【S电脑厂有限公司外贸业务员工作调研报告5500字】

S电脑厂有限公司外贸业务员工作调研分析报告TOC\o"1-3"\h\u6104摘要 页摘要该调研报告主要基于笔者所在的S电脑厂有限公司外贸业务员实习岗位开展调研。报告通过在岗调查，案例分析等方式，明确了了高职毕业生在从事外贸单证员工作中的主要职责、工作流程，探讨了在商务沟通以及商务邮件回复环节中存在的主要问题极其对策。报告认为积极参与实践和丰富专业知识是提升业务能力的主要手段；学校教育与实际岗位工作存在差异，也需要通过实践弥补和磨合。关键词：工作职责，工作流程，问题与对策一调研单位的基本情况本人目前实习的单位是佛山市顺德区S电脑厂有限公司，成立于1993年01月18日。经营范围包括生产经营电脑主机、电器机械及材料的零售、批发、佣金代理（拍卖除外）及进出口业务；此次调查是基于所在的外贸员工作岗位，通过观察、体验和案例分析等方法实施了调研。其目的是，明确外贸业务员的主要工作职责，基本工作流程和核心技能的基本内容，探讨工作问题以及解决方案，促进自身业务能力的提升。二岗位职责外贸业务员是开展外贸业务的专业人士，承担着开发客户，跟单到发货的全流程业务，具有很强的专业性。具体的工作职责如下：（1)熟悉客户。熟悉客户的要货情况及其规律，如某个客户喜欢要什么样的货，什么规格的，有什么特殊的要求等等，这都是我们跟单必须了解并熟悉的。[1]（2)深入了解产品知识。只有我们更好的了解我们的产品才能更有效的工作，减少一些低级的失误，如多少公斤的苹果装什么规格的，在一个集装箱里可以装多少箱，以及这个集装箱内的温度和通风，这也是我们必须要了解的基本常识。（3)合同与指令。当我们在做合同的时候一定要与销售经理多沟通，如客户所要货物的规格，重量，金额和船期。确保无误后再给客户发过去。在做指令的时候也是尤为重要的，指令上的每一项都要认真仔细的填写，因为公司的全体员工都是围绕我们所做的指令来工作的所以更不能有丝毫的失误。[2]（4)在确认单证方面。我们一定要了解到单证对客户的重要性，可能在我们看来一个不起眼的错误到了我们客户那里将是一个非常的麻烦，甚至直接影响到客户的正常提货，所以也必须做到准确无误。[3]（5)在做箱单，发票方面。在我们得到产地证的时候我们就可以做箱单发票，做好以后先放好，在给客户寄单证以前每天检查几遍，这样可以非常有效的减免失误率。（6)在给客户寄单证方面。当我们准备好客户所需的单证后，在确认可以给客户发件时更要慎重，根据我们客户的付款条件，一定要将代收行和付款人以及托收金额准确无误的填清楚再交与银行。（7）对货款及单证，货物的跟踪。我们每发走一批货，寄走一套单证都要及时的跟踪直到收到客户的货款，才算是完成了这一票的跟踪。[4]三基本工作流程从工作流程上看，业务员工作包括以下基本阶段：第一阶段：熟悉产品。熟悉产品是对外贸易的基础和保证。作为一名外贸业务员，熟悉产品是其基本任务和责任。前两周，我深入生产部，通过观察、询问、与公司设计师沟通、思考和动手操作，对产品逐渐熟悉。我专注于产品的分类和材质，大致了解产品的设计和生产过程，从而提高我的产品知识，准确及时地回答客户的问题，为客户提供最专业的服务。在此期间，我了解了公司的订单产品，为今后的工作打下坚实的基础，如与客户谈判，并顺利完成交易。[5]第二阶段：与客户沟通，邮件查询是我公司另一种常见的接单方式。具体流程如下：客户通过电子邮件查询产品的价格、付款、包装、运输方式。客户接到询价后，及时回复询价内容，争取客户尽快下单。在工作中，我逐渐学会了如何分析问题。我一收到询问，就别急着回复邮件。我需要思考一下询价的内容，分析一下客户：首先，分析一下客户的类型，是大外贸、大工厂、中小贸易商，还是同行。二是了解客人的需求：客人从哪里来？你想要什么产品？什么样的包装？第三，了解客户的联系方式：MSN或电话。[6]第三阶段：客户反馈，我公司主要通过网上咨询、MSN、电话和电子邮件等渠道与客户进行洽谈，其中应用最广泛的是电子邮件。在工作期间，我充分发挥外贸函电的专业知识，严格遵循函电写作的原则，调动自己的文化修养和英语语言能力，通过MSN、电子邮件、电话等与客户联系。[7]利用在生产部学到的产品知识和外贸专业知识，准确及时地处理客户的疑问，并就产品质量、材料、付款、包装和服务、运输方式等问题与客户进行沟通，给予真诚的答复，尽力督促客户下单。然而，对于一个刚刚进入这个行业的门外汉来说，缺乏经验似乎是做好工作的最大障碍。第一次和客户谈判时，我很紧张，也很粗心。我忽略了产品的设计成本，这导致了低价格出售，这个时候，我不知道怎么和客户沟通，在校外指导员的指导下，我委婉地与客户协商，最终挽回了损失。[8]经过这段时间，我吸取了教训，慢慢体会到面对客户是一种什么样的心态，用什么样的方式解决问题，养成了一丝不苟的工作作风，明白了及时向客户提供公司最新产品信息和产品目录的重要性，学会了在国外重要节日发电子贺卡。[9]四问题与解决方案（一）邮件与回复问题在外贸业务中，邮件是最基本的工作方式。在邮件业务工作中，最常见问题是：1.客户不回复邮件2.沟通中的客户突然不回复了3.客户拒绝下单4.样品到付却拒付运费我们常常会碰到客户要求免费提供样品，然后给我们一个到付账号，运费到付。结果客户签收了样品，等运费账单送来时，他却拒付了。只好我们自己付了运费。以下是典型的案例案例1:迪亚戈先生如你的信中所述，我们对我们公司销售的一批\o"中国"中国手工艺品非常满意。在你的信中，你提到了产品的详细价格和样品。当您提到样品时，您表示希望我们公司免费将它们发送到您的公司，以便我们可以检查我们产品的质量，然后购买大量产品。但是，我们公司从未有过免费邮寄产品的\o"案例"案例。每月希望进行谈判和\o"沟通"沟通的数百名用户来自世界各地的不同国家和地区。因此，这方面的开支相对较高。在早期阶段，我们公司确实免费发送样品，但现在所有样品都由用户自费邮寄，例如在业务达成相关协议后。同样，此费用可以在购买产品的总量内计算并给予一定的减少。可以看到这家企业针对于外贸客户不愿付邮费，也不愿意付\o"样品费"样品费时直接进行了回绝，如果处于卖方市场时这样的直接回绝，还是较好的，言简意赅，无需多做客套，如果处于买方市场时就需要再词斟酌了，在言辞方面以及优惠程度方面要给予详细说明。案例2贵公司希望我公司所邮寄的样品可以给予折扣，而邮费方面希望由我方承担，对于这样的要，我方经过斟酌考虑之后很难答应贵方的要求。贵方公司所购入的设备产品吨位较重，因此在折扣方面可以考虑，但是免费邮寄很难达成，希望贵公司可将产品邮寄费用打到我公司账户之中，我公司财会人员会将其单独计算，如贵公司和我公司可以达成相关协议，总交易价格达到300万元以上，那么样品邮寄费用则由我公司承担，这笔费用将计算在贵方后期业务合同总值中予以扣除，我公司在亚洲地区产品销售额度较高，具有一定知名度，产品价格也很优惠，希望和贵公司能够达成相关协议。（二）解决方案1.了解客户需求我们知道，开发客户本来就不是一蹴而就的事情，没有收到客户回复是非常正常的一个事情，要调整好自己的心态，然后思考客户为什么不回复邮件。你的开发信没有吸引客户的目光，原因可能是你对客户了解不够，没有去分析客户的公司情况和采购需求，所以写的开发信没有抓住客户的痛点，没有满足客户的需求。然后就是要坚持跟进。首先要做的就是引起客户对你产品的兴趣，必须花时间去了解下你的客户情况，然后根据客户的不同背景，采购特征等情况针对性的写开发信。[10]2.切实为客户解决问题要分析你联系的客户在想些什么，需要什么。建议外贸人员把关注点放在客户身上，切实为客户解决问题，客户自然对你信任。3.与客户保持联系客户这次拒绝，我们下次可以再联系，只要客户有产品需求，我们就总有机会。我们问清楚客户拒绝下单的原因是什么。有些客户会比较诚恳，告诉我们没有下单的原因，比如交货期不合适，预算不够，价格过高等。针对这些问题，我们都可以进行回复。比如说预算不够，可以跟客户沟通说，订单量不是很大，金额也不高，我们为这个订单也投入了很多精力，是不是可以再争取下。如果全部接受有难度，是不是可以接受其中的一部分，其他的留到下一个订单。不到最后一刻，不要放弃。即使无法合作，也要和客户回复说下次合作。然后要保持和客户的联系。4.快递上门取件让客户把运费先付给我们，寄样品时我们预付。或者是让客户联系快递公司下booking，然后快递上门取件。（三）沟通中的文化冲突沟通技巧是客户开发的重要手段。缺乏良好的沟通手段，将直接导致客户的流失。案例一二月份在一次与东南亚客户的交流中，这名东南亚的客户在观看我公司生产的鞋子产品后，发表了一系列看法。我认为客户在评论我公司的鞋子时，完全是个门外汉，发表的意见缺乏专业性，所以当面说出客户意见的浅薄之处，对客户的‘建设性意见’不假思索地予以否认，不断赞美自己和公司的鞋子产品。结果这种“自吹自擂”使得项目没有谈成，事后自己也收到主管的批评。案例二：吸取上次教训，三月份，我接洽一名欧洲来的客人，通过商务英语信函，与欧洲客人进行交流。商务英语信函使用中，我迫切想获得成功，因此想办法尽量赞美对方，也就是中国人最常讲的学会“拍马屁”。希望赞誉语句的使用能够让对方心里舒服，削减对对方的否定情绪，保留对方的面子，使得对方无论在心理上还是在面子上都得到满足。但是过分地使用赞誉语句，迎合对方的需求，导致对方的反感，从而不利于沟通交流的成功。（四）案例分析与解决方案案例一：避免武断批判对方，维护客户面子在这次案例中，由于在沟通过程中，忽略了客户的文化背景，没有注意到客户的面子，武断地批判对方，导致对方颜面扫地。面子维护策略很重要，尤其是东方国家。在商务英语谈判中，我们要以维护自己和对方的面子为前提来完成交际任务。为了保持自己的面子，一个人不应该损害另一个人的面子。只有这样，才能缓和双方关系，避免尴尬局面的出现，减少沟通中的矛盾和冲突，消除沟通中的障碍。礼貌策略可分为积极礼貌策略和消极礼貌策略。前者旨在尊重双方的正面，强调平等和友谊；后者则试图保持双方的负面，强调克制和克制。对东方国家的商人来说，有时保持表面形象比做交易更重要。因此，对于商务英语交际双方来说，如果能保持双方的正面，得到双方的认可，找到归属感，当然是最好的谈判效果；其次，如果能保持双方的负面，化解尴尬，打破僵局，这是双方的共同目标。案例二：坦诚相待，对客户进行适度的赞赏在交流中要恰如其分地使用赞誉语句，真挚合理的赞誉能够迎合对方的心理，还有利于拉近彼此的距离、活跃气氛。公司对外商务英语信函沟通交流面对的客户来自世界各地，个体之间都存在着一定的差异。平等互利、实现双赢始终是双方寻求贸易合作的前提。双方都应该谦虚谨慎，真诚大方。不过，我们也要注意谦虚的尺度。过分谦虚可能会降低我们的信任，引起对方不必要的探索和协商，从而耽误商机，阻碍沟通的进展。尤其是对西方国家的客户来说，过分吹嘘对方会让对方觉得你不诚实。因此，我们应该在商务英语谈判中恰当地表达自己，只有这样，我们才能顺利地进行商务谈判，为后续的沟通打下良好的基础。（五）改进沟通技能如何与人沟通，需要长期的实践和练习。在参加工作之前，由于缺乏沟通技能和沟通意识，导致与他人对话时不善于应变，谈话时常出现冷场，这是很尴尬的。人在社会中都会融入社会这个团体中，人与人之间合力去做事，使其做事的过程中更加融洽，事半功倍。别人给你的意见，你要听取、耐心、虚心地接受。在与不同人的交流当中，你会发现每个人身上都有优点值得你学习。带我的前辈告诉我，进入社会，无论你的学历是高是低，用人单位看你的三个方面，团队精神，个人能力和态度。在工作上首先要有自信。自信不是麻木的自夸，而是对自己的能力做出肯定。社会经验缺乏，学历不足等种种原因会使自己缺乏自信。其实有谁一生下来就什么都会的，只要有自信，就能克服心理障碍，那一切就变得容易解决了。知识的积累也是非常重要的。知识犹如人的血液。人缺少了血液，身体就会衰弱，人缺少了知识，头脑就要枯竭。这次接触的实习活动，对我来说很陌生，要想把工作做好，就必须了解各方面的知识，有深入的了解，才能更好地应用于工作中。五结束语三个月的实习结束了。在这里我学到的不仅是书本上没有教过的知识，更重要的是所有的知识都具有很强的可操作性。实践才是检验真理的唯一标准。通过这段时间的亲身体验，感觉到实际的东西与学校学得的书本知识差距还是很大的，理论与实际的结合是需要磨练的，书本上有些知识是滞后的，现实生活工作最接近实际。在这段实践期间，我锻炼了实际操作能力，对我来说只是个开始，我将把这难得的经历带回学校和课堂，引导未来学习的重点和方向，进一步学习理论知识，坚持与实践相结合，为今后的职业发展打下坚实的基础。

六参考文献[1]许正梅.浅谈企业营运资金管理中存在的问题与对策[J].纳税,2018,No.195(15):143-144.[2]何卫星.企业营运资金管理问题浅析[J].财富生活,2020,No.61(10):203-204.[3]刘松.浅析营运资金管理中的问题及对策[J].农村经济与科技,2019,030(022):65-66.[4]安妮.浅析中小企业的营运资金管理存在的问题[J].环渤海经济瞭望,2020,No.3