新时期下如何做好人事档案管理工作

一、新时期人事档案管理特点1、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。随着市场经济体制的建立和发展,产生了多种经济组织形式,这有利于人才的吸纳、流动,新型的人事管理制度如人事代理制应运而生,人事管理成为一种社会化的活动,因此作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构,只负责收集、管理本单位人事档案,市场经济条件下建立了具有较强社会性的人事档案管理机构,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构,这种机构不是管理本单位人事档案的机构,而是面向社会,其服务对象包括该社区范围内所有流动人员,为其提供人事档案管理服务,因而更具有社会性。2、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构管理对象和服务对象的社会性,决定了档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用职能往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单一,仅限于本机构人员,内容也相对简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,来自该社区范围内各类人员,加上每类人员身份不同,集中起来显得更复杂,其档案内容也显得各具特色。3、利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展、社会的进步需要不断引进各类人才,无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才,选拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都会涉及到人事档案管理问题。利用者类型、使用用途的多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得人事档案不再局限于单位组织部门使用,而是延伸到组织需要,许多个人也需要,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用,同时呈现出多种多样的需求。二、目前档案管理存在的问题及原因分析1、硬件设施解决落实不到位,不能满足档案管理要求目前部分单位对人事档案管理必备的条件解决落实不能及时到位,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄,库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”设备不配套,极易引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔,影响档案的美观整洁、完整,有的管档单位由于经费不到位,连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐全。2、材料收集不便,缺损严重由于实行乡镇事业单位机构改革,管理体制发生了变化,实行乡镇政府和主管部门的双重管理,推行人员竞争上岗后,部分人员工作岗位变动,但档案没能及时转递,人事档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年人事档案下放到主管局管后,一直未按全国统一标准整理,材料多年未归档,造成档案材料不齐全。3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差管档人员工作变动频繁,加上各级管档部门没有及时组织专业知识培训,导致业务不熟,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不够,难以适应干部档案管理工作的需要。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事,部门与管档单位协调不够,各做各的,需要用档案时,为了各自方便,不到管档单位查阅档案,而是让个人自己提供,造成在接转档案时不密封,借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的,个别人乘机钻空子,抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等,为自己谋利,严重影响了档案的真实性。三、提升人事档案管理水平的措施1、提高认识是做好人事档案工作的基础。档案工作是人事管理工作的重要组成部分,管好人事档案是直接关系到管人用人的重要环节。档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史的、全面地考察了解和正确选拔使用人员的重要依据。人事档案又是个人经历、活动、表现等的记载,是历史、全面地了解识别人事和正确选用人员的基础,是做好人事工作必备条件之一,它直接影响到用人工作的效率和质量。通常组织人事部门会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行,业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合,考察其德、能、勤、绩、廉等情况,全面准确地了解情况,促进优秀干部和人才的脱颖而出。2、将现行人事档案管理权相对集中,推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]3号)第六条明确规定,“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理,不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理。”为此,应建立统一的政府所属的人事档案管理中心,以人事档案管理机构的独立性,以确保人事档案内容的真实性,亦可避免由于乡镇机构改革等原因造成档案管理工作的无序,同时由专业的管理人员来负责,可有效提高档案管理工作的质量。3、加强档案工作的基础设施建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定,干部档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米,库房内应设置空调、去湿、灭火等设备,库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施,库房、阅档室、办公室三室。事业单位的人事档案管理中心应不以赢利为目的、经费由政府财政补助的事业独立机构,改人事档案付费托管为政府无条件保管,还人事档案为国家所有的本来面目,为各类人才提供便利,营造重视人才的良好氛围,为引进人才,促进各项社会事业发展奠定基础。4、严格制度,推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动,必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度,严格手续,做到转入、转出、接收材料有登记,查阅、借阅档案有登记,及时、准确提供各类资料,配合有关部门、单位做好工作,要有效防范造成人事档案泄密、涂改等行为的隐患。对由于工作责任心不强,管理不力致使人事档案管理中出现问题的,要追究相关人员的责任。四、结束语综上所述,档案管理是人事管理工作的一个重要组成部分,也是检验人事管理工作开展