学生公寓消防电维修档案管理

第一节档案工作流程 1一、立卷归档 1二、借阅 1三、收集、交接、整理、统计工作 2四、鉴定销毁 3第二节档案管理人员职责 3第三节档案管理制度 4一、档案工作人员设置 4二、档案归档 5三、档案保管 5四、档案保密 6五、档案借阅 7第四节档案保密制度 7第一节档案工作流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅1.本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集、交接、整理、统计工作1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计、保安。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第二节档案管理人员职责1.严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履行自己的职责。2.热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业化水平。3.熟悉业务，了解本单位历史和现状，积极开发档案信息资源，认真编制检索工具，做好提供利用工作。4.做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理，搞好卫生，保持档案的清洁，整齐。5.忠于职守，认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，做好单位内各立卷部门档案的业务指导，对应该归档的文件材料及时验收、归档。6.热情接待查档人员，迅速准确的提供档案，为查档者提供服务。7.做好档案利用效果的信息反馈工作及有关情况的统计工作，建立统计台帐。8.认真做好档案管理日常工作，严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。第三节档案管理制度为了规范医院的档案管理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。结合本院实际情况，特规定如下。一、档案工作人员设置（一）档案室归院办管理，设专职档案员2-3名，负责指导各科档案员工作，以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。（二）各职能科室设立兼职档案员1名，负责本科室档案的收集、整理和归档工作。二、档案归档（一）凡反映医院各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。（二）立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区别不同的保管期限，做到分类清楚，组卷合理。卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映医院活动的全貌，便于保管和利用。（三）归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限准确，装订要齐整、牢固。（四）科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。（五）各科室档案员于每年4月底前根据《XX区XX医院保管期限表》的内容，将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特殊情况按要求时间归档。（六）根据医院院志续编工作的要求，各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。

三、档案保管（一）档案库房内的档案材料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。（二）调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，尽量减少档案的机械磨损。（三）建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。（四）定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度，及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。（五）档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案管理工作无关的物品。（六）按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。（七）档案保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员责任并予以相应处罚。

四、档案保密（一）档案保管员必须有严格的保密观念，认真执行《保密法》和《保密守则》，不得泄漏档案机密。（二）及时按照上级有关规定调整划分档案密级。利用未开放的档案，必须履行借阅利用的批准手续，要正确处理利用和保密的关系。（三）严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。（四）档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。

五、档案借阅（一）借阅者查阅档案，要在阅览室进行，一般不外借。需要借出或查阅涉秘档案，必须经主管领导批准，办理借阅手续。（二）借出的档案要限期归还。外单位借阅档案，需持单位介绍信，并经主管院领导审批。（三）借阅者要爱护档案，不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠，不得抽拆文件。（四）借阅者未经档案保管员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。凡经允许摘录、复制的，必须经档案保管员审查核对。（五）归还档案时，档案保管员要认真检查档案是否完好，及时做好归还登记，并形成档案利用效果。第四节档案保密制度1.为明确各类文档传达范围，使用权限，保守医院秘密，维护医院利益等。特制订本制度。2.全体员工都有保守医院秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露医院秘密，更不准出卖医院秘密。3.医院秘密是指在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。4.保密守则：不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不该记录的秘密不记录；不该复制的秘密不复制。5.医院秘密分普通、重要、机密三级。6.普通级：规章制度、管理办法、工资资料、技术标准、操作规程、设备资料等涉及医院常规管理运行的资信。7.重要级：项目资料、人事资料、申报材料、发票凭证、拍摄素材