2023-2024-会议协办合同样本范本模板

会议协办合同模板合同编号：__________第一章：合同双方基本信息1.1.1名称：____________________1.1.2地址：____________________1.1.3联系人：____________________1.1.4联系电话：____________________1.1.5电子：____________________1.2.1名称：____________________1.2.2地址：____________________1.2.3联系人：____________________1.2.4联系电话：____________________1.2.5电子：____________________第二章：会议协办服务内容2.1.1会议策划：乙方根据甲方需求，提供会议的整体策划方案，包括会议主题、议程安排、场地布置等。2.1.2会议组织：乙方负责会议的组织工作，包括邀请参会人员、安排会议议程、布置会议场地等。2.1.3会议接待：乙方负责会议期间的接待工作，包括参会人员的签到、住宿安排、餐饮安排等。2.1.4会议技术支持：乙方提供会议所需的技术支持，包括音响设备、投影设备、网络设备等。2.1.5会议宣传推广：乙方负责会议的宣传推广工作，包括制作会议宣传材料、发布会议通知等。第三章：会议协办服务费用3.1乙方为甲方提供会议协办服务的费用如下：3.1.1服务费用总额：____________________3.1.2付款方式：____________________3.1.3付款时间：____________________3.1.4乙方开具正规发票，甲方按照约定时间支付服务费用。第四章：会议协办服务期限4.1乙方为甲方提供会议协办服务的时间期限为：____________________4.1.1服务开始时间：____________________4.1.2服务结束时间：____________________第五章：双方的权利与义务5.1甲方权利与义务：5.1.1甲方有权要求乙方按照约定时间、质量完成会议协办服务。5.1.2甲方应提供乙方所需的相关资料和信息，确保乙方能够顺利开展会议协办服务。5.1.3甲方应按照约定时间支付服务费用。5.2乙方权利与义务：5.2.1乙方有权按照约定收取服务费用。5.2.2乙方应按照约定时间、质量完成会议协办服务。5.2.3乙方应保证会议期间参会人员的安全和顺利进行。5.2.4乙方应保守甲方的商业秘密，不得泄露与会议相关的任何信息。第六章：会议场地与设施6.1场地选择与确认：6.1.1乙方负责根据甲方需求选择合适的会议场地，并提供场地平面图及设施清单供甲方审核。6.1.2甲方应在收到乙方提供的场地信息后三个工作日内确认场地选择，如有异议，应及时通知乙方进行更换。6.2场地布置与准备：6.2.1乙方应根据甲方的要求和会议性质进行场地布置，包括但不限于舞台搭建、座位安排、标识引导等。6.2.2乙方应确保会议场地在会议开始前准备就绪，包括音响、照明、空调等设施的正常运行。6.3设施提供与维护：6.3.1乙方应提供会议所需的各项技术设施，包括但不限于音响设备、投影设备、同声传译设备等。6.3.2乙方应确保所有提供的技术设施在会议期间功能正常，并配备专业人员负责现场技术支持和维护。第七章：会议餐饮服务7.1餐饮服务内容：7.1.1乙方负责根据甲方要求提供会议期间的餐饮服务，包括但不限于茶歇、午餐、晚宴等。7.1.2乙方应提前与甲方沟通确认餐饮服务的时间、地点、菜单等细节。7.2食品安全与卫生：7.2.1乙方应确保提供的食品符合国家食品安全标准，并采取必要的卫生措施保障参会人员健康。7.2.2乙方应在会议期间对餐饮服务人员进行食品安全和卫生知识的培训，确保服务质量。7.3餐饮服务变更与调整：7.3.1若因特殊情况需要变更或调整餐饮服务，乙方应至少提前三个工作日通知甲方，并取得甲方书面同意。第八章：会议住宿安排8.1住宿预订与确认：8.1.1乙方应根据甲方提供的参会人员名单负责预订酒店住宿，并提供酒店预订确认书给甲方。8.1.2甲方应在收到乙方提供的酒店预订信息后三个工作日内确认住宿安排，如有异议，应及时通知乙方进行更换。8.2住宿服务内容：8.2.1乙方应确保酒店住宿符合甲方的要求，包括房间类型、入住和退房时间等。8.2.2乙方应在会议期间提供必要的住宿服务支持，包括但不限于协助解决住宿问题、提供叫醒服务等。8.3住宿变更与取消：8.3.1若参会人员因故需要变更或取消住宿，乙方应在收到甲方通知后及时与酒店协调，并按照酒店规定办理相关手续。第九章：会议交通安排9.1交通服务内容：9.1.1乙方负责根据甲方要求提供会议期间的交通服务，包括但不限于接送机、会议期间的车辆调度等。9.1.2乙方应确保提供的车辆符合安全标准，并配备经验丰富的驾驶员。9.2交通服务时间：9.2.1乙方应按照甲方提供的会议日程安排交通服务时间，并确保车辆准时到达指定地点。9.2.2乙方应在会议期间保持与甲方的密切沟通，根据实际情况灵活调整交通服务计划。9.3交通服务变更与取消：9.3.1若因特殊情况需要变更或取消交通服务，乙方应至少提前三个工作日通知甲方，并取得甲方书面同意。第十章：会议宣传与推广10.1宣传材料制作：10.1.1乙方应根据甲方提供的会议内容和要求制作宣传材料，包括但不限于会议手册、易拉宝、胸卡等。10.1.2乙方应确保宣传材料的制作质量，并在会议开始前提供给甲方审核确认。10.2宣传推广执行：10.2.1乙方应根据甲方的要求制定宣传推广计划，包括但不限于网络推广、媒体发布、社交媒体宣传等。10.2.2乙方应在会议期间负责现场宣传推广工作的执行，包括但不限于摆放宣传材料、协助媒体采访等。10.3宣传效果评估：10.3.1乙方应在会议结束后对宣传推广效果进行评估，并向甲方提供书面评估报告。第十一章：会议安全保障11.1安全预案制定：11.1.1乙方应制定详细的安全预案，包括突发事件应对、人员疏散、医疗救助等。11.1.2乙方应在会议开始前至少一周将安全预案提交给甲方审核，并根据甲方反馈进行必要的调整。11.2安全人员配置：11.2.1乙方应根据会议规模和性质配置适当数量的安全人员，包括安保人员、医疗人员等。11.2.2乙方应确保所有安全人员具备相应的资质和经验，能够有效处理各类突发事件。11.3安全设施检查：11.3.1乙方应在会议开始前对场地进行安全检查，确保所有设施设备安全可靠。11.3.2乙方应定期对安全设施进行检查和维护，确保其在会议期间始终保持良好状态。第十二章：知识产权与保密12.1知识产权归属：12.1.1乙方在提供服务过程中产生的所有知识产权归乙方所有，除非双方另有约定。12.1.2甲方在使用乙方提供的会议材料时，应尊重乙方的知识产权，不得擅自复制、传播或用于其他商业目的。12.2保密义务：12.2.1双方应对在合同履行过程中获得的对方商业秘密和敏感信息承担保密义务。12.2.2双方应在合同终止后继续履行保密义务，直至该等信息成为公开信息或不再具有商业价值。12.3保密协议签署：12.3.1双方应签署保密协议，明确双方在保密义务、保密期限、保密范围等方面的具体约定。第十三章：违约责任13.1甲方违约责任：13.1.1如甲方未按约定时间支付服务费用，应按逾期天数支付违约金，违约金计算方式为：逾期支付金额的千分之五每日。13.1.2如甲方未按约定提供乙方所需资料和信息，导致乙方无法履行合同，乙方有权解除合同，并要求甲方支付相应的赔偿。13.2乙方违约责任：13.2.1如乙方未按约定时间、质量完成会议协办服务，应按逾期天数支付违约金，违约金计算方式为：服务费用总额的千分之五每日。13.2.2如乙方未按约定履行保密义务，导致甲方损失，乙方应承担相应的赔偿责任。第十四章：争议解决14.1协商解决：14.1.1双方在履行合同过程中发生的任何争议，应通过友好协商的方式解决。14.1.2双方应在争议发生后30日内进行协商，如协商不成，可按照本章后续条款解决。14.2仲裁解决：14.2.1如协商不成，任何一方均有权将争议提交至合同签订地的人民法院诉讼解决。14.2.2仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。第十五章：合同变更与终止15.1合同变更：15.1.1双方同意合同内容变更时，应以书面形式签订变更协议，并作为合同附件。15.1.2未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更合同内容。15.2合同终止：15.2.1在合同履行期间，如遇不可抗力等特殊情况导致合同无法继续履行，双方均有权终止合同。15.2.2合同终止后，双方应按照合同约定和法律规定处理合同终止后的相关事宜。附件：附件一：会议策划方案附件二：场地平面图及设施清单附件三：酒店预订确认书附件四：交通服务计划