论文-浅谈新形势下的档案信息化建设

1档案信息化建设的重要性所谓档案信息化,是指由国家档案管理部门负责,在其统一规划和组织管理下,充分利用现代化的信息技术进行档案管理,并完成档案信息资源的管理、处置以及利用的过程。一般而言,档案信息化建设主要包括信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案标准和规范建设以及档案信息化的应用系统建设四方面内容。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号)以及《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(鲁办发[2014]40号)两个重要文件都强调了档案信息化建设的重要性,提出档案管理信息资源的数字化、管理一体化、网络化、共享化等特点,明确了推动档案管理现代化这一档案信息化建设的目标,通过科学整理档案信息资源、全面挖掘档案社会价值,推动档案资源科学配置和高效利用,从而为社会提供更加优质的档案信息服务。具体而言,档案信息化建设具有以下重要价值:一是提升档案管理人员的工作效率。一直以来,我国档案管理采用的是以档案实体管理为重点的模式,工作人员都是通过手工进行档案的收集、整编、管理、提供利用的,这种模式不仅工作量大,而且工作人员的效率很低;而档案管理实现信息化以后,档案管理工作变得数字化、自动化、一体化、共享化,档案管理工作变得省时省力,只需一次录入档案信息就可以多次利用,极大提升了档案管理工作人员的效率。例如,对于高职院校档案管理而言,实现档案管理信息化后,学校各部门就可以根据特定权限,通过校园网直接查询一些人员的信息,从而可以为高职院校的科学决策提供便捷、准确的依据。二是保护档案纸质载体。对于档案管理而言,纸质载体是非常重要的原始证据,而传统的档案管理模式需要反复查阅纸质载体,不仅费时费力,而且经过反复翻阅、反复拆装后,纸质载体很容易受损;而档案信息化建设后,档案管理人员只需从数据库中调取相关信息,极大减少了对纸质档案资料的接触,从而保护了纸质档案管理载体。三是推动档案管理标准规范体系的建设。档案信息化建设改变了传统的档案管理模式,在实现档案信息共享的同时,可以为我国档案管理体系创新和完善提供动力,并使我国档案信息资源的收集、分类、整编、查阅、利用更加规范,从而推动我国尽快建立档案管理标准规范体系的建设。2新形势下档案管理信息化建设面临的问题2.1思想认识不到位伴随信息技术的快速发展和普遍应用,我国档案信息化建设取得了一定成绩;但是,受到传统档案管理模式的影响,档案管理人员中仍然普遍存在“为保管而保管,重保管轻利用”的思想。很多工作在档案管理一线的工作人员缺乏对档案信息化建设的正确认识,没有认识到档案管理信息化的重要性、必要性以及紧迫性,所以在档案信息化建设中表现出懈怠、不配合等消极情绪,这严重阻碍了我国档案信息化建设的进程。2.2基础设施建设不完善档案信息化建设由于发展时间较短,基础设施建设方面还不够完善。由于基础设施建设不完善,一些地区的档案信息化建设水平较低。档案信息化建设中,对于基础设施的要求比较高,既要有外部硬件设施同时还应具备内部的软件设施,如专业化档案管理软件。2.3档案管理的标准化水平低新形势下,档案信息化管理要求更高,但是对于实施的档案管理标准却缺乏统一,各地在档案信息化管理方面多是各自实施,标准不一。建立档案管理的规划化标准,有利于实现档案之间的有效衔接,减少档案管理的难度,因此标准化较低的现状急需得到有效的转变。2.4缺乏专业的档案管理信息化人才档案信息化建设的深入实施,对于管理人才的专业性也提出了更高的要求。由于过去对于档案的管理多以人工管理为主,信息化水平较低,而信息化管理必然要求管理人员应该具备熟练的信息化处理能力,能够熟练的操作信息化设备及软件来处理档案管理工作,因此,专业人才的缺乏对档案管理信息化造成了很大的阻碍,不利于档案管理信息化建设水平的有效提升。3推进档案管理信息化建设的对策3.1加强档案管理信息化建设的重视程度档案管理信息化已经成为未来的趋势,因此档案管理相关部门及人员应该及时转变传统的思想认识观念,提高对于档案信息化建设的重视程度。为不断加强档案管理人员对于档案信息化建设的认识,可以通过举办培训活动来实施。人员培训工作应该重视对档案管理重要性、档案管理未来趋势以及未来档案管理工作提出的新要求等内容的详细讲解与培训,帮助管理人员成功转变管理思维与管理理念,真正重视信息化建设对于档案管理工作的重要意义,能够积极主动的学习相关管理知识,加深理解,从而更好的适应新型管理工作的要求。3.2加强档案管理信息化的基础设施建设基础施设建设是档案信息化建设的基础和重要保障,因此,加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设十分必要。在基础设施建设方面,档案管理部门一方面应该努力购进专业的档案信息处理软件及硬件设备,确保信息化处理工作能够顺利进行;另一方面档案管理人员应该围绕自身档案管理工作的实际情况,综合考虑档案的数量、信息化管理的要求等内容,努力开发特色管理功能,体现自身管理的高质量、高水平。同时,档案管理还应努力建立统一的、完善的信息化资源体系,努力实现档案信息的全民共享,可以通过建立专业的档案管理网站来整合相关的档案信息资源,并充分运用信息化处理技术推进相关工作的顺利开展。3.3加强档案管理信息化的标准体系建设档案管理信息化的标准体系不仅能够为档案管理信息化提供有力的依据,同时还能够有效克服因为标准不统一而带来的一些的工作阻碍。比如说,在档案的录入、扫描以及网络传输等环节,如果标准不统一产生的信息文件格式就有可能存在差异,而不同格式的信息文件之间往往很难实现无差错的转变,这样就给后续的档案信息化管理工作造成了很大的麻烦。在建设档案管理信息化标准体系过程中,既要从整个行业领域去规范档案信息化的相关标准和内容,同时还应该具体到档案管理信息化的每一个环节当中。比如说,对于档案信息的存储格式做出明确的规定、扫描的清晰度有一个准确的界定等等。3.4加强档案管理信息化的人才队伍建设人才队伍建设工作的有效推进,能够在很大程度上保障档案管理信息化工作的效果取得。各级档案管理部门应该建立科学的用人理念,对于档案管理人员来讲,应该明确提出对其工作的要求,多招聘一些具备现代化信息处理能力的高水平管理人才,提升自身人才队伍建设的水平。一方面,档案管理部门应加大外部优秀人才的引进,借助一些人才招聘渠道引进一批能力水平较高的档案管理人员;另一方面,档案管理部门应该加大对内部档案管理人员的素质提升与培训,通过开设相关的培训课程帮助现有管理