物资采购与控制制度

物资采购与掌控制度1.背景和目的本制度的目的是为了规范和掌控企业物资采购的流程，确保物资采购过程的透亮度、公正性和效率性，并保证企业能够以合理的方式管理和掌控物资的使用和消耗。2.适用范围本制度适用于企业内部全部部门和员工的物资采购活动，包含生产原材料子、办公用品、设备维护保养料子等各类物资采购。3.采购审批流程3.1提交采购申请—部门经理或相关职能负责人依据实际需求，填写物资采购申请表，并提交给财务部。—物资采购申请表应包含物资名称、规格型号、采购数量、采购理由、预算金额等要素。3.2审批流程—财务部收到物资采购申请后，进行初步审核，并将申请表转交给相关业务部门主管审核。—部门主管审核后，将申请表交给采购部门进行认真评估，并依据实际情况供应具体的采购方案和供应商选择建议。—采购部门将采购方案和供应商选择建议提交给采购委员会评审，采购委员会评审通过后，申请表将转交给财务部进行最终审批。—财务部最终审批通过后，将物资采购申请表送至供应商，由供应商进行供货。3.3紧要决策审批—当物资采购金额超出预算的30%以上或涉及紧要决策时，采购委员会需召开会议进行审批，并在会议记录中认真记录相关信息和决策过程。4.供应商管理4.1供应商评估与选择—采购部门定期对现有供应商进行评估，评估内容包含供应商稳定性、产品质量、交货期、价格等方面。—采购部门依据供应商评估的结果，订立供应商名录，并依据具体采购需求从名录中选择合适的供应商。4.2供应商合同管理—为每个紧要的物资采购项目签订正式供应合同，并明确双方的权利和责任。—采购合同应包含交货期、交货地方、付款方式、质量要求、违约责任等内容，并由法务部门进行法律审核。4.3供应商绩效评估—采购部门定期对供应商进行绩效评估，评估内容包含供货及时性、交货准确度、产品质量、售后服务等方面。—依据供应商绩效评估结果，采购部门可以决议是否连续与供应商合作，并相应调整供应商名录。5.采购掌控与审计5.1采购掌控—财务部门对每个采购项目进行跟踪和预算掌控，确保采购活动与企业预算保持全都。—采购部门定期向财务部门供应采购活动的统计信息，包含采购金额、采购数量等。5.2采购审计—内部审计部门对物资采购活动进行定期审计，包含采购流程的合规性审计、采购合同的执行情况审计等。—审计结果应及时报告给财务部和采购部门，并提出改进看法和建议。6.违规处理和诚信管理6.1违规处理—对于违反规定或严重失误的采购行为，将依照公司相关规定进行处理，包含但不限于警告、停职、降职、解聘等严重情况。6.2诚信管理—每位员工在物资采购过程中都应遵守公司道德准则和相关法律法规，保持诚信和谨慎。—如发现供应商存在贿赂、套利等不诚信行为，应及时上报给采购部门，并由采购部门依据公司规定和相关法律法规进行处理。7.监督和改进7.1监督机制—公司设立监督部门，负责对物资采购流程的监督和执行情况的跟踪。—监督部门定期开展内部检查，发现问题及时矫正，并监督财务部门、采购部门等相关部门依照规定落实相关工作。7.2改进措施—监督部门依据监督情况和相关反馈，提出改进措施和