企业管理文件：工程资料管理制度

企业管理文件：工程资料管理制度

工程资料管理制度

1目的

L1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准

确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投

资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益

提供更好的服务。

1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验

收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在

此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载

体。

2工程资料的归档范围

2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现

状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立

卷后归档。

2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和

保管期限表》的要求。

3工程文件材料的质量要求

3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续

完备（不能代签或打印）。

3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢

固度应符合规定的质量要求。

3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人

并加盖原件存放单位的公章。

3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设

计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4工程施工过程中的资料检查：

工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）

施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是

否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编

制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、

送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及

时补齐。

必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程

验收前；竣工验收前二个月。

5工程资料的接收：

5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、

图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接

收记录》和《收文登记表》。

5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程

文件，一律交资料员，并应登记。

5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问

题应及时通知寄发单位补发。

5.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分

类台账（簿式台帐和电子台帐）。

5.5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退

回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至

提交符合规定要求的归档资料。

5.6凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不

能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料

室对竣工资料签收合格后支付。

5.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建

设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技

术档案资料。

5.8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料

室，在取得资料室资料员接收资料的确认签字后，才能与公司

成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清

单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签

字，各自保存一份，以备存查。

5.9凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有

权不接收。

5.10凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。

6工程资料的发放

6.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图

纸、资料）由部门资料员统一办理。

6.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单

位、部门及份数。

6.3工程部分发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》，分发

的图纸资料至少预留一份，连同《图纸资料分发清单》原件存

档。

6.4为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资

料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，

剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记表》。

7设计变更、工程联系单管理规定

7.1设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程

联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。

7.2设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。

8工程资料的保管

8.1及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成

册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的

登记制度。

8.2归档的资料要完整、系统、准确。

8.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

8.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须

加锁。

8.5保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要

查明原因，及时处理。

9声像资料管理办法

9.1工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成

的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为

主，辅以文字说明的历史记录。

9.2公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工

程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。

9.3照片档案要求

9.3.1技术要求

9.3.1.1建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从

原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式

现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期整理成果。

9.3.1.2录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程

相符。

9.3.1.3应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联

系。

工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清

楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。

工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨

损、划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。

(1)照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污

染，被摄主体不能有明显失真变形现象。

(2)照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片

对应的元数据光盘和文字说明。照片文字说明包括拍摄照片的

事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

(3)数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机拍摄，图

像格式为JPEG格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补

等编辑处理(为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期

处理除外）。。手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照

片。

9.3.2编制要求

9.3.2.1分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分

类。

9.3.2.2排列：按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排

歹晨

9.3.2.3编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照

片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始

按顺序编号。

9.3.2.4入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组

成照片册。应使用国家规定的标准照片册。

9.3.2.5说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。

（1）单张照片说明的格式：每张照片要对应填写一张著录卡片，

采用横写格式，分段书写。其格式如下：

照片号（底片号）：即照片的编号

参见号：由档案保管单位填写

题名：简明概括、准确反映照片的基本内容

时间：用8位阿拉伯数字表示，如20111013

地点：工程所在地点

摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位

（2）每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写：

工程名称十（栋、标段）十部位（详细施工内容）

（3）组合照片说明的填写：

一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照

片总说明。

组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及

其他需要说明的事项。总说明中应指出所含照片的起止张号和

数量。组合照片一般不宜越册。

(4)照片册卷内目录

卷内目录排列在卷内文件首页之前。

(5)照片册脊背

卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。“题

名”栏填写业主和工程名称，“年度”填写移交时所属年份，

脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。

9.3.2.6装具：使用符合GB/T11821-1989/2000标准的6英寸

照片档案册。

照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机

打印。

9.4视频档案要求

9.4.1技术要求

9.4.1.1工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真

实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。专题片一般按整个项目

时间顺序制作。

(1)工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳

固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k(1920X1080像

素)以上。

（2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地

点、内容、人物、背景及拍摄者。

9.4.1.2建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷

内目录。

9.4.1.3录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视

频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还

须人工配音。字幕、图像画面要同步准确。视频短片或专题片

输出格式为高清格式，像素1920X1080,编码格式为

HDH.264MPEG-4AVCVIDE0或HDH264QUICKTIMEVIDE0,总比特率

不能低于30mbps,帧速率每秒25帧或50帧。

9.4.1.4需提交工程项目简介的Word文档，简明、系统、完整

介绍工程项目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重

要工序、主体结构、施工工艺、竣工后外观、周围环境、建

筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。

9.4.2编制要求

9.4.2.1目录著录。采集的视频素材电子文件格式应采用AVI格

式，刻录成数据光盘，在光盘标签面和光盘盒正面喷打标签，

标签内容包括：公司名称、工程名称、编制日期等。

9.4.2.2卷内目录。视频素材光盘应根据录制内容制作卷内目

录，将不同时段录制的内容逐段反映到卷内目录中。卷内目录

由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。

附表：工程等级划分（房建）

工程拍摄内容及数量归档内容备注

等级

拍摄工程全过程。照片及说明、照

房建：建筑面积

照片290张，录像素材片光盘；

210万nf

一级带拍摄时间2120分录像素材带、视

市政：工程造价

钟，并制作项目专题片频光盘；

21000万元

一部。专题片。

房建：10万行〉建

拍摄工程全过程。照片及说明、照

筑面积21万行

照片数量260张，录像片光盘；

二级市政：1000万元》

素材带拍摄时间260分录像素材带、视

工程造价N100万

钟。频光盘

元

重点拍摄竣工以后的工房建：建筑面积＜

程现状，每个单位工程照片及说明、照1万行

三级

拍摄不少于10张照片光盘市政：工程造价＜

片。100万元

10工程资利-借阅制度

10.1借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字同意

后方可借阅，借阅时要填写借阅登记表，归还时部门资料员要

对其检查之后方可归档。

10.2绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确

因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门

领导同意，剖门资料员只能按其范围、要求、内容提供利用。

10.3外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注

明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管

领导同意方能借阅。

10.4借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、

拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密，未经同意，

不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，如遇丢失，要

及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

10.5借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特

殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借

资料交回，进行清点、核对后重新借出。对长期借阅不归还，

又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部

门负责人负责人催还。

10.6凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退

休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否

则不能办理调离手续。

11工程资料的归档移交

11.1工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订

成册。

11.2工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归

档管理。

11.3工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管

理。

12本制度由公司工程部负责解释。

13附表

《建设工程文件归档范围和保管期限表》

《工程档案接收记录》

《发文登记表》

《收文登记表》

《工程档案借阅登记表》

《工程档案借阅申请表》

《图纸资料发放领用登记表》

附录A建设工程文件归档范围和保管期限表

保存单位和保管期限

序号日档文件建设就工漫升歌理城建旨

就位单位地位单位案性

工程准备阶段文件

一立项文件

1项目建议H永久V

2硬目建议书审批意见及前期工作通知书永久V

3可行性研究报告及附件灰久4

4可行性研究必告审批意见永久s/

5关干立项有关的会议纪要、冬导洲活永久7

6专家推议文件永久d

7隅性贯料及项目用估研究材料长期V

二隹设用堆、祇地.拆迁文件

1选址申请及选址嫂划意见通知我永久J

用地申请报号及县级以上人民政胸城乡

2永久4

建设用地枇准书

3拆迁安置意见、协议、方案等长期J

4建设用地城划许＜4证及其附件永久J

5划拨建设用地文件水久J

6国有土地使用证永久7

勘察、制蛉、设计文件

i工程地班勘察报告永久永久J

水文地质勘察报告、自然条件、地震调

2永久永久7

在

3建设用地打机逋知单（书）永久J

续附录A表

保存单位和保管期限

序号仃档攵忤住设MLSil监理城建科

单位单位单位单位案的

4地形测鼠和拔地测贵成果报告永久永久7

中报的规划没计条件和规划没计条件通

5永久氏期V

如书

6初步SHI阳纸和说明氏期氏期

7技术役计图纸和说明氏期氏期

8审定粳忖疔案通知H及甲皆意见长期长期

书关行政主管部门（人防、环保、消防.

金通.因林、市政,文物、通讯、保密、

(

9本久V

河湖、教育、白蚁防治'R生等）批也文

件或取得的有关协议

10«fc_L图及无说明长期长期

II设计计算B长期长期

政府由关都门对簿工图设计文件的审批

12水久艮期V

意见

四招投标文件

1勘索设计招投标文件艮期

2助赛设计承包合同长期长期J

3籁工招收标文件长期

4腌T.承包合同氏期长期V

5工程监牌招投标文件长期

f

6嘛理委托合同氏期氏期7

■

h开工.审批文件

1建谀现II列入年度计财的申报文件永久7

定设项目列A年度计划的批址文丹或年

2永久7

口度计划项目表

3规则甲M申报送及报送的文件和图氟水久

4建设工稗规划许可证及其附仲水久V

5建出工界开工申我哀永久

续附录A表

保存单位和保曾■期限

序号妇科文件建设施工设计监再城荏档

单位联位单位单位案情

6出或工程施工许可证水久V

投变许可证、甲计证明、索纳绿化建设

7长期

费等讦明

8工程成■览雷手,续K期J

六财务文杵

1工鞋投责估算材料短期

2工程设计机算材料短期

3施匚出陋算材舁短期

4舞工用片短期

七建设、旗亡、监理机构及值贵人

r程项目管理机恂（项u经理部）及m

1氏期V

责人名单

工程项目监理机构。页口监理部）及仇

2长期长期J

责人名单

工程用n施工管理林的（施工尊目於理

3长期长期V

部）及鱼货人幺眼

监理文件

1赛现规划

①监理规划长期短期V

殴理实施福则长期短期J

③监理部总控制计剧等Kffl将朋

2酸理月振中的有美质&间81长朗长期J

3监理会议纪蹙中的有关质出问也长期长期V

4进置柠制

①工程开工凌工审批&长期长期V

工程升r/复匚例停令长期长期7

5班・控制

<5"不合格项口通知长期长期y

续附求A表

保存0位和保管期SW

序号n«文件建设旅工设计匿理城建梢

单位单位单位单位案馆

②质量事故报告及处理思见长期长期J

6造价控制

①预付款报审与支付帕期

②月付款报审与支付舶期

③该计变更'带商费用报审与核认长期

©11程谈工决算审接意见书长期J

7分包责质

①分包单位资质材料艮期

②供货单位资质材爵长期

③成验等单位黄瞰材料长期

8监理通知

有关进度投制的监理遁知氏期长期

②有大质量控制的船理四知长期K刚

有美造价打制的KI汪通知长期K期

9合同与其他事项胃理

i工程延期报告及函批永久长期J

费用索册想笆及审批K期氏断

③合同争议.违妁报住及处理面见永久长期工，

④3国在更材料K期KIWJ

10监理工作0结

飞专电总结长期短期

②月报总结K期如期

③工程蝮T君结K璃长期

长叫

④质贵部价卓见报告7

1：文件

此筑安装T程

续附录A表

保存卡位和保管期限

序号m档文件建设施工设计数理城建档

小位单位单位单位案饿

(-)土建（建筑与绐构〉工程

1籁工技术准备文件

①僧工姐馍设计长期

②按本交底KJfl长期

③图慑会审记录长期长期长断J

④精工次年的珀制和审看短期短期

@施工日志短期短期

2罐工现场清名

①控制网收置贯料长期长期V

②工程定位测Q黄郭长期长期J

埼懵抨挖绕测量资料氏期长期V

④施工安全持临甑期短期

施工环保措施短期短期

3地刑处理记录

①地&针探记录和钎探平而布成阳水久长期y

②险粮汜承和培基处理记录永久氏期7

③班昌施，记录次久长期7

|：试植记录长期长期

4工狎图纸变更记录

①设计会议会审记录永久K期民期

②设计奕更记录永久K期氏刖

③T.程哈商记录永久K期氏期V

.匚材料预制构件质量证明.文件及复试

5

工验报告

砂、fi.盛、水泥、钢筋、防水材料、

①长期7

聃热保通、防腐材虱，界集料试验汇总袭

续附录A表

保存单位和保管期限

序号归档文件建设施L设计城建档

单位整位单位安怩

砂,石、丹、水泥，钢筋.防水材料、

②隔热保温,防腐材斛、轻案科出厂证明文长期7

件

静、石、K,水泥，例的、防水材料、

⑶长期V

轻鬃料、煤条、面育匿试试焦噂告

IW制构件（倒、混凝土）出尸含格证、

④长期V

试⑥记录

"⑤

_L程物质选择送审去短期

进场物质批次江总表短期

⑦工程物质进场报验表烟期

6«S_L试验记录

"①

土填（＞±.庆土）干密度试救报告长期J

②土安（素土.灰土》由实试出报告ttJWV

③砂浆归合比通知单长期

④砂浆（试块）抗IE强度抗验报告长期V

⑤泡观土配合比通知单氏期

/

⑥混旗土（lift）帆压强度试舲报告性期7

⑦混凝土抗海试验报告长期7

而品混凝土出厂合格证,重试报行长期

钢筋接头（寻按）试舲报告长期7

也防水工程求术检查记录itJW

楼地面、屋面坡度检衣记求性期

土堰.砂装、混海上、钢筋连接、混凝

©长朗J

土抗寿试验报告汇总表

7除敲工程检行记录

①落温和主体结构钢筋工程氏期长期■*

镯结构工程长朗长期i

③防水1:&长期长刖%/

续附录A表

仪1堂存和保竹期限

序号归档文件建改随工设计监理城建档

单位单位单位单位案馆

④由程控制性期艮期V

鹿匚记戏

①工程定位剂俄检股氾承永久长期V

②国检工程检育记承短期

冬施混凝七捏律加沼配录而期

@年搬混凝土养护*IS记录将期

闻道,垃圾道检直记用蚯期

⑥N肆就的记录长期4

结构吊装记录RM

现场施m应力记录性期J

⑨」.冷凌I.M#代朝长期J

<&新型建筑材科长期氏朝V

⑪傣工新技术长期长期7

9工辟质量事故效拜记录永久V

10工科质W衿的记录

①构转机成盘验收记录氏期长期民期

二分坳工程随■验敷记求长网长期长期

J

③基械、主体r超带收记录永久长跚长期7

嬴

④售端工程聆收记录永久1长期4

⑤分部（子分部）L科侦卡验收记录永久长期长期V

电气、给排水、消防.采腹.通风、空

（二）

四,熊飞世筑智能化、电怦r程

I一短网上记录

①施1：蛆织设计长期长期

②技术交电知期

③腌工日忐如期

续附加人表

保存单位和保铃胡限

序号打杓文件建设他工设计ffiW「快建档

单位单位单位单位家信

2图纸变更记录

<D图城会审水•久长期V

设计变更永久氏期V

③工程洽商永久长期V

3设珞、产品质咏检查、安装0设L

①设拔、产品项最合格UE、质疑保证持长期1J

被势装箱用.商检证明和说明格.JTffi1

■:长期

被告

设各安装记录氏期长期V

④设皆武运行记录校期V

⑤设备明细表K期J

4假检匕录施期

5随旗匚程检查记录氏期长期

6SS工试股id求

电气擅地电因,绝摩电阻、嫁介布线、

①艮期J

心战电视未湍等泅成记录

陈宇门控、监视、安装、粒喷、业堵等

②K期J

系烧倒E1己录

堂丽电设新安装、椅有.通电、满负荷

长期V

测述记或

给排水,消防.果曜，通风、空陷,燃

气等管道强度.产宙性.灌水、通水.吹长期J

冼.漏风.WEL,通球，阀门等注依记录

电气照明、动力,给推水、消防，采WL

⑤通风、空训、聪气2?系经测试.试运行记长期J

量

电梆接地电阻、维谨电阻测试记录*空

⑥演.半靴、隔就、箱载试运行记录；¥衡.长期J

运速、麋声调整试验报告

1

续附录A表

1保存单位和保管期限

序号归档文件建设施工设计tSJV城建岩

单位单位单位单位家馆

7面融事故处理记录永久长朝J

8工程质*检师记或

①检脸批质量验收记录长期长期长期

②分事工和质倭验收圮隶长期长期长期

⑶分那（子分都）工程质餐验收记录永久长期长期J

（三）在外工程

邕外安装（的水、陶水、污水、热力、

1燃气'电讯,电力、照明，电视.消防等）长期Q

事「文件

室外建双环境（建筑小dk水景、道路

2长期J

园林鼻化等）施工文件

—市政基础设施［程

（一）施工技术难备

1施工蛆织设计为期知期

2技术文底长期长期

3留级会审记录K3WR斯J

4城匚预算的增制和审杳叔期均期

（二）俺工现场潴备

1工程定位谢量费料长期K期q

2工程定位测趾度核记录长期氏期Q

3导城点、水准点赛IM组核记录长期长期J

4工程付级.定位触、离程窝收复核记或长期长期Q

5府工安全措施如期短期

6施工环保措施短期施期

（三）设计变更、沿商记录

1设计变更通知他长期艮期

2船间记录K期长朝7

续附录A/

保存单位和保管明限

序号H⑵文件建设施工世”监理地建档

单位单位单位单位案情

瞭材料、成修、半成品、构配件.设缶

（四）

出厂质*合格证及试脸损生

&.石、阴坎.水泥.钳筋（M）,H

灰-御后一除料.设就土外加刎、防水M

1长期

料、枯核材料、防腐保利材料,脚接村料7

等试蛉汇总表

砂'石、两块,水诧、钢筋（打）、石

灰、断方.涂料、混凝土外加制、劭水材

2n.粘接厨FL防腐保温物料、燃接材料长期q

1等成长哈特证停和出厂检g通报传及

现场报告

水泥,a灰、除煤灰混合料；浙占混合

3长期

H,商品混凝土等国安汇总表Q

水泥、否灰、精爆茨混介料；浙青混合

4抖、布圈混鬣士等出厂畲格证和代验报芯，K期4

现场复试掇告

混艇上假例构件,评材,管件、钢结构

3长期

构件等试转｝r总去J

混凝土陋制构件，怆材,管件、钢结构

6杓件等出厂合祜此书和相城的施工技术贲氏阴7

科

厂站工程的应变设备，福应力混凝土施

7拉设备、各类地下管线井帘设施.产晶普长期J

汇总表

厂站L程的成套设备，Hi应力混