档案管理学(第三版)复习材料

档案管理学第一章档案实体管理一、何谓档案实体管理〔P21、22〕档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。二、档案实体管理的原那么〔P24〕来源原那么、全宗原那么、有机联系原那么、保管和利用方便原那么。三、档案实体管理的方法〔P29〕面对数量众多，内容、形式、来源复杂多样的档案，要实施有序化管理，大体上可以归纳为历史的和逻辑的两种方法。第二章档案价值的鉴定一、鉴定工作内容及其意义〔P32〕1、定义：档案价值的鉴定工作，就是档案馆〔室〕按照一定的原那么、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。2、目的〔作用〕：档案鉴定工作的主要目的在于正确确实定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分的发挥档案的作用。3、内容：〔1〕具体判定档案材料的价值即有用性及有用程度，确定其保管期限。〔2〕剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应处理。〔3〕制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。4、意义：〔1〕档案价值鉴定是决定档案生死存亡的根本手段。〔2〕便于发挥档案的作用。〔3〕档案鉴定工作有利于应付突发事件。〔4〕便于档案的平安保管。二、分析档案价值的方法〔鉴定档案价值的标准〕〔P37〕档案价值具有多维性、潜在性、相对性的特点。鉴定档案价值的标准：1、档案属性标准：〔1〕档案来源标准：是指档案的形成者，即文件的责任者〔作者〕和立档单位。应站在本单位、机构的角度和立场。〔2〕档案的内容标准：分析文件内容的重要性、独特性、真实性以及文件信息内容的综合性和集中性——但凡具有科学研究或者实际验证意义的文件，就具有保存价值，但凡一般事物型的或内容重复的文件就不需要保存。〔3〕档案的形成时间与时效标准：尊重高龄档案；重要时期或特殊时期形成的档案价值相对大一些；文件的文种、文本、外形特点。〔4〕档案的形式特征标准：是指文件的名称、作者〔责任者〕、文本、载体形态、记录方式等等，这些形式特征在某种情况下，也可能对档案的价值产生影响。如现有保管条件，保管费用。2、社会需求标准：社会需求方向，社会需求面，社会需求时间。3、相对价值标准：相关档案的保存状况，如分析全宗的完整程度、档案是否重复、文件的可靠程度；保管条件和费用，如现有保管条件，保管费用。三、档案鉴定工作的原那么和方法〔P48〕1、原那么：〔1〕全面的观点：既要考虑到本单位的需求，又要考虑到社会的利用需求。〔2〕历史的观点：档案是历史记录，也是历史产物，它是在一定的历史条件下形成的。〔3〕开展的观点：要运用开展的观点，不仅要看到档案的现实作用，还要估计和预测到档案在将来的作用。〔4〕效益的观点：应考虑到保存档案所付出的本钱，以及后来产生的效益。〔5〕从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。〔6〕分析主体和主体本身的需要。2、方法：〔1〕定性分析和综合的方法是判定档案价值的重要方法。〔2〕定性分析与综合法同定量分析相结合是档案价值鉴定方法的必然趋势。比例鉴定法、选样鉴定法、系统优化法、模糊综合评价法。〔3〕直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法。3、鉴定工作中需要注意的问题〔1〕应当以全国统一的鉴定标准为依据，不得各行其是。〔2〕宽严问题：采取留有余地的弹性处理方法。保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关单位从严；首脑机关从宽，基层机关从严；建国初期从宽，最近的从严；撤销机关从宽，现行机关从严；两可〔如可永久保存也可长期保存〕之间就高不就低。四、档案保管期限表的类型和结构〔P54〕档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。1、类型：〔1〕通用档案保管期限表。〔2〕专门档案保管期限表。〔3〕同系统机关档案保管期限表。〔4〕同类型机关档案保管期限表。〔5〕机关档案保管期限表。2、结构：顺序号、条款、保管期限、附注、说明。3、作用：〔1〕能够统一认识，防止人为的局限性，片面性，使鉴定有章可循。〔2〕能够保证鉴定工作的质量、防止任意销毁档案、保证档案的完整、平安。〔3〕能够提高档案鉴定工作的效率。4、要求〔评价档案保管期限表优劣的重要标准〕：科学性、实用性、可操作性。五、档案鉴定工作的制度和程序〔P63〕1、制度〔1〕确立统一的档案鉴定原那么和标准。2006年12月18日国家档案局颁发了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》。〔2〕确立了鉴定工作的组织领导。机关档案室一般由办公〔厅〕室领导人、档案人员、业务人员组成三结合的鉴定小组负责进行。档案馆由馆长、同级档案事业管理机关和档案馆的有关人员组成鉴定工作委员会负责进行鉴定工作。〔3〕确定销毁制度和监销制度。档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案做消灭性处置的过程。机关档案销毁由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准之后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案，如有特殊规定，按照规定进行销毁。档案馆销毁档案须经主管领导机关批准，销毁建国前的档案还须报国家档案局批准。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。〔4〕制定档案保管期限表，实行审批制度。2、程序：机关文件归档时确定归档范围，同时剔除一局部没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁。对于的归档的文件确定保管期限，到一定年限进行价值复审。第三章档案的收集一、档案收集工作的定义、内容、意义〔P68〕1、定义：档案收集是指档案室、档案馆接收、征集档案和有关文献的活动。具体讲就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有方案地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。2、内容：〔1〕机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收。〔2〕档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。〔3〕对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。3、意义：〔1〕收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段。〔2〕收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。〔3〕收集工作为开展档案馆〔室〕各项工作，加强档案馆〔室〕建设奠定物质根底。〔4〕收集工作促进档案学理论开展，推动档案工作现代化的实现。二、档案收集工作的要求、考前须知和特点〔P71〕1、根本要求：〔1〕及时、全面地把档案收集进馆〔室〕。〔2〕加强馆〔室〕档案来源的调查研究与指导工作。〔3〕推行入馆〔室〕档案的标准化。〔4〕保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。2、考前须知：〔1〕收集时要保证档案齐全、完整。〔2〕收集时要以本机关为主，同时兼顾上下级、同级机关的文件。〔3〕收集时要防止有文必档和过于精炼归档不够两种倾向。〔4〕保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。〔5〕推行入馆档案的标准化。〔6〕注意处理好局部与整体、当前与长远的关系。3、特点：预见性与方案性，针对性与及时性，系统性与完整性。三、优化档案馆〔室〕藏建设的主要原那么〔P78〕1、完整性原那么：〔1〕档案文件个体的完整。〔2〕同案档案文件的齐全完整。〔3〕档案全宗的文件要齐全完整。〔4〕档案馆〔室〕接收范围内档案文件的齐全完整。2、系统性原那么：〔1〕保管单位内文件的系统性。〔2〕全宗内档案文件的系统性。〔3〕使库藏档案的系统性同社会利用需求之间的系统性根本一致。3、实践性原那么。4、价值性原那么。5、特色性原那么。四、归档制度的内容〔P92〕归档是文书处理部门定期将立好的案卷向档案室移交的过程，在我国归档已成为党和国家明文规定的一项制度。主要包括归档范围、归档时间、归档案卷〔或保管单位〕的质量要求、归档手续等内容。1、归档范围：是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。一般而言，但凡反映本机关工作生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。包括上级机关、本机关、同级机关和非隶属机关、下级机关的文件材料。2、归档时间：是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案；对于专门性文件、特殊载体文件、机密性强的文件、驻地分散的机关文件及形成规律较为特殊的文件可以适当延长归档时间；对于某些小机关，内部机构简单或不设内部机构，工作人员数量少，文件处理集中，文书处理与档案工作由一人兼管，可以不专门规定归档时间。3、归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保存文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。〔1〕种类、份数、页数应齐全完整。〔2〕文件和电报一般都应按内容联系统一立卷。〔3〕密不可分的文件材料的排列：卷内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列；具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前，请示在后，印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件往后等。在文书档案文件组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不放在一起组卷。但是，跨年度的请示和批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷；跨年的方案或规划，应放在文件内容所针对的第一年度立卷；跨年度的总结，应放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷；非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷。〔4〕音像文件，应用文字标出他它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项，以便于保存和利用；保管单位〔案卷〕的封面，应按规定逐项填写清楚。案卷的题名简洁明了，并能准确的揭示和反映卷内文件的根本内容和成分。案卷题名一般将卷内文件的责任者、内容、主要文件名称反映出来。还应根据机关档案保管期限表，注明每个案卷的保管期限。4、归档手续：文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。但是，在档案人员调开工作时，应按照上述方法办理交接手续，即“明立案验，依例交割”。四、档案馆接收档案的范围〔P103〕按照《档案馆工作通那么》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神，档案馆接收档案的范围是：〔1〕本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市〔州、盟〕和县级档案馆同时接收长期保存的档案。〔2〕属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。〔3〕属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。五、档案馆接收现行机关档案的期限和要求〔P104〕1、档案馆接收档案的期限。省级以上的机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向档案馆移交。接收形式有逐年接收和分段接收两种。2、要求和手续：〔1〕完整性——进馆档案应按照全宗整理，保持全宗的完整性。〔2〕真实性：进馆档案要具有真实性。凡有疑点的档案，都要尽可能加以考证，如果一时难辨清楚，也要存疑，予以证明。〔3〕地方性——接收档案还必须反映本地区的特点，有独到的地方特色。〔4〕坚持质量验收：交接双方必须根据移交目录清点核对，在交接文据上签字盖章。〔5〕清点核对。3、接收前的准备工作。有两方面：一是确切掌握被接收档案的情况。二是档案馆还要做好馆内的各项物质准备，安排人力、物力和时间，以确保接收工作的顺利进行。六、档案馆对历史档案征集和接收〔对象与途径〕〔P110〕1、意义：〔1〕它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施。〔2〕收集历史档案是档案开放利用工作的需要。〔3〕收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。〔4〕收集历史档案是开展我国档案馆事业的重要手段之一。2、收集历史档案的对象和途径：〔1〕收集散存于一些国家机关，社会组织中的历史档案。〔2〕征集收藏于个人手中的历史档案。〔3〕征集少数民族地区的历史档案。〔4〕收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案。〔5〕收集散失国外的历史档案。3、接收与征集历史档案的方法：发布通告，调查研究，广泛宣传。采用精神鼓励和物质奖励相结合的方法，对失散于社会的历史档案实行国家接收、个人捐献或购置等多种方法进行收集。4、在征集档案过程中，要正确处理好几种关系：〔1〕个人收藏与档案馆集中保管的关系。〔2〕征集档案和利用档案的关系。〔3〕征集档案与留作纪念的关系。〔4〕征集原件与征集复件的关系。第四章档案的整理一、档案整理工作的概念、内容、原那么和意义〔P117〕1、概念：通过对档案分类、组合、排列、编目，到达使档案从无序到有序，从零乱到系统的目的，便于社会利用的工作。2、内容：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。3、档案整理工作的原那么。〔1〕充分尊重和利用原有的整理根底。〔2〕保持文件之间的历史联系。〔3〕便于保管和利用。4、意义：〔1〕档案的系统整理是档案利用、开放，发挥档案作用的前提条件，是档案工作的重要环节。〔2〕通过档案整理工作可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，对于以后的档案收集工作有一定的促进作用。〔3〕是实现档案档案管理现代化的要求。二、档案整理工作的步骤〔P122〕1、了解情况，拟定方案。2、按照拟定方案将全宗内所有档案分成假设干大类，结合区分档案的所属全宗。〔区分大类〕3、细分和组卷，草拟案卷标题。4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。5、全面的审查案卷和案卷标题。6、固定排列位置。7、技术整理工作〔填写卷内文件卷号，目录，页号；撤除档案文件上的金属物；修补档案的幅表工作；装订案卷〕。8、按照案卷分类排列顺序，编写案卷的顺序号。9、编制案卷目录。二、按全宗整理档案的意义〔为什么要按全宗理论整理档案？〕〔P125〕全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗是档案馆档案的第一层分类和保管单位。全宗是一个有机整体，而不是全部档案。按全宗整理档案的意义：〔1〕按全宗整理档案能够紧密保持文件之间的历史联系。〔2〕按全宗整理档案有利于档案进馆后的各项业务工作的进行。〔3〕按全宗整理档案是整理档案的科学方法，是一条原那么，一种理论。三、构成立档单位的条件〔P126〕立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研工程的组织者，通常被称为“全宗构成者”。构成立档单位的条件：〔1〕可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。〔2〕设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务方案。〔3〕设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。四、立档单位的变化和全宗的划分〔P131〕1、政权的变化和全宗的划分：〔1〕政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本性变化，就要另立全宗。〔2〕政权发生了变化，社会性质没有发生根本性变化，但政权领导人不同，历史时期不同，也要另立全宗。〔3〕各党派、宗教组织、人民团体的全宗一般不受政权变化的影响，地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。2、生产关系的改变和全宗的划分：一般来说生产关系的改变不影响全宗的划分，但是警官学校、军事学校等特殊院校因其效劳的政治色彩很大，可以分开立全宗，以免引起利用者的错觉。3、机构的变化和全宗的划分：包括立档单位的新建、分开、合并、独立、附属、合署等情况。临时性机构、非根本性变化不影响全宗的划分。〔详见P132〕五、组织机构内档案常用的分类方法〔P145〕1、年度分类法〔1〕是按照档案文件的形成年度划分，可以是自然年度也可以是专业年度。〔2〕优点：保持文件在时间方面的联系。与文书处理制度相吻合。标准客观，便于归类。〔3〕适用范围：大局部立档单位。〔4〕难点：准确判定文件所属年度。2、组织机构分类法〔1〕根据立档单位内部的组织机构进行分类。〔2〕优点：保持文件在来源方面的联系。与文书处理方式相吻合。便于查找利用。标准客观，简便易行，归类准确。〔3〕适应范围：立档单位内部机构比拟健全、稳定，且分工明确。〔4〕使用机构分类应该具备的条件：单位内部必须有组织机构，小单位没有内部机构的不宜采用；内部组织机构比拟稳定，变化不大；内部机构分工明确，职责清楚。〔5〕考前须知：分类层数确实定要根据单位的实际情况，一般以第一层组织机构为主，如有必要可分为第二层；注意文件的归类，对涉及假设干机构文件规定统一分类方法。3、问题分类法：〔1〕按照档案内容所说明的问题来分类。〔2〕优点：能够使相同内容的文件集中，能够较好的保持文件在内容方面的联系。可以突出反映机关的中心工作或主要活动。便于按照问题查找利用档案。〔3〕难点：类目设置困难，没有客观标准。归类困难，涉及多个问题的文件难以归类。〔4〕应具备的条件：小机关没有内部组织机构的单位。内部组织机构不稳定，经常变动，且变化复杂。内部组织机构之间分工不明确，职责经常发生变化或者文件混杂不分，残缺不全。〔5〕考前须知：类目的设置要求反映符合档案的实际情况，如实反映立档单位的历史情况。类目设置要力求符合逻辑，类目之间不能包容或交叉。历史档案和撤销机构的档案大都采用问题分类法。4、复式分类法的种类和适用范围〔1〕年度—组织机构分类法：适用范围——立档单位内部机构分工明确，比拟稳定，且具有一定数量的文件，多用于现行机关全宗。优点——简便易行。缺点——一个组织机构的档案被年度分隔成许多局部，如假设按组织机构来查阅档案，就会感到不便。〔2〕组织机构—年度分类法：适用范围——立档单位内部机构分工明确，比拟稳定，且具有一定数量的文件，多用于历史档案和撤销机关档案。〔3〕年度—问题分类法：适用范围——立档单位内部机构分工不明确，变动频繁或文件已混淆。多用于现行机关全宗。〔4〕问题—年度分类法：多用于历史档案和撤销机关档案全宗。六、案卷目录的作用和主要内容〔P189〕1、案卷目录：是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。通过案卷目录的形式，固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序。它标志着案卷整理工作的根本完成。它是介绍全宗内档案的内容，是查找利用档案最根本的、也是必备的检索工具，更是编制其他检索工具的重要依据；它也是登记与统计档案的工具之一，是检查档案平安保管状况的重要手段。2、编制案卷目录〔1〕准备工作：对分类立卷后的案卷进行系统排列；编写案卷号。〔2〕案卷目录内容：封面、说明、目次、简称和全称对照表、案卷目录表和备考表。案卷目录至少要有一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。七、档号的含义、构成、编写要求〔P193〕1、含义：档号是档案馆〔室〕在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。2、构成与方法：〔1〕全宗号：馆藏每个全宗的顺序号。有三种编法：一是按系统编号，二是按立档单位的重要程度编号，三是按进馆档案的先后顺序编号。〔2〕案卷目录号：全宗内每一案卷目录的编号。编法：一年编一本案卷目录的，就按年度顺序排号，按保管期限编成假设干本案卷目录的，就按永久、长期、短期顺序编号。〔3〕案卷号：案卷目录内每一案卷的流水编号。〔4〕件号或页号：卷内文件排列时给每份文件以固定的位置，用数字固定文件前后次序的代号。3、档号标准化编写的要求：〔1〕不重——在一个档案馆内不能有重复的全宗号。〔2〕不缺——档案号必须完整，不能短缺。〔3〕不变——档案号一旦编订之后，不能轻易改变。〔4〕不空号——不能是虚号，有号必有物。〔5〕不繁琐——简洁、方便检索。4、档号的编制原那么与方法。〔1〕根本原那么：唯一性原那么、合理性原那么、稳定性原那么。第五章档案的保管一、加强档案保管工作重要意义是什么？档案在存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一局部要永久保存下去，为子孙后代造福。然而也要看到：随着社会的开展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中。

对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾，而对于处于不断损毁的档案，刚通过加强档案的保管工作来解决。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。比方：纸张老化、字迹退色模糊，有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，有的已成粉片，到了不能再用的程序。档案虫害也十分猖獗，不仅在档案较集中的档案馆而且现行机关档案生虫者也不少；档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比拟落后。

总之档案工作的实践，向我们提出了一个很锋利的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护党和国家历史真实面貌效劳；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件百年大计的工作。二、档案保管工作的任务和根本要求〔P204〕1任务：〔1〕建立和维护档案的存放秩序。〔2〕防止档案的损坏。〔3〕延长档案的寿命。〔4〕维护档案的平安。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。2、根本要求：〔1〕以防为主，防治结合。〔2〕加强重点，照顾一般。〔3〕自力更生，勤俭节约〔4〕立足原件，保证信息〔5〕立足长远，保证当前。三、档案保管根本的物质条件〔P207〕1、档案库房〔1〕档案库房建筑为保护档案提供最根本、最稳定的物质条件，档案库房的好坏将直接影响到档案的保护条件。〔2〕档案库存建筑应遵循适用、经济、美观的原那么。〔3〕库房建筑要求：要有足够的面积；开间大小适当；屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能；库房墙壁应巩固耐久，并具备隔热、防潮、防尘的性能；库房地面要具有巩固性和耐久性，防水防潮效能要好；库房门窗要紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。〔4〕注意问题：库房必须专用，不能与办公室合用，也不能存放其他物品；档案库房必须巩固，至少应是正规的建筑物，不能是临时的建筑物；库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等根本要求；库房门窗应有较好的封闭性。2、档案装具〔1〕档案馆〔室〕必需的根本设备。〔2〕设计档案装具时应符合的要求：档案装具所用的材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害；便于调阅档案、取拿方便；适当利用库房的空间与面积；经久、耐用、牢固，并符合节约原那么；尽量做到整齐划一，符合标准化要求，灵活配置不同装具。〔3〕档案装具的种类：档案箱；档案柜：固定档案架〔单柱式、复柱式〕、活动密集架、积层架；档案柜。〔4〕档案装具的材质：金属和木质两种。3、设备〔1〕一般指那些具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。〔2〕种类：去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器、灭火器，装订机、复印机，缩微拍照设备及缩微品阅读复制设备，通信及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。4、包装材料：卷皮、卷盒、包装纸。5、消耗品：即用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。四、库房管理〔P213〕1、任务：〔1〕档案秩序管理、存放位置与排列顺序。〔2〕库房湿度调节与卫生保洁。〔3〕档案出入库房控制。〔4〕档案理化状态监测。〔5〕库房保卫。2、进出库制度：档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原那么上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时，那么必须有档案工作人员陪同并始终相伴。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西，库房中无人时必须关灯。关窗、库房门上锁。3、库房温、湿度的控制：〔1〕较为适宜的库房温度应在14℃——20℃之间；相对湿度应在50%4、“八防”措施：一般指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光、防盗。5、库房编号和排架：主要是指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。6、全宗排列与档案上架〔P218〕7、档案的存放位置索引：〔1〕按作用分为两类：A、指明档案存放处所的，即以全宗及其各类档案为单位，指出它们的存放地点；B、指明各档案库房保存档案情况的，即以档案库房和档案架〔柜〕为单位，指明它们存放了什么档案。〔2〕按形式分为两类：簿册式和卡片式。8、档案代理卡：〔1〕在档案暂时移出库外时，为了便于库房管理，工作人员掌握库房流动情况和进行平安检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷卡。〔2〕主要工程：全宗号、案卷目录号、卷号、移出日期、移往何处、经手人、归还日期、签收人等。9、全宗卷：〔1〕定义：是档案馆〔室〕在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。〔2〕包括：A、在收集工作中产生的文件材料，如档案移交书和档案移交目录。B、在档案整理工作中形成的文件材料，比方整理工作方案、立档单位和全宗历史考证、分类方案。C、在档案鉴定中产生的文件材料，如鉴定档案材料分析报告，档案销毁清册。D、在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如档案平安检查记录、档案数量与状况统计。E、在档案提供利用工作中形成的文件材料，如全宗指南、机关工作大事记、机关组织沿革。10、库房的定期检查与清点：〔1〕定期检查的内容重点：档案实体的理化状态〔是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生〕；库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案的调出和归还是否履行了严格的手续；实体秩序是否受到破坏、出现了混乱，是否有长期使用未归还的案卷等。〔2〕定期清点的目的：在于及时发现实体秩序的错乱现象及档案丧失或去向不明等问题。第六章档案登记和统计一、档案统计工作的任务和要求〔P225〕档案统计是用数字的形式来描述档案工作中的现象、状况、水平、进程以及它的开展程度。1、任务：经常、及时的对档案和档案工作的规模、水平、普遍程度、结构、速度、比例关系以及档案形成规律，在一定的地点、时间、条件下实际作用的数量表现，进行登记和统计调查、统计整理和统计分析，为制定档案工作方针、进行决策、方案和检查工作以及总结经验教训提供数据，并为反映档案事业开展的速度和状况，向国家提供丰富而又准确的统计资料。2、要求：准确性、及时性、科学性。二、档案统计的步骤〔P226〕1、选定档案统计指标〔1〕确定档案统计指标的原那么：必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起；要注意统一性和稳定性；要具有可比性；统计指标运用平均数，必须遵循总体同质性的原那么。〔2〕统计指标的主要内容：有关馆〔室〕藏档案情况的主要内容；有关提供利用方面的指标；有关档案经费及机构建设方面的指标；有关档案工作人员根本情况的指标；有关档案专业教育根本情况的指标。2、档案统计调查〔1〕根本任务：取得大量的、原始单位的真实材料。〔2〕根本形式：统计报表和专门调查。3、档案统计资料整理与统计分析：〔1〕整理：对档案统计资料进行统计分组，归纳整理，然后将其结果表现在统计表中。〔2〕分析：对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究，从中发现和总结出带有典型性的经验教训，以便进一步提高档案的科学管理水平。四、档案统计标准化〔P234〕1、建立、健全统一的档案统计工作制度。2、统一报表格式。3、统一计量单位。五、档案室的登记和统计工作〔P236〕1、档案状况登记：〔1〕卷内目录：用来登记和统计单份文件的数量。〔2〕案卷目录：用来登记和统计案卷的数量。〔3〕归档文件目录：把卷内目录和案卷目录合并，依据分类方案和室编件号顺序编制的目录。〔4〕总登记簿：用来登记档案室收入、移出变化情况和实存数量。2、档案工作状况登记：〔1〕工作日志。〔2〕人员进出库房登记。〔3〕档案出入库登记。〔4〕档案清点、检查登记：是对档案进行定期和不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记。〔5〕档案利用登记簿：是一种全面系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。〔6〕利用者登记卡：是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行的记录和掌握的一种登记形式，即每一利用者初次到某一档案馆机构利用档案时，由档案机构对其进行的初次登记。〔7〕档案借出登记簿：专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种形式。〔8〕档案复制、摘抄登记表：专用于对档案在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。六、档案馆的登记与统计工作〔P240〕1、收进登记簿：是用来对档案馆所收进的档案进行最初统计的统计文件；2、全宗名册：是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记册；3、全宗单：以全宗为单位分别登记，在档案初次进馆登入收进簿和全宗名册之后填写；4、案卷目录登记簿：用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号。七、档案行政管理部门的统计工作〔P245〕1、全宗卡片：是全宗单的简化形式，它用来统计每一个全宗档案的情况；2、全宗变化情况年度报表：档案馆向档案行政管理部门报送全宗卡片之后，每年应向档案行政管理部门报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案行政管理部门将报表所反映的情况填写在全宗卡片上；3、档案机构、人员根本情况统计表。第七章档案信息资源开发与利用概述一、简述档案信息资源开发的含义与意义〔P253〕1、档案信息资源开发的含义：档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，开掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。2、档案信息资源开发的意义：〔1〕档案信息资源开发是实现档案自身价值的根本途径。〔2〕档案信息资源开发是开展档案事业的需要。〔3〕档案信息资源开发能使档案工作更好地为社会主义精神文明和物质文明效劳。二、简述档案信息资源开发的原那么〔P257〕1、馆〔室〕藏根底原那么。根据《中华人民共和国档案法》规定，机关档案室是保管本单位档案的内部机构，档案馆是永久保管档案史料的基地，是提供档案为社会效劳的中心。2、信息有序化原那么。档案信息资源开发的首要工作是使档案信息资源结构有序化。3、信息激活原那么。〔1〕信息的分解和析出。〔2〕信息的浓缩和提炼。〔3〕知识的综合归纳。4、充分利用原那么。〔1〕扩大档案信息对不同利用者的适应性。〔2〕充分发挥检索和信息传输系统的功能。〔3〕引导与帮助利用者在有限的时间内增加对不同档案信息的利用。5全面效益原那么。在市场经济条件下，开发档案信息不计本钱、不讲效益是不行的。开发档案信息资源是为了利用，为了产生经济效益和社会效益，这就涉及投入与产出的关系问题。三、当前档案信息资源开发面临的主要障碍〔P261〕档案信息资源开发是一个系统工程，开发过程中面临来自思想认识、政策法规、经济、科技、文化、教育、资源管理、人员等各方面的障碍。这些障碍包括观念层面、实践层面、理论层面等。〔一〕社会环境方面。1.封闭落后的传统观念的束缚。2.全民族文化素质还不够高。3.受经济开展水平的制约。〔二〕档案部门自身方面。1.档案人员观念上的障碍。2.工作上的障碍。〔三〕用户方面的障碍。1.社会档案意识淡薄。2.受利用者获取信息习惯的限制。3.用户获取档案信息能力的制约。四、档案信息资源开发应采取的措施。〔P264〕档案信息资源开发应以创新观念、深入宣传、改善环境为出发点，通过优化丰富馆〔室〕藏、健全档案信息开发机构来确立资源与人员的保障体系，以采用现代化技术和手段为切入点，以市场为导向，以创造名牌产品为目标，走特色开发之路。〔一〕创新观念。1.开展观念。2.被动效劳与主动效劳并举观念。3.社会观念〔或称开放观念〕。4.文化观念。5.信息共享观念。〔二〕做好宣传，改善环境。当前社会环境不利于档案信息资源开发的主要因素是社会经济水平、人们的文化素质和社会档案意识。〔三〕优化丰富馆〔室〕藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系。1.优化丰富馆〔室〕藏，建立档案信息资源保障体系。2.健全档案信息资源开发机构，配备高素质的专业人员。〔四〕充分利用现代化技术。当前在档案信息资源开发活动中，全面应用现代化技术，对档案信息资源进行开掘、加工、处置和传输效劳，将使开发过程缩短，投入的人、财、物相对减少，效益明显提高，推动我国档案管理模式的转变。〔五〕以市场为导向，以创造名牌产品为目标。在社会主义市场经济条件下，各项工作都应服从和适应这一大环境与背景，以市场为导向。〔六〕走特色开发之路。特色开发就是重点开发具有独特色彩的档案。特色是指他无我有，他有我多，他多我优。五、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系。〔P269〕档案提供利用工作，亦称档案利用工作，是档案保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务活动。档案提供利用工作和档案信息资源开发工作亦有密切的联系：〔1〕它们的活动宗旨相同，都是为了发挥档案的作用，实现档案的使用价值，为社会创造财富；〔2〕它们的工作对象相同，都是以能够满足档案用户需要的档案为对象；〔3〕两者在实际工作中是相互衔接、相互促进的，开发为提供利用创造了良好的条件，提供利用的成效表达着开发的结果；〔4〕广义的档案信息资源开发包括信息的传输效劳，与档案提供利用有一定的交错。从这个意义上讲，档案信息资源开发与档案提供利用工作，是同一社会活动过程的两相互关联甚至有一定交错的环节。六、简述我国档案利用理论的形成与开展过程。〔P271〕根据史料记载，从西周到“中华民国”都有档案利用工作，利用档案一是资政，为官府效劳;二是育人，统治者以档案为教材、教育培养后代;三是编纂档案史料和提供档案材料为编史修志效劳。新中国成立以后，随着党和国家对档案和档案工作的重视，我国的档案利用工作获得了很大的开展。特别是党的十一届三中全会以后，我国的档案利用工作随着历史档案的开放，更是开创了个崭新的局面。我国的档案利用理论，形成于20世纪50年代中期到60年代初期。我国的档案利用理论形成的时间，与欧美国家根本一致，从初期理论内容和体系来看，甚至可以说略高于欧美国家档案利用理论的同期水平。我们认为：国务院《关于加强国家档案工作的决定》的公布、吴宝康教授《论当前档案工作方针的正确性》和《关于档案工作矛盾问题的探讨——学习毛泽东同志的＜矛盾论＞笔记》两篇学术论文的发表以及新中国第一部《档案管理学》的出版，是我国档案利用理论形成的显著标志，它们宣告着我国档案利用理论的诞生。我国档案利用理论研究的起步虽然不比欧美兴旺国家晚，研究水平和成果也并不逊色于它们，有些方面甚至略高于它们，然而，从20世纪60年代初至70年代末，由于“左”倾思想的泛滥，特别是十年“文革”期间，在档案工作领域中片面强调档案和档案工作的阶级性和机要性，片面强调档案工作是阶级斗争和政治斗争的工具，认为“以利用为纲”是修正主义的方针，是阶级斗争熄灭论的产物，致使全国的档案利用工作遭受到巨大破坏，作为反映这一工作开展的我国档案利用理论也随之遭受到了不应有的批判和否认。从此，我国档案利用理论的研究处于停滞甚至倒退状态，这是导致我国档案利用理论落后于欧美国家的主要原因。从20世纪80年代以后获得了快速的开展，内容不断充实和完善，体系日益成熟，并逐步形成了我国独有的特色。同时，我们应该看到：随着现代高新信息技术的应用，特别是电子计算机的普及和网络时代的来临，我国档案利用的方式、方法正在发生革命性的变化。如何面对这种挑战，尤其是如何运用计算机网络技术提供档案利用效劳，这就要求我国档案利用理论工作者应加强对网络技术、网上利用规律、网上利用者的特点等的研究。我们相信：对这些新挑战及时、准确的答复，将会使我国档案利用理论研究在2l世纪处于世界领先地位。第八章档案检索一、档案检索的含义、过程和检索效率〔P274〕1、含义：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。它是开展档案信息效劳的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。2、意义：〔1〕检索工作是沟通档案部门和利用者之间的桥梁。〔2〕检索工作是联系根底工作和利用工作的纽带，是档案提供利用的必要前提。〔3〕检索工作是提高档案管理水平的重要手段，在一定程度上，检索体系的完善程度是衡量档案管理水平上下的标志。3、过程：〔1〕档案存储过程的主要内容：A、著录标引：是对档案的内容和形式特征进行分析选择和记录；B、编制检索工具：对著录标引后形成的条目加以系统排列，手工检索即形成卡片式或书本式目录，计算机检索那么将条目输入计算机，建立计算机数据库。〔2〕查检阶段的主要内容：A、确定查找内容：即根据用户的检索提问，进行具体分析，确定利用者所需档案信息的具体内容，形成概念，并将这些概念借助检索语言转换成标准化的检索标志。B、查找：即档案工作者通过各种手段，把表示利用需求的检索标志或检索表达式，与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标志进行相符性比拟，将符合利用要求的条目查找出来。4、检索效率：是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最根本指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。二、档案检索工作的历史沿革有了档案工作就有了档案检索，档案检索是为解决档案数量多和查找利用矛盾而产生的。1、考古发现，殷商甲骨档案已有为查找方便而刻画的符号记录，是最早的检索萌芽。2、汉代出现了“目录”这个词语，《汉书.艺文志》是中国现存最早的图书目录。3、我国古代图书、档案不分，都属于文献资源，所以档案检索与图书检索连在一起，清代以前的档案目录现已经不存在，仅存清代档案目录〔把档案划分为25大类〕。4、古代的检索工具开展缓慢，仅有目录、索引，民国时期也只是数量有所增加。5、建国后，50年代初期仍旧沿用传统的检索工具〔目录、索引〕，另一方面，学习前苏联检索工具的编制产生了文件著录，最常用的工具是案卷目录，“案卷目录—本账”这种局面一直维持到80年代末。6、90年代出现了著录索引。三、检索工具的开展趋势1、由比拟单一的形式日益向多样化、系统化开展，逐步形成一个完整而有机的体系。2、检索单位逐步缩小，由案卷文件缩小到反映更为具体的文件内容的主题。3、在检索方法上过去主要依靠整理和保管的成果，现在提倡分类法、主题法两种方法并举。4、在检索方式上，现代化的电子计算机检索与传统的手工检索长期并存，互相补充。5、检索语言，检索工具走向标准化、标准化。由国家公布系列标准进行标准：《档案著录规那么》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》。四、目前全国在档案检索上的标准1、《档案著录规那么》1985年公布、1999年修订。是编制检索工具的根底，统一著录格式、条目、符号。2、《中国档案分类法》1987年出版第一版，1997年出版了第二版。以职能分工为根底，层层分工的逻辑体系。3、《中国档案主题词表》1989年8月出版试行本、1995年11月正式出版。国家规定的反映档案内容的标准化词目。五、档案检索现代化问题1、1983年国家档案局组织人员开展现代化的调查研究并组织实施，要求各地档案馆进行档案检索方面的现代化研究，购置必要的硬件设备，如计算机、缩微机。两年后，这场浪潮平息。原因：财力缺乏、购置设备有心无力。能力问题，在当时的情况下，计算机人员和档案专业人员不能兼容，致使人才能力匮乏，制约了档案检索现代化的开展。2、1991—1998年随着计算机日益普及，档案检索现代化重新提出，在这期间，全国档案部门计算机数量增加了4倍，检索现代化建设有了一个较大的开展。但仍存在瓶颈制约，如适合档案管理的计算机软件缺乏，且档案著录质量低、著录数量少，仍然存在很多的问题，影响着检索现代化的开展。3、现在：任重而道远。六、档案著录〔P292〕1、定义：指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征，就是对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。形式特征，包括档案的作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。2、内容：通常包括著录原那么、著录工程、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录工程细那么。3、意义：档案著录是获取档案中所含情报信息的主要途径，是编制档案目录的根底；档案著录是保证档案目录质量的前提。4、原那么与要求：应遵循客观性原那么；要求做到内容准确、形式一致、符合标准化。5、著录工程：〔1〕题名与责任说明项，包括正题名、并列题名、副题名及说明文字、文件编号、责任者、附件。〔2〕稿本与文种项。〔3〕密级与保管期限项。〔4〕时间项。〔5〕载体形态项，包括载体类型、数量及单位、规格。〔6〕附注与提要项。〔7〕排检与编号项，包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。共7大项，21小项。6、著录格式〔段落式、表格式〕段落符号式条目格式例：分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件·—稿本：文种·—密级：保管期限·—时间·—载体类型：数量及单位：规格·—附注提要主题词或关键词七、档案标引〔P304〕1、定义：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其标准化检索标识的过程。其中赋予分类号标识的过程为分类标引，赋予主题词标识的过程为主题标引。2、方式：〔1〕按照工作方式分为：A、人工标引：是指标引人员亲自分析文件或案卷，给予检索标识的过程；B、机器标引：又称自动标引，是采用电子计算机等机器给予档案某种检索标识的过程。〔2〕按照检索体系分为：A、分类标引：整体分类标引、全面分类标引、分类互见标引。B、主题标引：自由标引、受控标引、混合标引。〔3〕按提供检索标识的数量分为：A、浅度标引：指以较少的检索标识标引档案的主要主题。B、深度标引：指以较多的检索标识全面标引档案的主题。3、意义：档案标引是建立检索系统的根底和前提条件；档案标引提供编制检索工具的依据；标引质量对检索效率和质量产生决定性影响。4、档案标引的质量指标：〔1〕网罗度：指标引工作中确认档案所有主题的程度。网罗度越高，那么查全率越高、查准率越低。〔2〕专指度：是检索标识表达档案内容的精确度，也就是标引的检索标识与档案主题概念的内涵与外延的相符程度。专指度越高，那么查全率和查准率就会高。〔3〕一致度：指选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度。一致度的上下直接影响检索效率。5、工作要求：主题分析全面；标引深度适宜；检索标识正确；同一概念的标识前后一致。6、标引人员素质：应具备档案专业知识、历史知识、语言知识；标引人员应相对稳定，积累标引经验，提高标引效率。7、步骤和方法：主题分析、概念转换。八、档案主题标引〔P307〕：1、定义：对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。2、任务：〔1〕从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息。〔2〕将得出的主题概念，按照主题词表标出主题词。3、步骤和方法：〔1〕熟悉主题词表。〔2〕审读文件，分析主题。〔3〕确定主题的类型和结构。〔4〕选定主题词，给出主题标识。〔5〕做好标引记录，校对审查。4、选词标引规那么：〔1〕标引必须持客观态度。〔2〕档案主题标引的核心，是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题。〔3〕选定主题词必须是正式主题词。〔4〕必须使用词表中最专指的主题词标引。〔5〕没有最专指的主题词时，选用最直接或相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。5、主题词组配规那么：概念限定组配、概念相交组配。6、《中国档案主题词表》选词原那么、范围和结构体系〔P285〕：〔1〕是由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语的组成的标准化词典。〔2〕1989年8月出版了试行本，1995年11月正式出版。〔3〕结构体系：主表〔字顺表〕、词族索引、范畴索引、首字笔画检字表和附表。⑴选词原那么①力求思想性、科学性和实用性的统一。

②选用的主题词符合汉语的结构特点，词形简炼，概念明确，词义简单。③选用的主题词能够反映综合性档案馆和机关档案室收藏档案内容的主题概念，在标引和检索中具有实用价值和一定的使用频率。⑵选词范围①时间范围：主要选取20世纪初以来各类档案中出现的词语。②内容范围：主要选择反映党、政府机关各项管理工作内容的名词。包括：党政公文中经常涉及到的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语，以及反映新事物概念的专用名词。也选取一些专有词或词组，如民族、宗教、知名人士、职务、节日节令、科学名称、文艺作品的泛称〔如古典小说、沪剧、农民画等〕九、档案分类标引〔P312〕1、定义：是将档案文件进行主题分析，赋予分类号标识的过程。2、步骤和方法：〔1〕熟悉分类表。〔2〕分析档案内容。〔3〕标注分类号。〔4〕审查核对。3、根本原那么：〔1〕必须依据《中国档案分类法》及其分类原那么。〔2〕档案分类标引的内容，必须是具体的，有一定价值，可以成为检索对象的。〔3〕必须符合专指性的要求。〔4〕能为利用者提供必要数量的检索途径。〔5〕档案分类标引应保持一致性。4、方法：〔1〕一份文件或一个案卷只论述一件事情或一个问题时，一般按照其内容性质，赋予分类表中恰当的分类号。〔2〕从不同的方面来论述同一主题的文件，那么按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应的类目。〔3〕一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题，必须分析其各主题的相互之间的关系，然后确定给予一个或几个分类号。5、简述《中国档案分类法》的编制原那么与体系结构〔P278〕《中国档案分类法》的编制原那么：第一，以马列主义、毛泽东思想为指导，遵循辩证唯物主义和历史唯物主义。第二，分类法的体系和根本类目的设置，是以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为根底。第三，分类法在总体上具体有概括性和包容性，能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案，并力求保持根本类目的稳定性。第四，分类法的类目名称和标记符号，力求准确、标准、简明、易懂、好记。《中国档案分类法》的体系结构：一、《中国档案分类法》的宏观结构，1、编制说明。2、分类表。3、附录。二、《中国档案分类法》的微观结构，1、中华人民共和国档案分类表。2、新民主主义档案分类表。3、民国档案分类表。4、清代档案分类表。《中国档案分类法》：〔1〕1987年出版了第一版，1997年出版了第二版，共200万字。〔2〕目的：建立统一、标准的档案分类检索方法，实现我国档案分类检索体系的标准化，提高档案检索的效果，给全国与地方建立目录中心和进行分类标引提供标准化的工具，以便档案信息资源的深入开发和更好地为社会主义现代化建设效劳。〔3〕体系结构：编制说明、分类表〔中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表〕、附录。十、主要档案检索工具〔P322〕1、分类目录〔1〕定义：是依据分类表按照分类标志以一定次序编排而成的一种档案目录。〔2〕特点：将全部条目超越全宗的界限和全宗内分类排列的次序，依其内容和性质，应用科学的方法分门别类，组成特定的合理体系，以到达便于族性检索和记忆的目的。〔3〕编制方法：填制卡片；组成多套分类卡片目录；条目的系统排列；设置指引卡；编制分类目录说明。2、专题目录〔1〕定义：是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。〔2〕特点：以专门题目为对象，把同一属性的文件条目组织在一起，可以是一个全宗内有关某一专题的档案材料，也可以不受全宗的限制，把全馆〔室〕有关某一专门题目的档案集中揭示出来。〔3〕编制方法：选题；制定方案；选材；填制卡片；系统排列。〔4〕著录工程：专题名称、类、项、目、文件题名〔标题〕、责任者〔作者〕、文件编号、时间、主题词、附注、档号〔全宗号、案卷目录号、案卷号、页号〕等。3、主题目录〔1〕定义：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按子顺排列的一种目录。〔2〕特点：能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。4、人名目录〔1〕定义：是将档案馆〔室〕所藏档案材料中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供所查人名线索的一种检索工具。〔2〕著录工程：A、一个人的自然情况：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、文化程度、政治面目、简历等。B、指引局部：材料出处的档号〔全宗号、案卷目录号、案卷号、页号〕以及备注等。5、全宗指南〔P330〕〔1〕定义：又称全宗介绍。它是以文章表达的形式，介绍和揭示档案馆〔室〕收藏的某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考资料。〔2作用：向利用者介绍和报道有关某一全宗的立档单位的历史、全宗的历史、档案内容和成分的综合概述，从而为利用者提供研究机关历史和查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。〔3〕内容：立档单位的简要历史、全宗的简要历史、全宗内档案的内容和成分介绍、全宗指南的辅助工具等局部。其中重要的是立档单位和全宗的历史简况，特别是全宗内档案内容和成分的介绍是主体。〔4〕人物全宗指南编写方法：=1\*GB3①简要传略材料。=2\*GB3②著作手稿、日记、回忆录。=3\*GB3③来往信件。=4\*GB3④公务活动与社会活动的文件。=5\*GB3⑤财产状况与经济活动的文件。=6\*GB3⑥照片、图片、录音、录像。6、档案馆指南〔P333〕〔1〕定义：是以文章表达的方式，全面概要地介绍档案馆所保存档案情况的一种工具书。通过它可以了解所保存档案材料的概貌。编制档案馆指南，是一项重大的业务建设，也是档案馆工作成果和水平的集中反映。〔2〕结构：目录、序言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、附录等。〔3〕档案全宗方法：=1\*GB3①性质相同的全宗，按时间顺序排列。=2\*GB3②按隶属关系排列，把同一系统的全宗排在一起，本着先上级、后下级的方法排列。=3\*GB3③按重要程度排列，党政首脑机关和综合性机关排前，一般机关排后。=4\*GB3④按全宗的性质分别排列，如医院、工厂、学校、乡、村等。7、专题指南〔1〕定义：是按照一定的题目，以文章表达的形式，综合介绍档案馆〔室〕中有关该题目档案的一种材料，也属于一种工具书。〔2〕结构：序言、档案内容介绍、附录。十一、建立档案目录中心的意义与开展远景〔P336〕〔1〕意义：=1\*GB3①全国性档案资料目录中心的建立，从根本上打破了档案资源按历史时期、地区、级次、全宗配置、管理检索的模式，将反映同一职能活动的档案信息，从不同全宗、不同档案馆集中起来，使其二次文献信息在目录中心汇总形成一个完整的、全国性的档案检索体系。=2\*GB3②从档案事业宏观管理的角度看，全国性的三大目录中心的建立，使我国档案馆网布局在实体网络的根底上，又形成了全国性的档案信息网络。=3\*GB3③全国性档案资料目录中心的建立和开展，极大地促进了各级、各类档案馆标准化、标准化、现代化程度的提高，推动了档案馆自身检索体系的建设与完善，并使各档案馆的检索系统融入目录中心的检索系统之中，成为该系统的一个有机组成局部。=4\*GB3④全国性目录中心的建立，使我国档案馆向联机网络化开展迈出了可喜的一步，使档案信息系统拥有庞大的信息数据，有助于确立档案系统在国家情报系统中的地位。十二、档案信计算机检索的特点与检索技术的开展。〔P338〕1、档案计算机检索的特点：〔1〕检索速度快。〔2〕检索点多，检出率高。〔3〕能满足多元检索需求，检索效果好。〔4〕利于实现资源共享。=5\*GB2⑸效劳方式灵活多样。2、检索技术的开展：〔1〕档案全文检索。〔2〕多媒体存储与检索。〔3〕网络式检索。第九章档案编研一、档案编研工作的定义、内容、意义〔P343〕1、定义：档案工作人员以馆〔室〕藏档案为根底所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动向社会各方面提供科学、系统的档案信息效劳的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成局部。2、内容：〔1〕汇编档案文集和编辑专题史料。〔2〕熟悉与研究档案内容，编写参考资料。〔3〕编辑档案文摘汇编。〔4〕参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作。3、档案编研工作的意义：〔1〕是档案馆〔室〕积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源开展利用效劳的一种重要方式。〔2〕是提高档案馆〔室〕工作水平的重要途径。〔3〕是保护档案原件的有效措施。〔4〕可以较好地表达档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的开展。4、档案编研工作的特点：〔P346〕〔1〕研究性。〔2〕政策性。〔3〕成果的共享性。二、编研工作的根本要求1、要求：政治方向的正确性，为现行政府效劳；史料的真实性，掌握第一手资料；内容的充实性；体例的系统性。2、工作特点：研究性、政策性、成果共享性。3、关系：以编为主，以研为辅，编研结合。三、档案参考资料及其编写〔P347〕1、参考资料包括：大事记、组织沿革、会议简介、统计数字聚集。2、特点：可靠性强，专业集中，文字简练，不加评论〔客观〕。3、大事记〔P355〕〔1〕定义：按时间顺序记载一定范围内〔地区、领域、系统、人物〕，在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料。〔2〕体例：编年体，分类编年体，纪事本末体，编年纪事本末结合体，大事记述体，纪传体。〔3〕结构编写方法：封面、序言、目录、正文、按语与注释、附录。4、组织沿革〔P361〕〔1〕定义：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体例，组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。〔2〕种类：机关、企业、事业单位组织沿革；地区组织沿革；专业系统组织沿革。〔3〕内容：A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况。B、机关的性质、任务、职权范围和隶属关系。C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况。D、机关领导人的任免情况。E、机关名称的变更、印信的启用和作废、机关办公地点的迁移等。〔4〕体例：编年法，系列法，阶段法。〔5〕编写形式：文字表达、图表形式、图文并茂。四、档案汇编的编写方法。〔P347〕1、档案文件汇编工作的程序是：确定汇编题目——划定选编范围——全面查找与复制有关档案文件——按一定体例统一格式——分类编排——审核——编印〔出版或内部印发〕。2、档案文摘汇编方法与步骤是：〔1〕精读全文，熟悉内容，对前言、结论和阐述新观点的局部应仔细阅读，对原文献有充分理解。〔2〕把握文献主题内容，摘出要点。〔3〕综合编述，写出文摘。〔4〕对照原文进行审核修改。第十章档案提供利用一、档案利用工作的定义、内容、地位〔P377〕1、定义：是将档案馆〔室〕收藏的档案信息以不同的方式提供应利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业和人民群众效劳的手段，直接表达整个档案工作的作用，在档案工作中占有突出的地位。〔是档案馆保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务活动。〕2、根本内容：〔1〕了解和熟悉馆、室藏档案信息的内容和成分及各种档案检索工具的使用方法。〔2〕分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案的开展规律。〔3〕向用户介绍和报道馆〔室〕藏的相关档案信息线索，积极开展档案咨询效劳。〔4〕通过各种方式和方法，迅速、准确的向档案用户提供所需的档案文献。3、在档案工作中的地位：〔1〕是档案工作的中心任务。〔2〕是档案工作为社会主义各项事业效劳的直接表达。〔3〕对整个档案工作有检验和促进的作用。〔4〕是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节。〔是整个档案工作的目的，在整个档案工作中处于核心地位。〕4、怎样做好档案提供利用工作：〔1〕明确效劳方向，端正效劳态度。〔2〕熟悉档案，了解和研究利用者的需要。〔3〕正确处理档案提供利用和保密的关系。二、档案利用工作和根底工作的关系1、关系：二者相辅相成；利用工作占主导；根底工作是利用工作的前提。2、档案利用工作与保密工作的关系：利用是绝对的，保密是相对的；两者在根本上是一致的，利用是档案工作的目的，保密是为了更好的利用档案。三、档案开放〔P383〕1、定义：将已满一定保密期限可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必要的限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。2、进程：〔1〕1986年《档案馆开放档案暂行方法》规定：档案向民众开放，并开放档案检索工具。〔2〕1987年《档案法》以法律的形式确定了档案开发原那么。3、档案利用效劳的方式：〔1〕阅览效劳。〔2〕档案的外借。〔3〕制发档案复制本。〔4〕档案证明。〔5〕档案目录。〔6〕档案展览。〔7〕档案咨询。〔8〕网络化、档案数字化环境下的档案利用。四、意义：引用法国历史学家朗格里《历史研究导论》：档案的开放最重要的意义在于改变了档案馆的性质，使档案馆从过去的机密机构变为为社会主体公众的利益和权益效劳的公开机构，开创了档案利用的新时代。〔1〕开放档案有利于贯彻“开发信息资源、效劳四化建设”的新方针，是繁荣科学文化事业的一项新政策。〔2〕开放档案是实现档案馆由封闭性、半封闭性向开放型战略转换的重大措施。〔3〕开放档案将对档案馆工作的开展产生深远的影响。〔4〕开放档案，系统公布和出版档案史料，撰写史志，促进历史科学研究，为祖国保存、整理世代流传珍贵的文化遗产，为后代留下档案，为维护中华民族历史的真实面貌等方面都作出了积极奉献。五、开放档案的状况及改革。从80年代开始开放，开放档案的数量在逐渐的缓慢增长。1、问题：〔1〕大多数档案馆的检索工具没有开放，属于半开放半封闭的局面。〔2〕利用者绝大多数是编史修志人员或单位工作人员因工作需要查阅档案，是公对公的利用，并不是对社会所有公众的开放。〔3〕利用方式单一，大多数只提供阅览室，档案馆是被动的提供利用。〔4〕随着利用者的增加，给档案馆的工作带来了很多意想不到的困难，如检索工具缺乏问题，档案的破损问题，档案开放时限问题。2、改革：〔1〕编制档案开放目录，这是档案开放的前提。〔2〕档案馆应该欢送社会各界人士利用档案，而不是限于公对公利用的范畴。〔3〕加强根底工作、改善设备、环境条件，并提供必要的效劳设施。〔4〕加强各种宣传工作，开创档案利用的新渠道，变被动式效劳为积极主动的效劳。〔5〕有限度地采取有偿效劳的做法，以档养档。六、开放档案的理论依据、标志和条件。〔P401〕1、理论依据：〔1〕档案价值在一定意义上是一客体满足主体需要的关系及其程度，档案价值的实现，决定了档案必须向社会开放。〔2〕随着时间的推移和条件的变化，档案机密性的弱化趋势，决定了档案最终可以开放。〔3〕档案是重要的信息资源，只有使其走向社会供人民群众利用，才能把深藏于档案馆中的档案信息变成精神的和物质的财富，造福于人类，决定了开放档案的必要性。〔4〕档案是“知识之源、文化之母”，内容丰富，可以满足各行各业的利用，决定了档案开放的广泛性。〔5〕社会民主化进程促进了档案的开放。2、标志：开放档案与受控档案已经分开，并编制有开放目录；档案开放的范围与数量已经同级党政领导机关正式批准，并向社会发布了开放档案的信息；在接待对象和接待手续方面已符合法规要求；已采取不同的形式向社会开放档案；已有数量不等的公民持的公民持合法证件到档案馆查阅所需要的档案。3、条件：有一定数量的档案；档案已经过整理编目；有开放档案的规章制度；具备必要的阅览条件和复制设备。第十一章档案提供利用一、专门档案的定义及其根本含义是什么〔P408〕1、定义：专门档案是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业活动中，为了实现相关的职能而形成的具有比拟稳定的文件格式和各自管理方法的各种门类档案的总称。2、根本含义：〔1〕专门档案是各种专门文件中的有保存价值的局部。〔2〕专门档案是人们的一种创造性的劳动成果。〔3〕专门档案形成于特定的专业活动领域，并具有相对稳定的文件名称、种类和格式。〔4〕专门档案具有突出的现实使用价值和工具功能。〔5〕专门档案是具有保存价值的专门文件组成的有机体系。二、专门档案的构成条件有哪些〔P408〕构成条件：〔1〕形成于一定的专业机关或部门。〔2〕文件的内容、形式、功能、处理程序和方法有明显特点。〔3〕有一定数量。〔4〕具有可分性，即可操作性。三、专门档案的特点有哪些〔P408〕〔1〕特殊性〔2〕单一性〔3〕同类文件数量多。四、专门档案的管理需要注意什么？〔P421〕〔1〕提高认识，加强领导，健全机构，完美设施。〔2〕建立健全档案管理制度，标准专门档案的管理。〔3〕认真收集整理，保证专门档案的完整性、真实性、系统性。〔4〕搞好开发利用，发挥专门档案的效劳功能。第十二章人事档案一、人事档案的定义、特点与作用。〔P425〕1、定义：人事档案是组织、人事、劳动〔或人力资源管理〕部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。2、特点与作用：根据人事档案的定义，指明了人事档案的来源、形成原因、内容范围、价值因素和以个人为单位的形式特征。它提示了人事档案的本质属性——历史记录，也提出了如何识别和判定一份文件材料是否属于人事档案的标志。二、简述人事档案工作的根本任务和职责。〔P427〕1、根本任务：根据改革开放形势下组织、人事、劳开工作的需要，加强人事档案材料的收集归档工作，完善管理体制，搞好队伍建设，做好根底工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，保障提供利用，有效地为组织、人事、劳开工作效劳，为社会主义现化化建设效劳。2、职责：〔1〕保管人事档案，为国家积累档案史料。〔2〕收集、鉴定和整理人事档案材料。〔3〕办理人事档案的查阅、借用和转递。〔4〕登记员工的职务、工资和工作变动情况。〔5〕为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况。〔6〕做好人事档案的平安、保密、保护工作。〔7〕调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。〔8〕推广、应用人事档案现代化管理技术。〔9〕定期向档案馆〔室〕移交死亡员工的档案。三、简述人事档案材料的归档范围和收集渠道。〔P430〕1、归档范围：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，参加党、团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料，残疾材料，其他材料。2、收集渠道：〔1〕通过组织、人事、劳动〔或人力资源管理〕及其他人员管理部门收集。〔2〕通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集。〔3〕通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安、司法、检察部门收集。〔4〕通过科技、业务部门、学校和培训部门收集。〔5〕通过军队有关部门和地方民政部门收集。四、简述人事档案鉴别与审核工作的内容和方法。〔P434〕1、人事档案鉴别工作的内容和方法：〔1〕判断材料中是否属于人事档案。〔2〕判断是否本人的档案材料。〔3〕判断材料是否处理完毕和手续齐全。〔4〕判断材料是否真实、准备、完整。〔5〕查对材料是否重复。2、人事档案审核工作的内容和方法：〔1〕档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实，有无涂改造假。〔2〕档案材料是否手续完备、填写是否标准。〔3〕档案中有无错装、混装的现象。〔4〕档案整理是否符合要求。五、人事档案正本分哪几类?〔P438〕履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料，政治历史审查材料，入党、入团材料，奖励材料，处分材料，录用、任免、出国〔出境〕、工资、待遇及各种代表会议代表的材料，其他可供组织参考的材料。六、简述人事档案转递工作的要求和方式。〔P447〕1、人事档案转递工作的要求：及时、准确、平安。2、人事档案转递工作的方式：主要有零星转递和成批移交。零星转递是指日常工作中经常的、数量不大的人事档案材料及时转递给有关单位，这是转出常用的主要方式，一般通过机要交通来完成。成批移交主要是指管档单位之间数量较多的人事档案的交接，经交接双方商定，由接收单位或移交单位派专车、专人到移交〔或接收〕单位取送，假设移交与接收单位相距太远，那么通过机要交通转递。七、简述“无头档案”产生的原因及其处理方法。〔P449〕1、“无头档案”产生的原因：主要是由于档案人员不稳定，制度不健全，档案工作与人员调动、任免工作脱节，转递不及时、不准确、不彻底等因素造成的。转递时，对接收单位名称不清楚或书写不准确，接收单位收到后又未仔细查对，误收误存，久而久之，人档脱节，找不到档案当事人下落。新中国成立初期档案工作不正规，未建立转递制度，“文化大革命”中转递制度被废除，档案人员调动频繁，交接手续不完备，业务不熟悉，工作不够细致，也是形成“无头档案”的原因之一。2、“无头档案”处理方法：先对“无头档案”清理鉴别，分清有无价值。无价