公司证照管理办法

公司证照管理办法第一章总则第一条为加强公司证照管理，规范证照的申请、保管、使用、登记、变更、备案等工作程序，切实防范风险，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》等法律法规和管理规章，特制定本办法。本办法适用于公司及所属各单位的证照管理。第二条证照是公司以及所属各单位依法合规经营的重要法律依据文件，其所载内容是各单位依法合规经营的前提条件之一，必须给予妥善安全管理，并维护其严肃性。第三条公司及所属各单位的证照管理采用分级负责的原则。公司证照采用归口管理、管办分离、管用分离的原则，并对公司所属各单位证照管理实行统一指导。第四条本办法所称证照包括但不限于企业类、财务类、统计类、产权（房屋和土地）类和社保类、其他类证照等。具体证照名称见附件1《证照类型说明》。第五条公司企业规划部为牵头部门，会同各证照归口部门对公司证照进行管理，并对所属各单位证照管理情况进行监督、检查、指导，对发生问题的单位进行处理。第二章证照的申（换）领第六条公司企业类证照的申（换）领工作由公司企业规划部负责办理，财务类证照的申（换）领工作由公司财务部负责办理，统计类证照的申（换）领工作由公司预算考核部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的申（换）领工作由公司办公室负责办理，社保类证照的申（换）领工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的申（换）领工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。第七条公司所属各单位各类证照的申（换）领工作由各单位承担相关管理职能的归口部门负责办理。第八条公司所属单位若为新成立单位，在组织机构和人员结构尚未建立的情况下，企业类证照的申领工作由公司企业规划部负责办理，财务类证照的申领工作由公司财务部负责办理，统计类证照的申领工作由公司预算考核部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的申领工作由公司办公室负责办理，社保类证照的申领工作由公司人力资源部负责办理。第九条公司所属各单位证照申办成功后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表（见附件2），并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。第三章证照的变更、延期、维护第十条公司企业类证照的变更、延期、维护工作由公司企业规划部负责办理（但《中国企业境外投资批准证书》、《对外承包工程合格证书》的变更、延期、维护工作由海外事业部负责办理），财务类证照的变更、延期、维护工作由公司财务部负责办理，统计类证照的变更、延期、维护工作由公司预算考核部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的变更、延期、维护工作由公司办公室负责办理，社保类证照的变更、延期、维护工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的变更、延期、维护工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。第十一条公司所属各单位各类证照的变更、延期、维护工作由各单位承担相关管理职能的归口部门负责办理。第十二条公司所属各单位证照变更、延期、维护工作完成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表（见附件2），并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。第四章证照的日常管理第十三条公司企业规划部负责公司企业类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司财务部负责财务类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司预算考核部负责统计类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司办公室负责产权（房屋和土地）类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司人力资源部负责社保类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司其他类证照管理归口部门负责相关类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。第十四条公司所属各单位承担相关管理职能的各类证照归口部门负责相关类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发本单位相应证照的部门和机构进行沟通联络。第十五条公司及所属各单位各类证照管理部门应设有专人负责证照的日常管理，确保证照的安全、合法、有效及证照上所载内容与实际保持一致，并建立证照清单和流转交接登记簿，规范管理流程。第五章证照的使用第十六条为防范风险，公司证照原件（含正本、副本）原则上不能对外提供或使用。因业务需要必须对外提供原件时，必须严格履行借用审批手续，并确保妥善使用，按时归还。第十七条公司各部门如因业务需要，须对外提供公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由借用部门填写《证照借用申请表》（附件3），经借用部门负责人审批签字并加盖部门印章，报相应证照管理归口部门审批后，方能办理借用手续。第十八条公司所属各单位如因业务需要，必须对外提供公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由所属单位借用部门填写《证照借用申请单》（附件3），经借用部门负责人审批签字并加盖所属单位公章，报公司相应证照管理归口部门审批后，方能办理借用手续。第十九条公司证照原件、复印件、电子扫描件必须在规定范围和借用期限内使用。证照原件使用完毕后，应立即归还并办理相应归还手续。若未能按时归还，必须提交书面材料加以说明。证照的电子扫描件使用完毕后应立即删除，不得擅自留存、使用和外借。未经授权审批，任何部门、单位和个人不得使用、转借、复印公司证照原件、复印件和电子扫描件。第二十条证照管理责任人应确保证照借用、归还登记的及时性和完整性，并及时追踪证照使用情况。证照借用部门、单位和个人应妥善使用和保管证照，应确保证照的安全性、完整性和整洁性。第二十一条公司所属各单位如因业务需要，必须对外提供本单位证照原件、复印件、电子扫描件时，应结合本单位实际情况，履行属地管理职责，规范借用操作流程，明确证照管理责任人和使用责任人。第六章证照的补办借用部门、单位和个人将公司企业类证照的补办工作由公司企业规划部负责办理，财务类证照的补办工作由公司财务部负责办理，统计类证照的补办工作由公司预算考核部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的补办工作由公司办公室负责办理，社保类证照的补办工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的补办工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。第二十三条公司所属各单位证照原件若遗失或损毁时，应及时向上级证照管理归口部门上报，并应按照单位有关规定给予有关责任人处罚。公司所属各单位各类证照的补办工作由各单位承担相关管理职能的各类证照归口部门负责办理。第七章证照的注销和作废第二十四条证照需注销或作废的，各证照管理归口部门应及时办理。公司企业类证照的注销和作废工作由公司企业规划部负责办理，财务类证照的注销和作废工作由公司财务部负责办理，统计类证照的注销和作废工作由公司预算考核部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的注销和作废工作由公司办公室负责办理，社保类证照的注销和作废工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的注销和作废工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。证照注销和作废工作完成后，公司相关证照管理归口部门应及时对注销和作废工作进行备案和通报，并不得继续使用。其他持有已注销证照复印件和电子扫描件的部门、单位和个人应及时进行销毁或删除，不得继续使用。各单位销毁证照时须在各单位相关证照管理归口部门和监察部门共同监督下进行。如因工作需要必须使用已注销或作废的证照原件、电子扫描件和复印件的，应按第五章的相关规定办理手续。第二十五条公司所属各单位各类证照的注销和作废工作由各单位承担相关管理职能的各类证照归口部门负责办理。公司所属各单位证照注销和作废工作完成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表（见附件2），并同相关备案文件一并上报。第八章罚则第二十六条对违反本办法规定的部门、单位和人员，公司将视情况给相应处罚：一般违反的，公司将给予口头警告、书面警告或通报批评；发生下列行为之一的，对相关部门、单位给予2000至10000元的处罚，对相关人员给予500元至1000元的处罚，并由其负责承担补办证照等弥补损失的相关费用；构成犯罪的，移交司法机关处理：（一）损毁证照的、损毁证照不报告或延迟报告的；（二）遗失证照的、遗失证照不报告或延迟报告的；（三）出租、出借、转让证照的；（四）冒用、盗用、伪造、变造、涂改证照的；（五）因管理不善造成其他严重后果或恶劣影响的。各单位应对违反本办法规定的部门、单位和人员制订相应的处罚规定。第九章附则第二十七条公司所属各单位应参照本办法，并结合本单位证照管理实际情况，制定本单位的证照管理规定，明确证照管理职责和操作规范。第二十八条本办法由公司企业规划部负责制定和解释。第二十九条本办法自印发之日起施行。附件：1.《证照类型说明》2.《证照备案表》3.《证照借用申请单》

附件1：证照类型说明一、企业类证照：《营业执照》正副本《组织机构代码证》正副本《建筑业企业资质证书》正副本-施工类《建筑业企业资质证书》正副本-设计类《建筑业企业安全生产许可证》正副本《公司名称变更通知书》《公司章程》《中国企业境外投资批准证书》《对外承包工程合格证书》二、财务类证照：《税务证》正副本《开户许可证》三、统计类证照：《统计登记证》正副本四、产权类证照：《房产证》《土地证》五、社保类证照：《社保登记证》六、其他类证照附件2：证照备案表报备日期：年月日序号备案类型证照名称核发单位有效期限报备单位报备负责人报备材料备注扫描件