中建三局公司档案分类管理制度

中建三局公司档案分类管

理制度ThedocumentwaspreparedonJanuary2,2021中建三局公司档案分类管理制度总则主要内容本方案规定了**公司（以下简称“公司”）档案分类方法、各类别档案类目设置、管理流程、归档范围和保管期限等，确定了公司档案管理的基本方法。制定依据本方案依据《**档案分类管理办法》，结合各类别档案管理办法，以公司全部档案实体为对象，依据主营业务和管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围，建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。分类管理原则分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。适用范围本办法适用于公司总部、司属各单位。分类规则全宗号设置全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。全宗号是立档单位的唯一编号，通常由档案馆或上级档案机构给定，**办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。全宗号结构由6位数字标识，全宗号前两位为二级子企业顺序号，中间两位为三级子企业顺序号，后两位为四级子企业顺序号。公司所属各单位全宗号及分支机构代码号详见附件1。类目设置类目共设10个，即党群类、行政类、人力资源类、财务资金类、成本与审计类、投资类、工程类、规划设计类、销售类、项目类。一般情况应保持稳定，不得改变。标识、编号及排列方法标识符号档案分类中的类目标识符号一律采用阿拉伯数字标识。党群类 1行政类人力资源类TOC\o"1-5"\h\z财务资金类 4成本与审计类 5投资类 6工程类 7规划设计类 8销售类 9项目类 10档号编制规则档号基本结构基本结构：全宗号-类目号-年度（项目号）-顺序号（案卷号）年度和项目号可根据需求进行细分、添加或删减；采用立卷归档的档案编号可根据需求设置案卷号。采用目录号辅助档案编号的方式可继续沿用。年度4位数字。项目号项目（专题）顺序号（或设备顺序号、产品顺序号）。保管期限分为永久、30年和10年。沿用永久、长期、短期代码标识，即：永久：Y；30年：C；10年：D。目录号同一全宗内不允许出现重复的目录号，一个目录号只能给定一个类目。案卷号案卷的排列顺序号，通常为4位数字。顺序号文件的排列顺序号，通常为4位数字。档号的编制方法编号时，各层级中用“-”隔开；年度和项目号之间用“.”隔开。编号排列方法示例：档案的编号排列各类档案以件为单位进行整理，采用按大类分属类的排列方法，即归档文件在同一年度、同一保管期限内，按机构、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，并按排列顺序逐件编号。档号基本结构：由全宗号、类目号、年度、保管期限和顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-年度-保管期限-顺序号020801-1-2013-Y-0001案卷排列各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定。党群类档案（1）管理办法管理职责党群工作部为党群类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理和评价反馈。项目负责对本项目党群类文件材料进行整理与归档。归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。归档范围党群类档案是各单位在经营管理工作中产生的具有保存价值的文件材料，具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位党群类归档文件通常以“件”为单位整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示文与批复文可为一件。归档要求业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、着录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。文件材料的归档份数：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。文件材料纸质版和电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门和接收部门负责人审核签字。归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。行政类档案（2）管理办法管理职责办公室为行政类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理和评价反馈。项目负责对本项目行政类文件材料进行整理与归档。归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。归档范围行政类档案是各单位在经营管理工作中产生的具有保存价值的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位行政类归档文件通常以“件”为单位整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示文与批复文可为一件。归档要求业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、着录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。文件材料的归档份数：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。文件材料纸质版和电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门和接收部门负责人审核签字。归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。人力资源类档案（3）管理办法（见附件2、5）财务资金档案类（4）管理办法管理职责办公室负责财务资金类档案的验收及入库集中管理工作。财务资金部负责归档文件的收集、整理、立卷、编制会计档案保管清册及移交工作。归档范围财务资金类档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要中料和证据。具体见附件2。整理单位财务资金类档案通常组卷管理，按照文件形式（名称）整理组卷。归档要求财务资金类档案应完整、齐全、准确。遵循其形成的自然规律，保持其相互间的有机联系。凡涉及单位名称的填写必须是规范全称。利用财务软件进行会计核算的单位，应当同时制成纸质材料一并移交档案部门。移交财务资金类档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，办公室门应当会同财务资金部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。保管期限为15年以上的财务资金类档案向档案部门移交。保管期限为15年以下的由财务资金部自行保存。归档时间：当年形成的财务资金类档案，在本会计年度终了后，可暂由财务资金部保管3年，期满后，即于次年6月底以前由财务资金部编制会计档案移交清册（一式二份）和财务资金档案实物一并移交办公室。交接双方逐项核对后签字认可，并经移交部门和接收部门负责人审核签字，各留一份备查。成本与审计类档案（5）管理办法管理职责办公室负责成本与审计类档案的验收及入库集中管理工作。成本与审计部为成本与审计类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理和评价反馈。项目负责对本项目成本与审计类文件材料进行整理与归档。归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。归档范围成本与审计类档案是各单位在经营管理工作中产生的内控、审计、合同、招投标等工作的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位成本与审计类归档文件通常以“卷”为单位整理。归档要求业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、着录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。文件材料的归档份数：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。文件材料纸质版和电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门和接收部门负责人审核签字。归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。投资类档案（5）管理办法管理职责办公室负责投资类档案的验收及入库集中管理工作。投资部为投资类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理和评价反馈。项目负责对本项目投资类文件材料进行整理与归档。归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。归档范围投资类档案是项目前期立项、可行性研究等工作的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位投资类归档文件通常以“卷”为单位整理。归档要求业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、着录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。文件材料的归档份数：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。文件材料纸质版和电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门和接收部门负责人审核签字。归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。工程类档案（5）管理办法管理职责签约主体与施工主体一致时，签约主体单位负责工程项目档案的全程管理及全部档案的集中入库管理。签约主体与施工主体不一致时，签约主体单位验收核心档案并集中入库管理，施工主体单位负责档案的全程管理及全部档案集中入库管理。联合体项目按参股比例确认管理责任单位。办公室门负责工程档案的验收及入库集中管理工作，并应在项目开工前进行档案工作交底。工程部负责施工资料管理工作的指导、监督、检查及竣工验收审核工作。项目为工程项目资料管理责任单位。技术部门负责施工资料的收集、整理和移交工作，商务部门负责经营资料的收集、整理和移交工作，综合管理部门负责综合管理、声像、荣誉等资料的收集、整理和移交工作。项目应建立档案管理责任体系，明确项目公司领导、相关部门、具体人员的管理职责。应将档案管理责任纳入项目绩效考核，档案验收合格后方可兑现绩效奖金。归档范围工程类档案是各项工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文件材料和竣工图等。具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位工程项目档案通常组卷管理，按照单位工程-专业-分部-分项进行组卷。竣工图可按单位工程、专业组卷。归档要求工程类文件应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集和整理。归档文件必须真实有效、完整齐全。归档文件均应为签署、盖章齐全的原件。当出现复印件时，应加盖复印件提供单位的公章，注明复印日期，并有经手人签字。利用计算机打印的文件必须采用手工签名的方式。归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁。不得用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水等易褪色的书写材料书写、绘制。工程施工文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297山山X210mm）,均采用70g以上白色书写纸制作。图纸宜采用国家标准图幅。工程施工文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章（50mmX80mm）。竣工图章应使用不易褪色的红印泥。利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/—89）统一折叠成人4幅面（297山山*210山山），图标栏露在外面。多单位合作的项目，总包方一般应保存全套文件，分包方应保存与所承担任务相关的正本文件，涉及多个单位责任的文件，应各保存一份原件。归档时间应于项目决算完成后6个月内向办公室移交归档。规划设计类档案（5）管理办法管理职责办公室负责规划设计类档案的验收及入库集中管理工作。总部规划设计部负责图纸标识，并进行接收、登记、发放、回收、移交等日常管理；负责项目竣工前的各阶段设计图纸分类存档整理工作项目前期部负责项目竣工时图纸分类整理归档工作。归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。归档范围规划设计类档案是是各单位在经营管理工作中产生的的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位投资类归档文件通常以“卷”为单位整理。归档要求设计图纸编制要求所有图纸要标明项目、专业、图名、图号、版次及出图日期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。移交项目现场用于施工管理及成本核算的施工图纸，规划设计部应将图纸折叠成相同规格，并分专业装订成册。移交区域公司存档的竣工图，要求折叠成A4大小，图标栏一律在右下角，并要露出图章。竣工图编制说明：凡按施工图进行施工，没有变更的工程，由施工单位负责在原设计施工图上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图；凡在施工中有一般性变更，能够在原设计施工图上加以修改补充的，可不重新绘制竣工图，由施工单位在修改部位上用红色笔杠改，并在修改部位附近空白处引线指示，盖上修改标志章（修改标志章统一规定尺寸为30mmX10mm）,注明修改单日期、字、号、条，并盖上竣工图章后即作为竣工图。在原施工图上进行修改补充的，要求图面整洁，线条清晰，字迹工整，使用绘图墨水进行绘制，严禁用圆珠笔或其它易退色的墨水绘制或更改注记。所有竣工图必须是新蓝图；由于修改较大而使原图图面不清、辨认困难的，应将修改部位框出，然后在本张图的空白处或增页绘制；竣工图的绘制工作必须依据在施工过程中确已实施的《施工图设计评审表》、《设计变更审批表》、《设计变更联系单》（参见《设计变更管理办法》）以及隐蔽工程验收或对工程进行的实测实量等形成的有效记录进行编制，以确保图物相符；竣工图的绘制（包括新绘和改绘）必须符合国家制图标准，使用国家规定的法定绘图单位和文字；深度及表达方式应与原设计图相一致；竣工图要有施工单位技术负责人及监理工程师的签字确认。设计图纸电子版本要求：施工图的电子文件必须为DWG格式，电脑建筑效果图应为JPG格式。施工图电子文件目录表要求采用Word、Excel或txt文本软件编制；电子版本要求分项目、类别用光盘装载，除图形文件外，还要有汉字字形库、压缩解压工具和其他保证能够完整地再现图形的工具和软件。图纸接收、发放及移交方案图、施工图：各部门根据需求填写各部门《图纸需求表》，经需求部门负责人审批后，交给规划设计部；规划设计部负责按照各部门《图纸需求表》的要求与出图单位联系，并接收图纸；规划设计部进行图纸标识，并通知需求部门人员取回图纸；发至项目前期部的图纸，由项目前期部人员接收后发放给现场工程师、监理及施工单位；发放、接收图纸均要填写《图纸发放登记表》，由接收人签名确认。竣工图：项目竣工后，由项目前期部负责督促施工单位编制竣工图纸质版本一式四套；编制完毕的纸质竣工图，经项目前期部根据《设计变更审批表》等资料审核无误后，与工程竣工资料一同移交市城建档案馆纸质一套，同时向物业管理公司移交一套纸质竣工图，向公司规划设计部移交竣工图纸纸质版本一套；图纸移交时均要填写文件交接清单，由交接双方签名确认。图纸标识编号规划设计部负责对方案图、施工图进行编号。规划设计部负责按以下规定将保存的竣工图纸编号：图纸分类：方案图、施工图、竣工图。设计图纸的管理及利用设计图纸在整理完毕并按规定发放后，项目前期部保存一份正式文本，由项目前期部人员分类按编号顺序存放。图纸提供给日常施工参考使用，非项目前期部人员借用、调用、查阅要填报文件借阅记录，经项目前期部负责人批准后，方能借出。由规划设计部、项目前期部保存的方案图、施工图及竣工图要永久保存，并供日后利用。图纸变更当图纸发生变动时，规划设计部需将新生效版本发放给相关部门，并填写《图纸发放登记表》；规划设计部应明确具体作废的和修改的图纸编号，并形成《修改图与原图对照表》。规划设计部组织回收失效图纸并确认后，需留做凭证的，规划设计部要保留一份备查，并在图纸上加盖作废印章，其余副本销毁。销毁图纸之前要填写《文件销毁审批清单》，并经过项目公司经营层或董事会批准。归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。销售类档案（5）管理办法管理职责办公室负责销售类档案的验收及入库集中管理工作。销售部为销售类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理和评价反馈。项目负责对本项目销售类文件材料进行整理与归档。归档文件收集、整理和移交情况应纳入各项目绩效考核指标。归档范围销售类档案是各单位在经营管理工作中产生的具有保存价值的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。整理单位销售类归档文件通常以“卷”为单位整理。归档要求业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、着录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。文件材料的归档份数：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。文件材料纸质版和电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门和接收部门负责人审核签字。营销电子档案归档要求营销电子档案库的建立和分工销售部负责建立项目营销电子档案库，内容包括全部CI应用成品电子档、全部宣传品及销售道具电子档，管理范围包括项目营销电子档案的汇总、分类、编号和按要求格式存储。单个项目营销电子档案的内容内容包括文档和图档两类，为方便储存、管理和利用，均需使用电子文档或图档。内容目录详见附件。图档质量要求以满足专业印刷为标准，统一由专业公司按标准拷盘或刻录。以TIF格式为主，JPG格式为辅。精度分为A、B两级，其中A级图档文件大小为15M，供普通印刷用；B级为40M，供户外展板用。营销电子档案库的管理和使用资料应进行动态管理，随时更新和补充，并及时向上一级传递。营销电子档案库属于保密资料，应由营销管理部指定专人制作、更新、管理。利用和拷贝资料应事先进行审批和登记，说明使用目的、方式，项目营销电子档案的使用由营销管理部负责管理。归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。项目类档案管理办法管理职责办公室负责项目类档案的验收及入库集中管理工作。公司各业务部门负责归档