社区居家养老服务中心档案管理规范

1社区居家养老服务中心档案管理规范本文件规定了社区居家养老服务中心档案管理的基本要求，以及档案工作组织、工作制度、各部门档案业务工作等。本文件适用于社区居家养老服务中心（以下简称为中心）的档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T1档案工作基本术语DA/T6档案装具DA/T22归档文件整理规则DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T39会计档案案卷格式DA/T48基于XML的电子文件封装规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T58电子档案管理基本术语3术语和定义DA/T1、DA/T22及DA/T58界定的术语和定义适用于本文件。4基本要求4.1中心档案工作是中心工作的重要组成部分，应与其他各项工作协调发展。4.2中心应维护档案的完整、准确、系统与安全。4.3中心档案工作应接受上级领导部门、档案行政管理部门和民政管理部门的监督和指导。4.4中心档案应以中心各项工作需求为导向，通过档案资源开发，为中心各项业务提供有效的档案信4.5中心应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入社区发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。4.6应从中心办公经费中列支档案工作经费，满足档案工作实际需要。25档案工作组织5.1组织系统建设5.1.1中心应确定档案工作的分管领导和档案工作的负责人。5.1.2应配备档案人员。5.1.3应建立以档案管理部门为核心，其他各部门为基础的档案工作网络。5.2档案部门职责5.2.1应统筹规划中心档案工作，制定有关规章制度。5.2.2应负责档案及归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。5.2.3应监督、指导、检查中心各部门文件的形成、积累及归档工作。5.2.4应宣传、贯彻及执行国家、地方有关档案工作的法律法规和标准规范。5.3中心其他各部门职责5.3.1各部门负责人应对本部门归档文件的完整性、准确性和系统性负责。5.3.2各部门的文件形成者应负责积累文件，及时向本部门档案人员移交。5.3.3各部门档案人员应做好文件收集、组卷等整理工作。5.3.4各部门应将稳健形成、积累和归档要求纳入本部门工作职责和有关人员岗位职责，并对相关人员履职情况进行考核。5.4档案人员要求5.4.1应忠于职守，具备专业知识。5.4.2应定期接受档案业务培训，保持相对稳定。5.4.3档案人员调动应妥善办理档案交接手续，否则不得离岗。6档案工作制度6.1管理制度6.1.1内容应包括档案工作原则、管理体制以及档案管理的基本要求。6.2工作规章6.2.1应包括对各类文件的归档和档案的整理、保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、电子档案管理及档案管理应急预案的具体规定。6.3业务规范6.3.1应包括档案综合管理分类编号方案、文件归档范围和档案保管期限表等内容。7中心各部门档案业务工作7.1文件形成、积累37.1.1归档文件应真实、准确、完整。7.1.2文件形成时应使用耐久、可靠安全的记录载体和记录方式。7.1.3文件形成者按归档时间的要求把具有保存价值的文件材料经整理后移交档案机构。7.2文件归档范围7.2.1中心档案应包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、音像档案、实物档案、老年人档——文书档案：包括行政管理档案、党务档案、人事档案、服务档案；——科技档案：包括工程建设档案和设施设备档案；——会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料；——音像档案：指照片、磁性载体、电子文件、电子邮件等；——实物档案：指实物；——老年人档案：包括健康档案等。7.2.2应归档文件的主要来源有：——各部门形成的文件材料；——中心购买的各项服务形成的文件材料；——由中心执行、办理的外来文件材料；——其他对中心工作具有查考价值的文件材料；——上述文件经数字化加工形成的电子文件；——中心各部门在各类业务系统中形成的电子文件。7.2.3中心各部门应根据部门职责，制定文件材料归档范围及档案保管期限表，并符合以下要求：——文书档案制定《社区居家养老服务中心文件材料归档范围与文书档案保管期限表》可以参照但不仅限于附录A；——会计档案的归档范围和档案保管期限会计档案有关办法执行；——音像档案的归档范围和档案保管期限按GB/T11821的规定执行；——其他档案的归档范围和档案保管期限的归档范围应结合中心业务工作实际确定。7.3文件归档整理7.3.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保证纸质文件和电子文件整理协调统一。7.3.2各门类档案按以下要求归档整理：——文书档案按DA/T22的规定执行；——科技档案按GB/T11822的规定执行；——会计档案按DA/T39的规定执行；——音像档案按GB/T11821的规定执行；——老年人档案按DA/T22的规定执行；——电子文件、数码照片等电子载体形态的文件材料按GB/T18894、DA/T38、DA/T48、DA/T50等标准的规定执行。7.3.3文件归档时间按以下要求确定：——文书档案：应于文件整理完毕的第二年六月底前移交归档；4——科技档案：中心投资的基建项目，文件材料的收集、整理与工程项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，竣工验收后1个月内移交归档。设备档案于设备开箱验收或安装接收后1个月内移交归档；——会计档案：当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由会计管理机构临时保管一年,于次年3月底前移交归档。因工作需要确需推迟移交的,应征得档案机构同意。会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年；——音像档案、实物档案：活动结束、办理完毕后即时归档；——老年人档案：应于文件整理完毕后即时归档；——电子文件应定期进行逻辑归档，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。8档案部门业务工作8.1档案收集8.1.1中心各部门应按归档时间的要求把已整理的文件材料和《档案（文件）移交接收登记簿》（参见附录B）一同向档案部门移交。8.1.2档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案（文件）移交接收登记簿》（参见附录B）签字后各保留一份。8.1.3档案部门应及时收集中心重大活动、重要会议、重大建设项目、设备开箱等工作中形成的档案。8.1.4档案部门应收集与服务对象利益相关档案。8.1.5档案部门应根据需要收集宣传报道中心的新闻资料。8.1.6档案部门应根据需要向服务对象及居民征集具有保存使用价值的档案。8.2档案整理8.2.1档案按类别集中排列，类别内档案按类目顺序依次排列编号。8.2.2根据分类编号方案和排列顺序编制档号，档号应具有唯一性。8.2.3纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。8.2.4按档案的类别、年度、保管期限编制档案目录。8.3档案保管8.3.1应兼顾办公、阅览、档案存放的需要设置档案室。8.3.2档案存放应依据档案载体选择铁皮档案箱柜。箱柜的规格尺寸质量要求应符合DA/T6，数量要充足，箱柜在档案库房内排列要整齐规范。8.3.3库房应安装防盗门、防盗窗；使用防光、防尘窗帘；配备空调、电扇、抽湿机等温湿度调控设备；使用对档案无损害的消防灭火设备；档案箱柜要放置对档案无损害的防虫、防霉药物。8.3.4应做好“二十防”（即防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁、防污染、防腐蚀、防辐射、防汛、防台风、防失泄、防电子病毒）等措施，确保档案的安全。8.3.5库房设备运转的情况应该定期检查，并及时排除隐患。8.3.6档案实体应定期检查，形成安全检查记录，发现问题及时解决。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对电子文件、数码照片等档案，要定期进行可用性检验，确保档案可读可用。8.3.7档案数量应定期清理核对，做到账物相符。档案数量发生变化情况应记录说明。58.4档案利用8.4.1应建立档案检索体系，及时、有效地提供档案利用。8.4.2应根据保密规定及法律法规的其他规定提供档案利用，确保国家秘密、商业秘密和服务对象个人隐私的安全。8.4.3档案室应提供档案借阅服务，借阅档案应进行登记，填写《档案借阅登记薄》（参见附录C）。利用效果突出的宜进行登记，填写《档案利用效果登记薄》（参见附录D）。档案管理人员应认真检查归还档案，如发现短缺、涂改、破损情况，要及时报告并追查。8.4.4应加强档案信息资源开发利用，编制分类档案目录等检索工具和全宗卷等参考工具。编制文件汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编等档案编研材料。8.4.5应根据服务对象的利用需求，开展出具档案证明和提供其他档案信息服务。8.5档案统计8.5.1档案统计工作应保持连续性、真实性、完整性。8.5.2应建立档案工作的统计台账，档案统计包括：档案的收进和移出数量，按年度、类别统计的室藏档案数量，借阅的档案数量和利用人次、复印张次，档案利用效果，销毁档案数量，档案设施设备数量，档案工作人员的基本情况等。8.6档案鉴定销毁8.6.1档案鉴定工作应包括文件的保管期限的确定和期满档案的鉴定。8.6.2档案鉴定工作小组由中心分管档案工作领导、中心办公室负责人、档案人员和各部门人员组成。8.6.3应以全面、历史、发展的原则来判断中心档案（文件）的价值，档案保管期限应根据档案（文件）对中心及服务对象所具有的现实作用和今后查考、凭证作用，以及历史研究价值等来确定。8.6.4档案保管期限的确定应按7.2.3执行。8.6.5应定期组织对档案期满的鉴定。由鉴定小组进行鉴定，鉴定后形成鉴定报告。对失去保存价值的档案，清点核对并编制《档案销毁清册》（参见附录E）。8.6.6档案机构应负责组织档案销毁工作,档案机构与社区其他组织派2人共同监销。监销人在档案销毁前,应按照《档案销毁清册》所列内容进行清点核对;档案销毁后,应在档案销毁清册上签名或盖章。8.6.7《档案销毁清册》归入全宗卷，永久保存。6（资料性）社区居家养老服务中心文件归档基本范围与文书档案保管期限表社区居家养老服务中心文件材料归档范围与文书档案保管期限如下表A.1表A.1社区居家养老服务中心文件归档基本范围与文书档案保管期限表1职务变动申请表、职位职务变更记录表。）、薪酬考核档案（试用期考核、记录，离职申请、离职交接表、离职证明存根、补23