婚礼项目管理方案说明书

PAGE5-婚礼进行曲项目范围管理1.首先是明确项目目标成果：在2009年9月29日举办一个快乐的中西结合式婚礼工期：2009年6月1日—10月8日成本：项目总投资为6万元人民币。两个关键：1）不仅是婚礼的利害关系人快乐，婚礼来宾也要感觉快乐。2）由于婚礼是在男方的家乡举行，所以必须照顾到云南当地的风俗习惯。2.界定需要做哪些工作，形成WBS这个通常比较复杂，由于我们是提前3个月做的项目筹备，所以可事先分为三个阶段来进行规划：婚礼准备阶段：2009年6月1日——2009年9月22日（婚礼前一周）婚礼执行阶段：2009年9月23日——2009年9月29日（婚礼当天）婚礼收尾阶段：2009年9月30日——2009年10月7日（假期结束）婚礼筹备组人员介绍：（确定项目组相关人员是项目计划的第一步）勇——新郎璠——新娘父——新娘的父亲，言出必行母——新郎的母亲，传统、细腻、有见地梅——男方的妹妹，昆明当地吃喝玩乐很熟悉鹏——男方的妹夫，管理协调能力较强，人缘不错爷——男方的爷爷，家族中最有威信的慈祥长者萧、东——伴郎琴、色——伴娘项目计划表编号工作内容执行人计划完成时间验收质量婚礼准备阶段确定婚礼筹备组成员名单勇、璠草拟邀请客人名单（男方的家人和出席亲朋）母6月12日前草拟邀请客人名单（女方的家人和出席贵宾）父草拟邀请客人名单（新郎新娘的朋友及同学）勇、璠整体统计人数、预订当日合适的婚礼场馆、确定酒席数量与宴席餐单、价格母、梅6月30日前确认婚宴现场的音响效果梅与酒店协调婚宴布置、婚礼路线等细节（妹妹找的酒店还包括赠送婚礼新房、婚宴主持和跟车摄影、新娘服饰、化妆等服务）梅预订蜜月旅行路线及京滇之间的来回机票璠确定伴郎、伴娘人选（最好各有1-2个备选，方便对方因某不确定因素突然出现缺席的问题）梅、璠8月31日前确定主婚人、证婚人、婚车数量及相关司机母、梅、鹏新娘开始皮肤保养及塑身计划璠6月至婚礼挑选婚纱影楼、预约时间、拍婚纱照勇、璠选片、决定是否加印照片、喷绘婚纱照签名卷和迎宾X展架璠8月31日前结婚物品采购：新家布置用品（彩球、彩条、喜字、拉花）家电、家具、床上用品、喜贴、红包、喜烟、喜酒、饮料、糖、花生、瓜子、茶叶、水果、其他物品、预订新娘手捧花球母、梅、鹏9月22日前设计婚礼抽奖活动细节、并购置抽奖活动奖品6-10份（答谢回礼）璠新郎新娘结婚礼服（新郎西服一套、新娘敬酒服一套、婚纱及伴娘礼服酒店提供或租赁）、结婚戒指、新娘化妆品勇、璠发喜贴给亲友、长辈、邻里母再次确认主、证婚人、对于重要亲友电话通知昆明当地亲友、朋友、同学勇、璠再次确认并及时反馈亲友受邀信息及人数婚礼执行阶段新郎新娘抵达昆明勇、璠9月26日召开婚礼筹备组第一次见面会议，由家中最高威望的长辈主持，明确各方亲友的期望值和当天主要事件，两位新人做好记录爷、勇、璠及男方家族主要成员9月27日上午分配具体人员及家中车辆，准备婚礼前后的女方父母接待及同游人员，并沟通确定游玩路线爷及男方家族主要成员9月27日下午请清洁公司彻底打扫新房母9月28日布置新房（贴喜字、拉彩条、拉花、放彩球等）、准备喜糖、瓜子、花生等招待客人的点心母、梅9月28日去酒店确定婚礼主持人并沟通当天活动细节、新娘试穿并挑选婚纱礼服梅、勇、璠9月28日新娘父母抵达昆明，接机并安排住宿酒店；同时预订新娘住宿酒店及房间（婚礼迎亲地点）勇、璠9月28日双方父母欢聚晚宴母、勇9月28日晚宴后新娘做好美甲、新郎和伴郎伴娘电话沟通好第二天的抵达时间及再次确认注意事项勇、璠9月28日新郎新娘分别注意休息养好精神，期待婚礼勇、璠9月28日婚礼收尾阶段：2009年9月30日——2009年10月7日主要任务预算金额实际支出接送女方父母及为亲友采购礼物支出0.3万元0.2万元蜜月旅行开支0.9万元0.5万元合计1.2万元0.7万元总结整个项目过程三个阶段合计最后结果：BCWS（计划工作预算成本）即PV=6万元人民币ACWP（完成工作实际成本）即AC=5.29万人民币因为完成计划的日期与计划的日期完全一致，所以EV=PVBCWP（完成工作预算成本）即EV=6万元人民币CV（成本偏差）=EV-AV=6-5.29=0.71万元人民币≥0为有利CPI（成本执行指数）=EV/AV=1.13＞1为有利四、项目质量管理质量管理的目的是为求达到项目既定的质量要求。如果把项目整体管理看成对项目进行战略层面的指导，那么质量管理则是项目具体工作在战术层次的细化，是从技术层面指导个人实施项目工作的依据。由于本项目的终极目的是希望每个参与者都能快乐和积极的享受整个过程。而分配任务时基本也都是根据每个人自己擅长的领域，所以只要沟通积极得当，没有设置很死板的质量标准要求，更谈不上对参与者的指导。我相信：亲情友情和爱情维系起来的纽带，以及明确的分工和目标，会比对各关系人的硬性指标要求更有积极的促进达成效果。五、项目人力资源管理项目人力资源管理包括项目团队组建和管理的各过程，最终使项目人力资源管理达到“人适其事、事得其人、人尽其才、事竞其功”，从而顺利实现项目目标。通过事后的各项成绩分析来看，我们这个集体项目的人力资源分配十分合理，确实达到了各展所长、人尽其才的效果。但请各位不要问我“项目经理是谁？”这个问题^_^可以告诉大家的是面对这种家庭成员共同参与组织的项目，解决项目冲突的主要方法一定是面对问题，妥协或调和；决不会是强制。（为确保目标达成起见，也不建议用撤退）六、项目沟通管理沟通是信息交流的过程，对于项目管理来说，沟通就是在利害相关者之间进行信息的交流。主要分以下几个步骤进行：1）规划过程组a.沟通规划：分析及并确定项目利害关系者的信息和沟通需求，编制沟通规划。本项目的沟通频率为每周1次，如遇项目冲突或难题时为2-5次每周。b.沟通方向新娘女方家长：沟通需求新郎男方家长：沟通需求新郎新娘：讨论综合需求和各方满意度指标2)执行过程组信息发布：向项目利害关系者及时传递所需要的信息。当遇到京滇两地相关联的活动及确认环节时，秉承规划里的沟通方向及时进行。3)监控过程组a.绩效报告：搜集并传播项目的绩效信息，包括项目状态报告、项目进展报告和项目未来预测。（略）b.利害相关者管理：满足项目利害相关者的信息需求，并与项目利害相关者一起解决沟通中的问题，从而满足项目沟通的需求。由于本项目利害相关者从一开始就确定了是家人，所以频繁的沟通和共同参与感的激励，反而通过各自辛苦的付出增进了彼此的了解和亲密感情。这也是对一个家庭的新成员来讲，双方最好的收获和体验。七、项目风险管理项目风险包括项目风险管理规划、风险识别、分析（定性/定量）、风险应对和风险监控的过程。项目风险管理的目标是增加积极事件的概率和影响，降低消极事件的概率和影响。风险管理规划在风险规划阶段，我们主要件评估了以下项目风险范围：风险类别已知风险和已知-未知风险内部风险技术风险1.品味：喜宴环境、餐单口味和新房布置与新人的欣赏角度不同2.绩效与可靠性：对活动目标的理解与实际需求不符3.在配合实施过程中改变费用标准项目管理风险4.估算：估算错误5.计划：项目计划质量不高6.沟通：项目沟通未能达成理想效果外部风险组织风险7.资源：项目之间资源冲突8.资金：项目资金不足9.优先级：组织内各项目的优先级不清晰10.新郎新娘的感情突然分裂导致组织解散外部风险11.变更：来宾人数增加或减少；伴郎伴娘的临时缺席；酒店音响效果的突发故障或酒店因食品安全问题造成的不良影响12.不可抗力：恶劣天气或突发环境（地震、洪水等）风险应对规划经过我们的讨论和定性、定量风险分析，制定了面对以上风险的应对策略：风险清单应对策略具体做法喜宴环境、餐单口味和新房布置与新人的欣赏角度不同回避风险放松要求，只要男方父母觉得开心和喜欢就好对活动目标的理解与实际需求不符在配合实施过程中改变费用标准不采取任何行动估算错误纠正措施项目计划质量不高回避风险修改项目管理计划项目沟通未能达成理想效果减轻风险项目之间资源冲突建立应急筹备资源同时做好后备计划项目资金不足组织内各项目的优先级不清晰回避风险新郎新娘的感情突然分裂导致组织解散该怎么办就怎么办A来宾人数增加或减少；B伴郎伴娘的临时缺席；C酒店音响效果的突发故障或酒店因食品安全问题造成的不良影响接受风险A按(预计最多人数+预计最少人数)/2来预订酒席；B邀请后备人员；C恶劣天气或突发环境（地震、洪水等）启动恶劣天气应急计划八、项目采购管理涉及如何利用组织外的资源满足项目需求，对于这一过程首先要进行判断：同样一件工作，在北京完成与云南完成购买哪一种方式更方便快捷？新娘自己购买与委托男方亲友购买哪一种更经济实惠？哪些购买行为会决定利害关系者的满意度关键指标？由于整个项目的支出都来自新郎新娘共同支出的婚礼账户。故先假设新郎新娘的自行采购活动为自制，其他为外包。所有外包的采购活动，虽然有一定的计划范围和预算，但由于考虑都是家人的关系，如遇到对方超支要求及不具备采购发票和收据的报账情况，一律不予追究和过问。该过程中的合同管理只涉及到我方代表人与酒店签订的买卖合同，此合同为固定总价合同。合同收尾也基本愉快，虽然因为有加桌情况增加了一桌的餐饮费用，但双方均未发生任何违约责任，皆大欢喜。九、项目总结报告1．项目里程碑检查报告：质量合格，进度正常2．项目沟通状态报告：完全符合预期每周一次的预期，未出现紧急情况沟通任务3．任务完成质量报告：项目过程的每个月底会进行任务活动总结，均验收合格4．重大突发性事件的报告：风险清单中的情况只有来宾人数一项出现增加9人左右，采取预先制定的风险应对措施通知酒店加桌实现。5．项目变更报告：费用变更在全过程中均有出现，但总体都在预算范围内。6．项目进度报告：全部按计划时间点完成。7．项目费用报告：成本偏差