文件编写规范

文件编写标准文件名称内部文件编写标准版本号1.0编制人日期20审核人日期批准人齐东升日期文件修订记录修改日期版本号修订说明修订人批准人1.目的标准本公司各类文件的格式及编写标准。2.适用范围适用于公司内部制订的、除公文外的各类文件，包括内部受控文件、内部非受控文件、会议纪要等。3.权责划分总经理：负责文件编写标准的批准；各部门：使用本程序所规定的格式及标准；总经办：在分发受控文件之前要确保其编写格式与本程序的规定一致。4.程序4.1页面设置纸型：A4，一般为纵向，如需要可将局部正文设为横向；页边距：上2.54㎝，下3.17㎝，左2.54㎝，右3.17㎝；页眉距边界2.0cm,页脚距边界2.0cm；其他未定事宜具体参见本文件；4.2封页封页为文档的第一页，需包含文件标题、文件名称、版本号、编制人、审核人、批准人、生效日期及修改历史等信息，其中签名栏要求为手签；具体版式参见本文件；文件修改记录内容建议包括：修改日期、修改内容、修订人及批准人等，也可根据实际情况添加内容。修订页中的版本和作者要与封面中上半页中的版本和编制一致。A.文件审核之后，正式发布的版本号为1.0；之后所有审核之后的版本按顺序〔全部取整，如2.0、3.0〕编排版本号。B.对于没有审核的文件，版本号可暂不填写。4.3页眉页脚页眉A.封面页眉须包括：左：集团LOGO〔大小固定，不得随意拉动〕中：公司名称〔三号，宋体，加粗〕右下：文件编号〔五号，TimesNewRoman〕B.其他页页眉须包括：右：文件编号〔五号，TimesNewRoman，加粗〕，版式参见本文件。页脚页码居中，五号〔版式参见本文件〕。4.4结构层次正文中一般将关系有序或并列的相关内容以列表的形式组织。列表一般分为标题项和内容项。根据列表的内容层次一般分为以下两种：一层列表：如果列表内容之间无顺序关系，用工程符号“●”表示；否那么用“1〕，2〕，3〕……”编号表示。多层列表：列表内容用编号表示第一层以“1〕，2〕，3〕……”表示，第二层以“A，B，C，……”表示，第三层以“a，b，c……”表示，建议列表层次不超过三层。4.5标题为了准确、清晰地表达文档的层次结构，正文的章节标题需要使用多级符号列表，下表描述内容从高到低的标题要求，其中“n”表示从1开始递增的整数。标题层次编号格式样式中文字体英文数字字号字形一级n.标题1宋体二号加粗二级n.n标题2宋体三号加粗三级标题3宋体TimesNewRoman四号加粗4.6段落所有段落首行空出两个汉字；段与标题之间的距离为自动；段与段之间的距离为自动。4.7正文中文字体：宋体；西文和数字字体：TimesNewRoman；字形：除特殊说明之处，字形一般为常规；字号：除特殊说明之处，字号一般为五号；字体颜色：黑色。需要特别强调或区分的内容可采用其他颜色，但建议一篇文档中不使用超过三种字体颜色；字符间距：标准；行距：1.5倍；分段缩进：除列表内容外，每一段首行缩进两个中文字符；标点符号：中文半角。4.8图片图片必须居中；图片必须被引用，放在段落的下面，例如：“如下列图所示”；图片必须添加题注和编号〔题注为黑体小四〕；单张图片不可以单独占一张页面；尽量不要连续粘贴两张图片；图与段的行间距为固定值20磅。4.9内部受控文件的其他要求内部非受控文件内部非受控文件主要是指各部门内部需存档文件及对外报送的非公文类文件，文件类型包括：上报材料〔汇报、请示、建议等〕；工作总结〔周总结、月总结、季度总结、年度总结，以及工程工作总结等〕；会议纪要〔工作例会、专题会等〕；对外商函〔对外提供的技术资料、洽谈结果确实认函等〕；2〕受控文件的编号规那么如下：Q/WF.XX.X.□□.□□□—□□□□文件发布年份〔4位阿拉伯数字〕公司文件序号〔3位阿拉伯数字〕部门文件序号〔2为阿拉伯数字〕文件类别代号部门代码〔2位大写英文字母〕公司识别号企业标准识别代号3〕部门代码：部门名称部门代码部门名称部门代码总经办GM运营部OP财务部FC技术科TS管理部DM分析测试中心AT行政事务科AS燃烧干化车间ID人力资源科HR物化废水车间MW客户效劳科CS固化填埋车间CL平安环保科SE仓储车间WH采购供给科PS维修车间RM4〕文件类别代号：文件类别简称备注上报材料DD—Document工作总结DD—Document对外商函DD—Document会议纪要MM—Meeting制度/标准SS—System/specification公文格式1〕公司简称：在文件正文内可简称“危废中心”；2〕公司全称：在落款、合同文本等情形下必须用全称；3〕发文字号编写说明发文字号简称文号，由发文机关代字、年份和序号组成。年度、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用中括号“[]”括入；序号不编虚位〔即1不编为001〕，不加“第”字，表头红线不加☆。4〕发文字号的种类及使用规定A.以公司名义下发的本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，或上报政府职能部门的请示、报告的文号。〔见附件1〕落款名称：南阳市危险废物处置中心文件编号：危废发[2012]X号B.以总经办名义在本公司内发的通知、通报等文号。〔见附件2〕落款名称：南阳市危险废物处置中心总经办文件编号：危废总发[2012]X号C.公司内部各部门之间工作联系的文号。〔见附件3〕落款名称：南阳市危险废物处置中心人力资源科〔举例〕文件编号：WF-HR[2012]X号〔举例〕D.以部门名义上报公司领导的请示的文号。〔见附件4〕落款名称：南阳市危险废物处置中心燃烧干化车间〔举例〕文件编号：WF-ID[2012]X号E.公司会议纪要的文号。〔见附件5〕落款名称：南阳市危险废物处置中心文件编号：WF[2012]X号(X建议为由4位阿拉伯数字组成的开会日期，如1205号表示12月5日召开的会议)5.附录5.1公司发文模板5.2总经办发文模板5.3内部衔接函模板5.4内部请示模板5.5会议纪要模板(此页无正文)南阳市危险废物处置中心年月日呈：发：抄送：南阳市危险废物处置中心文件危废总发[2012]X号〔空一行〕文件正标题正文：南阳市危险废物处置中心总经办二零一二年X月X日主题词：呈：发：抄送：南阳市危险废物处置中心文件危废管发[2012]X号〔空一行〕文件正标题正文：南阳市危险废物处置中心管理部二零一二年X月X日主题词：呈：发：抄送：工作联系函WF-部门代码[2012]X号致〔部门〕：拟联系部门负责人：呈件部门：呈件部门负责人：事由：南阳市危险废物处置中心年月日□紧急□请回复□请传阅□请通知到部门回复：请示WF-部门代码[2012]X号领导审