信息系统与软件采购管理制度

信息系统与软件采购管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范公司内部信息系统与软件采购活动，提高采购效率和管理水平，保护公司利益，订立本制度。本制度依据国家相关法律法规、公司内部管理制度及其他有关规定。第二条适用范围本制度适用于我公司全部信息系统与软件的采购活动。第三条定义信息系统：指由计算机硬件、软件、网络和数据等构成的支持和服务于企业管理的系统。软件：指计算机程序、文档以及与其有关的数据和其他与之配套的料子。第二章采购流程第四条采购需求确认各部门提出信息系统或软件采购需求，包含系统功能、规模、用户数量等基本要求。项目管理部门对采购需求进行初步评估，并与相关部门沟通确认采购需求。第五条供应商选择和评估项目管理部门组织采购人员对符合需求的供应商进行调研和评估，综合考虑其信誉、技术本领、服务水平和价格等因素。评估结果经过公司领导审核，确定供应商名单。第六条招标或谈判依据采购金额和采购策略确定招标还是谈判方式。假如采用招标方式，项目管理部门起草招标文件，征求相关部门看法后发布招标公告。假如采用谈判方式，项目管理部门与供应商进行谈判，以达成合作意向。第七条技术评审和商务谈判技术评审小组对符合要求的供应商进行技术方案评审，评估其技术可行性和适用性。商务谈判小组与供应商进行商务谈判，就报价、合同条款等进行商酌和调整。第八条合同签订项目管理部门起草采购合同，征求法务部门审查看法后，与供应商签订正式合同。签订合同前，应及时向上级主管部门报备，经公司领导批准后方可签订。第九条项目实施和验收项目管理部门负责组织供应商依照合同要求进行项目实施，并组织验收。项目实施过程中，需及时记录项目进展情况、遇到的问题和解决方案，并向上级主管部门进行汇报。第十条付款管理项目管理部门按合同商定的付款条件和付款比例进行付款管理。付款前，需要对供应商提交的发票、产品质量等进行核对和审核。第三章采购管理第十一条供应商管理项目管理部门负责供应商的日常管理工作，建立供应商档案，包含供应商资质、信用情况、服务反馈等信息。定期对供应商进行评估，评估内容包含供应商服务质量、技术支持、投诉情况等。第十二条监督检查内部审计部门负责对信息系统与软件采购活动的监督检查工作，包含采购过程的合规性、合同履约情况等。针对检查中发现的问题，项目管理部门要及时整改，并向内部审计部门进行反馈。第十三条保密与安全各部门要加强对系统和软件的保密工作，严禁将机密信息外泄。配置合理的安全措施，保护信息系统和软件免受恶意攻击和病毒侵害。第十四条更改管理任何有关信息系统与软件的更改需经过更改管理流程，包含更改申请、评审、批准、实施和验证等环节。更改管理要确保更改的合理性和对系统稳定性的影响可控。第十五条采购备案项目管理部门要及时将全部采购活动的相关文件归档并备案，包含需求确认、招标文件、合同等。各部门要依照规定的时间定期向项目管理部门供应采购活动的备案料子进行审查。第四章法律责任第十六条违规处理对违反本制度的行为，视情节轻重，可予以警告、记过、降职、辞退等处分，并追究法律责任。第十七条违约处理对供应商未按合同商定履行职责的，可采取追偿、解除合同等方式进行处理，并保存起诉的权利。第十八条法律责任对于因信息系统与软件采购活动而造成的损失，相关责任人应承当相应的法律责任，公司保存追究其责任的权利。第五章附则第十九条本制度的解释权本制度的解释权属于公司管理层，公司管理层有权对本制度进行修改和增补。第二十条本制度的执行日期本制度自公司领导审批通过之日起执行，废止以前的相关制度。第二十一条本制度的备案本制度的备