综合项目部费用及报销管理新规制度

XXXXX运行项目部费用及报销管理制度 批准：审核：编写：09月01日颁布实施一、编制目标为规范运行项目部资金管理、费用管理、报销管理，确保资金安全，控制费用合理支出，理顺费用报销步骤；依据XXXXX相关要求结合项目部实际情况，特制订本制度。二、适用范围本制度适适用于XXXXX运行项目部资金管理、费用管理、报销管理。三、资金管理制度3.1项目部使用资金采取备用金制度。3.2运行项目部备用金按月度申请，月度备用金额度标准上不超出5万元，具体各项目月度备用金额度由企业计划经营部依据项目实际确定，遇特殊情况可单独申请。3.3.运行项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》，报企业计划经营部审核，经分管副总经理审核总经理同意后由财务付款；《备用金申请单》作为财务留存项目借款依据。3.4运行项目备用金欠款由项目部月度报销费用冲抵，项目部对已发生费用应立即汇总报销；对月度报销不能冲抵部分作为项目欠款累计，累计欠款达15万元时企业将停止向项目提供备用金。3.5运行项目部资金管理由项目副经理负责，项目副经理开设专用项目资金账户。项目标备用金由企业财务打入项目部专用资金账户。3.6项目部计划员兼任项目出纳，必需建立《现金日志帐》，每笔收支款必需立即登记，必需查对现金帐面余额及库存余额，确保帐款相符。四、借款管理制度4.1项目部应严格控制借支现金，因公事务需借款应先填写《借款单》，经项目经理同意后方可支付。4.2项目借支现金，单笔上限额度不得超出1万元。个人累计未还欠款总额不得超出3万元。4.3项目部现金借款偿还，可采取现金还账方法，亦可采取报销冲抵方法，对报销不能冲抵应采取现金方法补齐。4.4单笔借款单冲抵或还款日期最长不得超出3个月，超出3个月仍不能偿还在薪资中扣还。4.5标准上不许可私人借支现金，特殊情况，必需制订还款计划，严格按还款计划还款，经项目经理同意后方可借款，逾期还款每个月从薪金中扣款。4.6项目应做好借款记账工作，每个月由计划员统计汇总项目部借款及欠账情况，立即清欠。五、付款管理制度5.1运行项目部付款分现场付款和申请企业付款两种方法。5.2申请企业付款：5.2.1申请企业付款需填报《付款申请单》，每个月25日前集中邮寄至企业，经分管副总经理审核，总经理同意后由财务直接付款至指定账户。5.2.2申请企业付款费用项目以下：原材料付款房租付款经过签署协议采购或能单独开具增值税发票备品备件付款钢球、润滑油、油漆等经过签署协议采购或能够单独开具增值税发票消耗性材料付款外委工程付款固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票其它物品付款。5.2.3原材料申请企业付款按月度申请，同时随单提供发票、月度进料清单（按天统计），月度进料清单需项目经理签字。5.2.4其它申请企业付款应随单提供发票、协议或复印件、入库单等。带协议付款应注明付款百分比。预付款、未开发票在发票栏应注明“待开”。5.3项目部现场付款：5.3.1项目部现场采购不含有申请企业付款货款由项目部采购员负责付款。5.3.2项目部招待费付款通常由经办人先行垫付，然后报销；较大数额招待费也可先行办理借款然后结付报销。5.3.3项目部临时用工工人工资由项目部现场支付。5.3.4其它项目部零星付款由经办人先行垫付，然后报销。5.4项目部车辆油费由企业总部统一充卡付款。六、报销管理制度6.1基础要求：6.1.1项目部费用报销采取月度报销制，每个月25日前项目部将当月应报费用发票粘贴清楚邮寄至企业报销。6.1.2项目部费用报销应填写企业《费用报销单》，费用报销单应根据《报销费用分类标准》分类填写并分类贴报发票。开在同一张发票几类费用可按较高额度费用类别贴报，但统计必需按分类标准分开统计。6.1.3项目部费用发票粘贴由项目计划员负责，费用报销单需项目经理审核签字后方可邮寄回企业报销。6.1.4费用报销时间：以发票开具日期为依据，报销时不得超出发票开具日期60日。6.1.5项目部个人报销不需粘贴发票。个人费用报销需经项目经理审核并在发票上签字后至项目计划员处报销。6.1.6项目计划员对项目部个人报销费用应做好记账并保管好发票。6.1.7费用报销应尽可能取得正规发票，对于确实不能取得发票应开具正规收据；对于确实无发取得票据应出具费用具体说明，并经项目经理签字确定报企业审核。6.2差旅费报销6.2.1出差是指职员因工作需要，受企业派遣前往异地办理业务、开发市场，协调关系或处理企业事务，开会、学习等活动。6.2.2差旅费包含出差发生城际交通费、住宿费、出差地市内交通费等费用；职员定时回家路费；不包含外出接待用户、洽谈业务、联络关系所需招待费及购置礼品费用。6.2.3出差期间洗衣费、健身保健费及住宿房间内有价商品等，不予报销。6.2.4项目部项目经理以下人员出差由项目经理同意。6.2.5项目经理出差由企业总部同意。6.2.5交通费标准：项目级（职）别交通火车轮船飞机客车副总经理以上软卧/硬卧/高铁二等二等经济舱一般部门责任人/高工/项目经理硬卧/高铁二等三等无(特殊情况需申请)一般职员硬卧/高铁二等三等无(特殊情况需申请)一般备注：职员等级车程超出4个小时，火车方可乘坐“硬卧”席别。6.2.6住宿费标准：住宿费包含房费、地方政府收取保险等费用。以如家、汉庭为标准（应酬除外）。项目级（职）别住勤补助标准（元）县级及以下通常城市省会级城市直辖市特区城市副总经理以上≤300≤300≤400≤500部门责任人/高工/项目经理≤160≤200≤260≤360职员≤120≤150≤200≤2606.2.7无特殊情况，职员出差旅程严禁绕道中转，出差期间因工作需要或生病等原因需延长出差时间或改变差旅路线，应立即请示出差主管领导同意。未经许可私自延长出差时间或改变差旅路线，不予报销差旅费。6.2.8市内交通费指出差期间市内交通费，包含公共汽车、地铁、中巴、出租车等，和所以产生对应过桥、停车等费用。市内交通以公共交通为主。如需打出租车在报销出租车票后面上注明打车起点、终点及打车时间。6.2.9职员家距项目部所在地方圆200公里范围外职员，享受回家路费报销：专工以上人员（含专工）每隔2个月报销一次，专工以下人员每隔3个月报销一次。6.2.10职员回家路费仅报销正常交通费，期间发生出租车费用、食宿费用不予报销。6.2.11职员回家过程中不得绕道、绕程、恶意中转；不得已绕道、绕程在报销时应给予主动说明，并按正常行程应产生费用报销，超出部分自理。6.2.12职员回家乘用交通工具应按《交通费标准》乘坐，回家路费中如有超出标准交通费，职员应主动说明并按乘坐标准应发生费用给予报销，超出部分自理。6.3业务招待费报销6.3.1业务招待费是指在项目运行生产过程中需要对外进行招待类费用，具体项目见《报销费用分类标准》。6.3.2业务招待经办人员须填写《业务招待费申请单》提出申请，经项目经理同意后实施；如因时间原因招待前未能申请，在招待后3日内补办申请单。6.3.3无申请单招待费用项目计划员不予报销。6.4报销单填制及发票要求。6.4.1报销单填制要求6.4.1.1发票类单据按《报销费用分类标准》分类、分次、分页粘贴填制；全部报销单据张数和累计金额必需正确无误填写，粘贴要求整齐、美观。6.4.1.2费用报销单后按票据次序具体附上各单据明细（详见《费用报销明细表》），随附在费用报销单后一同邮寄至企业。6.4.1.3收据类单据尽可能用发票抵用报销，确实没有，按次序依次粘贴并在费用明细清单里具体说明（即费用报销明细表）。6.4.1.4单次出差任务差旅费集中一次报销，全部票据粘贴在一张《费用报销单》中；职员回家路费报销按月度集中粘贴报销。6.4.1.5职员出差期间发生订票费、行李托运费等费用可凭发票报销，订票费收据不能做为报销依据，订票时一定要取得正式发票。6.4.1.6全部报销内容填写完成后，需要核实总数，并将累计金额大小写填写完整，金额应顶格写，前面不能留有空隙，在包含金额地方不得涂改。6.4.2发票取得注意事项6.4.2.1费用报销时标准上要取得正规真实发票，票据完整、内容清楚，定额发票票面加盖发票专用章或财务专用章，机打发票必需写清发票抬头（XXXXX）且不能简写，对于虚假不完整发票企业有权退回个人或不予报销。6.4.2.2经办人在索取发票时如能索取增值税专用发票尽可能索要增值税专用发票。6.4.2.3在不能取得发票时尽可能取得收据（加盖单位章），全部购销、花费必需有票有据。在发票和收据全部没有情况下必需注明事情原由由经各级责任人审核签字确定后方可报销。6.4.2.3对于职员提供发票、车票不符合报销要求，超出报销标准且无合了解释，计划员有权拒绝接收票据。6.4.2.4需凭票报销项目，若报销单据丢失，除火车票，飞机票外，一律不报销；飞机票，火车票报销按实际金额50%给报销。6.4.2.5职员进行费用报销时应以诚信为标准，如从中弄虚作假，一经查出就按虚报金额2—5倍处罚；对于出具伪证职员及审核人偏护作假行为,按违纪人处罚金额50%处以罚款。七、解释权限该要求解释权属于企业计划经营部。八、同意实施该制度自颁布之日起生效、实施。

九、费用报销步骤项目计划员企业财务部专业提报人项目经理分管副总项目计划员企业财务部专业提报人项目经理分管副总开始开始提供发票；提供发票；招待费同时提供《业务招待费申请单》；物资采购同时提供《项目物资采购申请单》审核、审核、在发票上签字确定。发票发票统计、分类、贴票、填制《费用报销单》或《差旅费报销单》。审核填制审核填制好费用报销单据并签字确定。审核、同意审核、同意审核、审核、入账、冲抵项目备用金借款。附表：《备用金申请单》XXXXX运行项目备用金申请单项目：申请时间：年月日申请金额¥：大写收款账号申请说明申请人项目经理分管副总计划经营部总经理财务《借款单》借款单年月日项目名称借款人借款金额大写：小写：借款用途备注总经理：财务：工程部/计划经营部：部门责任人：《付款申请单》XXXXX付款申请单日期：申请人收款单位开户行账号协议编号付款金额人民币：人民币大写:付款百分比用途发票编号采购申请编号备注项目责任人工程部计划经营部财务总经理《业务招待费申请单》XXXXX运行项目部业务招待费申请经办人姓名部门时间年月日招待地点用户名单用户单位发生费用事由参与人员经理签字年月