人事档案查阅制度（2篇）

第页共页人事档案查阅制度是指企业或组织内部建立起的一套流程和规定，用于管理和保护员工的个人档案。该制度主要包括以下方面：1.权限控制：人事档案应该只能由授权人员访问和查阅，需要建立相应的权限管理机制，确保档案的机密性和安全性。2.记录管理：建立完善的档案管理系统，包括员工入职、转正、晋升、调动、离职等各个环节的档案记录。档案应该包括员工的基本信息、合同、薪酬福利、培训记录、绩效评估等内容。3.存储和保管：人事档案应该妥善存储，建议使用电子化档案管理系统，确保档案的安全性和可读性。对于纸质档案，应采取适当措施进行保管，防止丢失或损坏。4.查阅程序：设立档案查阅申请的流程，员工或相关部门需要提出书面申请，经过审批后才能查阅档案。同时，需要记录档案查阅的时间、人员和目的等信息，确保查阅的合法性和及时性。5.保密措施：人事档案包含员工的个人隐私信息，需要建立保密机制，禁止未经授权的人员查阅和泄露档案内容。相关岗位人员需要签署保密协议，并接受相关培训。6.数据备份：建议对电子档案进行定期备份，防止数据丢失或损坏。同时，建议制定数据恢复计划，以应对数据丢失或破坏时的情况。以上是人事档案查阅制度的一些主要内容，每个企业或组织可以根据自身的需求和特点进行具体规定。人事档案查阅制度（二）【人事档案查阅制度】一、制度目的1.为了规范和统一人事档案的管理和使用，提高人事档案管理的效率和精确度，保护员工的合法权益，特制定本制度。2.本制度适用于公司内所有员工的人事档案管理和查阅。二、制度适用范围1.适用对象：公司所有员工。2.适用档案：包括但不限于个人基本信息、入职材料、合同及协议、薪酬福利、绩效评估等相关档案。三、制度内容1.档案管理责任（1）公司人力资源部门负责人对人事档案的管理负总责。（2）各部门经理对本部门人事档案的备案和保管负责。2.档案管理流程（1）员工入职时，由人力资源部门负责收集、整理和建档。（2）员工离职时，由人力资源部门负责将其档案进行整理归档，并注明离职日期。（3）员工档案的存储：人力资源部门将员工离职后的档案进行归档备份，存储时间为5年。3.档案查阅程序（1）员工可以自行向人力资源部门提出档案查阅申请，并填写档案查阅申请表。（2）人力资源部门在接到查阅申请后，根据员工提供的身份证明及相关信息，审核申请的真实性和合法性。（3）审核通过后，人力资源部门将安排员工前往指定地点，在监督下查阅档案。（4）员工查阅完档案后，应填写查阅登记表，并及时归还档案，并交由人力资源部门进行复核。四、档案查阅注意事项1.员工查阅档案需提前至少3个工作日向人力资源部门提交申请，并填写《档案查阅申请表》。2.员工查阅档案时，应保持档案的完整性和安全性，不得随意更改或拆卸档案。3.员工查阅档案时，需在监督下进行，不得将档案带离查阅场所。4.员工查阅档案后，应填写《档案查阅登记表》，并交由人力资源部门复核。5.员工查阅的内容应仅限于与个人有关的档案信息，不得查阅与他人无关的档案信息。五、违规处理1.对于违反本制度的员工，人力资源部门将给予相应的纪律处分，包括但不限于口头警告、书面警告、罚款等惩罚措施。2.对于故意隐瞒或篡改档案的员工，将严肃追究其责任，如情节严重，将移交司法机关处理。六、附则1.员工对个人档案的查阅有权提出异议，如对档案内