企业外贸业务作业流程

\o"评分0"外贸业务操作步骤一、用户询价及报价：业务人员在国外采购商询价，做出产品报价前，应了解用户基础信息，包含是否终端用户、年采购能力、消费区域，和产品用途、规格及质量要求，我企业是否能够生产等。对于外商询价，需要在收到邮件当日回复；特殊情况需要延期，应立即向外商解释及大约需要时间。对于外商产品报价，如新产品或需要重新核实成本老产品，应立即做好成本核价单，在核价单上写清楚用户各项要求，经部门经理签字后发给设计部人员，企业设计科经核实出成本后立即发给总经理核价，收到总经理确定价格立即发给用户；员工在做好核价单及报价后应在核价报价记录表上做好登记，并催促设计员立即核实成本。对于定单数量较大，外商所能接收价格低于总经理核实价格，业务人员应先上报部门经理并报总经理同意后实施。对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险或需要进行法定检验等事项，业务人员应事先联络相关中介机构进行确定相关费用，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。

二、样品安排1、对于外商寄样要求，标准上对方负担2~3倍产品单价及邮寄费。在收到正式订单后，能够返还多收样品费用。特殊情况，如关系比很好老用户，我方能够免收样品费（视样品数量和金额而定），但标准上运费仍需用户负担（视金额而定），报部门经理（主管）同意后实施。费用较大，需报总经理同意后实施。对于外商需要打样，业务人员应和生产部门协调，确保样品质量及规格符合要求；外商对于产品有包装或唛头要求，正式包装或印刷前需经外商确定。样品包装前员工需亲自检验，拍照和做好相关产品统计并通知包装人员相关包装要求，样品未经检验不得安排包装和快递。如需要设计部对样品进行产品资料留底，应在包装前通知设计部人员对样品进行样品资料搜集和留底。员工要跟踪样品生产进度，确保样品交货日期符适用户要求，如碰到较多样品在生产，则需依据用户关键性安排好样品生产次序，并向不能按时交样用户解释原因，特殊情况需要生产车间配合，应申报部门经理并和生产部经理沟通协调处理。员工下样品单及邮寄出样品后需在样品记录表上做好登记。三、签署协议1、员工跟用户约定好付款条件，产品具体规格要求及包装要求等后方可做PI给用户，确保产品单价包含用户要求各项产品要求，如用户订单需要拼箱，需要通知用户接收USD150~200拼箱费用。2、交货日期：在发给用户PI之前一定要跟生产部协商好本企业可接收交货日期并通知用户，待用户确定并收到用户回签PI后或确定邮件后制作生产确定单，在部门经理签字后发给工厂相关人员，以供相关部门提前做生产计划及备料，收单人员需在文件去向表上签字以确定收到文件。3、付款方法上，标准上考虑前TT全部或部分作为定金，剩下见提单COPY件付款，如新用户或部分小国家和不发达国家用户，标准上要求收到余款再安排发货和船运。用户要求付款条件为信用证，需申报部门经理（主管）同意，标准上只接收即期信用证，且员工必需通知用户先将信用证初稿发给本企业检验确定后方可开出正本信用证，在收到用户信用证初稿后员工和单证员均需对信用证初稿进行审核，发觉本企业无法接收条款，应立即通知用户修改。4、假如是用户返单，返单时间假如超出6个月，需要对返单产品按目前原材料成本和工人工资情况重新核实正本，并结合目前汇率更新价格，在得到用户确定后方可做PI给用户。5、生产确定单做好后需在业务记录表上做好意向性订单登记，待正式下单后将订单统计移至正在生产订单项下，如订单金额或交货日期有更改，需将数据更正。四、安排生产标准上，企业在收到外商定金及信用证正本后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。需要提前生产或备料，需向部门经理及总经理汇报同意后方可实施。在收到订金或正本信用证后，员工需立即做好协议和生产指令单，经部门经理签字后组织企业生产部，采购部和设计部相关人员召开协议评审会议，员工应通知设计科同事将全部产品图纸准备好，以备评审会上评审之用。员工应在会议上说清用户各项要求及交货日期.生产指令单下发后应在文件去向表上做好签收登记。正式下单后，员工应将协议和生产指令单复制至业务协议资料文件夹下面，并将协议复印件交予财务部门并在文件去向表上做好签收统计。协议评审会议后员工应立即将产品图纸复印并发放给生产部和采购部，并在图纸领用记录表上做好签收统计，在订单完成生产后催促领用部门归还图纸并做好签收统计。员工应该在下单后最短时间内跟用户确定好包装和纸箱唛头及印刷品要求，最迟应出货日前15天内将包装指示书和唛头指示书和印刷品清单做好，经部门经理签字后下发到相关部门，如分批交货订单则需要在第一批货交货前15天跟用户确定好各项要求。全部文件下发后需在文件统计表上做好签收登记。在订单生产阶段，业务人员应多到生产车间了解订单生产进度，并对产品生产进行抽检，确保产品规格、质量、包装、生产进度等符适用户要求，如发觉问题应立即和相关部门协调处理，并上报部门经理，如不能协商处理或处理措施会给企业造成直接损失，应上报总经了处理。如有用户需提前交货，应第一时间跟生产部沟通并上报部门经理，需本企业确定方可确定给用户。员工在订单包装阶段应对产品做好拍照留底，将产品试装，包装过程，唛头和标贴等全部拍好照片并具体统计保留到电脑上。验货及出货安排无验货要求订单：员工应在订单工厂出货前10天将出货清单做好，经部门经理签字后下发给相关部门。有验货要求订单：应在出货前10天向用户提交验货申请，在确定验货日期后应立即通知生产部门和质检部相关人员，验货日期必需要先跟生产部确定后方可提交申请。员工应在验货日前2天做好验货接送单给行政部及其它相关部门人员。员工需了解用户验货员是直属用户企业还是第三方验货企业，并通知部门经理。验货后员工应在验货员未将验货汇报发出去之前将验货情况上报部门经理及生产部门，如有问题，应立即跟验货员协商处理，方便影响订单出货。验货结果需第一时间通知企业仓管及货运部门，方便安排运输。出货清单上需明确注明是工厂装柜还是运输到上海装柜，并在发给相关部门时给提醒。在多种节假日尤其是国庆节，圣诞节及春节，员工应安排好尽可能避免在这些节假日前后大量出货，方便货运部门安排车辆和降低运费费用。还应结合本企业及上海仓库实际情况，合理安排出货，尽可能避免货运车辆抵达上海仓库无法卸货情况。本企业仓库将货物装车后，单证员需按仓库流转单制作卸货清单，卸货清单上需具体写明产品数量、箱数、体积、进仓编号、司机车牌号、司机联络方法及仓库地址和联络人，制作好后将卸货清单发给仓储部门转交给司机。单证员需将卸货清单留底并在出货统计表上做好统计。如有延迟交货，需跟用户确定好后再安排出货，尤其是信用证付款条件，标准上应要求用户修改信用证，待收到修改信用证后再安排发货，老用户或大用户也应收到用户确定邮件后方可安排发货。员工应在出货清单做好后将复印件交财务一份，并在电脑上复制一份到业务协议资料文件夹下面，全部签收人员必需在文件去向表上做好签收登记。订舱订舱时间安排1.1对于FOB货，员工需提前10天将托办单等全套单据制作好，经部门经理签字后交单证员安排订舱。员工应在开船前联络本企业代理及用户指定货代，将船运询价表做好并交部门经理签字。1.2对于C&F、CIF价格条款，业务人员应在发货前15天向货代问询海运费，员工应向多家货代企业询价，以取得最优运价，确定航线和运价后将船运询价表填好，随其它全套单据交部门经理签字后再将转交单证部正式订舱。2、员工应在托办单上具体写明出货日期，预订船期，货代企业名称和联络方法，CONSIGNEE,NOTTIFY，目标港和单证要求，信用证成交方法需填写信用证号。3、单证员在收到员工托办单后于一天内将托书发给货代订舱，并将全套单据做好交部门经理签字。单证员需在货物报关前将商检做好，其它单据需在开船日前全部做好。4、单证员应按托办单上用户要求具体认真做好全部单据，确保单据无误。信用证付款条件，应确保全部单据符合信用证要求，尽可能避免不符点，如确有不符点产生，应立即通知员工，方便员工跟用户沟通。5、员工应熟悉全部已托办订单订舱和发货情况，确保在截港前一天货物已经装柜或运输到对应仓库。6、单证员应在开船后催促代理立即签出提单或其它单据，尤其是航期较短，应在通知部门经理后安排电放提单或直接由上海代理直接寄单，确保用户在货柜到港之前收到全套清关单据。7、标准上本企业只接收船东提单（MBL）,不接收货代提单（HBL）或FCR.8、标准上提单上SHIPPER只可为本企业，如用户要求为其它企业，需上报部门经理，通常只接收收到货款方可显示其它企业。9、如有托盘熏蒸要求，员工应在出货日前10天通知生产部安排运输托盘原料到熏蒸企业熏蒸。单证员要登记好企业送至南昌托盘数量和日期，并做好每个协议所用托盘数量和日期。八、收款结汇1、1.1收汇方法为前T/T，在收到提单后立即发全套单据COPY件给用户，通知用户付款，在收到尾款后方可寄单。有些新用户，小用户和不发达国家用户则需收到余款后再安排订舱。1.2收汇方法为后T/T，应在到款日前一个星期提醒用户付款，方便立即收汇。1.3信用证付款方法，业务人员和单证员必需细心操作，做到单证一致性，按时交单。2、员工必需确保结汇差额为正常范围，结汇差额非正常，员工需提供书面汇报。3、全部收汇后，单证员应对相关核销单据进行跟踪，确保本企业财务部门立即到外管局、税务局办理核销、退税。4、每次外汇到账时，单证员需将外汇付款金额，实际到账金额，协议号，到账日期列一张清单交部门经理，如发觉有外汇差额在非正常范围，要立即通知员工查明原因。用户来访员工应在用户通知来访时通知部门经理及总经理，方便安排行程。员工需和用户联