工程档案资料填写办法

工程档案资料整理填写办法

省交通厅编制《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》

内容摘要

《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》内容摘录：

第四章公路工程竣工文件材料的整理（监理文件）

第十一条：（四）款

公路工程监理工作过程中形成的监理文件资料包含监理通知、开（停、复）

工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检测记录、合同管理文件、计划进度

管理文件、工程质量操纵文件、工程技术管理文件、工程计量支付文件与总监

及参建单位的来往函等，由监理单位按总监办、驻地办，根据资料的分类进行

整理组卷。

第五章公路工程档案组卷质量要求

第十二条

案卷的构成：案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表。

（一）案卷封面的项目构成

1、案卷题名：包含公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含

分部、分项）名称及文件名称；

2、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；

3、编制日期：指案卷形成日期；

4、保管期限：填写本办法附表划定的保管期限；

5、密级：根据保密规定划分；

6、档号：填写交通部规定统一标注三级类目（5.1）、建设项目缩写、

标段号、档案分类号与案卷分类号；

卷盒脊背需填写档号、案卷题名、文件类目。

（二）卷内文件目录的项目构成

1、顺序号：卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从01依次标注；

2、文件编号：填写文件材料的原始编号；

3、责任者：填写文件材料的形成单位或者要紧责任者，以落款盖章或

者主要责任者签字为准；

4、文件题名：填写文件标题的全称；

5、日期：指文件材料的形成日期；

6、页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页

号。

（三）卷内备考表的填写

卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，其内容应标明卷内材料的

件数、页数与需要说明的问题。立卷人应填写立卷人的名字，审核人应填写该项

目负责人的名字，还应填写立卷或者检查日期。

（四）案卷目录的项目构成

1、序号：填写案卷排列的自然序号，用阿拉伯数字从01依次标注；

2、档号：填写案卷封面档号内容；

3、案卷标题：填写案卷封面案卷题名的全部内容；

4、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；

5、日期：指文件材料的形成起止日期；

6、件数：填写案卷内文件的总份数；

7、张（页）数：填写案卷内文件的总页数；

8、备注：填写需要说明情况的内容。

（五）案卷的排列顺序及编号方法

由编制单位用铅笔在封面与档案盒的脊背填写案卷小流水号，最后由建设

单位按照附件1中规定的文件类目的顺序依次进行编制案卷流水号。

（六）对归档文件资料的具体要求

1、归档文件材料务必书写工整，字迹线条清晰，纸张便于长期保管，格式统一；

2、严禁使用圆珠笔，铅笔等不宜长期储存的书写工具书写；

3、凡由易腿色书写材料形成的文件材料应复印储存；

4、案卷封面使用150克牛皮纸，封面尺寸297*210；

5、卷盒的制作使用牛皮纸，卷盒的外表尺寸为305*220；

6、卷内文件目录、案卷目录使用70克白纸。

（七）对归档文字资料的装订方法

1、公路工程归档文件材料使用三孔一线方法装订，装订前取掉金属物；

2、用白色档案装订线装订，距左边15,中孔居中，三孔之间各为80-90mm,装

订时靠装订边与下边对齐；

3、对批语、签注意见订在文件装订线上的，应粘贴补宽；

4、表格头要求在上或者在左侧装订；

5、原件如有破碎或者小页纸的，要粘贴在4之上；

6、档案案卷整理完毕后，一卷装一盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的

题名、档号一致.

7、案卷封面、卷内文件目录、备考表、案卷目录、脊背表格式见附表。

附表1:公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表

管

制

保

档号序号归档文件编编制套保管

位

限

期

单

数单位

六监理文件

（分标段整理）

（一）监理通知、开（停）工

令

（二）备忘录、会议纪要

（三）监理概述

1监理合同协议、驻地、

项目监理任命书

2驻地监理机构及监理

监理长期建设

人员配备与调整情况2

单位单位

3驻地监理人员业绩、学

GL5.1.

历、职称与持证情况管养

项目

4监理工地试验室资质单位

/6—案

等级证书、人员及设备

卷流水

情况

号

5监理范围、监理人员分

X

6对合同条款与技术规

范执行情况

7监理工作规章制度

工程合同管理文件

（四）

1工地会议制度与会议

记录

管

编制保管保

位

档号序号归档文件编制单位单

套数期限

2工程费用

中对索赔

的有关文

件报告、批

复

3施工合同

的执行与

变动情况，

工程师指

令、有关文

件

4承包人的

指定分包

情况

GL5.1.5承包人对

项目合同执行监理单位2长期建设

/6—案情况单位

卷流水6有关伤亡

口管养

事故的调单位

查处理情

况

计划与进

（五）

度操纵文

件

1对承包人

提交的进

度计划与

施工组织

设计的审

查情况

编制保管保管

档号序号归档文件编制单位

套数期限单位

对

包

承

2人

划

度

进

计

执

情

的

行

况

3对进度计

划的监督

执行情况

4对报表制

度执行情

况

（六）工程质量

操纵文件

单

施

位

1工

术

的

技

与

管

人

理

员

配

心

实

验

检

加^

、

质

保^

、

保

证

质

量

的

G5L措

L监理单位2长期建设

项

目

对

办

地

驻单位

案2

施

公

{路

一

水

/6卷

监

流

规

理

工管养

号

关

小

初>

单位

质

量

规

范

的

执

操

纵

兄

任

^'

员

监

理

3人

料

对

原

材

质

与

工

程

查

的

量

检

科

支

与

员

监

理

4人

操

对

序

程

表

报

纵

与

执

的

制

度

况

任

也

编制保管保管

档号序号归档文件编制单位

套数期限单位

5对检测中

发现质量

问题的处

理情况

6对工程质

量事故的

处理情况

（七）工程技术

管理文件

单

对

施

1工

技

位

重

大

的

方

术

案

则

审

建

2对变更设

计编制与

审批情况

有

关

计

设

3

变更

件

文

执

的

行

情

G5L况

L监理单位2长期建设

项

目单位

案工程投资

一

水

/6卷

流（八）操纵、计量

管养

号与支付

对计

量支单位

1

付程

序

与

合同

条

款

执

的

行

情

况

对价

格

调

2

有

整

关

的

批

中

复

报

文

件

3工程投资

操纵的执

行情况

（九）监理文件、

监理日记

编制保管保管

档号序号归档文件编制单位

套数期限单位

1监理通知、

指令

2监理月报

3监理日记

监理与总

（十）监及业主

的来往函

G5L

L监理单位2长期建设

项

目单位

案

一

水

/6卷

流管养

号

单位

附表2:

竣工文件资料封面、卷内目录、卷盒脊背格式

文件资料封面：

档号：GL5.1.MHX-6________________________

档案馆（室）：____________________________________________

缩微号：____________________________________________

案卷题名：省道S242庙洪线改建工程原材料监理试验报告_________________

编制单位：_________________平顶山市公路管理局___________________________

编制日期：______________________2004年9月______________________________

保管期限：______________________长期_______________________________

密级:

卷内文件目录

档号:GL5.1.MHX-6.2

文件贡任日页备

序号文件材料题名

编号者期次

市凯达省道S242庙洪线改建工程长

1C-001-12003.8.7001

监理处K102+580-K103+466基层期

市凯达省道S242庙洪线改建工程长

2C-001-22003.8.16002

监理处K101+649.419-K102+100基层期

市凯达省道S242庙洪线改建工程长

3C-002-12003.7.18003

监理处K104+160--K105+046基层期

市凯达省道S242庙洪线改建工程长

4C-002-22003.7.30004

监理处K103+466-K104+160基层期

市凯达省道S242庙洪线改建工程长

5C-003-12003.6.8005

监理处K106+300-K106+600基层期

市凯达省道S242庙洪线改建工程