《政务服务事项电子文件归档规范GT+42727-2023》详细解读

《政务服务事项电子文件归档规范GB/T42727-2023》详细解读CATALOGUE目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4总体原则和要求5归档功能要求6归档流程CATALOGUE目录7归档信息包的内容、结构和命名规则8元数据要求9存储格式要求10数据交换要求附录A(资料性)归档材料目录附录B(资料性)归档信息包的一般结构示例附录C(资料性)归档信息包的嵌套结构示例CATALOGUE目录附录D(资料性)攻务服务事项丁文件元数据映射表附录E(资料性)元数据描述格式示例参考文献011范围01021.1适用对象涵盖政务服务事项办理过程中形成的各类电子文件，包括但不限于文书类、证照类、审批类等。本规范适用于各级政务服务机构在履行职责过程中产生的电子文件归档工作。1.2应用领域适用于政务服务机构内部电子文件归档管理。可为其他机构或部门提供电子文件归档参考。引用国家相关法规、政策文件，确保电子文件归档的合法性和规范性。借鉴国内外相关标准和最佳实践，提升电子文件归档的科学性和有效性。1.3规范性引用文件022规范性引用文件国家政策法规《中华人民共和国档案法》该法规规定了档案管理的基本原则和制度，为政务服务事项电子文件的归档提供了法律依据。《中华人民共和国电子签名法》此法确立了电子签名的法律效力，保证了电子文件在归档过程中的真实性和可靠性。《电子文件归档与电子档案管理规范》该规范详细阐述了电子文件归档的流程、方法和要求，是政务服务事项电子文件归档的重要参考。《数字档案室建设指南》该指南为数字档案室的建设提供了指导，包括电子文件归档系统在内的各项基础设施建设和管理要求。行业标准与规范《电子文件元数据标准》该标准定义了电子文件的元数据元素和结构，为电子文件归档时的信息描述提供了统一规范。《电子文件存储与交换格式标准》此标准规定了电子文件的存储格式和交换方式，确保了电子文件在归档过程中的可读性和通用性。相关技术标准033术语和定义政务服务事项是指各级人民政府及有关部门根据法律法规，为社会团体、企事业单位和个人提供的许可、确认、裁决、奖励、处罚等行政服务事项。这些事项包括行政权力事项和公共服务事项，是行政机关实施行政管理、提供公共服务的基础和依据。3.1政务服务事项3.2电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。与纸质文件相比，电子文件具有存储空间小、传输速度快、可多人共享、便于检索和开发利用等优点。归档是指将办理完毕且有保存价值的文件经系统整理后交档案室或档案馆保存的过程。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。对于电子文件而言，归档还包括将相应的元数据、电子签名、电子印章、电子证照、电子凭证、电子回单、版式文件及其相应软件说明等齐全、完整、准确地与电子文件一并归档。3.3归档电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相应的支持软件、参数和其他相关数据。与纸质档案相比，电子档案具有存储空间小、信息量大、便于检索和开发利用等优点，但同时也存在易损坏、易丢失、易被篡改等安全风险。因此，对电子档案的管理需要更加严格和规范。3.4电子档案044总体原则和要求遵循国家法律法规政务服务事项电子文件的归档工作应在国家法律法规的框架下进行，确保电子文件的合法性。遵循行业标准电子文件归档应符合国家档案局发布的相关行业标准，如《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》等。4.1合法性原则政务服务事项产生的各类电子文件均应归档，包括文本、图像、音频、视频等各种形式。除了电子文件本身，还应归档与电子文件相关联的元数据，确保电子文件的完整性和可追溯性。全面归档元数据齐全4.2完整性原则归档的电子文件应能够被正常读取和识别，不因技术升级或设备更新而导致无法读取。可读性保障归档的电子文件应能够被检索、开发和利用，为政务服务提供数据支持。可利用性4.3可用性原则4.4安全性原则数据安全归档的电子文件应存储在安全的环境中，防止数据丢失、被篡改或泄露。访问控制对归档的电子文件应实施严格的访问控制，确保只有经过授权的人员才能访问。055归档功能要求归档系统应具备完善的安全机制，确保电子文件在归档过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。归档系统应具备可扩展性，以适应不断增长和变化的电子文件归档需求。归档系统应具备易用性，方便用户进行电子文件归档操作。5.1基本要求归档系统应支持灵活配置归档策略，包括归档范围、归档时间、归档方式等。归档系统应支持自定义元数据方案，以满足不同政务服务事项的归档需求。归档系统应支持对电子文件进行分类管理，方便后续检索和利用。5.2归档配置功能03归档系统应支持对电子文件进行命名和编号，以方便后续管理和检索。01归档系统应具备电子文件整理功能，包括文件排序、去重、合并等。02归档系统应支持对电子文件进行格式转换，以适应不同的归档存储格式要求。5.3整理组件功能归档系统应具备电子文件检测功能，对归档电子文件的真实性、完整性、可用性进行检测。归档系统应支持对检测不合格的电子文件进行修复或重新归档。归档系统应具备电子文件清点功能，确保归档电子文件的完整性。5.4清点检测功能归档系统应支持将电子文件及其元数据封装为归档信息包。归档系统应支持对归档信息包进行加密和压缩处理，以提高存储效率和安全性。归档系统应支持对归档信息包进行解封装操作，以方便后续利用。5.5归档信息包封装功能010203归档系统应具备数据交换功能，支持与其他政务信息系统进行电子文件交换。归档系统应支持多种数据交换格式和标准，以适应不同的数据交换需求。归档系统应确保在数据交换过程中电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。5.6数据交换功能归档系统应具备完善的统计功能，支持对归档电子文件的数量、类型、存储情况等进行统计分析。归档系统应具备审计功能，记录用户对归档电子文件的操作行为，方便后续追踪和溯源。归档系统应支持自定义统计和审计策略，以满足不同的管理需求。注意：此处的"统计利"应为"统计和审计"，可能是输入错误或笔误。5.7统计利和审计功能066归档流程明确哪些政务服务事项的电子文件需要归档以及各自的保管期限。确定归档范围与保管期限在电子文件形成后、正式归档前，进行预归档处理，包括文件收集、整理、清点等步骤。实施预归档将预归档后的电子文件及其元数据、相应数字化元数据等融合管理，形成归档信息包。形成归档信息包对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等方面的检测，合格后移交至档案部门。检测与移交6.1总体流程01020304明确收集范围根据归档范围与保管期限，确定需要收集的电子文件类型。实时收集在政务服务事项办理过程中实时收集产生的电子文件。定期收集定期对未实时收集的电子文件进行补充收集。完整性检查确保收集的电子文件齐全、完整，不缺失任何必要部分。6.2文件收集文件分类按照政务服务事项的类型对电子文件进行分类。文件排序按照时间顺序或其他逻辑顺序对电子文件进行排序。文件命名为电子文件命名，确保名称能准确反映文件内容。文件关联建立电子文件之间的关联关系，便于后续检索和利用。6.3整理文件数量统计统计各类电子文件的数量，确保与实际情况相符。文件完整性检查再次检查电子文件的完整性，确保无损坏、无病毒等。清单编制编制电子文件清单，记录文件名、文件类型、文件大小等信息。6.4清点将电子文件及其元数据、相应数字化元数据等融合管理，形成归档信息包。归档信息包组成为归档信息包命名，确保名称能准确反映其内容。归档信息包命名将归档信息包存储在可靠、安全的存储介质中。归档信息包存储6.5形成归档信息包验证信息内容包括归档信息包的完整性、真实性、可用性等方面的验证信息。验证信息生成方式采用加密算法等技术手段生成验证信息。验证信息存储将验证信息与归档信息包一同存储，确保验证信息的可追溯性。6.6生成验证信息03检测结果处理对检测中发现的问题进行及时处理，确保归档信息包的质量。01检测内容对归档信息包的真实性、完整性、可用性、安全性等方面进行检测。02检测方式采用自动化检测工具或人工检测方式进行检测。6.7归档检测数据交换格式采用标准的数据交换格式进行数据交换，确保数据的可读性和互操作性。数据交换方式通过在线交换或离线交换方式进行数据交换，确保数据的安全性和传输效率。数据交换记录记录数据交换的时间、地点、方式等信息，便于后续追溯和查询。6.8数据交换对接收到的归档信息包进行真实性、完整性、可用性等方面的检测。接收检测内容采用自动化检测工具或人工检测方式进行检测。接收检测方式对检测中发现的问题进行及时处理，确保接收到的归档信息包的质量。接收检测结果处理6.9接收检测6.10登记编目登记内容对接收到的归档信息包进行登记，记录文件名、文件类型、文件大小等信息。编目方式按照政务服务事项的类型或其他逻辑顺序对归档信息包进行编目。编目结果利用提供多种检索方式，便于用户快速找到所需的电子文件。入库前准备对归档信息包进行最后的检查，确保其符合入库要求。入库方式将归档信息包存储在可靠、安全的存储介质中，并备份保存。入库后管理定期对存储介质进行检查和维护，确保电子文件的长期保存和可利用性。6.11入库077归档信息包的内容、结构和命名规则7.1内容归档信息包是在政务服务事项办理过程中形成的，具有保存价值的电子文件及其相关信息的集合。归档信息包的定义包括电子文件本身、元数据、说明性文件、电子签名等。其中，电子文件是归档信息包的核心内容，元数据是描述电子文件背景、内容、结构及其管理过程的数据，说明性文件是对电子文件的形成、办理、归档等过程进行说明的文件，电子签名是用于确认电子文件真实性、完整性、可用性的重要手段。归档信息包的内容要素归档信息包采用层级结构，包括信息包层、子信息包层和文件层。信息包层是归档信息包的最高层次，包含一个或多个子信息包；子信息包层是归档信息包的中间层次，包含一个或多个文件；文件层是归档信息包的最低层次，包含电子文件及其相关信息。归档信息包的结构层次归档信息包应采用文件夹形式进行组织，文件夹名称应能反映电子文件的主题或形成时间等特征。文件夹内应包含电子文件、元数据文件、说明性文件等。归档信息包的存储结构7.2结构归档信息包的命名规则归档信息包应以“全宗号-分类号-年度-顺序号”或“全宗号-分类号-事项名称-顺序号”等方式进行命名。全宗号是指立档单位的唯一代码，分类号是指电子文件的分类代码，年度是指电子文件的形成年度，顺序号是指同类电子文件的流水号。电子文件的命名规则电子文件应以“文件名称-形成时间”或“文件名称-顺序号”等方式进行命名。文件名称应能反映电子文件的主要内容或主题，形成时间应精确到秒级，顺序号是指同类电子文件的流水号。7.3命名规则088元数据要求元数据是描述电子文件内容、结构、背景及其管理过程的数据。元数据库融合管理各门类传统载体档案目录数据、各门类电子文件元数据库、各门类电子档案管理相应元数据库、电子档案管理相应电子目录数据。元数据质量符合真实性、完整性、可用性、安全性等要求。8.1概述归档范围与保管期限表明确各门类电子文件归档与电子档案管理的责任部门、归档范围、归档时间、保管期限、归档方式、整理要求等。整理要求需明确电子文件及其元数据的整理规则，包括电子文件的组成要件、命名规则、格式转换与元数据封装等。归档配置信息包括归档范围与保管期限表和整理要求。8.2归档配置信息123办件基本信息包括电子文件内容信息和其他特征信息。电子文件内容信息包括标题、文号、责任者、日期、密级等，用于描述电子文件的基本属性。其他特征信息包括电子文件形成、办理、管理等的业务过程信息，如办理人、办理时间、办理结果等。8.3办件基本信息流转信息包括电子文件的接收时间、接收者、发送时间、发送者等信息。形成信息包括电子文件的创建时间、创建者、创建环境等信息。办理流程信息包括电子文件的形成、处理、流转、办理等信息。处理信息包括电子文件的修改时间、修改者、修改内容等信息。办理信息包括电子文件的办理过程、办理结果、办理意见等信息。8.4办理流程信息0103020405099存储格式要求03存储格式应具有可扩展性考虑到未来技术的发展和政务服务的需要，选择具有一定扩展性的格式。01存储格式应具有通用性选择被广泛接受和认可的标准格式，确保长期可读性和兼容性。02存储格式应具有稳定性选择技术成熟、发展稳定的格式，降低因技术更新导致的转换风险。9.1一般要求文本文件采用XML、PDF等通用文本格式进行存储，确保文字信息的完整性和可读性。采用JPEG、TIFF等标准图像格式进行存储，保证图像信息的清晰度和真实性。采用MP3、MP4等通用音视频格式进行存储，确保多媒体信息的顺畅播放。采用关系型数据库标准格式进行存储，如SQLServer、Oracle等数据库文件格式，确保数据的完整性和可查询性。在必要时，可采用ZIP、RAR等通用压缩格式对文件进行压缩存储，以节省存储空间并方便传输。但需注意，压缩过程不应损坏文件内容，且压缩率应适中。图像文件数据库文件压缩文件音频视频文件9.2具体要求1010数据交换要求数据交换格式应具有通用性，便于不同系统之间的数据交换与共享；数据交换过程中应保障数据的安全性和完整性，采取加密等措施防止数据泄露和被篡改；数据交换应遵循相关标准和规范，确保数据的准确性和一致性。10.1一般要求10.2数据交换格式推荐使用XML、JSON等通用数据交换格式进行数据交换；数据交换格式应明确数据的结构、字段名称、字段类型、字段长度等信息；对于复杂的数据结构，应采用嵌套、数组等方式进行表示。01数据交换协议应明确数据交换的流程、方式、时间等要求；02推荐使用HTTP、FTP等协议进行数据交换，同时应考虑数据传输的效率和稳定性；03对于实时性要求较高的数据交换，应采用消息队列等方式进行数据传输。10.3数据交换协议10.4数据交换接口01数据交换接口应清晰、简洁，易于理解和使用；02接口应采用标准化的方式进行定义，包括接口地址、请求方式、请求参数、响应参数等信息；接口应具备一定的容错和异常处理能力，确保数据交换的稳定性和可靠性。0311附录A(资料性)归档材料目录申请人基本信息包括申请人姓名、联系方式、身份证号码等必要信息。申请事项信息包括事项名称、事项类型、办理部门、办理结果等。申请材料清单详细列出申请人所提交的所有材料名称及份数。政务服务事项申请材料受理通知书证明政务服务事项已被正式受理的文件。办理进度记录记录政务服务事项办理过程中的各个环节和时间节点的文件。审查意见相关部门对政务服务事项进行审查后提出的意见或建议。政务服务事项办理过程文件办结通知书证明政务服务事项已经办理完成的文件。办理结果证明证明政务服务事项办理结果的文件，如许可证、执照等。归档清单详细列出所有归档材料的名称、份数及归档时间等信息的文件。政务服务事项办结文件12附录B(资料性)归档信息包的一般结构示例将政务服务事项办理过程中形成的电子文件及其元数据、电子档案管理相应元数据库融合管理后形成的信息包。确保电子文件的真实性、可靠性、完整性、可用性，为电子档案的长久保存和开发利用奠定基础。归档信息包概述归档信息包作用归档信息包定义归档信息包结构电子文件包括文本文件、图像文件、音频视频文件、数据库文件、图形文件、电子邮件、网页文件、社交媒体文件等。元数据描述电子文件形成、处理、归档全过程的信息，包括文件实体元数据、业务元数据、电子档案管理相应元数据库等。归档说明书对归档信息包的内容、结构、形成背景等进行的说明性文件。检索数据库用于检索和开发利用归档信息包内电子文件的数据库。编录数据库用于记录归档信息包内电子文件分类、编号、命名、存储位置等信息的数据库。归档信息包应包含政务服务事项办理过程中形成的全部电子文件及其元数据。完整性归档信息包内的电子文件应保持原貌，不得进行任何修改或删除。真实性归档信息包应易于检索、开发和利用，满足电子档案长期保存和开发利用的需求。可用性归档信息包应采取加密、签名等措施，确保电子档案的安全性和保密性。安全性归档信息包要求13附录C(资料性)归档信息包的嵌套结构示例将一组相互关联的电子文件及其元数据、说明信息等打包形成的集合。归档信息包定义确保电子文件的完整性、真实性和长期可读性。归档信息包作用归档信息包概述归档信息包组成包括电子文件、元数据、说明信息、目录信息等。归档信息包格式通常采用ZIP、TAR等压缩格式进行打包。归档信息包结构归档信息包嵌套结构嵌套结构定义指归档信息包内部可以包含多个子归档信息包，形成多级嵌套结构。嵌套结构作用便于对复杂、大型的电子文件进行分类管理和长期保存。某项目建设过程中产生的电子文件归档信息包，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件等多个子归档信息包。某单位年度工作报告的电子文件归档信息包，包括工作报告正文、附件材料、审批过程记录等多个子归档信息包。示例一示例二归档信息包示例14附录D(资料性)攻务服务事项丁文件元数据映射表文件标识唯一标识电子文件的编号或名称。形成时间电子文件的形成时间，一般为政务服务事项的办理时间。形成者电子文件的形成者或责任者，如政务服务事项的办理部门。办理过程信息记录政务服务事项的办理过程，如受理、审查、决定等环节的信息。元数据元素将电子文件的编号或名称映射到元数据库中的相应字段。文件标识映射形成者映射形成时间映射办理过程信息映射将电子文件的形成者或责任者映射到元数据库中的相应字段，确保形成者的真实性和可追溯性。