员依据各部门/服务中心“采购申请”要求对采购部采购回物品会同相关人员按常见物料检验标准进行验证。4.1.2验收无误，办理入库手续，并填写“入库单”。4.2标识、贮存和防护：4.2.1入库物品分类摆放，进行标识工作，并登记实物保管帐。仓库实施规范管理，明确设置“合格区”、“待检区”、“不合格区”，并有对应标识牌。4.2.3经检验合格入库物料放入“合格区”；已进库但还未检验物料放入“待检区”；不合格物品放入“不合格区”。库管员应常常对库房进行清扫，保持库房内洁净、整齐。4.3出库4.3.1库管员按“优异先出”标准发放物资物品，紧急情况下可先行发放，但事后必需补办出库手续，出库时应填写“出库单”。4.4调拨：4.4.1库管员按各服务中心交上“采购申请单”内采购回物资物品，填写调拨单，并交各服务中心仓库理管员进行查对签收。4.5物资盘存：4.5.1库管员每个月底汇总出入库、调拨物料数量、单价及结存数量，并作出实物盘点表，一式二份，交企业财务部一份，自留一份。4.5.2库管员依据结存数量，做出下月采购计划。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理要求版本：A修改状态：0签发人：第1页共4页签发日期编制1.目标规范企业物资采购、企业多种车辆及电脑网络系统管理，确保企业物资采购来自合格供方，多种车辆及电脑网络系统运行正常。2.适用范围企业全部物品采购、材料、车辆、电脑等固定资产或流动资产管理。3.职责3.1库管员负责按库存物资情况和物品质量监控情况查对各部门于每个月底提交《采购申请表》，并立即将查对、增删后《采购申请表》交上级主管或总经理审批。同时做好企业材料库房入库、保管、发放等工作。3.2企业采购专员负责按同意后《采购申请表》立即采购对应物资，并负责实施合格供方适时增删。3.3工程管理部经理负责审批和工程相关多种工具、材料物资领用和零星急用物资采购，并负责监督、管理。3.4行政人事部经理负责审批办公室物资领用、车辆安排和本要求实施情况监督。3.5总经理负责审批车辆重大维修、保险办理和重大事故处理方案。3.6各部门经理或其指定电脑操作员负责本部门全部电脑、网络设备管理。行政人事部负责企业全部电脑系统维护、管理和相关人员电脑知识培训。4.管理要求4.1计划内采购申请每个月25—30日，各服务中心、各部门填写《采购申请表》交库管员按库存物资情况和物品质量情况立即查对、增删，并报上级主管或总经理审批。经过审批后，由采购专员负责在每个月10日以前采购入库。然后将《采购申请表》交库作为领用物质依据。4.1.2计划外采购申请1)、服务中心在工程维修或施工中急需用特殊或零星计划外物资，经库管员签字确定企业库房无存货，应填写《采购申请表》，其总价在100元以内，可由工程管理部经理直接购置，经库管员验证、登记后投入使用。2)、如总价在100元及以上急用物资，应该由需用部门经理电话通知分管领导或总经理，取得同意后，由采购专员立即采购，办理验证入库手续，方可通知需用部门领出。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理要求版本：A修改状态:0第2页共4页3)、若因客观原因，采购需要时间较长，采购专员应立即向物资需用部门反应情况。需用部门帮助采购、提供采购信息或选择替换物品，并立即通知所以受到影响业主或用户，向其说明原因。4.2材料库房管理4.2.1库管员认真做好物资入库验收工作，确定账、物相符合后在《实物入库单》上签字。4.2.2库房内保管物品要分类摆放，编号上架，建立物品保管卡片。4.2.3各保管处，各部门材料领用人依据《采购申请表》所列计划，分类填写《实物出库单》，必需有工程管理部经理签字认可，方能发放。不然，一切后果由库管员负担。4.2.4各服务中心，各部门无特殊情况，办公用具采取30天一次领取。办公用具类物资领用必需有行政人事部经理签字认可，并如实登记后，方可发放。不然，一切后果由库管员负担。4.2.5个人工具领用，除按材料领用程序办理领用手续外，库管员立即将个人领用工具填入其《个人工具台帐》，并定时盘查。未到使用年限私自发放工具，造成一切损失由库管员负担。4.2.6库房应每个月清库一次，做可到帐、卡、物相符合，并严格实施防火、防盗、防爆、防潮、防霉等防护方法。由行政人事部负责抽查。4.2.7各楼盘工程管理主管负责对每次领用工程维修材料立即填入《材料领用台帐》，临时未使用材料存入本组材料柜。同时，将派工单立即交回服务中心责任人。各服务中心责任人负责对派工单所列材料使用情况建立《材料使用台帐》。库管员负责对各楼盘材料，物质领、用、库存情况进行随机抽查查对。每个月25—28日，各服务中心将本月《物质耗用汇总表》交库管员进行查对汇总。并如实清退各工程组暂未使用物质。4.2.8每个月末，由库管员编制企业总本月物质领用汇总表、领用物品总帐、库存情况、合格供方所提供物品使用质量情况等分别交财务部建帐和行政人事部审查，筛选合格供方。4.3车辆管理4.3.1一切业务用车由行政人事部安排和管理，驾驶员不得私自出车。4.3.2企业车辆由指定司机驾驶，换人驾驶必需经过行政人事部经理同意。多种车标准上不外借，确需外借，须车况良好，并取得行政人事部经理同意，并由车辆指定司机驾驶。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理要求版本：A修改状态:0第3页共4页4.3.3企业车辆使用、维护、保养、清洁、送修、加油、办理保险费、养路费、年检、随车工具及车辆证件等由指定司机负责。4.3.4如碰到下列特殊情况，司机可直接出车，但事后应立即向行政人事部经理说明原因。1)工程设备维护抢修、故障排除、事故处理、救灾抢险是急需用车。2)职员抢救业主或业主以外受伤、危险、重病情等急需用车。4.3.5每次出车驾驶员必需填写《出车统计表》，写明出车事由、用车人、往返区域（含公里数）、同意人等，方便月底检验、考评。4.3.6企业车辆维修、保养、年审等估计金额超出200元，必需先填写书面汇报（包含维修项目、维修地点、估计费用等），经总经理同意后由专职司机负责实施。4.3.7企业车辆，天天必需回企业车库统一停放，未经同意不得在外过夜停放。4.3.8司机应严格遵守交通规则，牢靠树立安全第一思想。严禁酒后开车、过分疲惫开车，严禁“三超一越”（超车、超速、超载、越红线驾驶），预防事故发生，维护车辆完整、完好。如因驾驶员违规造成赔款、罚款，由驾驶员自行负责。4.4电脑网络管理4.4.1电脑、网络全部设备属于企业财产，仅限于企业日常管理工作，任何人不得私自开启计算机处理个人事务或随意上网，更不许可玩电脑游戏。不然，发觉一次处以20元以上罚款。4.4.2企业电脑设备实施专机专用制。每台电脑、网络设备在领用前均由行政人事部对其配置进行全方面登记注册，建立台帐，并将电脑贴上封条。由使用人在行政人事部《电脑、网络设备台帐》上签字认可后方可使用，并负责日常管理。发觉人为损坏或丢失，由责任人依据情节轻重，负担对应赔偿责任。4.4.3电脑、网络设备在正常使用中出现问题或需要维护、维修，由使用人书面向行政人事部提请报修。维修时如电脑、网络设备及配件被确定无法修复，其变更后配置应重新登记，并由使用人签字认可。4.4.4凡私自开封设备，造成设备损坏者，将给予严厉处理，并照价赔偿。4.4.5因工作需要，增购电脑或网络设备，由需要部门将增购原因和电脑配置大致要求书面重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理要求版本：A修改状态:0第4页共4页汇报行政人事部，由行政人事部在企业各部门现有设备中给予调配。无法调配时，经总经理同意后由行政人事部购置，并登记、建帐，由使用人签字领用。5.质量统计5.1采购申请表5.2出车记录表5.3电脑、网络设备台帐重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-25作业规范行政人事部工作检验考评管理要求版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标2.适用范围适适用于行政人事部本部门各岗位职员。3.职责行政人事部经理负责对相关人员进行检验指导工作。4.工作要求4.1行政人事部经理对各岗位工作检验包含周检及单项检验，每次检验应填写“工作检验统计表”。4.2行政人事部经理每七天检验各岗位工作，并立即了解本部门工作动态。4.3行政人事部经理进行单项检验时，应将检验中发觉问题立即通知各岗位职员。4.4检验方法可采取查阅质量统计、提问、观察、向其它部门人员了解情况等方法；检验方法还应包含检验数量，每次检验应注意对检验内容做循环安排。4.5单项检验为不定时抽检。4.6行政人事部经理应每个月对行政人事部各岗位职员进行一次评分考评，考评依据为各岗位工作标准，填写《职员工作考评评分表》。4.7行政人事部应每十二个月对企业职员进行一次平次综合评分考评，考评依据为职员每个月工作考试得分，并具体填写《职员年度考评评分汇总表》。4.8对每十二个月度工作成绩突出职员，可推荐进行年度优异职员评选,被提名评选年度优异职员人员需填写《优异职员推荐审批表》经逐层审批后，才能参与评选。5.质量统计5.1工作检验统计表5.2职员工作考评评分表5.3职员年度考评评分汇总表5.4优异职员推荐审批表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-26作业规范行政人事部接待人职员作标准版本：A修改状态:0第1页共2页1.0目标树立企业形象，提升职员素质。2.0适用范围适用企业行政人事部各项接待工作。3.0职责行政人事部主管负责对接待人职员作进行监督检验。4.0工作要求4.1接听电话标准：4.1.1全部电话，在铃响3声之内接答。4.1.2拿起电话后，先说“你好，重庆万怡渝能物业管理”，语气亲切柔和。4.1.3认真倾听对方讲话，需要时应作具体统计，并向对方复述一遍。4.1.4通话完成后，向对方表示感谢，等对方放下电话后，再轻轻放下电话。4.1.54.2来往信函接收，发放传真标准：4.2.1接收企业多种来往信函，应该日分发至各相关领导或人员处。4.2.2收到传真件后，将传真内容登记在“接收传真记录表”内，10分钟内连复印件一同发送至接收部门/人，并在此表内签收。4.2.3传真件发送完成后，应确定传真件是否正确、清楚地传到对方，并将传真内容统计在“发送传真记录表”内。4.3来访接待标准：4.3.1使用文明礼貌用语及专业服务语言。4.3.2仪态端庄，保持微笑，迎来送往间，充足表现企业服务水平。4.3.3不准推、拉或指着来访者说话。4.4公文文件资料转呈、发放管理标准：4.4.1需上传下达公文文件，应该日传达，并在“公文文件发放转呈记录表”内做详尽统计，要求接收人签字。4.4.2各部门/服务中心需领取文件资料，应在三日内发放完成，并在“部门/服务中心领取资料文件记录表”内做详尽统计，要求领取人签字。4.5复印机、油印机管理标准4.5.1正确使用复印机、油印机。4.5.2节省纸张，每次复印或油印时作废纸张不得超出5张。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-26作业规范行政人事部接待人职员作标准版本：A修改状态:0第2页共2页4.5.3非必需材料不予复印。4.5.4数量多资料，不复印。4.5.5每次复印、油印文件应在“复印油印统计表”中做详尽统计。4.5.6对复印机、油印机应每七天进行清洁、保养，并立即添加墨粉、油墨及更换配件。4.6打印文件管理标准4.6.1正确使用电脑及打印机具体程序，并按相关操作说明书指导进行操作。4.6.2打印前应对文件进行校对，每次打印文件应做到立即、正确。4.6.3打印文件应按对应规范、标准格式打印。4.7内务管理标准4.7.1保持行政人事部内清洁，物品摆放整齐。4.7.2天天接收报刊应该日装订、分类。4.7.3保持复印室、油印室内清洁，每次复印或油印文件后应将各类纸张摆放有序。5.0质量统计5.1公文文件发放转呈记录表5.2部门/服务中心领取资料文件记录表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-27作业规范资料内勤员岗位工作标准版本：A修改状态:0第1页共2页1.目标规范各类文件系统管理，提升工作效率和质量。2.适用范围企业行政人事部文件管理各项工作。3.职责行政人事部经理负责对文件管理工作进行监督检验。4.工作要求4.1各类文件管理标准4.1.1外来文件：4.1.1.1外来文件分为：区政府各部门发文、市政府各部门发文、及各服务中心外来文件。4.1.1.2收到外来文件送至相关部门领导看阅后，按时间次序分类编号。4.1.1.3按编号依次入档。4.1.1.4清楚编写文件目录。4.1.2内部文件：4.1.2.1内部文件分为：总企业发文、企业内部运作制度、企业内部发文、行政人事部内部发文、行政人事部上报文件、各服务中心内部文件，会议统计。4.1.2.2各部门发文分类登记归档，各服务中心上报文件应在10分钟内分送相关领导及部门处理，最终分类、编号、登记归档。4.1.3协议协议：4.1.3.1协议协议分为：企业对外协议（工程、商务）、企业对外协议（服装）、企业对外协议（经营部）、各服务中心对外协议。4.1.3.2协议协议按其性质分类，相关各服务中心协议协议分别归入对应部门档案，编号、登记入档。4.2工商资料、各类资质证书管理标准：4.2.1将企业工商资料、资质证书分别建档。4.2.2清楚编写文件目录。4.3多种书籍、投标书及物业管理方案管理标准4.3.1购回书籍应该日编号，在“书籍目录”中做详尽统计，并按编号次序依次放好。4.3.2资料内勤员应每个月对书籍清点一次。4.3.3多种投标书及物业管理方案应统计名称、份数和入档时间。4.4其它资料管理标准重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-27作业规范资料内勤员岗位工作标准版本：A修改状态:0第2页共2页4.4.1电脑、打印机、复印机、油印机、空调、吸尘器等使用说明书资料分类放置。4.4.2做好分类统计。4.5借阅文件资料管理4.5.1资料内勤员应在“企业资料文件/书籍借阅记录表”中对借阅书籍、投标书、物业管理方案、多种文件资料及其它资料做详尽统计。4.5.2资料内勤员有通知借阅人各项注意义务。4.5.3借阅关键文件资料时，资料内勤员应凭总经理同意签字，方可借出。4.5.4借阅人未主动归还书籍、投标书、物业管理方案、多种文件资料及其它资料资料内勤员应在借阅期满之日向借阅人催还或办理续借手续。4.5.5借阅人归还各类书籍或其它文件资料，资料内勤员应在归还时注销借阅人署名。5.质量统计5.1档案材料目录表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-28作业规范库管员岗位工作标准版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标为规范仓库管理工作制度，使多种物资物品调配有序。2.适用范围企业行政人事部库管员。3.职责行政人事部主任负责对库管职员作进行监督检验。4.工作要求4.1物品仓库保持清洁，各类物品摆放整齐，标识清楚。4.2每次购回物品、工具、材料应该日和采购员共同验收数量及规格。4.3购回物品、工具、材料应该日入库，填写入库单。4.4配合采购员将各服务中心所需物品、工具、材料分类整理并包装好。4.5当日填写调拨单，并交给采购员。4.6要求采购员送货后，将调拨单交给各服务中心库管员进行查对验收，并要求其填好调拨单第二、四联。4.7库管员凭返回调拨单分类入账。4.8行政人事部人员需领用物品、工具、材料时，库管员应在其领用时写好出库单，并入账。4.9每个月底应在28日前做完各项物品、工具、材料清点工作，并将月盘点表及多种单据同时交于财务。4.10每个月24日至26日应到各服务中心清点多种物品、工具、材料，清点汇报交财务一份，采购部一份，自存一份。4.11每个月账物应相符，发觉问题应在三日内查明。4.12每十二个月底结清本年物品清点后，应在第二年一月十日前建好新账。4.13库管员应每七天对仓库清理一次，保持仓库清洁。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-29作业规范司机岗位工作标准版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标为明确司机工作制度，加强司机工作规范性。2.适用范围行政人事部司机各项工作。3.职责行政人事部主任负责对司机工作检验监督。4.工作要求4.1敬业守业，服从分配，尽职尽责做好本职员作。4.2树立良好职业道德，严格遵守交通规则，不准违章行车、超速行驶、强行超车，严禁酒后开车。4.3严守纪律，按时抵达预定开车地点，不准私自改变行车路线。4.4正常情况下每半个月清洗车辆1次。4.5按要求维修保养车辆，确保正常出车，发觉不安全原因，一天内排除。4.6认真遵守企业规章制度，严禁公车私用。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-30作业规范文书资料发放登记管理要求版本：A修改状态:0第1页共1页1.目标规范企业公文、资料分发、登记管理制度。2.适用范围适适用于企业文书资料发放管理工作。3.职责行政人事部接待人员负责企业文书资料分发、登记管理工作。4.工作要求4.1公文发放登记4.1.1由高层领导部门签发公文，应凭总经理、分管副总、主管经理签字确定“文件审批表”，方可下发公文。4.1.2如无特殊情况，需下发公文应在当日发至各部门或服务中心。4.1.3行政人事部接待人员应在“公文文书转呈发放记录表”内，分别登记题目、文件编号、发文单位、制文时间、转呈各部门和服务中心及发放人。4.1.4企业下发公文，应直接发至各部门经理或主管、各服务中心主任，并让其在“公文文书转呈发放记录表”签收人及签收日期栏内签字确定。4.2文件资料发放登记4.2.1正常情况下，在收到应分发文件资料两天内将文件资料分发至各部门或服务中心，或通知各部门、服务中心派人来领取。4.2.2行政人事部行政人事部接待人员在收到应分发各类文件资料时，如无特殊情况，经审批人签字后，应在十五分钟内在“部门/服务中心领取文件资料记录表”内，分别登记领取日期、领取部门、领取文件资料名称、编号、页数、及发放人，并分类整理。4.2.3分发文件资料时，各部门或服务中心领取人只有在“部门/服务中心领取文件资料记录表”内领取人一栏中签收后，方可领取文件资料。5.相关统计5.1文件审批表重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-31作业规范企业档案管理要求版本：A修改状态:0第1页共5页1.目标规范档案编号、分类、整理及借阅工作。2.适用范围适适用于企业各类档案管理。3.职责3.1由总经理审批档案借阅申请及清单。3.2行政人事部经理监督管理实施工作。3.3行政人事部资料内勤员负责对档案文件分类、登记、编号、保留等管理工作。4.工作要求4.1档案编号4.1.1企业编号为企业英文缩写；4.1.2部门编号：a)行政人事部编号为：BG；b)用户服务部编号为：KH；c)企划部编号为：QH；d)物业管理部编号为：WG；e)协管部编号为：XG；f)经营发展部编号为：JY；g)卖场服务中心编号为：MC；h)品质管理部编号为：PZ；i)工程管理部编号为：GC；4.1.3年份编号：引用年份—、、……。4.1.4档案次序号：采取阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。4.1.5档案编号举例：※※—※※—※※※—※※※档案编号类别编号部门/服务中心编号物业管理企业编号重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-31作业规范企业档案管理要求版本：A修改状态:0第2页共5页4.2档案分类必需按档案分类项目进行档案整理和归档。4.2.1区分全宗，按物业管理组织机构划分，全宗可分为以下几类：a)行政、人事类；b)财务类；c)公共事务类；d)保洁类；e)园林绿化类；f)工程维修类；g)经营类；品质类；用户服务档案4.2.2全宗档案分类：要从档案形成特点和规律出发，符合档案形成实际情况，保持档案之间历史联络，它应含有思想性、科学性、排它性和伸缩性。依据物业管理特征，我们采取组织机构——问题分类法，如：——收文类——协议类a)行政人事部———职员人事档案——图纸类——后勤类———收文类b)财务部———————发文类———报表类———账册类———凭证类———协议类重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-31作业规范企业档案管理要求版本：A修改状态:0第3页共5页——工程图纸类——协议类——收文类c）服务中心—————发文类——业主档案类——维修类——投诉类——回访类——有偿服务和多个经营类——计划总结类4.3立卷和编制目录4.3.1立卷：就是根据单份文件相互之间联络和价值大小组合成卷。资料内勤员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：a)依据档案（或文件夹）规格准备对应档案标贴纸；b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体档案类别名称，其格式通常是由组织机构、名称组成，如：——企业行政人事部收文：※※※-B·R-收文；——企业财务部报表：※※※-C·W-报表；——物业服务中心管理组业主档案：※※※-※※※-G·L-业主档案。c)将制作好档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；d)将需归档资料按其所属类别及入档时间前后次序存放在对应档案盒（或文件夹）内。4.3.2编制目录：a)资料员在档案盒内首页位置准备活页“档案目录”；b)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在“档案目录”（内容包含：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注项目）中，方便查阅。4.3.3正式归档材料通常指已经处理完成材料。对归类界限不明确材料，可依据材料和类目标亲密程度进行归类。4.4档案保管期限4.4.1档案保管期限分为永久保留、定时保留两种，确定档案材料保管年限。通常档案重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-31作业规范企业档案管理要求版本：A修改状态:0第4页共5页分为永久保管、长久保管（以上）、中期保管（5—）、短期保管（5年以下等）。4.4.2各部门责任人应依据部门工作情况及其部门相关标准作业规程，对档案保留价值进行判定及标注。4.5档案保管4.5.1档案保管工作任务是：a)便于查阅；b)确保档案安全；c)预防档案损坏；d)采取修复技术、延长档案寿命。4.5.2档案保管程序：a)各职能部门将需保管资料经文书处理程序后，移交给资料内勤员；b)资料内勤员将该资料登记在“档案目录”中，归入对应案卷并统一编号；c)资料内勤员定时将“档案目录”输入电脑，方便查询；d)档案标准上保管原件。4.5.3档案应集中指定地点保留，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件发生，要常常对档案材料进行检验。发觉异常或被盗，丢失等情况，立即向领导反应，妥善处理。如系人为造成，要追究相关人员责任。4.5.4各部门/服务中心代表企业参与多种会议带回文件，均不得自行保管和销毁，必需向行政人事部移交，实施统一管理。4.5.5档案工作应统一领导，分级管理。企业行政人事部负责企业主体档案，对各职能部门档案管理工作进行指导和检验，各职能部门分层管理本部门档案工作。4.5.6企业行政人事部应保留基础材料有：会议统计、上下行文、政府文件、工作计划、总结、汇报、规章制度、物业管理委托协议、物业管理各项分承包协议、协议。4.6档案密级4.6.1档案密级分为三级：绝密、机密、一般：a)绝密档案包含：职员人事档案、协议、业主档案，企业重大经营、管理、决议形成档案，财务类档案及其它属绝密档案；b)机密档案包含：ISO9000质量体系文件、关键会议统计（纪要）、企业收发文件（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访统计、计划总结和其它属机密档案；c)一般档案包含：企业通知、通告等一般性文件。4.7档案查询权限重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-31作业规范企业档案管理要求版本：A修改状态:0第5页共5页4.7.1总经理可查阅企业全部档案。4.7.2副总经理可查阅分管部门工作档案。4.7.3部门责任人可查阅该部门全部档案。4.7.4其它人员依据审批查阅相关档案。4.8档案查阅/借阅/复制4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在“文件查阅/借阅/复制记录表”中登记。查阅/借阅/复制档案须认真办理登记手续，确保按时归档。4.8.2档案管理人员审核其查（借）阅资格：a)权限内（经授权/审批）按正常手续办理；b)权限外，资料员开具“档案借阅/复制审批表”给查阅人办理审批手续：属部门（财务类外）档案，由部门责任人审批；属服务中心档案，由服务中心经理审批；属企业档案，由分管副总经理审批；财务类档案由总经理审批。4.9在档案归还日期前，资料内勤员应督促借阅人将档案完好交还档案室。4.10须复制档案，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管副总经理审批；一般档案由部门责任人审批。4.11档案销毁4.11.1超出保管期限，由资料内勤员依据档案保管期限，每十二个月编制销毁计划及清单，报行政人事部主任审批。4.11.2行政人事部主任审核无误，后报分管副总经理审批。4.11.3总经理审批同意后由行政人事部、人力资源部指定3名监销人员（行政人事部主任、人力资源部经理、资料内勤员）将超出保留期限档案销毁。4.11.4监销人员确定销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-32作业规范办公室管理要求版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制1.目标为加强企业管理，发明良好工作环境，树立和维护良好企业形象。2.适用范围适适用于企业各本部及各服务中心办公场所管理和控制。3.职责3.1行政人事部经理或服务中心责任人负责监督实施4.办公室管理要求4.1职员在办公室应保持衣冠整齐，严禁在办公场所内乱丢垃圾、纸屑等，严禁随地吐痰，用餐完后，请将饭盒等杂物置洗手间垃圾桶内，保持清洁良好办公环境。4.2严禁涂画、污损桌面、墙面等，以免破坏办公场所整齐，影响观瞻。4.3办公区域内严禁吸烟。4.4在工作区内严禁高声喧哗，严禁追逐打闹；讲话努力争取文明、礼貌，不得污言秽语，讲话声量以不影响她人工作为标准。4.5下班后应将办公桌上物品摆放整齐，保持桌面整齐，办公椅推入台面下，树立整齐有序工作风格。职员办公桌内不要存放大量现金及珍贵物品，以免造成无须要损失。4.6办公时间职员应坚守工作岗位，需临时离开时应和同事交代，不然按旷工处理。4.7办公室乃办公重地，不准带闲杂人员入内。接待来访、业务洽谈要在洽谈室内进行。4.8最终离创办公室职员必需关闭电脑、空调、电灯等用电设备，关锁好门窗，如未加留心而造成物质损失由当事人负担。4.9职员在工作时间严禁玩电脑游戏，非因工作需要严禁上网浏览及网上聊天。使用电话应努力争取言简意赅，勿占用时间过长，严禁拨打自动声讯电话，严禁占用电话炒卖股票，因私电话时间每次不准超出3分钟。4.10职员对未经明示事项之处理，应请示上级，遵照指示办理。职员应服从企业管理人员合理工作编排调配，不得采取不合作态度或拒绝完成所分配工作，在言行上时刻注意协调友好，没有协调就不可能有好效率。4.11对企业一切公物要倍加珍惜，办公设备作为本企业公务使用，职员不得利用其处理私人事宜。外借企业物品、文件、资料、书籍等，必需办理借领手续。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-32作业规范办公室管理要求版本：A修改状态:0第2页共2页4.12职员应保持勤俭节省习惯，如不需提供对外文件或资料等，应利用可继续使用纸张打印、复印或书写，并自觉将可二次使用纸张集中在复印机或传真机旁。4.13职员应保守企业商业秘密，严禁私自复制、查阅及泄露企业文件及资料，不得携带机密资料外出。企业有权即时解聘外泄企业机密资料职员，并保留采取法律行为权利。4.14职员在对外公务过程中不得有任何有损企业形象言行。4.15企业接待外来人员、创办公会议及职员平时阅览资料时，使用完成应把书籍、资料等放回原位，并清理杂物，保持整齐。4.16财务部作为财务人员办公及保管财务档案资料地方，除财务人员及企业高层领导工作需要外，其它人员非工作需要不得入内。外来人员严禁进入财务部。4.17职员要常常留心通告板上信息，但切勿私自张贴或更改板上通知。4.18职员在受到损伤或观察到一些危险情况时，要立即采取有效方法并通知部门责任人。4.19严禁打探其它职员工资薪酬。4.20请合适引导新职员了解并遵守企业各项规章制度。4.21以上办公室管理要求由行政人事部负责监督实施。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-33作业规范保密管理要求版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制1.目标为确保企业保密文件、资料安全，预防关键业务资料外泄、更改或丢失。2.适用范围适适用于企业被列入企业保密范围文件、资料、档案和涉密部门或个人。3.职责3.1行政人事部设专员负责保密文件、资料、档案及涉密业务管理工作，各部室/服务中心确定对应兼职保密员（通常由各部门经理、服务中心责任人兼任）。4.管理要求4.1企业秘密范围4.1.1企业经营方针、发展计划、年度投资计划、项目计划及其实施进展情况。4.1.2企业研究掌握市场动态、信息。4.1.3企业内部关键文件，包含管理方案、内部制度体系、职员手册、质量手册、程序文件、作业规范、经济协议、招投标文件、谈判统计、会议统计、工程资料、财务资料及其它和企业经营活动相关资料。4.1.4职员薪酬、福利。4.1.5其它需保密事宜。4.2职员保密职责4.2.1严守秘密，不以任何方法向企业内外无关人员散布、泄漏企业秘密。4.2.2不向其它部门职员窥探、过问非本人工作职责内企业秘密。4.2.3秘密文件应存放在有保密设施文件柜内，不得带有秘密性质文件到无关场所。4.2.4计算机中保密文件必需设置口令，并将口令汇报部门责任人。4.2.5不在公共场所谈论企业保密事项或交接保密文件。4.2.6保密文件、资料不准私自翻印、复印、拷贝、摘录、借阅和外传。因工作需要翻印、复制时，需经部门责任人同意后办理相关手续，报行政人事部立案。4.2.7凡召开关键会议，和会人员不得随意泄露会议内容，会议统计要集中管理。4.2.8企业保密文件作废时应立即销毁，不得乱扔乱丢。4.2.9不得将企业秘密资料作废品、废纸出售。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-33作业规范保密管理要求版本：A修改状态:0第2页共2页4.2.10职员离创办公场所时，必需将文件资料放入抽屉或文件柜中。4.2.11部门责任人对本部门保密工作负责。4.3对调职、离职职员保密要求4.3.1调职或离职职员必需将自己保管保密文件或其它东西，上交部门责任人，切不可随意移交给其它人员。4.3.2调职或离职职员仍应继续负担保守企业秘密义务，三年内不得利用在本企业所取得技术结果，所掌握市场信息、用户资料从事和本企业经营范围相同工作。4.4保密工作奖惩4.4.1对于忠于职守，坚持标准，对维护企业秘密做出成绩，或有效地阻止重大泄密事件者，将依据企业奖惩制度相关要求给表彰和奖励。4.4.2对于违反企业保密制度或造成泄密事件者，将依据企业奖惩制度，视情节轻重和危害大小给对应处罚。重庆万怡渝能物业管理企业文件名称编号：CWBG-34作业规范企业职员礼仪行为规范版本：A修改状态：0签发人：第1页共4页签发日期编制1.目标为加强企业精神文明建，增强职员服务意识，树立企业良好形象。2.适用范围适适用于企业全体职员日常行为。3.职责3.1各部门、服务中心负责本规范具体实施，并结合《职员综合绩效考评标准》中“行为规范”相关内容对所属职员进行考评。3.2本要求由行政