文秘与文件管理制度

文秘与文件管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范和提高企业的文秘与文件管理工作，确保信息的安全、准确、快捷流转，提高企业的工作效率和经济效益，依据《中华人民共和国企业法》等相关法律法规，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内全部部门和员工的文秘与文件管理工作。第三条定义文秘工作：指企业内部各类文字、文件、资料的处理、收发、传递、存储和使用等工作。文件管理：指企业内部文件的创建、审批、分发、存储、归档和销毁等管理活动。文秘与文件管理人员：指特地负责企业文秘与文件管理工作的人员。第二章文秘管理第四条文秘工作的基本要求文秘工作应遵从以下基本要求：1.忠实记录：准确记录会议内容、紧要决策和文件资料。2.保密性：对涉密信息进行严格保密，确保信息的安全性。3.规范格式：统一使用规定的文档格式，确保文档的统一规范和乾净。4.及时传递：依照规定的流程进行文档的传递和分发，保证信息的及时传递。第五条文件起草与审批文件起草人应依据工作需要和相关要求，编写符合规定格式的文件，并确保内容的准确性和完整性。文件审批应依照规定的流程进行，并在文件上签署审批看法和日期。第六条文件复制与分发文件复制和分发应依据实际需要进行，确保文件的及时传递和准确分发。针对涉密信息的文件，应采取相应的加密和传递措施，确保信息的安全性。第七条文件归档文件归档应依照文件管理部门的要求进行，确保文件的安全存储和易查找。归档文件应注明归档日期、归档人员和文件归档位置，并进行定期检查和整理。第八条文件销毁文件销毁应依照文件管理部门的要求进行，确保文件的及时销毁和安全处理。针对涉密信息的文件，应采取相应的安全销毁措施，保证信息不被泄露。第三章文件管理第九条文件管理的原则文件管理应遵从以下原则：1.独立性原则：文件管理部门应独立负责企业内全部文件的管理工作。2.规范性原则：文件管理应依照统一的规范和流程进行，确保文件的统一管理。3.安全性原则：文件管理应采取适当的安全措施，确保文件的安全性和完整性。4.可追溯性原则：文件管理应保存操作痕迹，方便查找和追溯文件的使用情况。第十条文件管理的责任与权限文件管理部门负责企业内全部文件的管理工作，包含文件的创建、审批、分发、存储、归档和销毁等活动。各部门负责人应严格依照文件管理部门订立的流程和要求，履行文件管理的责任，并确保文件的安全和完整。第十一条文件存储与归档文件存储应遵从以下原则：分类存储：依照文件的性质和类别进行分类存储。区分存储：依照文件的紧要性和使用频率进行区分存储。数字存储：乐观推行电子化文件存储，方便查找和使用。文件归档应依照文件管理部门的要求进行，定期进行整理和检查，确保文件的安全存储和易查找。第十二条文件安全管理文件安全管理应采取以下措施：设定文件权限：依据工作需要和职责权限，设定文件的访问权限，确保文件的安全性。加密存储：对涉密信息的文件进行加密存储，防止信息泄露。定期备份：定期对紧要文件进行备份，防止文件的丢失和损坏。文秘与文件管理人员应加强对文件安全管理的培训，提高文件管理的意识和本领。第四章监督与评估第十三条监督与检查文件管理部门应定期对各部门的文秘与文件管理工作进行监督和检查，发现问题及时提出整改要求。各部门负责人应乐观搭配监督和检查工作，确保文件管理工作的有效进行。第十四条绩效评估与奖惩文件管理部门应定期对文秘与文件管理人员的绩效进行评估，并依据评估结果进行奖惩。文件管理绩效评估考核重要从文秘工作质量、文件管理流程、文件使用和安全管理等方面进行。第五章附则第十五条相关规定与本制度有关的其他规定，应依