公司印章管理制度

公司印章管理制度总则为确保公司印章的规范、安全和有效使用，特制定本管理制度，明确印章的制发、使用。本制度适用于公司内所有部门及所属单位，确保各部门在印章使用过程中遵循统一的标准和规定。公司印章是公司权力的象征，具有法律效力，必须严格管理，防止滥用和误用。印章的种类与制作根据公司需要，设定公章、合同章、财务章等不同种类的印章，以满足日常运营和管理的需求。印章的制作应符合相关法律法规和公司规定，由指定部门负责制作，并建立完善的制作与保管档案。严禁私自制作、伪造或滥用公司印章，确保印章的合法性和权威性。印章的使用使用公司印章必须遵循严格的审批程序，未经授权不得擅自使用。使用印章前，需填写《印章使用申请表》，明确使用目的、使用部门、使用时间、使用人员等信息，并经过以下审批流程：合同章：由法务部门或指定负责人保管，使用时应遵守《合同章使用规范》。财务章：由财务部门负责人保管，使用时应遵循《财务章使用规范》。公章：由公司行政部门或指定专人进行保管，确保在安全的物理环境中存放，如带有安全功能的印章箱或保险柜。法人章：法人章作为公司法定代表人的个人印章，应由其本人或指定的授权人员进行保管。其它印章：需经过相关部门负责人及CEO或董事长的审批。经审批通过的《印章使用申请表》需交至印章管理部门，由专人进行登记，再由指定的人员加盖印章。印章使用时应确保与文件内容相符，不得在空白纸张或未经审批的文件上盖章。印章的保管与交接印章的保管应遵循以下规定：公章由公司指定部门或专人负责保管，确保其安全性和准确性。合同章、财务章等由相应部门负责人保管，遵循各自的使用规范。印章保管人员需编制并持续更新《印章保管登记表》，详细记录印章的保管情况。印章管理部门应定期对印章进行盘点，确保数量与登记相符，防止印章的丢失或被盗用。当印章保管人员发生变动时，需按照以下要求进行印章交接：交接双方应签署《印章交接单》，明确交接时间、地点、交接人、接收人、印章种类和数量等信息。《印章交接单》应一式两份，交接双方各执一份，并交至印章管理部门存档备查。印章的刻制公司印章的刻制必须经过相关审批，具体审批流程如下：需经过CEO或董事长的审批。所有印章由相应部门提出刻制需求，并经过CEO或董事长的审批。刻制新印章时，需填写《印章刻制申请表》，明确刻制原因、种类、规格等信息，并经过上述审批流程。经审批通过的《印章刻制申请表》后，指定部门方可进行印章的刻制，并确保刻制过程的安全性和保密性。新刻制的印章应及时交至印章管理部门进行登记和保管，确保印章的合法性和规范性。印章的停用公司印章在以下情况下应予以停用：印章损坏、模糊不清，无法正常使用；印章被盗用、丢失或滥用；公司名称、法定代表人等变更，原印章不再适用；其他需要停用印章的情况。停用印章时，需填写《印章停用申请表》，明确停用原因、停用时间等信息，并经过以下审批流程：需经过CEO或董事长的审批。所有印章由相应部门提出停用需求，并经过CEO或董事长的审批。经审批通过的《印章停用申请表》后，印章管理部门应及时将停用印章进行封存或销毁，并做好相关记录。监督与责任公司应建立健全印章管理的监督机制，定期对印章管理制度的执行情况进行检查与评估。对于违反本管理制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任，并视情节轻重给予相应的处罚。若因印章管理不善导致公司遭受损失或产生法律纠纷的，相关责任人应承担相应的法律责任。附则本管理制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由公司董事会负责解释并制定。附件：1、《印章使用申请表》、2、《合同章使用规范》、3、《财务章使用规范》、4、《印章保管登记表》、5、《印章交接单》、6、《印章刻制申请表》、7、《印章停用申请表》。印章使用申请表日期：年月日申请部门申请人所用印章部门印章类别用印时间用印份数用印文件名称文件报送处用印文件内容部门经理审批董事长（总经理）审批印章保管人备注印章保管登记表1印章样本：印章编号印章名称印章类别☐公章☐法人章☐专用章☐部门章保管部门保管人签字接收日期归还日期2印章样本：印章编号印章名称印章类别☐公章☐法人章☐专用章☐部门章保管部门保管人签字接收日期归还日期 印章交接单序号：部门名称：移交人姓名：交接印章名称：交接日期：年月日用印注意事项说明：交接人双方的行为均应遵守公司《公司印章管理办法》的规定。其他说明事项：印章留样：留样留样本印章自年月日时起，经签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责。移交人：年月日总经理签字确认：年月日接收人：年月日印章刻制申请表No：申请部门填表人申请日期要求领取时间申请印章全称印章申请原因□新建印章申请用途□更名□更新申请印章数量枚印章材质要求□木质□钢质□胶质□原子印章样式委任印章保管人委任印章临时保管人指定印章刻制负责人印章签收部门主管审批行政总监（副总）审批董事长（或总经理）审批签署日期注：如属“更名”或“更新”印章，请一同提交《印章停用申请表》，取消旧印章印章停用申请表编号：申请部门申请日期申请章类□行政公章□合同专用章□法人代表章□财务专用章□部门印章□其它印章信息印章形状印章材质启用时间废止时间印章文字印模申请停用原因需要说明事项部门负责人意见主管领导意见总经理意见销毁人签字保管人签字印章使用登记表序号日期使用人使用部门使用原因印章名称文件名称盖章份数印章保管人备注1---------2---------3---------4---------5---------6---------7---------8---------合同章使用管理制度合同章的印制与保管合同章的印制工作由法务部或指定保管人统一负责，确保章印的规范性与安全性。同时，指定一位专责人员负责合同章的保管工作，该保管人员需对合同章的安全与完整性负责。合同章的审批合同章的使用需经过法务部和CEO的审批。业务经办人在代表企业签订合同时，需填写“印章使用申请表”，并经过法务部和CEO的审查与同意。合同章的使用规定企业在与外部实体签订合同时，须由企业董事长或其正式授权代表签署，并加盖合同章。合同章仅限于合同文件的签署使用，未经法务部门正式批准，不得用于其他任何文件或文档。业务经办人在代表企业签订合同时，需事先填写“印章使用申请表”，并经过合同授权签字人的审查与同意。合同章的借用与携带鉴于合同章的重要性，原则上不允许携带外出使用。如遇特殊情况，需携带合同章至异地使用的，须经总裁批准，并在印章管理员处办理正式的借用手续。任何部门或个人未经授权，不得擅自借用或代用合同章。禁止行为任何单位或个人均不得私自刻制合同章。同时，禁止在未经审核或缺少正式签报文件的合同上使用合同章。任何未经授权的代签行为或使用合同章进行营私舞弊的行为均属违规，并将受到严肃处理。监督与责任法务部负责监督合同章的使用与管理情况，确保各项制度得到有效执行。对于违反本管理制度的行为，将依法依规追究相关责任人的责任。文件与记录的保存所有与合同章使用相关的文件，包括“印章使用申请表”和其他审批文件，必须由行政部门妥善保存，以备查阅和审计。行政部门需确保这些文件的完整性、安全性和可追溯性。制度执行与修订本管理制度自发布之日起执行，并由行政部门负责解释和修订。如有需要，行政部门可根据实际情况和企业发展需求，对本制度进行修订和完善。本管理制度旨在确保合同章的使用与管理符合企业的利益与法律法规要求，维护企业的合法权益，并防范潜在的经营风险。所有员工应严格遵守本制度，确保合同章的安全与规范使用。财务章使用管理制度为规范公司财务章的管理，确保财务活动的安全性与合规性，特制定本管理制度。财务章的保管财务章应指派专人分别管理，如财务部门负责人负责保管财务专用印章，公司法定代表人或其授权人员负责保管法人代表人名印章，出纳会计负责保管本人印章。财务章必须妥善存放，确保“人走章走，随用随锁”。财务专用印章或法人代表人名章应放入保险柜进行安全保管。财务章保管人员离职或调动时，须办理印章交接手续，交接手续应由直属上级领导监交或收回，并记录印章交接的时间、枚数、名称。财务章的使用财务章的使用应基于真实、合法、手续完备的财务活动。日常财务活动使用财务章时，应遵循授权制度，由财务负责人授权相关人员严格按照印章管理要求使用。非日常财务活动使用财务章时，应遵循审批制度，使用人需填写《用印申请表》并经财务负责人或财务总监审批。加盖财务章时，应准确加盖于规定位置，不得随意涂改或加盖不清晰。严禁为空白支票、发票、信函、表格、合同等加盖公司财务章。财务章不得由多人同时使用或保管，以避免印章丢失、被盗等风险。财务章的审批银行预留印鉴除用于日常结算票据的支付、收款外，其他使用情形均须经过审批和登记。发票专用章除用于已开普通发票、增值税票、营业税票