展览会及配套会议主场运营服务规范

2展览会及配套会议主场运营服务规范本文件规定了展览会配套会议主场服务的术语和定义、基本要求、资质要求、主场运营服务的内容、职责及要求、服务评价与改进等内容。本文件适用于展览会及配套会议主场服务。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件，不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T26165经济贸易展览会术语3术语和定义GB/T26165界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1主场服务商。主办（或承办）单位指定并委托。为展览会提供现场组织管理服务的机构。4文件类型服务标准，规定展览会主场服务需满足的要求以保证展览会顺利举办的标准5基本要求5.1主场服务商应诚实守信，依法经营，并提供专业、规范、安全、有序、有成效的展览会及配套会议现场服务。3DB13/T***—20215.2以主办单位，参展商、观众、场馆为核心的服务理念应贯穿于主场服务过程中。5.3主场服务人员具备专业服务态度，应做到认真负责、积极主动、热情耐心、细致周到，并使用文明礼貌用语。5.4主场服务应符合国家有关安全，消防，卫生，环保，绿色、节能等法律法规的要求。5.5主场服务应积极采取措施，做好防疫安全工作。6资质要求6.1主场服务商资质6.1.1应具有独立法人资格。6.1.2应具备展览会现场设计、组织、实施、协调及管理能力，具有线上展示运筹能力，具备良好的商业交流沟通能力。6.1.3应具备相应的管理人员，技术人员、服务人员等专业团队。6.1.4应有健全的生产经营组织结构和规章制度，企业运营和信用状况良好，无违法、违规记录，具备本企业的相关专业网站。6.1.5应定期对员工进行培训和考核，提高业务技能和职业素质。6.1.6鼓励企业通过GB/T19001、GB/T24001.GB/T28001等管理体系认证。6.2主场服务人员资质6.2.1展览会及配套会议主场服务人员，包括：项目负责人，管理人员、专业技术人员及辅助人员。6.2.2主场项目负责人应满足如下要求：——有领导能力，并具备专科以上学历。或拥有职业经理人同等证书。——从业时间三年以上，有培训经历。熟知展览会工作流程。熟知展览会及配套会议运营、搭建、消防、电器、物流等相关专业知识。掌握展会工作流程和各个环节工作要点，熟悉线上展会，能指挥团队人员完成项目工作。——掌握基本的管理专业知识，具备展览会及配套会议现场的组织、协调和沟通能力。——具备较高水平的职业道德和政治素养，掌握基本信息技术和知识，身体健康，具备较好的综合能力。46.2.3主场项目管理人员应满足如下要求：——具有专科以上学历——从业时间两年以上，经过专业培训。熟悉展览会及配套会议专业知识和工作流程，熟知展会运营、搭建、消防、电器、物流等相关知识。具备展览会及配套会议现场的组织、协调和沟通、指挥能力。——具备团队精神、具备风险意识，有一定的信息基础知识和基本技术。——掌握基本的管理方面的知识，具备良好的组织、沟通和解决问题的能力。6.2.4专业技术人员应满足如下要求。——具有中专以上学历（或同等学历），或相应的专业技术职称证书。——具备专业技术资质等级证书。——熟知展会运营、搭建、消防、电器、物流等相关知识，并有近两年的培训学习或工作证明。——特殊工种（电工、焊工等。以及从事高空作业）需持有特种作业的相关证件。7主场服务内容和要求7.1展前阶段7.1.1熟悉展会项目，全面了解和掌握展览会及配套会议的相关信息，包括：展览会性质、规模、参展范围、展会规划、展会及配套会议主题、参展商构成、观众组织（专业观众）、主场嘉宾、论坛主题。认真了解和熟悉会展管理相关法律法规，做好主场可行性安全保障规范，掌握政府有关办展规程、办展必要手续，包括：公安、消防、防疫、安监、海关等。全面熟悉和掌握展馆相关信息，包括：展馆建筑及展馆周边环境、场馆可使用空间、场馆水电网气、通讯设施布局、专业设施设备的完善程度，掌握监控、储藏、餐饮、消防、防疫等安全设施以及应急通道等情况。7.1.2组织分工分项工作，包括：安保防疫、布展与撤展、展会设计、搭建商参展商报到、开幕式典礼、配套会议及活动、物品准备、网络平台、文案、工作餐饮、现场调度等。7.1.3编制展览会及配套会议相关材料，包括：参展商手册（含防疫）、安全规范等。7.1.4编制展览会及配套会议相关报表，包括：产品进出登记表，施工加班申请表等。7.1.5制定展览会及配套会议现场各项服务方案。包括：开幕式布置与执行方案、展会卫生防疫措施方5DB13/T***—2021案、安保方案、现场吊装和物流方案，网路平台运营方案、消防及突发事件应急预、布撤展方案、餐饮供应方案、现场广告布置方案、交通服务及管理方案以及展场卫生清洁方案、会议接待方案、会议管理与执行方案、突发事件应急预案等。7.1.6收集、统计、整理、审核参展商及相关方参展需求资料，包括：标准展台楣版内容、展台用水用电用气需求、现场噪声控制保证书，现场吊装需求、特装展台搭建图纸、以及展场广告和展览器材及设备等。7.1.7收集配套会议及活动信息资料。包括：参会人数、会议主题、会议规模、会刊、报告人信息、网络平台信息等。同时了解展馆的会议及活动设施设备信息，包括：会场布置要求、音响设备、灯光设施、多媒体设备、背板设计、舞台面积和造型、同声翻译相关设备等。7.1.8统计、整理展馆空间尺度和展馆设施、设备资料，统计、整理会场、会议室空间及设施、设备情况资料。包括：展厅面积、展览设施、以及辅助空间、会场数量、会场面积、会议设施设备、水、电、网、交通、卸载、地面承重等。7.1.9审核特装展台搭建提报材料。包括：施工单位营业执照，资质证明，参展单位委托合同，搭建效果图、施工图、电路图，特殊工种作业证、保险资料等。并签订安全责任书。7.1.10组织相关工作人员与场馆对接，内容包括：布撤展、开幕式、会议和活动、接待、安保、消防、物流、交通、吊装、水电气、通信、多媒体和餐饮供应等。7.1.11进行展览会及配套会议平面设计、公共区域的设计、舞台美工设计。包括：展场氛围营造设计、报到处、信息采集区、综合服务区、洽谈区、休息区、展会背板设计、会议舞台设计、各类导视及信息板的设计等。7.1.12向场馆提供报关资料，包括：特装展台效果图，施工图、电路图、水电气使用量、布置点位，以及标准展台、标摊升级展台的搭建图纸及楣板资料等。7.1.13组织相关服务商，为参展商提供相关服务，包括：特装展台搭建。食宿安排。商务服务、展品物流，境外展品报关等。7.1.14展馆内活动配套服务。包括：展会广告、特装搭建、包装箱储存、大件物流通行、餐饮住宿、商务服务、展品物流、境外展品报关等。67.1.15协助主办单位办理相关的展览会报批、备案手续。7.2布展阶段7.2.1组织布展报到。内容包括：卫生防疫、报到登记、办理相关参会手续，如：施工手续、施工保证金、领取证件等。7.2.2布展施工管理服务。包括。门禁管理，展台搭建，现场吊装，施工加班手续卫生防疫管理、文明施工及遵守展馆相关搭建规定等。7.2.3布展安全管理服务。包括:布展材料环保安全、布展材料和设备使用安全、注意防火防盗，展台施工安全、施工人员人身安全，水电气网布线安全以及消防安全等，对布展施工过程的安全，消防作业规范和出入人员进行安全监督，对违规情况进行整改跟踪。确保空气环保合格、消防安全验收合格。7.2.4布展展陈现场服务。包括:报到登记、办理相关手续，开展咨询与引导服务，参展商临时需求服务。设备租赁服务，办理展陈加班手续，协助知识产权保护工作。7.2.5布展展陈现场安全管理服务。包括:主办方、主场服务、展馆等单位召开展前安全联席会议（超大活动邀请公安部门参加展陈符合展馆规定，疏导交通，协助参展商展品进场，数字媒体音像控制，检查展览器械、消防器械摆放，安保巡视，安保监控，体验活动场地及周边安全，做好展品演示安全处置预案等。7.2.6展场卫生、设施展前管理。包括：展前人员安检卫生防疫演练、展览场地卫生防疫、卫生清洁、展位垃圾清到等。7.3展览阶段7.3.1提供展览会期间的现场管理服务。包括：门禁管理、展场安全巡视，展台水电气，设备设施使用安全监督，禁烟防火管理，停车场管理，客流和车辆疏导，展会卫生防疫、严禁吸烟等警示标识等。7.3.2依据展览会安排，协助主办方组织实施开幕式及配套会议等各项活动的开展。包括：接待、礼仪、主持、翻译，以及音响设备、影像设备和灯光设备、活动空间布置等。7.3.3设立展会咨询服务台，发放会刊、观展指南等展览会宣传资料。7.3.4为参展商和观众提供各种需求的现场服务。包括：饮水、电充、临时寄存、实物招领，医务引导、应急事物处理等，以及用电、网络、广播、展具租赁。7DB13/T***—20217.3.5展览会期间的现场安全管理服务。包括：人流、物流、接待、交通、防疫、消防等专项服务安排，展位展陈规范，嘉宾巡展安全保障，门禁防疫安全、展场消防安全、展场突发事件应急处理。7.3.6整理观众资料，建立观众数据库，进行展览会有关数据统计，收集参展商观众的意见和建议，应用数字设备每天向主办单位提报。7.4撤展阶段7.4.1展品及展具出馆搬运应按规程安全操作。7.4.2撤展过程中应保证场馆设施设备完好无损坏。7.4.3撤展过程中应保证交通安全，统一安排路线和时间。7.4.4展览会结束，组织专业拆装队伍安全拆除展台并安全清运，保证场馆地面干净整洁。7.4.5及时与展馆方进行场馆验收交接、与主办方对单审核。与展馆方、施工方进行场馆验收交接，清退押金。与展馆对单结算：水、电、吊装、车台租赁、场地设施设备管理等费用；与展会主办方对单审核：标摊数量，特装展台数，道具及水电、管理等支出。7.5展后工作7.5.1进行展会各项工作总结。包括：财务、安保、主场运营、宣传等。7.5.2整理展览会各类资料，分类存档，并向主管单位提报内容包括：参展商资料，观众资料、展会交易统计及各项活动等。7.5.3并对展商和观众进行回访，并有记录。7.5.4撰写展览会主场服务工作报告。内容要求：数据真实、分析透彻。展会性质、规模、展位面积、参展商数量、观众数量，展会配套会议及活动、以数据表达展会取得的业绩、对本地产业的贡献率。展会财务分