档案管理要求

档案管理要求PAGEPAGE3滦县学校档案资料管理要求学校的档案管理，历来是学校常规管理工作的重要环节和重要内容之一，是反映一所学校整体管理水平的重要方面，也是各级督导评估深入校评估时检查的重点内容之一。为进一步规范我县学校档案资料管理，根据省、市有关要求，结合我县教育系统实际，对全县学校档案管理提出如下要求：一、档案资料分类A文书档案B教育教学档案C教师档案D学生档案E安全工作档案F体育卫生工作档案G财务档案H督导评估资料（档案资料分类目录见附件1）二、档案的管理学校要设置专门的档案室。档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、消毒等设施。购置专用档案柜（橱），编制档案总目录，按分类、案卷号有序保管。学校档案保存分为永久、长期（一般应在25年以上）、短期（3—5年）等期限。特种档案按特殊要求保存，普通档案一般保存四年，各类档案资料保存期限按上级档案保存期限要求予以保存。三、档案装订要求1、左侧装订。要求使用细蜡绳装订档案（采用三孔一线装订，装订长度为160毫米），不要使用抽杆夹保存归档的档案资料。2、不用铁质图钉装订。卷内材料中不得有订书钉、曲别针、大头针等金属物品。3、同一卷纸张规格要相同，不剪裁；大纸可下折、右折。四、档案归档要求1、各类档案都要整理归档、装订，入盒、入橱，每学期结束及时整理归档。同一类文件尽量装订到一本卷内，不必一个文件订一卷（如：“A2·1学校工作计划、总结；学校教学计划、总结”这一目录，一个学期共4个文件，就装订到一本卷内）。2、档案要按分类有序摆放，做到取、送方便。3、迎接省教育工作督导评估的年份，学校普通档案资料存档的时间跨度应包括近四个学年度的资料（如：2016年10月评估，则应准备2012年9月以后的资料）；2015年10月迎接省义务教育发展基本均衡县督导评估，要求准备前三个学年度的资料（也是2012年9月以来的资料）。4、档案盒标签的填写：正面和侧面标签内容一致，均填写一级目录的编号和内容，然后在下面还要填写文件归档的最后一级目录的编号（如：A文书档案A3；C教师档案C1.1-C1.4;B教育教学档案B3.3.6），以便于查找。（见附件2）5、档案封面的填写：第一栏填写学校名称。第二栏填写档案目录中的二级目录的编号和内容（如：A2计划、总结类）；有四级目录的应将三级目录的编号和内容也填写在本栏中二级目录内容的下面（如：“B3.3.4开题报告及相关文字记录材料”一卷，封面的第二栏就应在二级目录编号和内容“B3教学研究”下面填写上三级目录编号和内容“B3.3课题研究”）。第三栏填写最后一级目录的内容，不再填写目录的编号（如：A2.2的“部门计划、总结”；有四级目录的就填写四级目录的内容，如：B3·3·4的“开题报告及相关文字记录材料”）。封面下方的起止年月、保管期限、文件件数、总页数、归档号等均要填写齐全（有条件打印档案封面的学校尽量打印，以求整齐、美观）。如果不使用购买的档案封皮，学校自行打印封皮时，内容和格式也必须和购买的封皮一致。（见附件2）6、《卷内文件目录》的填写：应将目录内容填写齐全，另行打印《卷内文件目录》时，内容、格式必须与原封皮上的《卷内文件目录》一致。7、学校档案资料的打印及页码编写要求：（1）一律使用A4纸，标题用宋体小二号字加粗、正文仿宋字三号，文中一级标题用黑体字三号、二级标题用楷体字三号、三级标题用仿宋字三号加粗。（2）每份单独文件的页码打在每页的正下方居中；每卷档案全部资料应连续编排三位数字的页码（从001开始），不留空页（包括每份文件的封面），页码编在每页的右上角（有条件的学校可以使用打号机打印）。（3）文件排版时行间距可以选择“单倍行距”或28磅左右，不可太小。（4）记录类档案（如各项活动、会议等的记录）资料均应用黑色碳素笔书写，不允许打印。8、档案资料关键内容不得涂改，如有改动，按上级要求需主管领导、经办人、档案管理员签字、盖章。

附件1：学校档案资料分类目录附件2：档案盒标签、档案封面、卷内文件目录填写举例滦县教育局二○一五年七月附件1：学校档案资料分类目录A文书档案A1文件类A1·1上级机关文件A1·2上级机关的简报、信息、经验材料A1·3向上级反馈的文字材料A1·4报上级审批的材料及上级批示A1·5学校年报表及其它报表A1·6本校制定的长远规划和近期规划A1·7校史资料A2计划、总结类A2·1学校工作计划、总结；学校教学：计划、总结A2·2部门工作计划、总结A2·3校级经验材料A3各项规章制度A3·1教师进修制度，教科研活动制度，班、团、队活动制度A3·2教学评价制度，考勤、奖惩制度A3·3财务管理制度A3·4图书室管理制度，仪器室、实验室、计算机教室管理制度A3·5教代会制度，党员学习制度等A3·6其它管理制度，如班级评比、学生管理、工作纪律等。A4各种会议记录A4·1学校工作日志A4·2党支部、校务会、教代会记录A4·3校级政治学习、业务学习记录A5学校、部门、班级获奖情况A5·1情况登记A5·2原始材料A5·3获奖证件或复印件A6学校家长委员会、社会监督员的建设等情况A7学校基本情况B教育教学档案D4·2学籍变动有关证明D4·3后进生转化档案D5.控辍保学有关资料D5·1控辍保学的法律依据D5·2控辍保学的责任规定D5·3控辍保学的工作责任状D5·4流失生动员返校情况记录（流失生姓名、流失原因、动员返校情况记录、结果等）.D5·5义务教育阶段劝学通知书、辍学通报书、辍学报告书、复学通知书等.D6新生录取花名册D7毕业生花名册D8学生奖惩情况D9服务范围内0—13周岁（小学）12—17周岁（出学）人口花名册及按出生年度人口统计表D10学生和班级情况统计表E安全工作档案E1单位基本情况及重点部位情况E2安全工作职责分工E3各类安全设施器材情况E4各类安全设施器材定期检查、维修保养记录E5各类安全隐患整改情况记录E6各类安全检查记录E7各类安全教育培训记录E8各类事故及处理记录E9各类应急疏散演练记录E10食品卫生管理档案E11学年（学期）安全工作目标任务完成情况F体育卫生工作档案F1学期体育活动安排表F2体育成果F3校运动会秩序册及成绩统计F4体育单项竞赛活动材料F5课余训练F6学生卫生保健制度F7学生健康档案（体检表）、学生视力检查结果体检表F8学生健康教育讲座材料G财务档案G1会计帐簿、会计凭证、会计报表G2实物登记簿G3教学仪器、文体器材、图书资料登记册及帐目G4校舍档案G4·1学校平面图纸、土地使用证书G4·2校舍建设资料G4·2·1土地征用、施工合同、建筑设计图纸等原始材料G4·2·2校舍大修，改、扩建资料G4·2·3校舍使用分类情况登记表H督导评估资料H1国家、省、市、县有关督导评估各类文件H2学校督导评估组织机构H3学校研究督导评估会议记录H4督导评估汇报资料H5督导评估报表H6督导评估迎查安排H7督导评估实业务培训记录H8督导评估其它资料附件2：档案盒侧面、正面标签、档案封面、卷内文件目录填写举例A文书档案A1.1B教育教学档案B3.3.1C教师档案C1.1-C1.4D学生档案D1A文书档案（A3）A文书档案（A3）B教育教学档案B教育教学档案（B3.3.6）滦县滦州镇高坎小学A2计划、总结类部门计划、总结自2013年9月至2014年1月保存期限4年本卷共4件19页归档号A2.2滦县茨榆坨镇中学B3教学研究（B3.3课题研究）开题报告及相关文字记录材料自2014年2月至2014年8月保存期限4年本卷共8件66页归档号B3.3.4卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1滦政教字[2015]11号滦县教育局关于迎接省政府义务教育发展基本均衡县工作督导评估实施方案201503100012滦政教字[2015]13号滦县教育局关于中小学校园环境、校园文化建设“大拉练”检查情况及评比结果的通病201503100113滦政教字[2015]14号滦县教育局关于张运秋同志任职的通知201501050214滦政教字[2015]15号滦县教育局关于吴洪波等同志任免职的通知201501050235唐教督[2015]1号唐山市教育局关于2014年度“控辍保学”工作先进单位、先进个人评选结果的通报20150609025卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备