大型峰会会务服务会务服务方案

第一节会场布置执行方案 2一、会场布置总体要求 2二、会议场所布置 10三、会议场地评估 11四、会议室座位安排方式 12五、会场设施布置相关要求 13六、会议室音像辅助设备安排 17第二节会务管理方案 19一、管理要点 19二、会务工作的管理要求 21第三节宣传品制作方案 24一、主题定位 24二、片长设置 24三、整体定位 24四、专题定位 25五、表现内容 25六、解决方案 26七、专题片拍摄及制作要求 27第四节会场接待方案 27一、会议接待服务流程 28二、会议接待服务方案 33第五节会务服务方案 41一、目标 41二、基本原则 42三、会务人员选聘 42四、会务人员培训 42五、会务服务操作规程 43六、会务服务人员仪表、仪态要求 46七、会务服务需求确认 52第六节会议秩序维护方案 57一、会议人员进出管理原则 57二、会议人员进出管理办法 57三、会议人员进出管理流程 59第一节会场布置执行方案会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。一、会场布置总体要求会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的，等等。（一）会场的设计和布置1.席位与配套手段的设计和布置包括席位安排、会名、桌签、会徽、主席台、灯光、台幕、场景装饰等几个方面。（1）会场整体布局要点：1）要善于利用人的心理认同感，选择适合的会场布局。2）众多与会人员在同一空间里，所处位置不同，角度不同，心理感受也不同。2.会场整体布局大体上可以分为以下几种形式：（1）礼堂形布局。1）特点：场面开阔，较有气势，适合召开大中型代表大会、报告会、总结表彰大会等。2）要求：椅子成排地面对主席台、演讲者或讲台。椅子两侧间隔一般为0．05米，椅子前后排之间的最小距离为0．9米。（2）课堂形布局。无论会议大小，常会使用这一形式。与会人员只坐在桌子的一侧。这种情况下，一般用0．3～0．15米深的长方形桌，并且在会场中间有一条中央通道，每张桌子之间约留1.2米空间。桌子的长度则取决于会场大小和人数多少。（3）“U”形布局。“U”形布局属小型会议布局。如果两侧均安排座位则使用0．15米左右深度的长方形桌；如果只在桌子的一侧安排座位，一般使用0．3米深的长方形桌子。（4）马蹄形布局。马蹄形布局和“U”形布局差不多，只是主席台和两侧桌子之间用曲线形桌子连接，从而钝化拐角部分。马蹄形布局和“U”形布局适合董事会议和相互交流类会议以及视听讲演。（5）中空方形和圆形布局。这类布局没有明显的主席台设置，相当于把马蹄形布局和“U”形布局的两端连接起来。适合小型会议。一般最多安排40人。（6）“E”形布局。“E”形布局是“U”形布局的一个变形。0．15米左右深的长方形桌，椅背间的距离要有1.2米，便于走动。（7）“T”形布局。“T”形布局有一个0．15米深的主席台。一排桌子从主席台的中央一直向后延伸到需要的长度。这排桌子通常是由两张桌子合并而成，形成1.5米深的长方形单元。（8）董事会议布局。这类布局属小型会议布局。由两排桌子合并形成一列，铺上桌布形成1.5米宽的长条桌，长度可任意。每位的桌面深度是0．6米左右。（9）圆桌形布局。圆桌形布局可以将会议分成多个讨论小组，最常用的是1.5米宽桌子，有8～1O个座位。各个桌子中心之间的距离至少为3米，椅子和墙之间要有0．6米的空间留给服务小姐。（10）会谈类会议布局。双边会谈一般将谈判桌排成长方形或椭圆形，双方各坐一边，主方位于背门一侧或进门后的左侧。涉外会谈的双方主谈人位于中央，其他人员按右高左低惯例排列；译员可安排在主谈人的右边位置，以便于双方交流；记录员则安排在两端或后排。桌上应放置中外文席卡。（11）宴会类会议布局。宴会的桌形有圆桌、长桌、方桌、马蹄形桌、“T”字形桌等。桌数较多时，桌子之间应空出一定距离，以便于主客之间的互相敬酒。在桌次安排上，主桌安排主人或主宾就座，其他每个次桌都应安排主方人员陪同。主桌应面向次桌或被围在次桌中间，次桌的主要陪同人员和主要客人要面向主桌。如果只有两桌，主桌一般设在进门的右侧或里侧。席位安排上，一般情况下，主人居中而坐。其他席位的高低以离主人座位远近而定。距离相等时，涉外宴会右高左低。3.会名会名指以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标志。具体制作方法有以下两种：（1）将会议名称用广告色书写在一定规格的纸张上，然后将纸张均匀排列固定在横幅上。（2）按适当的规格将会议名称的每一个字用铅笔在胶版纸上打草稿，割下，均匀排列固定于横幅上。4.桌签桌签是标明就座人姓名的标签，其制作方法有以下两种：（1）用硬塑料做的三棱柱体，平放于桌面上，在前后面都写上人坐人的姓名。（2）用卡纸做材料，按适当的规格剪成长方形，然后将一端剪成锥形，将锥形部分向后折90度，平放桌上，写上就座人的姓名。5.会徽会徽即体现或象征会议精神的图案性标志，其悬挂方式为：（1）由政府部门主办的会议，悬挂于台幕正中黄金分割线处为宜，形成会场的视觉中心，具有较强的感染和激励作用。（2）公司团体、经济部门、一般单位召开的会议可灵活安排，大多悬挂在主持人背后墙壁的正中心位置。6.主席台具体设计时应遵循以下原则：（1）确定主席台长短和排数。（2）座次安排。（3）简化。（4）台高标准。（5）台口、台深的重要性。（6）视会议规模调整。7.灯光灯光的强弱、明、暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。在布置中应注意以下几个问题：（1）一般情况下宜选用白炽灯为会场照明光源，以黄光代替白光，白光刺眼，易使人产生视觉疲劳。（2）注意把握主席台与台下代表席光线亮度的比例。8.台幕主席台的台幕一般用紫红色和深蓝色面料。红色热烈，蓝色柔和、宁静，以会议性质来合理选择。一般用单色，也可用分割法，配以两种颜色。9.与会人员坐席摆放与会人员坐席的摆放按照会场整体布局来设置。一般每一排的座位数目不超过15人。10.装饰性布置装饰性布置通常是指使用花卉、旗帜、灯饰、工艺品陈设等，这里主要讲花卉的布置。花卉的布置对与会者情绪会产生一定影响。11.会场气氛营造（1）会场色彩处理。主要色彩属性为：色彩的冷暖、明暗——红、橙、黄为暖色、明色；青、紫为冷色、暗色；绿、黑、白、金、银为中性色。色彩的远近、轻重——红、橙、黄近而重；青、紫、绿远而轻。色彩的沉静、兴奋——暖色为兴奋，冷色为沉静。（2）会场气味效应。会场内的气味对人的情绪、会议效率具有特殊作用。改变会场气味，主要有以下两种处理方法：放置清香气味的鲜花，如米兰、月季、兰花等；在会议开幕前喷洒少量清香气味的空气清新剂，如柠檬、薰衣草等，但不可太浓。（3）会场音响。要创造一个良好的会场音响，应从以下几方面着手：1）环境影响的控制。2）讲话人音量的控制。3）调节性音响控制。（二）会场通道的设计和布置会场通道的设计与布置应根据会场整体布局、会议的规模、主席台的方位、入口位置以及消防需要等实际情况而定。国际上一般规定400人以上的会场，其过道宽度为1.8米左右；小型会议则为1.2～1.5米。如果会议要方便台下提问或需要传递麦克风、最好有两条以上通道。最前排的椅子与主席台或讲台应有1.2米以上距离。最广泛使用的礼堂型或半圆形会场中央有一条过道，宽度在1.8米左右，与主席台或讲台距离至少要2.4米。较大的会议厅里，在前后和中央都要各安排一条横穿的通道以利于消防需要。会场通道概括起来主要有以下几种模式：1.纵向横向各有一条通道，将整个会场划分成4个部分，形成“田”字形模式.2.会场通道将整个会场划分成两个部分，一种是入口开在主席台正对面，一种是入口开在主席台的左右两侧，形成“丁”字形模式.3.会场通道将整个会场划分成3个部分，中间两条和边上两条共4条纵向通道和主席台前一条横向通道形成“而”字形模式。4.扇形坐席安排，形成“V”字形模式。5.中间有3条纵向通道，将整个会场划分成4个部分，形成“川”字形模式。（三）同声传译系统的布置同声传译是用一种语言把另一种语言所表达的思想、情感，以与讲话人几乎同步的速度，用口头形式重新表述出来的一种翻译实践。同声传译室设计要求：1.四周的隔音效果极为重要。2.同声传译室通风很重要。3.同声传译室的位置应能使译员看到主席台、讲话人、屏幕或黑板，以便译员更好地理解讲话的内容。4.同声传译系统的每种语言都有独立的传译室，成并列状设置，以便传译人员减少干扰。二、会议场所布置（一）室外布置会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：1.主会标2.欢迎拱门、条幅3.彩球、鲜花、氦气球4.地毯5.展架、易拉宝、广告板6.引导牌7.灯箱8.签到台9.休息座椅等（二）室内布置会议场所的室内布置可根据需要选择：1.会标、背景板2.主席台\听众席、演讲台的布置3.鲜花、彩球、彩带等装饰4.音像辅助设备5.灯光、电源设备6.茶点7.奖品、礼品、活动道具8.桌牌、名牌9.摄像设备等三、会议场地评估1.联系人、联系方式、地址2.住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量3.会议室号码、大小、类型、数量4.会场座位、摆放、设施5.会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费6.停车场7.安全情况、保安服务质量8.电信联络便利性9.装修与外观10.清洁程度11.大堂、卫生间装修、设施、清洁12.食品、茶点13.餐饮服务水平14.工作人员表现15.服务水平16.供暖、空调、照明设施17.住宿设施18.音像辅助设备19.休闲设施20.其他设施与服务以上项目最好能列个表，逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以将保障会议地点与会议要求相符合。四、会议室座位安排方式（一）圆桌会议型所有人转着桌子就座，方便所有人参与讨论，通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对平等，但仍然需要注重就座的礼仪，可在座位上摆放姓名牌，用于提醒就座的次序。（二）正式演讲型正式演讲时，要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌，方便演讲者站立或座着讲话，同时，还要根据演讲人的要求及演讲需要，摆放相应的音像辅助设备。听众在演讲者对面，按排坐，面向演讲者。这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。这种座位排列方式，应稍微多提供一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众通常不会座得非常满。（三）小组讨论型据会议的需要，把座位分成几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分成几个小组进行讨论，培训经常采用这种形式，方便对课题进行小规模的深入研讨，保证更多的人对议题表达意见。（四）就餐座位安排对于正式的晚餐或宴请，应选择这种方式安排座位，在餐桌上要摆放桌号提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。（五）礼仪型有些非常正式的会议，对就座礼仪要求很高，例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议，在主席台上就座的人，如何安排座位一定要参照礼仪指导书，并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。五、会场设施布置相关要求（一）座席牌1.宜选择三角形座席牌，一般长15～20厘米，宽7.5～10厘米，双面展示。2.座席牌字体格式统一、大小合理。3.根据座次要求安排摆放座席牌。座席牌摆放要求场合摆放要求贵宾厅距沙发扶手前缘5～6厘米处摆放圆桌会议室距麦克风右侧3～4厘米、距客人座位桌边50～60厘米处摆放报告厅/礼堂摆放靠近麦克风右侧3～4厘米、距离客人座位桌边50～60厘米处摆放。报告厅/礼堂座席牌摆放示意图（二）麦克风1.摆放要求（1）对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。（2）对于无线麦克风（使用麦克风架）：高度距离桌面20厘米，麦架距离演讲人20厘米。具体摆放要求可参见下图。麦克风摆放示意图（3）多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。2.电池管理（1）对于无线麦克风，每次充电时间为10～12小时之间（具体可根据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算），电池一般使用期限为一年。（2）电池应存放在干燥凉爽的地方。3.其他（1）音响关闭后，方可卸除有线麦克风。（2）无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。（三）记录纸、笔1.记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加写字板。2.记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。3.会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。具体摆放要求可参见下图。记录笔摆放示意图（四）饮用水1.宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。2.饮用水摆放时，标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆放）。3.贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。六、会议室音像辅助设备安排（一）安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：1.可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容；2.运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平；3.音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通；4.帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。（二）会议常用的音像辅助设备有以下7类：1.白板白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。2.计算机有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。3.投影仪投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。4.画架、活动挂图画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。5.展板展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。6.音响设备视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。7.其他设置录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先在会议场地布置好。第二节会务管理方案一、管理要点（一）专业化会议就餐酒店式服务成立专职会务服务组，专业提供会务服务。会务服务组服务人员由公司具有丰富会务服务经验的专业人士负责进行，会务服务人员须通过符合会务服务行为规范的服务技能、服务礼仪及服务技巧等内容的专业培训及考核，选派骨干力量接受星级会议就餐酒店的培训，在引导接待、礼仪迎宾、会场服务等方面始终保持较高的专业水准。同时我司将在和甲方充分沟通的基础上建立一套严格而规范的会务服务操作细则，指导服务人员的操作行为，以确保行政办事中心及会议大厦的会务服务质量。（二）个性化全天候服务在会务服务中，无形和灵动是我们追求的境界，幕后工作讲究的是细节和周全，在标准化的基础上，个性化服务是保证机关会务服务质量的关键。我们的会务服务人员能根据会议的性质、会场的条件因地制宜的布置会场。人到主席台的布置、桌椅的摆放及数量、与会人员的就座方位、卫生间及吸烟处的应急处理，小到水果、茶叶、水、纸盒的要求。以及对灯光音响的细致入微的观察，都是我们作为专业服务人员必须具备的技能技巧。会议主调是严肃还是轻松，是工作布置还是联谊交流，会务服务人员应当准确把握并努力营造相适应的氛围。同时，会务服务人员在长期的实践中，通过专业培训，能具备识别领导身份和来宾身份的基本判断能力和技巧。掌握与会领导的个人习惯、基本的性格爱好及工作要求，能使我们的服务更加得体、舒适，进退有余。在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。在长期的会务服务时间中，我们能理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性，在不规律的服务要求中寻找服务的规律，以此适应和提供相应的配套服务。全天候立体式作业就是一个基本要求，所有会务服务人员和其他服务人员。我们要求像一支训练有素的纪律部队，各专业互相配合．召之即来，来之能战，时刻准备着。（三）保密教育由于大型峰会会议具有保密性质，物业工作人员特别是会务服务人员除了具备良好的操作技能外，还必须具备良好的职业道德和保密意识，基于此，我们在管理中实行“授权和保密管理”制度。对交接人员，我司将同样加强这方面的管理。同时对能接触一定政府机密信息的会务服务人员，实行“授权上岗和保密教育”制度，我司将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通，了解对会议要求的各项信息并坚决执行。（四）三级检查及确认制度由于会务服务的重要性，必须确保会议进行的顺畅。因此，我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认（确认会议安排是否调整），环境主管提前一小时进行二级检查与确认（对一级确认、工作安排及准备情况进行确认），服务热线提前半小时进行检查确认（核实前两级确认，并对相关部门的协调配合情况进行确认）。实行三级会务检查与确认制度，可有效杜绝漏洞和疏忽，确保会务服务取得良好的效果。二、会务工作的管理要求（一）负责领导办公室的服务工作；（二）负责各类会务的安排和服务，及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况；（三）负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；（四）负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施：（五）负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；（六）负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；（七）日常会务工作：1.小型会议的会务工作（1）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗；（2）到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时向主管领导报告；（3）仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）：（7）会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员：（9）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗等。2.中、大型及重要会议的会务工作：（1）参会人员服务部接到中、大型及重要会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报；（2）参会人员服务部根据会议需要，提前一天准备好横幅并做好相关协调工作；（3）提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；（4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；（5）仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；（6）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（7）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水。并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；（8）若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；（9）会务部部长必须到场监督会务T作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况。以便于突发事情时及时应对：（10）会议快结束时．服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；（11）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、宙等；（12）安全管理部在会议期间应加强与机关事务管理局保卫科联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，保证走火通道的餐通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。第三节宣传品制作方案一、主题定位（根据峰会召开的主题内容确定）二、片长设置整个会议宣传片的时长为：XX分钟三、整体定位在峰会内容的大背景下，充分挖掘、做足峰会宣传的文章，充分反映核心竞争力和先进、现代、奋进的风貌。大量运用人物动作、表情与环境的结合，反映峰会的内容、意识也为整个社会、经济、文化发展注入的独特活力因子；运用三维演示，充分展示峰会的主题思想；同时通过对峰会领导团队、员工服务等镜头展现，突出峰会表达的主要内容。四、专题定位本方案旨在展示的软实力，通过此宣传视频的拍摄与制作及推广，突出的峰会的思想、管理、服务。本方案在具体的内容选择和板块设置上极力做到：涵盖全面、阐述透彻、重点突出、点面结合，使得整个片子起落有序、层次分明。（一）整个片子的节奏有张有弛，带有明显的现代感和艺术气息，彰显“温馨空港”的风格，利用公司景观、各种设备、工作人员镜头和企业文化景观对人们的视觉进行冲击，实现传统礼仪与服务的完满结合，制作精致，画面现代感很强。（二）在规定时间内充分展现的现代风貌，把重点章节符号化，突出峰会的核心内容，并且将其对整个行业发展的深远影响力展现出来。（三）画面剪辑自然巧妙，段落变化鲜明有序，阳刚与柔美的内蕴有机地融合在一起，信息量丰富，开放性的内容，并且把人文的特色有意识地糅合在一起。五、表现内容本宣传片采用峰会内容以及团队相结合的方式，主要以介绍峰会会议主题思想为主线，来展示的形象，使参会人员在通过观看此片时，对召开的峰会有全面地认识。六、解决方案（一）表现手法将运用大型摇臂，摄影轨道，专业高清摄像机等专业设备，采用实景拍摄、电脑动画特技合成二大手段来综合的、立体地表现视频，以高层访谈来解说和行文体现来实现的企业形象，创造符合“温馨空港”的艺术风格来装饰点缀本片。1.实景拍摄体现峰会会议内容的主题思想。2.电脑动画采用二维和三维动画直观形象地展现的峰会内容。3.行文解说采用轻松笔调、事实说话、通俗易懂、错落有致，符合目标群体的思维方式，解说集思想性、艺术性、科学性、哲理性、幽默性于一体，多方位地剖析的峰会理念，展示所努力打造的峰会。（二）艺术风格1.遵循国际风格，适合国内外不同目标群体，提纲挈领，画龙点睛，切中要害；2.画面视听冲击性强、节奏明快、主题突出、清晰明了；3.音乐主旨表现温馨的、奋斗的、成功的、上升的，自豪的，艺术的；4.全片风格轻松、活泼、视觉强，符合峰会会议特点。七、专题片拍摄及制作要求（一）画面要求拍摄手法具有时代感，要求大气、恢弘、角度新颖、可视性强。场景要求柔美、流畅。动静相宜，旷达中不失细腻，配以摄像摇臂体现立体感。（二）专业配音中文解说要求温和有随和感。（三）色调、风格整片以暖色调为主，在三维和画面衔接中表现企业的现代感，在实景拍摄中通过灯光布置来烘托现场氛围，使得画面有过渡平稳、有活力，突出重点、虚实结合，追求整体画面的气势和美感。（四）背景音乐全片背景音乐要求紧跟画面节奏，有煽动性，舒缓画面选用轻缓音乐，契合场景一张一合引人入胜。（五）表现手法拍摄和资料；三维动画；二维动画第四节会场接待方案一、会议接待服务流程（一）目的规范会议接待工作流程，切实把会议接待工作提高到一个崭新的服务水平。（二）适用范围适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。（三）职责1.项目部项目经理负责本工作流程的监督与落实执行情况；2.客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理工作；3.会议接待服务员负责执行好本规程。4.会议工作规程（四）会议类型1.3A级：国家、省部级领导和参会人员要求的部门2.2A级：市级领导、来访的重要参会人员；外省、市级的参观团。3.A级：同行业市级参观团、区级领导；（五）准备工作1.3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行对接。2.2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、30分钟与主要接待方进行对接。3.A级：会务服务人员提前3小时、1小时与通知方进行对接。（六）宣传准备1.3A级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像；公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；确定行程路线、欢迎鲜花形式。2.2A级：公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。3.A级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。（七）人员准备1.3A级：（1）各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备运行安全等工作；（2）会务服务人员安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服务和应急服务。2.2A级：会务服务组安排专人负责会议服务、休息区服务；3.A级：会务服务组安排专人负责会议服务；（八）物料准备1.3A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。2.2A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。3.A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、茶水、抽取纸、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。（九）检查准备：1.3A级：会务服务人员提前6小时检查物料准备、人员准备，组织人员进行演练操作，分别提前1小时、30分钟、10分钟检查物料准备、人员准备情况。2.2A级：会务服务人员分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。3.A级：会务服务人员分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。（十）日常会务工作（A级）1.会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提前15分钟到岗；2.到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常（提前半小时打开灯光；提前1小时打开空调；影视音响设备由会议主办方负责协调主管设备人员）及时与会议接待主管和参会人员方协调。3.仔细检查会议室的桌子、椅子等会议使用物品的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；4.提前将消毒好的茶杯摆放好，准备茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；5.参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；6.服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；7.会议主管必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；8.会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；9.会议结束后，及时做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。（十一）2A级、3A级中、大型及重要会议的会务工作1.会务服务组接到2A，3A及重要会议通知后，作出详尽的会议安排及时向项目部项目经理汇报；2.会务服务组主管根据会议需要，若要悬挂横幅则通知会议预定单位提前一天准备好横幅；提前两小时安排摆放好鲜花；3.提前一天对会议室全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；4.服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；5.仔细检查会议室的桌子、椅子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；6.提前1小时按会议要求进行摆台，准备茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；7.参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，香巾并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；8.若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情；9.服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；10.客服领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；11.会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；12.会议结束后，及时做好茶杯及通知保洁做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等；（十二）客服在会议期间应加强与安保联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。（十三）2A,3A重要会议结束后，由项目部项目经理组织召开会议接待总结，分析、研究、探讨经验与不足。（十四）会议服务人员上岗前必须符合会议服务标准规程仪容仪表要求。二、会议接待服务方案（一）流程图（二）会前工作（按顺序）1.议题及参会人员范围的确定2.会议场所的选定：会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。要求外部环境整洁优雅、治安好、内部设备齐全；（1）会议室的布局合理，灯光、音响、空调、投影仪等设备齐全。（2）住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等齐备。说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行综合比较，提交会议组织部门确定后作后续工作。（三）会议通知的起草：1.应在会前一周确定本次会议的议程，其中包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。2.结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的注意事项（包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。3.会议所需文件、资料、讲话的准备、起草、审批、打印。（四）申报会议预算根据会议的长短及对参会人员情况的确认，作如下费用明细。会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。会议预算要求在会前四天完成，经会议组织部门审阅后，报公司总经理审批。（五）人员确认结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通（往返）情况。（六）设备准备设备明细数量设备明细数量设备明细数量投影仪U盘文件夹投影幕布激光笔桌牌笔记本电脑录音笔订书器、订书钉长线接线板笔记本、笔打印、复印一体机白板（笔、攃）话筒其他物品（常用设备，根据不同会议及实际情况进行调整）（七）预定根据征询结果进行预定。其中要求确定的有：会议室、房间、餐饮、娱乐。（八）车辆安排根据会议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。（九）会务通知起草在所发会议通知的基础上，结合以确定的参会及预订情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。1.应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图注。2.会务通知要求在会前四天前完成，三天前发给参会人员。（十）起草会务组工作安排表在所发会务通知的基础上，按会务流程分析会务工作，要求尽量详细并将任务落实到人。（十一）会务宣传品的制作根据会议名称制作相应地签到背景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，并根据会议议程需要，制作相应的宣传品。（十二）食品的采买根据会议的长短，采购相应的水果（水果应尽量选择应季、便于剥皮的水果，水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参考明细如下：客房、会议室水果茶歇水果点心香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、青枣、葡萄、樱桃等西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、桃子等咖啡、牛奶、小面包、饼干、巧克力、萨其马等（十三）会务指导服务人员的工作：1.确定每次会议须有2-3名会务人员。2.通知服务员每15分钟续茶。3.事先与会议就餐酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。4.在抵达会议就餐酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗，并在会前30分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，临近会前取下）5.摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点。会务人员需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。6.所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。会议室所需物品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调试完毕。7.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。8.会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。9.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。（十四）会中工作（按顺序）1.会议室的保障：（1）会议室全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。（2）每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。（3）协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发工作。（4）在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料的收发。（5）及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。2.参会人员的保障：（1）落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本、资料准备等）（2）落实参会人员的用餐情况。（3）落实参会人员的返回情况。3.用餐的保障：（1）要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况（人数）及用餐时间。（2）要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，尽量减少等待时间。（3）如果下午有会议议程，午餐应安排为工作餐。（4）午餐时间原则上不能晚于12：30开餐。4.住宿的保障：（1）提前与会议就餐酒店沟通房间及房卡的去用程序，尽量先取得房卡。在需要住宿的人员抵达会议就餐酒店时，要及时做好签到。手机身份证并提供相应的房卡。待会议就餐酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。（2）在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒服务。（3）会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。做好与会议就餐酒店的房卡交还。（十五）会后工作（按顺序）1.离会车辆安排：全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。确定尚需要住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。2.退房：在会议最后一天的中午12：00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向会议就餐酒店索要住宿清单。3.设备整理：在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。4.结账：在确认所有会议项目均已结束后，结账并开具发票。5.设备归还：返回公司后，归还所有所借设备。6.费用报销：在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。7.会务总结：会后尽快进行会务总结工作。（十六）注意事项1.会务人员要做好会议保障工作并携带公司通讯录方便联系。2.全程会议至少保证有1辆会议用车。3.会议所需仪器应在出发前进行检测与调试。4.会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。5.对于涉及机密的受控文件，要指定专人做资料的发放工作。6.会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。第五节会务服务方案一、目标伴随会务服务专业化及会务服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。二、基本原则（一）专业化会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。（二）人性化物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。（三）信息化物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。三、会务人员选聘选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项：1.受教育程度；2.实际工作经验、技能；3.身高、形象；4.沟通表达、应变能力；5.其他行为素质等四、会务人员培训（一）培训内容应包括但不限于以下方面：1.组织的服务理念、组织文化；2.会务管理和会务服务的理论知识；3.保密制度；4.会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态；5.会务服务人员操作技能；6.会务服务人员心理素质；7.应对常见会务突发事件；8.其他行为素质等。（二）培训方式培训方式应采用但不限于以下方面：1.利用组织制定的服务手册，聘请教师授课；2.聘请专业培训机构；3.组织内部指导；4.定期进行演练、考试等。五、会务服务操作规程（一）需求确认：进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确地提出会务需求。对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。（二）服务策划根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：1.职责分工；2.时间安排；3.场地安排；4.会务用品及硬件设施配备；5.突发事件应对措施；6.会议秩序及安全等。（三）会前准备将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：1.布置导引；2.布置签到；3.布置横幅与大背景；4.检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；5.布置台布；6.制作并摆放座席牌；7.摆放不同类型麦克风；8.摆放花卉；9.制作与佩戴胸花；10.提供纸笔；11.提供毛巾、纸巾；12.调试灯光；13.调试音响；14.调试投影；15.调试空调；16.准备茶具（水）；17.准备果盘；18.检查安全、消防设施及疏散通道；19.了解会议程序及个性化服务需求；20.备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。（四）会中服务将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：1.导引；2.续茶、茶具的准备；3.会场巡视；4.会场、洗手间、通道保洁；5.会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；6.突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H；7.咨询受理。（五）会后整理将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：1.回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I；2.清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；3.检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；4.检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；5.对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；6.关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。六、会务服务人员仪表、仪态要求（一）仪表要求1.服装要求（1）一般要求1）根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。2）工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。（2）着装要求1）女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。2）男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。2.作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。3.工鞋宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多，皮鞋表面保持光亮。4.丝袜（1）女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜或不穿。（2）男士宜穿深色长袜，禁止着浅色短筒袜。5.饰品（1）女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品，佩饰不宜过多。（2）男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。6.妆容发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透明指甲油。（二）仪态要求1.站姿（1）女士站姿上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。（2）男士站姿双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂，处于身体两侧，右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。会务服务人员站姿可参见下图。女士站姿示意图男士站姿示意图2.行姿身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。会务服务人员行姿可参见下图。女士行姿示意图男士行姿示意图3.坐姿（1）女士坐姿背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。（2）男士坐姿上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。会务服务人员坐姿可参见下图。女士坐姿示意图男士坐姿示意图4.导引（1）为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2～3步。（2）遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。（3）引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。（4）为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。会务服务人员指引见可参见下图。女士导引示意图男士导引示意图5.笑容面部保持自然亲切的微笑。6.规范用语使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。七、会务服务需求确认会务服务需求确认表类别项目内容备注会议名称会议类型□座谈会□报告会□开/闭幕式□演出□受聘仪式其他（）会议日期年月日会议时间上午：（：）～（：）下午：（：）～（：）晚上：（：）～（：）会议地点参会领导参会人数安全管理类1、预留贵宾车位；贵宾专车路线（重大接待）□是贵宾车位（）位□否2、参观路线路线：出发点：（）途经：（）终点：（）3、是否需要特别安保□是需要人数：（）工作事项：（）□否1、是否增加安保力量？（物业组织内调配）；2、会前、会中、会后是否需要特别安保要求？4、参会人员是否凭证件入场□是□否5.是否有保密要求□是保密的内容：（）□否设施设备类1.是否需要大功率电源电压负荷（）伏电源连接线（）条2.是否需要使用专梯□是通往楼层（）□否3.会议期间是否需要音乐□是□国歌□颁奖进行曲□其他（）□否开/闭幕式4.是否需要使用投影□是使用时间：（）□否与灯光相匹配5.是否需要录音笔□是使用时间：（）□否设施设备类6.