档案室电子目录数据库结构与交换格式

档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和开展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。

1．范围

1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。

1.2本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。

2．定义

本标准采用以下定义：

2.1档案目录

由揭示档案特征的条目聚集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

2.2电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

2.3案卷级目录

登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。

2.4文件级目录

登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.5数据

对事物的概念和属性进行描述的标准化表示。

2.6记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。

2.7字段

记录中可标识的特定范围数据。

2.8必须著录工程

指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的工程。

2.9选择著录工程

指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录工程。选定的著录工程仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

3．数据库结构与著录格式

本标准包括如下八种数据交换格式：

1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》

3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》

4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》

6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》

3.1文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式

文书档案案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号81·2001案卷号3003案卷题名250绍兴市××局关于××工作的通知、意见责任者100绍兴市××局起始时间6200102终止时间6200112保管期限4永久总页数375卷内文件份数218备注40文书档案案卷级目录著录格式.1全宗号：是档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。

.2目录号：是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识，如“003”表示目录号。各单位根据不同情况可以以分类号代替目录号，如“1·2001”。或以年度代替目录号，如“1999”。

3.1.2.3案卷号：案卷排列顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。如“123”表示案卷号。

3.1.2.4案卷题名：是表达案卷内档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录，并加“[]”。

3.1.2.5责任者：责任者著录产生档案的单位。如“绍兴市档案局”。责任者必须著录全称或通用的简称。

3.1.2.6时间项：指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。

文件时间不完整或局部时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。如50年代的，起始时间著录为“字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号81.2001案卷号3003页号3078卷内顺序号206文件题名200关于加强××工作的通知责任者100绍兴市××局成文日期820010509文号25绍市×[2001]3号保管期限4永久附件120××登记表备注100选录密级4秘密分类号80A112主题词80××；通知3.2.2文书档案文件级目录著录格式

3.2.2.1卷内顺序号：案卷内文件排列的顺序号，以两位阿拉伯数字标识，如“06”表示该卷的第6只文件。打印输出必录项，不打印可将该字段做选录。

3.2.2.2页号：是案卷内每只文件的起始页号。以三位阿拉伯数字标识，如“043”表示该卷的第43页。

3.2.2.2文件题名：文件文首的题名。没有题名或题名不能揭示内容时，依据其内容拟写题名，并加“[]”，如“紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知]”。

3.2.2.3责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“()”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

3.2.2.4成文日期：一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、标准、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。文件时间不完整或局部时间字迹不清的著录、月日缺少或不清局部以“0”补之。

3.2.2.5文号：文件编号为文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“[]”著录，“[]”内一律用四位阿拉伯数表示年份，如绍政办发[2004]58号。

3.2.2.6附件：附件指文件正文后的附加材料，文件题名已反映附件内容时，可以“附件”代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。

3.2.2.7密级：密级是文件保密程度的等级。按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。

3.2.2.8分类号：分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规那么》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“；”间隔。

3.2.2.9主题词：主题词按照《档案主题标引规那么》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的标准词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060年度42004流水号40026保管期限4永久件号40019文件题名200关于加强××工作的通知责任者100绍兴市××局成文日期820040509文号25绍市×[2004]3号页数35附件120××名单备注100选录组织机构或问题10密级4秘密分类号80B1233.3.2文书档案一文一件目录著录格式

3.3.2.1年度：指文件形成年度，年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2004”。

3.3.2.2流水号：所有收发文文件的大流水号，当年度必录，非当年度选录，流水号为收发文中不归档的文件的唯一标识。用四位阿拉伯数字标识，如“0033”。

3.3.2.3件号：档案室依据DA/T22-2000《归档文件整理规那么》整理而给予同一保管期限的文件的排列顺序号。用四位阿拉伯数字标识，如“0034”。

3.3.2.4页数：指每一件归档纸质文件的页数，文件中有图文的页面为一页。用阿拉伯数字标识，不补0，如字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号8案卷号3011案卷题名200××工程工程结构竣工图编制单位100绍兴县××建设公司起始时间6200202终止时间62000212保管期限4永久总页数3325备注40密级4秘密缩微号203.4.2科技档案案卷级目录著录格式

3.4.2.1目录号：见3.1.2.2。各单位根据不同情况可以以分类号、工程号代替目录号。

3.4.2.2编制单位：案卷内材料的形成单位或主要责任者。

3.4.2.3缩微号：填写缩微时给本案卷的编号

3.5科技档案文件级目录数据库结构与著录格式

3.5.1科技档案文件级目录数据库结构一览表字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号8案卷号3003页号3102卷内顺序号206文件题名200××工程结构竣工图责任者100绍兴市××建设公司文号25结施45成文日期820010312保管期限4永久备注1003.6会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式

会计档案案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号88.2001案卷号3015案卷题名200绍兴市××公司2001年一季度记帐凭证责任者100绍兴市××公司起始时间6200101终止时间6200103保管期限415年总页数375备注403.7照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式

照片档案案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号8099案卷号3023案卷题名200××公司三届一、二次职代会照片材料起始时间6200101终止时间6200110保管期限4长期张数3106备注1003.7.2照片档案案卷级目录著录格式

3.7.2.1张数：案卷内照片的总张数，用三位阿拉拍数字表示。

3.8照片档案文件级目录数据库结构与著录格式

3.8.1照片档案文件级目录数据库结构一览表字段名称字段长度例如必须著录项目全宗号4J060目录号8099案卷号3023照片号3003照片题名250在××会议上，张三在作工作报告拍摄者8张三拍摄时间820010206底片号500235参见号141.2001_033保管期限4长期选录备注100光盘号149.2001_018密级43.8.2照片档案案卷级目录著录格式

3.8.2.1照片号：案卷内照片的排列顺序号，以三位阿拉伯数字表示，如“001”。

3.8.2.2照片题名：所有照片以张为单位填写。对有总说明及分说明的照片，也应当以张为单位概括说明事由、时间、地点、人物、背景等主要内容。

3.8.2.3拍摄者：照片的拍摄单位或拍摄人。

3.8.2.4拍摄时间：照片的拍摄时间，8位阿拉伯数字标识，如“20010202”。

3.8.2.5底片号：底片的编号，用五位阿拉伯数字标识，如“00