秘书证考试资料

一、会议方案的拟订

（-）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部份：（1）确定会议的主

题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会

议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或者复制工作。（7）

确定会议预会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的

筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用:（1）确保会议的精密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位；（3）确保会议领

导的意图得以贯彻执行

3.电话会议及视频会议

（1）电话会议交流信息的特点

1）电话会议:①方便灵便，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难

以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。

2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发

出开会信息；2认真分发会议书面信息材料：3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报

出席情况；6做好会议记录。

（2）视频会议

1）视频会议的特点:①声音和图象同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。

⑤视频会议的交流不够深入广泛。

2）视频会议信息工作的要求

由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏塌实实做好会务工作。具体要求有：1发

出开会信息：2分发文件信息资料：3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用

行集中后分散的形式；7汇总情况信息。

4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久

记录、交流更加直接与简短的优点。

5.会务机构分工的要求

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求

如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协

调，定期沟通。

（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹

备方案领导审核方案。

二、会务筹备概述

（-）会务筹备概述

1.会务筹备情况检查的主要内容：（1）会议准备是否充分；（2）会议期间能否排除各种干扰；（3）环境条件

与用品准备（4）文件材料的准备情况；（5）会场布置情况的检查；（6）会议保卫工作的检查；（7）检查的

其他内容

2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或者会议工作人员汇报。第

一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。

3.会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：（I）听取会议筹备人员的汇报；

（2）会前现场的检查

（二）会务筹备的程序

1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括：

（1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导

小（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。（3）召开筹备检查协调

会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中

发现的问题予以催办和落实。

2.现场检查的程序：（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检

查的项目制成检查单，以便记录和汇总。（3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到

预期要求的准确项目都要有明确的记录。（4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、

文件或者会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。

三、审核会议文件夹概述：

1.会议文件的类型2会议文件审核的内容：。）审核会议文件的准确性和完整性（2）会议文件的具体内容3.会议文

件审核的方法:（1）对校法，合用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，合用于整洁、改动不多的文件。

读校法，合用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）会议文件审核的工作步骤：（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能

严格把关。（2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行

必要的会审。（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或者主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜

（-）与领导沟通会议概述

I.与领导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）及时原则；（3）全面原则。

2与领导沟通会议有关事宜的方法:（1定）期向领导提交书面报告;（2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的

情况;（3领）导亲自参加有关会议;（4其）他途径，例如，通过举办会议工作发展情况的小型展览向领导者汇

报工作。

3.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。

（二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序________________________________________________________

与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：⑴明确会议的目标;（2）明确沟通会议有关事宜的方法或者途径。⑶

检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。（4）确定沟通过程中所需要人种文件夹、音

像等资料。（5）向领导汇报会议的筹备情况及发展，同时应讲明会议筹备或者举行过程中遇到的问题和难题。

（6）听取领导指示，或者与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。（7）将记录通过某种方法送给领导。

五、拟订会议的应急方案概述

I.会议应急方案的内容包括：（1）会议举行过程中可能浮现的问题;（2）浮现问题时负责解决的会议工作人员2.会

议应急方案的作用:（1）会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。⑵应急方案可以

有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，

网络系统浮现故障如何等。（3）使会议工作人员能够统一步调，当问题浮现时，能够有回旋余地。

3.会议应急方案特点:1.有的放矢；2预防为主；3.留有余地。

4.会议应急方案实施的原则:1思想上充分重视；2在人、财、物方面要措施到位；3在实施的过程中要坚持

定期检查。

5.处理会议突发事件的方法:1处理人员问题；2处理场地问题；3处理设备问题；4处理资料问题5处理健

康与安全问题；6处理行为问题。

（-）会议应急方案的工作程序预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案。

三级秘书考前复习重点：第一章第二节会后落实

一、会议总结工作的内容和要求

（-）基础知识

1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：（1）检查会议目标的实现情况。（2）检杳各个小组的分工

执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会

议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的

遗留问题。

2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、预会代表人数、主要议题，参加会议的上

级领导人，会议的主持者，领导报告或者讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及

尽

后的工作任务布置等。

（-）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿一向领导报告会议结论-总结定稿一印

发一归档T组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容和要求

（-）基础知识

1.会议评估工作的内容：（1）构成有效会议的要素

一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的

信息传递、精密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合

理的内容安排等。

（2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素不少，主要可以归结为三个方面：1会议的必要性；2

会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。

2.会议评估的标准：（1）是否达到目标。（2）会议时间性评估。（3）预会人员参预会议状态与收获；对会

议的满意程度与理由；提出改进的意见或者建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作

精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事

项。

3.会议评估工作的方法和要求

（1）会议评估工作的方法”1评.估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知预会人员有义务一

同提高会议质量。

（2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问

卷。要避免预会人员的反感。

（二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素设计会议效

果评估表汇总评估结果。

（三）注意事项

会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。（2）对决议实不力。（3）不对会议的成败得失

进行总结.（4）不解散已完成任务的委员会或者工作小组。（5）预会人员对会议感到不满。

一、确定涉外礼次序

（-）基础知识

1.涉外接待的原则和要求

（1）涉外接待的原贝女与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；

3内外有别；4尊重个人：5女士优先；6入乡随俗。

2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的罗列方法：（1）依照来宾所在同

家或者地区名称的拉丁字母的先后罗列次序。合用于大型的国际会议或者体育比赛。（2〉依照来宾的具体

身份与职务的高低来罗列先后次序。合用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。（3）依照来宾抵

达的具体时间早晚来罗列其先后次序。合用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时：2在非正式的

涉外活动中亦可采用此种罗列方法。（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后罗列其次

序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。（5）不罗列。当上述方法难以应用时，便

可采用

这种罗列方法。

（~）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;2.提前通知有关各方;3.按礼宾次序罗列坐次、名次、出

场次序

二、安排涉外迎送仪式

（-）基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:普通由东道国先发出邀请，邀请普通采用书面

形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时赋予答复，并据此办理有关的手续。（2）准备工作:在外宾抵达前

应做好充分的准备工作：1搞清晰来访外宾或者代表团的基本情况；2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是

否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。

（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序

和活动。

2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。

（二）涉外迎送仪仗式的工作步骤:1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.

安排送行仪式

三、安排涉外会见会谈和拜访

（-）基础知识

1.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：（1）充分了解又方的情况。（2）准

备工作要落实到位。3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后

继工作。

2.拜访的要求:（1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。（2）由东道主带领员前去

对方下榻的宾馆，到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.（3初）次见面，可以不送

礼物.

（二）会见、会谈的工作程序

会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略）

四、涉外宴请的常识

（-）基础知识

1.涉外宴请的原则：（1）宴请环境十分重要，应该选雅致、肃静的地方.（2）点菜时不仅要考虑外并因

宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，

但不必豪华、奢靡。（4）参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白日的工作

装参加晚宴。

2.西餐礼仪:我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应该了解一些的基本的西餐礼仪。

（-）注意事项：（1）西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。（2）

衣着要整齐。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感谢。

五、馈赠礼品的要求

（-）基础知识

1.各国的禁忌:各国、各民族在都有自己独特礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，

很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。所以应该对各国的忌讳有基本的了解。

2.馈赠礼品的礼节:①送礼的礼节；②受礼的礼节。

（二）选择礼品的注意事项:在选择礼品的时候，需要考虑这样几个因素：1与.受礼者的关系2明确送礼

的原因3了解受礼者的特点;4.经济方面的限定

―、正确选择办公的模式

（-）基础知识:1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例，但有些企业正在迅速发生变化。为

此导致工作模式浮现下列变化：①在家工作；②远程工作；③虚拟办公室；④暂时办公桌；⑤弹性时间；

酶职工作；⑦合同工作；⑧建叉工作；⑨项目团队。

2.导致办公模式变化的原因：（1）办公场地的费用过高，企业都千方百计压缩办公室的面积，让最小的

面积创造最高的利益。（2）城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的艰难，使人们在工作模式

上重新安排。（3）高科技的发展，特别是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相

互沟通。（4）企业自身的发展更加需求灵便地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。

5）企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。（6）一些企业的组织结构

进行了改变，需要用人制度相应改变。（7）在宽松的社会环境中，人们希冀最大限度地发挥自己的才干，

多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。

（二）选择不同办公模式的工作程序：（1）深入调查现有办公模式所面临的问题（是否人工成本过高？

是否有增加暂时用工的需求？是否有可以不在公司场地完成工作任务？是否有相当数量的职工熟悉网络办

公技术？）Q）根据调查结果确定相应的新型办公模式.（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责

权利相结合的分配制度。4）先在部份部门实行取得经验，逐步推广新模式。（5）不断根据本企业特点完善

新模式，评估启用新模式的得失。

二、合理进行办公室布局

（-）基础知识

I.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：（1）开放式办公室。（2）封闭式办公室。

2.合理进行办公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于员工的工作分配。（3）有利于

工作顺利完成。

3.不同办公室布局的设计要求

（1）空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用时常按每平方米计算。空间越大，费用越

昌I。

（2）开放式和封闭式办公室

1）开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：

①不设个人专用办公室；②组合工作间的材料丰富多样；③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置

来确定，不设传统的领导坐位，而是凭承担的任务来确定位置。

2）封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办

公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素

的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。

（二）设计不同形式办公室的工作程序

1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求1）面积、空间大小。2）人员流通的频率。3）声音对办

公效率的影响。4）需要设备及家具量的多少。2.设计平面图:指定专人或者委托他人设计平面图，并证询各使

用部门的意见，根据意见修改设计，完善办公室的功能。3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配

和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。4.注意采光、温度和通风

一、改进办公室日常事务工作

（-）基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替换；④合并；

⑤简。

（Z2）工作程序:无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义—评价-分析一改

进一实施

（三）工作流程分析改进的基本步骤:工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个

问题：①我们现在何处（现状）？②应在何处（改进的目标）？③如何到达该处（改进的方法）？

二、处理突发事件

（-）基础知识

1.突发事件的种类:可能浮现的突发事件常有以下几种：①火灾；②伤害；③疾病；④炸弹威胁或者恐慌。

2.处理突发事件的原则：（1）快速反应，控制事态发展；（2）以人为本，保护公众利益；（3）公开透明，真诚

面对公众；（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情况记录表：《事故情况记录表》通常记录下面的信息：①

事故日期；②事故地点；③事故涉及的人员；④事故的证人；⑤事故过程的概述；⑥填写事故记录薄的人

员签名。4.工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有：（1）完成表格人员的姓名、身份。（2）事

故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。（3）发生事故的日期、地点。（4）事故的细节及对事故的

看法，（5）进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。（6）必要时还要记录事故证人的姓名

和职务。（7）填写表格的人员签名和日期。

（二）处理突发事件的工作程序

I.突发事件的预防措施：（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录浮现火灾、人员受

伤、突发疾病或者发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。（2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作

人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的

地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。（4）实行紧急情况摹拟演

练，如定期进行消防演习或者疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。（5）明确各

级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。（6）保证配备相关的设备和

资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。（7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、

急救

包、报警装置的定期检查和维护。

2.突发事件的应对措施是：（1）准备清除的书面紧急情况处理程序。（2）用这些紧急情况处理程序

培训所有人员。（3）在可利用的地方清晰地显示有关紧急程序。（4）实行紧急情况摹拟演练来测试编写

的程序。（5）明确员工在紧急情况下的职责。（6）保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。（7）保

证配备相关的设备和资源以随时处理情况。（8）保证定期检查和更新设备。

3.处理突发事件的工作流程：（1）及早发现，即将报告，并保护好现场；（2）查找问题的原因；（3）成

立暂时指挥中心；（4）控制源头，釜底抽薪；（5）召开新闻发布会

三、完成催促检查工作

（-）基础知识

I.督查工作的内容：（1）上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。（2）上级直属单位的重要工作

部署与重要会议精神的贯彻落实情况。（3）本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。

（4）新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。（5）人大代表、政协委员以及职代

会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。（6）下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上

级机关匡助解决问题的办理情况。（7）秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司

批准的重要事项。

2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。

3.督查工作的原则有：（1）实事求是的原则；（2）主动性的原则；（3）分层次落实原则；（4）时

效性原则；（5）督查与帮办相结合的原则。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）书面督查：（2）电话督查；（3）专项督杳；（4）会议

督查；（5）调研督查。

（-）工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办T立项-登记一转办一承办T催办T检查一办结一

办结回告一审核一立卷T归档。

（二）注意事项

1.查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律和方法，但也有其自身的特点和工作方式。普通来

说有如下方法：⑴与信息工作相结合;⑵与调查研究相结合;（3）坚持归口办理，分级负责;（4）坚持结报反馈

制度

2.督查工作的注意事项有：（1）实事求是；（2）授权督查；（3）时限要求：（4）办实事；（5）谦虚

谨慎。

一、制定工作计划

（-）基础知识

1.办公室工作计划的种类

（1）按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型。（2）按幅度

和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型。

2.制定工作计划的方法：

（1）根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制

作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。

（2）区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则（参见四级秘书），先做重而急的任务，再

做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。

（3）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的先后顺序，对需要花时间的

工作留出充足的时间量。

（4）列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。

（5）明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。

（6）指明每一项任务的负责部门或者承担人以及负责人。

（7）从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。

（8）明确工作发展的情况和浮现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。

（9）明确工作发展的情况的质量如何监督和管理。

3.计划的内容与要求:行动计划或者计划表必须指明所管理的项目或者团队工作的其他一些重要方面，具体

包括：

⑴每一项任务的具体目标。（2）每一项任务的数量要求和质量要求。（3）每一项任务所需的资源。（4）每

一项任务所分配的负责部门或者承担人以及负责人。（5）在计划的文件中还写明如何监督工作发展和质量。

（-）制定工作计划的工作顺序

1.制定工作计划的程序

估计机会-确定目标-确定计划工作的前提条件-拟定可行方案T评价备选方案一选择方案T拟定分

计划一编制预算。__________________________________________________________________________________

2.编制常见的工作计划:常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做

等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。

五、确定承办期限

（-）基础知识

1.承办期限的内容:谓承办期限是指企业接到客户或者查询者的问题后处理并回复时间规定，许多企业都

对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进

行监督管理。

2.承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它

要求人们按章办事，不许人们的行为偏离规定的要求，以提高企业形象、信誉和效率。

（二）制定承办期限对顶的工作程序

（1）调资本单位或者组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。⑵时间期限适宜标

准。（3）确定同一任务的不同承办周期。（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期。

六、对办公室工作进行评估

（-）基础知识

I.办公室工作评估的意义:1）提高了管理工作的效率.（2）明确了组织机构的建制.（3促）进了员工承担责

任.（4有）助于进行控制和监督工作。

2.工作质量评估的要求:⑴目标不宜过多。⑵目标之间要相互协调。

（iW古工作程序；

1.对办公室工作进行目标管理:（1建）立一套完整的目标体系;（2确）定目标（3）组织实施（4）检查评估

2.对办公室工作进行量化管理

办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动

作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。

3.对办公室工作进行评估:目标必须是明确并可以考核的。包括：（I）数量目标评估；（2）质量口标

评估：

一、办公用品与设备的采购程序

（-）基础知识

1.获得设备使用权的方式:获得设备使用权主要有两种方式：一种是购买；一种是租用。

2.政府采购:我国政府采购的主要方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等

采购方式。

（二）采购工作程序：1.提出购买申请;2.审批，落实经费3招标，选择供应商;4.签订供货合同5货物入

库;6.支付货款

二、采购预算方案的制定

（-）基础知识

采购预算方案制定的原则有：（1）真实性原则；（2）重点性原则；（3）目标相关性原则；（4）经

济合理性原则。

（-）制定采购预算方案的工作程序

1.确定预算的核算基数;2.进行市场调研;3.确定采购产品的种类及型号价格;4.编写预算方案;5征.求意

见，完善方案

（三）预算方法:在具体的预算编制过程中，有两种预算方法可供选择:1传.统预算法2零基预算法

三、调配办公资源

(-)基础知识

L办公资源范围:办公资源包括的范围比较广,包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、

图书等。

2.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理地调配与利用工

作资源，提高办公资源的使用效率。

(~)调配办公资源的工作程序:无论是使用人工还是计算机，办公资源管理的基本程序都是一致的，

具体如下：

(I)了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。⑵对单位所有办公资

源进行分类，对不同资源进行分类管理。⑶对办公资源建档，记录应用情况。(4)定期进行数据分析。

一、文书的审核

是对文件草稿从内容到形式做得全面检查和修正工作。

(-)文书审核的要求:1.审核中发现的问题必须逐一纠正。2.普通性问题可以直接修改。3.需做较大的改动、

可附上具体修改日期，退回拟稿人或者承办部门共同商议。

(=)审核文书的工作步骤:1.明确审核范围2.确定是否需要行文;3.审核文书的内容;4.检查文字内容;5.检查

文件体式6.检查文书在处理程序上是否妥善完备二、文书的拟办

(-)文书的拟办的含义:文书拟办是针对文件的办理提出初步意见，以供领导审阅时参考。

(-)文书拟办的要求:1.熟悉有关政策和规定。2.熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况。3.熟悉办文程

序和有关规定。4.拟办意见要符合政策规定和实际情况。5.拟办意见力求准确、及时、简洁。

(三)文书拟办的工作步骤:1.明确拟办范围2.阅读文书内容3.提出拟办意见

三、文书的承办

(―)文书承办的含义

文书承办是按时文件要求或者领导批示，结合工作的实际情况，具体算是文件的工作。

(二)文书承办的要求:1.认真领略拟办、批办意见。2.文书的承办要区分轻重缓急。3.来文内容涉及以前的收

文，要杏找或者调阅有关文件作为承办复文的参考。4.对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并

将有关情况及时说明。5.要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。

(三)文书承办的工作步骤:1.了解文书内容;2研.究批办意见;3.进行具体办理

四、文书的催办

(-)文书催办的含义

催办是对文书办理情况的催促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时处理。

<-)文书催办的要求:1.催办中发现问题要及时汇报。2.要填写催办记录。

(三)文书催办的工作程序:1.确定催办的范围;2.确定催办的方法3.进行催办

一、档案利用

(一游案利用的含义

档案利用工作是开辟和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

(~)档案利用的要求:1依法开展.利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。

4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

(三)档案利用的工作程序

1.熟悉库藏2分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案

二、档案参考材料的编号

（一）档案参考材料的含义

档案参考资料是档案部门或者人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加

工

品。

（-）档案参考资料

档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容准确，文字凝炼，概括

性强。

（三）编写档案参考资料的工作程序

I确定编写档案参考资料的种类;2.采集档案材料;3.进行编写

三、电子档案管理

（-）电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（二）电子档案的特点有：①非人工识读性；②对电子技术和设备的依赖性；③信息的可变性；④信息与

教体的可分离性；⑤（言息的可共享性；⑥多种信息载体的集成性。

（三）电子档案的种类

1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件：②数据文件；③图形文件：④图象文件；⑤声音

文件；⑥多媒体文件；⑦命令文件。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件；②支持性文件；③辅助性、工具性文件。

3.按照电子档案产生的环境划分，可分为普通办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和创造中产生的

文件。

4.按照电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入

设备处理后生成的文件。

（四）电子档案管理的要求有：①真实性；②完整性；③可读性。

（五）电子档案管理的工作程序:1.电子档案的采集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的

利用。

一、速记概述

（一）速记概述:速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地

记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。

（-）速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。用速记

替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。

（三）速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。

（四）现代技术无法取代速记

计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的

功能是一样的.因此，手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择合用。

它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

二、手写速记

（-）汉字速记的概述

汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。汉字速记基本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快

写。2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.汉字速记师灵便运用借代的快写

（-）双音节词略写法

1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

2.双音节的单纯词，又叫联，绵词”.联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个

音节就能推知而出。

3.由两个意义相同或者相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，第二个

音

节省略。

4.由两个意义相同或者相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节

可用从左上方往右下方书写的斜体代替。

5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。在快速书写时，可省略被注

释音节。

（三）三音节词略写法

1.带虚化语素的三音节词略写法。2中间嵌有得，。字的表肯定语气的三音节词略写法。3.中间嵌有不如字的表

否定语气的三音节词略写法。4.在快速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要根据句子的上

下文能够辨认出来的，写出第一个音节，后两个音节均可自制代写代替，或者画小横直线代替。

三、拼音速记

（一）拼音速记的概述

1.拼音速记的定义。拼音速记是用一些简单符号和省略方法来记录语言的一种方式。

拼音速记方案的符号分为声"符'和韵''符'两大类。拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符

号。

2.拼音速记的特点。3.拼音速记符号的分类。

最简单的符号式有限的，所以速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。

略符是提高记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、速度、易记、

易写的特点。

（-）声符写法五要领

声符写法五要领，是拼音速记符号书写的基础

1.基线。基线又叫基准线，即练习本上的横格线，21格声符的底部都要靠写在基线上，如果离开基线往

上写或者往下写，就读别的音了。2.笔顺。笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在

基线上；从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基线上；从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔

处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上，与基线平行。3.比例。声符分为3级——大型符、

中型符和小型符。它们的比例是3：2：1.大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8个，

小型符有5个。4.斜度。声符的斜度有3种：与基线成50喷布的声符有9个；与基线成20°摆布的声符有2个；与

基线平行（成0°）的声符有10个。5.曲势。即曲线声符弯曲的趋势。起笔处趋势较大的

曲线声符有8个；收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出就是好的速记方案。

四、计算机速记

（-）计算机速记的概念:计算机速记是使用计算机及相关设备，实现语言信息实时文字录入的技术，

是语文应用工具和中文处理现代化的重要手段。

（二）计算机速记的特点”1速.度快。正常速度及语言信息同步，极限速度可达到二倍语速。2.强度低。

是普通汉字输入的三分之一。3.效率高。无需后期翻译整理。

（三）计算机速记的应用领域:1.办公文秘使用;2.专业速录服务。3.个人应用。

一、企业管理常识

（―）企业创办程序

I.企业登记申请程序:①申请设立登记程序;②申请变更登记程序;申请注销登记程序

2.注册成立个人独资企业、合伙企业程序

第一步：咨询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《制定（委托）书》，同时准备相关材料。

第二步：递交名称登记材料，领取《名称登记受理通知书》等待名称核准结果。

第三步：按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》，同时领取《企业设

立登记申请书》，经营范围涉及前置审批的，办理相关审批手续。

第四步：递交申请材料，材料齐全后领取《受理通知书》。

第五步：按《受理通知书》确定的日期交纳登记费并领取执照。

（二）现代企业制度的基本内容和基本特征

1.现代企业制度的基本内容:现代企业制度的主要内容包括3个方面：现代企业法人制度、现代企业组

织制度和现代企业管理制度。

2现代企业制度的基本特征是：1产权清晰；2权责明确；3政企分开；4.管理科学。

（三）企业融资:在市场经济中，企业融资方式总的来说有内容融资和外部融资两种。随着技术的进

步和生产规模的扩大，单纯依靠内部融资已经很难满足企业的资金需求。而外部融资已成为企业获取资金

的重要方式。外部融资又可分为股权融资和债务融资。

（四）企业年检常识

1.内资企业年鉴程序

（1）企业领取、报送《年检报告书》和其他有关资料。

①企业领取《年检报告书》；②《年检报告书》的填写要求;③企业申报年检须提交的材料

1）法人企业、个人独资及合伙企业需提交的材料

a.《年检报告书》。b.营业执照副本。c.资产负债表、损益表。d.经营范围中载明前置行政许可经

营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印件。

2）非法人分支机构、营业单位需提交的材料

a.《年检报告书》。b.营业执照副本（外资分支机构无副本的提交正本）；c加.盖企业印章的隶属企业

上一年度已年检的营业执照副本复印件或者隶属机构主体资格证明复印书。d.经营范围中我前置行政许可

经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印书。

3）外国（地区）企业承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外国保险公司分公司需提交的材料。

a.《年检报告书》。b.营业执照副本（无副本的提交正本）。c.隶属机构的主题资格证明复印书。d.经

营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，加盖企业印章的相关许可证件、批准文件复印件。

（2）登i己主管机关受理审核年检材料。（3）登记主管机关加贴年检标记I或者加盖年检戳记。

登记主管方庆对和准通过年检的企业，在其营业执照上贴当年度通过年检的标强渚加盖年检的戳记。

年检标记分“A级”和“B级”两种。对遵守工商企业登记管理法规胃口良好的企业定为“A级”，对有违反工商

企业管理法规行为的企业定为“B级”。

（4）缴纳年检费，发还营业执照。

2.外资企业年鉴程序:企业直接登录外“商投资企业网上年检系统”（网站：wznj.saic.go）v.或者6中国外资登记

（网站:w勾.saic®v,.按cn规定在线填写并申报年检报告书。国家工商行政管理总局对企.业申报的年检报告书

实行网上预审，企业通过网上预审后，可以打印出带有二维条码的年检报告书，在加盖企业公章、并经

法定代表人（或者负责人）确认签字后，连同其他应提交的年检材料一并报送到国家工商

行政管理总局。逾期未接受年检的，工商行政管理机关将依法予以行政处罚。

二、企业文化知识

（一）企业文化结构

现代企、亚文化由3个层次构成，即物质层、制度层和精神层。精神层是企业文化的核心层次。

（二）企业文化的特征与功能

1.企业文化的特征:①独特性;②普通性;③可塑性

2.企业文化的功能:①激励功能;②导向功能;③约束功能;④凝结功能;⑤稳定功能;⑥辐射功能

（三）CIS策划

1.CIS的概念:CIS即企业形象识别，是企业形象的塑造过程，是企业管理的一项系统工程，也是企业的

-一项投资行为和企业经营战略的组成部份。根据企业形象的3个层次，企业形象识别系统（CIS）也相应地

分为企业理念识别（MI）、企业行为识别（B1）和企业视觉识别（VI）3个层次。

2.CIS策划的原则：（1）全方位推进原则；（2）以公众为中心原则；（3）实事求是原则;4）求异创新原

则;5）两个效益兼顾原则

三、企业的人事管理知识

（-）团体管理

一个真正高性能的团队要具备以下几个条件：

1.共同的愿景2队员之间有开放的交流;3.队员之间需要互相信任，互相尊重.4.在不同的领域，不同队

员可做团队领导;5.要有高效的工作程序;6在.团队内要求同存异;7.队员做事有共同的方法和工作流程

（二）人事档案管理制度1.人事档案保管制度的基本内容：（1）归档制度；（2）核查制度；（3）保卫保密

制度；（4）统计制度；（5）转递制度;2人.事档案利用制度:档案利用包括查阅、外借和出具证明3个部份。

人事档案的利用要遵循一定的程式。

（三）人员招聘与培训

1.人员招聘流程

人员招聘基本流程包括6个阶段：招聘计算阶段、招聘信息分布阶段、招聘测试阶段、人事决策阶段、

职工入职阶段以及招聘的报告阶段。

2.人员招聘方式:普通组织所采用的招聘方式可归结为三大类型，即笔试、面试和心理测试。

3.人员招聘原则:人员招聘要遵守6个原则：①公开原则；②竞争原则：③平等原则；④能级原则：

⑤全面原则；⑥择优原则。

四、企业公共关系知识

（-）企业公共关系的基本特征、职能与原则

1.企业公共关系的基本特征：（1）以社会公众为工作对象；（2）以塑造形象为工作目标；（3）以传播沟

通为工作方式；（4）以互惠互利为工作原则；（5）以真实诚恳为工作信条；（6）以注重长远为工作方针

2.企业公共关系的职能有：信息管理职能、参谋决策职能、媒介宣传职能、协调沟通职能和促进销售

职能等。

3.企业公共关系的原则有真实信用原则、互惠互利原则、全员公关原则、为社会服务原则、科学指导

原则和社会规范原则。

4.企业公共关系的工作程序:企业公共关系工作程序可分为公共关系调查、公共关系计划、公共关系实

施、公共关系效果评估4个阶段.其中调查研究作为公共关系活动的起点，对公共关系活动的实施及总体

效果起着巨大的影响。

（二）企业公共关系形象

在市场经济条件下，良好的企业形象是企业重要的无形财富。它是企业生存发展的有利条件，对企业

的生产经营具有不可或者缺的功能和极其重要的作用。

I.良好的企业形象有助于企业的产品和服务赢得消费者的信赖2良好的企业形象有助于企业增强企

业的凝结力和吸引力。；3良.好的企业形象有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视和匡助.4.

良好的企业形象有助于企业在竞争中赢得优势

（三）企业公共关系危机管理

1.公共关系危机管理的原则公共关系危机管理应遵循预防第、公众第一、公开第一和时间第一的原

则。

2.企业公共关系危机的处理包括：①成立暂时专门机构；②迅速隔离危机险境；③控制危机蔓延态势。

（2）积极处置危（wei）险

积极处置危机要遵循如下工作程序：①调查情况，采集信息；②辨识危机；③危机处理的基本对策。

五、企业经营常识

（-）企业财务基础

I.会计职能与要素

（1）会计职能:会计的基本职能是核算和监督,（2）会计要素预会计科目:①会计要素。②会计科目

秘书应了解和掌握的会计科目如下:a资.产类。包括现金、银行存款、其他应收款、原材料、固定资产、

无形资产。b.负债类。包括短期借款、长期借款、对付工资、对付福利费、应交税金。c.所有者权益类。包

括实收资本（或者股本）、资本公积、赢余公积。d.损益类。包括管理费用、财务费用、所得税

2.会计核算方法与账户普通结构

（1）会计核算方法

会计核算方法有7种：设置会计科目和账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财

产清理、编制会计报表。

（2）账户普通结构:账户是用来记载经济业务的，它必须具有一定的结构和格式，基本结构相应分为

记载增加额、减少额、余额共3栏。

3.会计凭证的分类与填制要求

（1）会计凭证分为如下两类

①原始凭证。包括自制原始凭证和外来原始凭证。②记账凭证。包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（2）会计凭证的填制要求。

①原始凭证的填制要求:a记.录正式.内容齐全;c.书写清晰;d.填制及时。

②I已账凭证的填制要求:a凭证摘要简明；b.业务记录明确；c.科目运用准确；d附件数量完整；£凭证

顺序编号。

4.会计账簿

（1）会计账簿的概念

会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务，由具有专门格式

而又相互联系在一起的若干账页组成的簿籍.登记账簿是会计核算的一种专门方法。依法设置会计账簿，是单

位进行会计核算的最基本的要求。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

（2）会计账簿登记的方法和要求

①依据审核无误的会计凭证。②使用黑色或者蓝黑墨水笔书写（勿用铅笔用圆珠笔）。③在书写文字和

数字时I普通不要写满格，约占1/2或者13为宜，登记完毕在会计凭证上划'版账页最后一行摘要栏填写过，次页”

（转后页），次页的首行摘要栏填写承“前页”。⑤登记不得跳页跳行，若不慎发生跳页跳行，应在摘要栏内注

明此“页空白”，此，行空白”，也可以用红色对角线注销，经办人签章。⑥发生差错时，按规定方法更正，不得

任意撕、刮、涂、擦、补、贴或者用药物消除字迹。⑦涉及结账时，在最后一行数字下面划一条通栏红线，

在摘要栏内填写本月合评'、本季度合出'、本年累计等字样，若账户期末无余额，应在借，或者龙栏中填写平•字，

余额'栏注听前号。酶年初^辆，在旧账簿末行摘要栏结转下年'，在

新账簿首页首行摘要栏城k