道路清障救援作业服务项目档案管理

第一节档案管理工作计划 1一、做好档案管理工作 2二、健全档案管理制度 3三、实现管理现代化 3四、提高档案质量管理 4第二节档案的建立 5一、档案整理程序 5二、档案保存规定 6三、档案统计工作 8四、档案利用规定 8五、档案移交工作 10六、档案的鉴定和销毁 11七、档案的保密与安全 12第三节档案管理要点 14一、管理体制 14二、管理流程 17三、管理细则 19四、管理重点 23第一节档案管理工作计划随着我国社会经济的不断发展，档案工作越来越重要。档案工作是在各项工作中形成的，具有保存考究价值的资料，是对工作的记录及考察的凭证。档案为经济建设服务，这是毋庸置疑的。不能狭隘地与获得多少经济效益划等号。档案的保存和管理目的不是为了谋求利益，而是为了方便、造福于人类，效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。每个从事档案管理工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。一、做好档案管理工作档案利用是档案管理最为基本的工作，档案利用对于整个社会的发展是不可或缺的，是社会的信启。首先，要对档案进行收集、整理、鉴定和保管的工作，然后对档案的管理系统进行操作、检索和维护，使得档案利用工作的需求得以满足；其次，重视档案的保管，可以做到在档案被需要的时候可以提供出来；最后，要对重要的档案进行复印或者微缩，可以成为档案原件的替代品，避免原件被损坏。档案的管理不仅仅停留在管理好的层面上，还要与时俱进，顺应社会的发展，找出合适的方式方法，在此基础上对档案利用的水平进行提高，充分地发挥档案自身的作用和社会价值。由于档案室在公司中是比较独立的一个部门，档案管理方法的一直比较传统，使得我们在工作中的视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的转变，需要大力倡导开拓创新精神，推进档案工作创新的氛围。总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路做好档案管理工作。二、健全档案管理制度不断把关，努力把好档案材料的收集关。要结合公司自身的管理体制、协调各部门，做好档案收集工作的基础工作。积极主动、全面、保量、保质、保密。档案管理人员在收集工作中，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常保持联系，对于收集工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止和减少档案材料的流失。这样不仅对档案的收集范围扩大了，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的质量。三、实现管理现代化档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有在档案管理上下功夫，才能有效地解决新形势下出现的新问题。（一）加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感，要有良好的职业道德，要有扎实的档案知识、要有办事细心的工作态度以及先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要不断地拓宽知识层面，不断地提高综合素质，才能跟得上现在的档案管理工作。（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，更是档案管理发展的最终方向。因此，档案管理工作者要根据自己公司的情况结合岗位工作的特点，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重知识、信息技术的学习和掌握。（三）档案管理工作对现代公司制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作就必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务领导、服务项目使档案管理工作更好地为企业发展服务。（四）档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，创新是在基本功扎实的基础上开辟的道路。档案管理工作者要熟悉自己所管理的档案，把熟悉“家底”当作天职。按照国家有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。四、提高档案质量管理如何提高档案全面质量管理就是公司领导和档案工作人员参加，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。（一）全体人员参加。要求档案形成过程中的所有人员，公司领导、如各组（室）的领导、活动负责人、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性、才能保证档案的高质量。（二）树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高认识，转变观念，高度重视本公司档案管理工作，用较高的工作质量来促进档案质量。（三）档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人员的意识，促进档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。只有好的工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。第二节档案的建立一、档案整理程序1.根据以上档案的分类建立卷宗，即五级档案管理文件，编写卷宗目录；2.立卷后的案卷应按档案的要求套上硬纸封面或装盒；3.所有信息在归档保存前确定档案的保存期限、密级以及档案编号，每一卷宗的档案要编写卷内目录。（1）卷内目录表（存放于每卷档案之间）：序号文号责任者题名日期页号备注按文件的排列顺序，每份文件编一个序号文件本身的文号每份文件的题名（即文件标题）每份文件正式生效日期每份文件的实际页次在确定档案的保存期限、密级及档案编号后，将按次序写于一小纸条上，并贴在档案文件的右上角。（2）档案的保存期限、密级及编号的填写方式：保存期限（填写一年、五年或永久）密级（填写一般、秘密、机密、绝密）编号二、档案保存规定（一）总体规定1.档案用地应做到办公、阅览、库房三分开；2.存放档案必须用专用柜架，在排列上架时，必须按照类别和保存次序，自左而右，自上而下的排列，以便于管理和查找；3.底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应及时归档，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平方为宜；4.每年底进行一次档案的清理、核对和保管质量检查工作。对破损或变质的档案，要及时修补和复制；5.档案室严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火；6.档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理；7.对于照片、录音磁带、磁盘、光盘等特殊载体的档案设立专门案卷进行保存。（二）保存期限的规定1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存；2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；3.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保存期一律从长；4.保存期限由档案工作领导、档案员和有关业务管理人员共同确定；5.短期为一年，长期为五年，永久为五年以上（三）使用权限的规定1.密级分为一般、秘密、机密、绝密四个等级。2.一般为公司及下属管理处员工均可利用的档案，秘密为公司相关职能部门与下属管理处相关管理人员方可利用的档案，机密为公司相关职能部门领导与下属管理处相关管理领导方可利用的档案，绝密为公司副总、相关职能部门领导及下属管理处主任以上级别的人员方可利用的档案。3.使用权限由档案工作领导、档案员和有关业务管理人员共同确定。三、档案统计工作1.档案的统计工作，必须严格执行本公司档案管理和统计的有关规定。2.档案管理员负责档案管理基本情况的统计，每年一次。3.统计种类分档案的数量、档案提供利用次数、档案利用效果、档案管理人员情况、档案设备和经费方面的统计。4.档案管理员平时应认真做好档案的收进、移出、整理、鉴定、保存、利用等日常原始数据的记录和积累，根据数量性、广泛性和工具性的档案，建立科学的报表统计。5.档案的统计工作要全面准确，保持连续性、不间断，注重做好档案的统计分析，报送领导和有关部门参考、决策，以提高公司档案管理水平。四、档案利用规定档案的利用必须有严格的借阅、查阅程序方可使用档案，以防档案资料的丢失、损坏或机密材料的泄密，档案的利用规定如下：1.管理处员工都应重视保护档案并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。2.文书档案只阅不借；科技档案借出后一周内归还；书籍15日内归还，如需长期使用者，必须在归还后办理续借手续。爱护档案，不得丢失、损坏。所谓档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案只在档案室查阅，保密档案不供查阅。在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。3.电子档案库的利用必须通过公司互联网信息中心的电子权限认证，并在公司互联网中心上办理相应的利用手续及程序方可进入电子档案库并查阅相应权限的电子档案资料。互联网信息中心管理员每天对当天的登录情况及电子档案的查阅情况进行统计，如有档案机密资料从电子档案库泄露，找出查阅人，并追究其相关责任。4.借出和归还非电子版档案资料时，应办理清点、签名登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5.档案资料如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。6.调离管理处人员必须清理移交、归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。7.外单位人员查阅本管理处档案须持所在单位介绍信和本人证件，经管理处档案主管领导批准，办理有关查阅手续后在档案室内阅读。8.非管理处财务人员查阅财务档案须经财务部门主管并经管理处主任批准。管理处财务人员因工作需查借阅的须经财务部门主管批准。（1）档案借阅表借阅时间归还时间借阅档案标题归还档案标题借阅人归还人档案管理员确认签字备注（2）档案查阅审批表查阅时间查阅档案标题档案密级备注查阅目的申请人领导签字五、档案移交工作公司下属管理处应定期将公司所需的档案资料及档案情况说明移交至公司档案库，以便公司了解下属管理处各方面的切实情况及储存具有查考价值的档案资料。下属管理处应将能切实反映管理处各方面管理工作情况的档案资料和有相当查考价值的档案资料，按照职能的划分，将档案信息移交至相关的职能部门，并办理相关移交手续。另一面，当公司或下属管理处档案员调离或离职时，档案员应提前做好档案的整理和交接的各项手续，妥善移交档案及相关资料。六、档案的鉴定和销毁1.凡是归入档案库并且已超过了原定的保管期限的档案，由档案员提出鉴定销毁申请报告和鉴定计划。2.档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导、档案员和有关业务管理人员组成。在鉴定到某一部门的档案时，须邀请该部门派员参加。日常的档案鉴定工作由档案员负责。3.档案销毁的程序（1）鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报档案主管领导审批。销毁清单及报告由档案室保存。（2）档案销毁时，应请保密保卫部门协同实地销毁，同时，由鉴定小组成员二人以上监销，可送指定的造纸厂打成纸浆或自行焚烧等，并在销毁清册上签名。（3）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的将根据国家和管理处有关规定进行处理。（4）做好详细的销毁记录，注明销毁日期，并由监销人签名盖章后，装订成册归入档案保存。（5）档案销毁后，档案中心应及时调整柜架，整理案卷目录，在原目录上注销，说明鉴定销毁的时间。档案销毁清单序号档案编号档案标题页数所属部门归档日期保管日期销毁时间备注审批人：审核人：制表人：监销人：七、档案的保密与安全（一）档案的保密1.档案管理人员核查、借阅者必须认真学习和自觉遵守保密的规定，正确处理保密与利用的关系。2.档案的保密材料根据内容分为国家和企业保密两类，企业的档案保密按照实际情况的需求分密级为绝密、机密、秘密和一般四个级别。3.案卷应根据内容及价值正确地划分保密类别、保存期限。并定期对各类档案进行密级审查，凡保密档案已失去保密作用的，有关部门应及时通知档案中心解密，以便更好利用。4.保密档案利用的审批要求。（1）凡查阅保密的重要的案卷由公司相关领导审批。（2）凡查阅跨部门的保密案卷，应由被查阅案卷部门的负责人（经理）或总经理审批。（3）凡查本部门的一般档案，只要与本职工作有关，通常不需审批，但要向档案管理人员说明情况，并进行查阅登记。（4）凡外单位前来查阅档案凭介绍信，经总经理审批后方可查阅。（5）档案卷宗应保持完整安全，不准损坏和拆案卷。如确需拆卷使用应征得档案管理员或相关领导同意。如需复印保密的重复材料，应由相关领导或总经理同意，并注明翻印（复印）件数及处理办法（文件用途及去处）。（6）严格执行公司档案保密规定，凡属公司重要的会议记录、经济数据、人事材料等均属档案保密范围，不准口谈言传，随意外流，谨防泄密。（7）档案室和有关各部室存放档案案卷、文件资料的橱、柜箱，均应加锁，钥匙由专兼职档案管理员及指定有关人员专管。（8）凡发现档案材料遗失或失窃，应及时报告，不得贻误时间，避免造成泄密后果。（9）凡违反公司档案保密规定，保密档案材料泄密、遗失、造成不良影响和损失等后果的，应视情节按照有关规定给予必要的处罚。（二）档案的安全1.防火（1）档案中心严禁烟火，严禁危险品进入，并应配备相应的防火、灭火器材。如工作需要确需动火应采取相应的措施。（2）使用电熨斗等电器时应注意安全，下班后必须切断电源。2.防盗（1）档案重地，非因工作需要人员不得随便进入档案中心，更不允许进入库房，违者档案管理员有权劝其离去。（2）档案中心工作人员在离开档案室时，必须锁好库房和办公室的门，钥匙严禁外借，未经办公室主任同意不得增配，遗失钥匙应及时报告。（3）档案中心应配备和使用防盗器具。在档案管理过程中引入信息技术，把档案管理电子化是优化人员档案管理的有效手段。计算机网络技术的应用有助于我们有计划、有步骤地做到整个公司档案信息资源共享，同时也要充分利用其他信息为档案事业服务。在实际的操作过程中，档案管理员应在档案归档后，立即在公司联网中心的电子档案库中进行电子版档案的处理程序，即档案资料的电子化、归入电子档案库及档案保存的电子化。电子版档案的管理与非电子版档案管理的程序基本一致的，是现代化计算机技术在档案管理之中的应用。它既能提高档案使用率，提高工作质量和工作效率。第三节档案管理要点一、管理体制（一）档案的来源要做好档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，档案管理有以下基本要求必须做到：1.及时记录、数据准确、资料翔实；不错不漏、账实相符；妥善保管、查询方便。2.保证档案的完整、准确、新鲜、安全。完整是对档案的整体性的要求；准确是指档案内容与实际情况吻合，即原始的记录；新鲜是指档案所反映的信息必须是动态变化的，是最新的客观、真实的记录；安全既包含使档案内容保密，也包括在保管上的安全、妥善。3.做到“三清”，即情况清、服务对象资料清和服务状况清。档案是指公司在管理的全部活动中所形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。档案的形式是多样的。从载体上看，有纸张、磁带、胶卷等；从记录方法看，有手写、复印、摄影、录像等；从表达方式上看，有文字、图像、声音等；从内容上看，有服务对象档案、服务档案等；从形式与内容的结合方式看，有图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等。4.工作记录的规定（1）公司所有员工都要做好工作日志，且当日事当日记；（2）各项具体的工作按IS09001：2000体系做好相关表格的记录；（3）所有记录必须客观、真实、及时、全面；（4）各项记录应有记录时间、记录内容及记录人；（5）各项会议要有记录，由公司或管理处行政人员负责。（二）档案管理办法1.档案实行集中管理分类保管的办法（1）整个档案工作由行政部下属信息中心统一归口管理，同时负责对各部门、各管理处及行政挂靠单位的档案工作进行指导、监督、检查和考评。（2）档案分行政、员工、质量检查、项目、设备设施、财务、环境事务、安保。（3）限于服务地点面积等原因，人力资源部负责员工档案管理，其余档案由信息中心统一负责管理。（4）单独购买的超过2000元的设备，其档案直接归信息中心管理；与工程项目配套的设备，由项目归口部门随项目档案一起整理归档。引进设备应随翻译件一同归档。2.档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。3.各部门、管理处必须有一名兼职信息管理员，负责该部门、管理处的档案工作，对该部门、管理处所有档案管理工作，使公司档案管理形成有机的网络。4.档案实行部门预立卷制。二、管理流程（一）立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。（二）借阅管理1.本单位人员借阅档案：由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。（三）收集整理1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工（四）鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。三、管理细则1.档案资料的归档范围：（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等。（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。（3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。（4）公司领导的批示、指示等。（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。（6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。（7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报。（8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。（9）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。（10）本公司发布的各类广告、宣传材料；（11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；（13）财务档案资料；（14）各种实物档案；（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。2.档案资料的归档要求：（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。（2）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。（3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。（4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储信息的备份工作。（5）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。3.档案资料的归档时间：（1）即时归档：下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：1）公司规定的密级文件。2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。3）合同、协议书等正本及过程资料。4）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。5）其他认为需要即时归档的资料。（2）定期归档：1）部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部。2）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；（3）电子声像档案的归档：1）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。2）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。3）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。4.归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修三年5.档案交接：（1）部门内档案交接：部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收