档案管理制度教材

百通能源XX集团有限公司文件编号JT/XZ/GL/2015-001类别GL文件名称档案管理制度（试行）页码编制Prepared审核Checked审批Approved版本/Edition:A日期/Date2015.06.122015.06.23修订版/Revision:00姓名/Name李甜甜签字盖章Signature文件号/Ident.No.:JT/XZ/GL/2015-001百通能源集团档案管理制度（试行）目的为了加强集团公司的档案管理，规范公司档案的收集、归档和借阅，确保集团档案的完整性、准确性、系统性，避免因档案使用不当出现的问题和风险，特制定本制度。适用范围本制度适用于集团总部和项目公司档案的收集、整理、分类、归档及利用。权责与定义3.1企业档案指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类纸质（电子）档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记载和历史见证，是企业资产的重要组成部分。3.2档案管理：指档案的收集、整理、保管、借阅、销毁、盘查等活动。3.3本制度由集团行政部负责拟订、修改及解释，集团公司总裁批准后执行。4.内容4.1档案管理组织责任4.1.1集团总部及各项目公司分别设立档案总账管理员、人事档案管理员、财务档案管理员和综合档案管理员。其中，集团档案总账管理员，负责集团公司档案总账及项目公司档案总账的管理工作。集团人事档案管理员负责集团总部及项目公司在总经办人员人事档案管理工作，集团财务档案管理员负责集团总部财务档案管理工作，集团综合档案管理员负责集团总部其他档案的管理工作。项目公司档案总账管理员，负责项目公司档案总账的管理工作，项目公司人事档案管理员负责项目公司（总经办外人员除外）人事档案管理工作，财务档案管理员负责项目公司财务档案管理工作，综合档案管理员负责项目公司其他档案的管理工作。4.1.2各类档案管理员和档案总账管理员均可兼任，但档案管理员和总账管理员不能由同一个人兼任。4.1.3档案管理组织结构如下：①集团总部集团行政部集团人力资源部集团行政部集团人力资源部集团财务部集团总部人事档案管理员集团总部财务档案管理员集团总部人事档案管理员集团总部财务档案管理员集团总部总账管理员集团总部综合档案管理员集团总部总账管理员集团总部综合档案管理员项目公司总账管理员项目公司总账管理员②项目公司项目公司财务科项目公司企管科项目公司财务科项目公司企管科项目公司总账管理员项目公司综合档案管理员项目公司财务档案管理员项目公司总账管理员项目公司综合档案管理员项目公司财务档案管理员项目公司人事档案管理员4.2档案资料提交4.2.1档案提交责任部门在规定时间对档案进行收集整理。4.2.2档案收集范围、提交责任部门和提交时间要求见附件13；其中，财务类档案资料分类、提交时间按照财务档案相关规定执行；人事档案分类、提交时间按照人事档案相关规定执行。4.2.3集团总部、项目公司和集团其他法人单位均须按照附件13中归档范围对档案资料进行收集。集团总部和集团其他法人单位的档案由档案提交部门负责人向集团总部综合档案管理员提交。其中，其他法人单位指北京百通宏达能源有限公司、南京百通宏达能源有限公司、曹县百通宏达热力有限公司、江苏百通宏达能源有限公司、黄冈市百通宏达热力有限公司、宿迁宝士腾贸易有限公司，以及今后指定的其他法人单位。4.2.4项目公司重要的档案资料原件须向集团总部各类档案管理员提交并进行档案管理，项目公司向集团总部提交的重要档案资料如下：①合同类：原件一份。②非合同类：原件一份。（若只有一份原件，集团总部档案室保存原件，项目公司档案室保存复印件）③机密合同类：原件一份。4.2.5收集完成后，档案提交责任部门负责人通过OA系统在正文中填写《档案资料移交清单》（附件1）发起档案资料移交流程。OA系统提交流程如下：①集团公司部门档案收集人档案管理员档案总账管理员档案总账管理员行政部长部门负责人审核部门档案部门档案收集人档案管理员档案总账管理员档案总账管理员行政部长部门负责人审核部门档案收集人②项目公司部门档案收集人集团总部总账管理员档案管理员档案总账管理员档案管理员项目公司总经理部门负责人审核部门档案收集人部门档案收集人集团总部总账管理员档案管理员档案总账管理员档案管理员项目公司总经理部门负责人审核部门档案收集人③项目公司向集团公司提交档案流程项目公司项目公司档案管理员项目公司总经理集团公司档案管理员集团公司档案总账管理员集团公司档案管理员项目公司档案管理员4.2.6档案提交责任部门负责人核实提交档案资料与《档案资料移交清单》一致后，在《档案资料移交清单》中移交人处签章确认。4.2.7为了方便档案资料收集，档案提交部门在每个月的20日发起档案提交流程；如遇节假日顺延。其中，项目公司向集团公司提交的档案资料在每个月的25日发起档案提交流程，并于当日将提交的档案资料通过快递邮寄到集团公司，如遇节假日顺延。4.3档案资料整理4.3.1档案提交责任部门负责人在《档案资料移交清单》中移交人处签章确认后，携带提交档案到对应的档案管理员处，将提交档案交予档案管理员审查。4.3.2各类档案管理员在收到提交的档案资料后一个工作日内，对档案资料进行如下方面的检查：①检查档案资料的标题、内容是否与《档案资料移交清单》相符。②正本及过程资料是否完整。③是否有多余文档。④《档案资料移交清单》的移交人签名是否合规。4.3.3对于不合格的档案，各类档案管理员把不合格的档案退回档案提交部门，并说明不合格原因。4.3.4档案提交部门根据退回意见进行改正，改正后的档案重新向各类档案管理员提交。4.3.5对应合格的档案，各类档案管理员核实提交档案资料与《档案资料移交清单》一致后，在OA中《档案资料移交清单》中档案管理员处签章确认。4.4档案总账管理4.4.1档案管理员在OA的《档案资料移交清单》中档案管理员处签章确认后两个工作日内，总账管理员须对提交档案进行编码。4.4.2总账管理员编码时须按照档案编码规则进行编码，编码规则如下：4.4.2.1档案的一级类目、二级类目和三级类目的划分规则如下：①一级类目设置档案的一级类目以集团各法人单位进行设置；其类号分别为各法人单位的简称，具体如下：法人单位类号法人单位类号集团公司JT北京百通宏达能源有限公司BJBT百通宏达热力泗洪有限公司SHBT南京百通宏达能源有限公司NJBT曹县百通宏达热力有限公司CXBT百通宏达热力（泗阳）有限公司SYBT江苏百通宏达能源有限公司JSBTHD赣榆县百通能源有限公司GYBT黄冈市百通宏达热力有限公司HGBT宿迁宝士腾贸易有限公司SQBST②二级类目设置二级类目设置以下几类，即：人事类、财务类、行政类、法律类、技术类、生产类、工程类、项目类；其类号分别为：HR、CW、XZ、FL、JS、SC、CG、XM。③三级类目设置三级类目设置参见表1.1.2.24.4.2.2档案编号规则如下：①人事类档案的编号结构为：参照人事档案的编码；②财务档案的编号结构为：参照财务档案的编码；③行政类档案编号结构为：一级类目/XZ/三级类目/年号-盒号-序号；④法律类档案编号结构为：一级类目/FL/三级类目/年号-盒号-序号；⑤技术类档案编号结构为：一级类目/JS/三级类目/年号-盒号-序号；⑥生产类档案编号结构为：一级类目/SC/三级类目/年号-盒号-序号；⑦工程类档案编号结构为：一级类目/GC/三级类目/年号-盒号-序号；⑧项目类档案编号结构为：一级类目/XM/（项目名称）/三级类目-年号-盒号-序号。其中法律类合同档案的编号为：一级类目/FL/HT/（合同种类）/年号-盒号-序号；合同种类分为：经营（销售）合同、采购合同、工程合同和财务合同四类，简写为JY、CG、GC、CW。4.4.2.3档案编号时，首先查明属于该档案所属类目、年号和盒号中最新档案的编号，再按序号顺序对新入档档案进行编号；如盒号增加，则序号接着上盒档案序号顺序编号；如年号增加，则盒号从01开始、序号从001开始编号。4.4.2.4档案编号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编档案编号。4.4.3编码完成后，总账管理员须在OA中的《档案资料移交清单》中填入提交档案的编码号，同时在《档案总账表》（附件2）中更新档案总账。4.4.4总账管理员须在OA中的《档案资料移交清单》中填入提交档案的编码号后，在总账管理员处签章确认。4.4.5集团总部档案总账管理员负责集团公司总账管理工作；项目公司档案总账管理员负责本公司的档案总账管理工作。4.4.6集团公司（项目公司）财务档案和人事档案的总账管理由财务部（财务科）和人事部（企管科）负责，集团公司（项目公司）财务档案和人事档案的总账须在每个月倒数第三个工作日通过OA系统传给集团公司（项目公司）总账管理员。4.4.7项目公司档案总账管理员在每个月倒数第二个工作日汇总本公司的档案总账后须将本公司的档案总账表通过OA传给集团总部总账管理员；集团总部档案总账管理员在收到项目公司档案总账表后一个工作日内汇总形成集团公司所有档案总账表。4.5档案入档管理4.5.1当档案总账管理员给新入档档案编号完成后二个工作日内，档案管理员须对档案进行入档工作。档案入档前须按照OA中新档案编号在每份档案文件（含单页或多页文件）首页右上方粘贴空白小标签，填写该档案文件的档案编号后归入档案盒。4.5.2各类档案管理员在对新入档档案编号前须进行如下处理：①归档文件尺寸限定在297mm×210mm（A4）以内，如归档文件大于该尺寸，对文件进行折叠控制在A4幅面以内。②多页文件装订整理的处理：中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原则；右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。③归档文件如有皱折、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。财务和人事档案资料处理按财务和人事规定执行。4.5.3新入档档案编号完成后，档案管理员须将档案按顺序放入对应档案盒中。档案放入档案盒中规定如下：对每个法人单位，档案资料按三级类目设置不同档案盒，并把同一个三级类目的档案资料装于一个档案盒内，如三级类目档案案资料较多，一个档案盒不够使用时，可分为两个以上的档案盒装，并于类别之后增设“档案盒”编号，以便查考。财务档案的档案盒设置按财务规定执行，人事档案的档案盒设置按人事规定执行。4.5.4档案盒标识规定：（人事档案按人事档案规定、财务档案按财务档案规定）1）档案盒外表规格为320mm×238mm，厚度为38mm、58mm、78mm；纯PP原料生产。其中，档案盒封面卡套均为95mm×65mm；档案盒脊背卡套规格分别为180mm×33mm；193mm×53mm；180mm×57mm。参考图如下：2）档案盒封面填写要求如下：（LOGO）（法人单位）档号：（二级类目+三级类目+年号+盒号）（代码）案卷题名：三级类目描述①档案盒封面内容填写在90mm×53mm的卡片上，填写完成后插入档案盒封面卡套中。②档案盒封面内容填写模板见附件11。3）档案盒脊背填写要求如下：（LOGO）法人单位（二级类目）（三级类目）（文件编号）年号+盒号①档案盒脊背内容填写在卡片上，填写完成后插入档案盒脊背卡套中。②档案案盒中放置项目类档案时，档案盒脊背的三级类目填写须加上项目名称。如：××项目立项类文件。③各类档案盒脊背内容填写模板见附件12。4.5.5各法人单位档案盒放置在档案柜中进行保管，项目类档案在档案柜中单独位置存放。集团总部人事档案和财务档案分别存放在独立的人事档案柜和财务档案柜中；项目公司人事档案和财务档案分别存放在独立的人事档案柜和财务档案柜中。4.5.6入档档案放置在对应档案盒后，各类档案管理员填写《卷内资料目录表》（附件3），并将《卷内资料目录表》置于档案盒内首页。当有新入档档案时，更新《卷内资料目录表》。4.5.7集团人事档案的日常保管由人事档案管理员负责，集团财务档案的日常保管由财务档案管理员负责，集团4.2.2.1中列示的法人单位的档案由集团综合档案管理员负责日常保管；项目公司财务档案的日常保管由财务档案管理员负责，项目公司人事档案的日常保管由人事档案管理员负责，项目公司其他档案的日常保管由项目公司综合档案管理员负责。4.5.8档案管理员严格履行档案的归档、借阅等手续，同时记录档案台账明细帐（附件4），确保档案不丢失。4.5.9各类档案管理员必须定期检查、清点档案资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。4.5.10做好档案室的卫生，经常检查档案室，确保档案室防火、防潮。4.6档案借阅4.6.1档案借阅人借阅档案前须在OA系统正文上填写《档案资料借阅申请单》（附件5）发起档案借阅审批流程。其中审批流程的建立见4.6.3，流程最后知会给相应的档案管理员。4.6.2档案借阅申请时，不同档案保密级别有不同借阅权限。档案保密级别分为绝密、机密、秘密三个等级，其对应借阅权限如下：①绝密级，其借阅人仅限于集团公司总裁办及事件相关负责人；②机密级，其查阅人仅限于部门部长级（含）以上人员及事件相关负责人；③秘密级，其查阅人为公司内部所有员工。公司档案资料的文件密级参见附件13规定。4.6.3在借阅权限范围内的审批流程如下：公司类别文档密级发起人审核审核审核审批集团公司绝密借阅人行政部长相关分管领导行政分管领导集团总裁机密借阅人部门负责人行政部长相关分管领导行政分管领导秘密借阅人部门负责人行政部长项目公司绝密借阅人相关部门负责人企管科主管经营副总项目公司总经理机密借阅人相关部门负责人企管科主管经营副总秘密借阅人企管科主管相关部门负责人4.6.4超出借阅权限范围的审批流程如下：公司类别文档密级发起人审核审核审核审批集团公司绝密借阅人行政部长相关分管领导行政分管领导集团总裁机密借阅人行政部长相关分管领导行政分管领导集团总裁秘密借阅人部门负责人行政部长相关分管领导行政分管领导项目公司绝密借阅人相关部门负责人企管科主管经营副总项目公司总经理机密借阅人相关部门负责人企管科主管经营副总项目公司总经理秘密借阅人相关部门负责人企管科主管经营副总4.6.5在《档案资料借阅申请单》获批后，档案借阅人到档案管理员处告知档案借阅事宜。4.6.6各类档案管理员对《档案资料借阅申请单》进行如下方面的检查：①填写内容是否完整；②审批签名是否合理；③借阅时间是否合理：借阅时间最长为一周，到期必须办理归还手续。如有特殊情形需长时间借阅，应到期归还后再按借阅审批流程办理借阅手续；若由于外部原因导致档案借阅到期不能归还的，借阅人须再按借阅审批流程办理借阅手续。4.6.7对《档案资料借阅申请单》检查不合格的，各类档案管理员告知档案借阅人错误；《档案资料借阅申请单》检查合格的办理借出手续。4.6.8档案严禁外单位人员借阅；如特殊情况，外单位人员需要借阅公司档案，须经集团总裁（项目公司档案须经项目公司总经理）批准后办理借阅，但不能将档案带离档案室。4.6.9对于合格的《档案资料借阅申请单》，各类档案管理员从档案盒中取出相应的档案给予借阅人。4.6.10借阅人核实借出档案与《档案资料借阅申请单》中借阅档案的一致性。不一致时，退回档案并要求各类档案管理员重新查找后再借给借阅人。4.6.11经借阅人核实无误后，各类档案管理员要求借阅人在《档案资料借阅登记表》（附件6）上正确填写借阅信息，并保存《档案资料借阅登记表》。4.6.12借阅人正确填写《档案资料借阅登记表》后，开始使用借阅的档案资料。4.7档案归还4.7.1档案借阅人须在档案借阅期内将档案资料归还到各类档案管理员处。若需要延期借阅期限，借阅人应按借阅审批流程办理续借手续。4.7.2各类档案管理员从以下几个方面检查归还的档案是否合格：①归还档案是否与借阅档案一致；②归还档案是否有涂改、抽换、增损。对于不合格的档案资料要求档案归还人改正后再归还；对于不能改正的档案资料（如：严重缺失、严重涂改等），各类档案管理员告知本部门负责人处理。4.7.3归还的档案资料经检查合格后，各类档案管理员要求档案归还人在《档案资料借阅登记表》上正确填写归还信息。4.7.4档案归还人正确登记归还信息后，各类档案管理员将归还的档案资料按照编号规则放回档案盒内。4.8档案销毁4.8.1发生下列情况，档案资料可进行销毁处理：①档案资料已到保存期限后一个月内；②档案资料相关的专业部门认定档案资料没有保存意义一周内。各类档案管理员通过OA系统在正文中填写《档案资料销毁申请单》（附件7）发起档案销毁申请审批流程，档案销毁申请审批流程如下：公司类别发起人审核审核审核审批集团公司档案管理员行政部长相关分管领导行政分管领导总裁项目公司档案管理员企管科主管经营副总项目公司总经理4.8.2保管期限届满但经核定仍有保存参考价值的文档，各类档案管理员在OA系统正文中填写《档案资料延期保存申请单》（附件8），经审批后在档案盒内的《卷内档案资料目录表》中更改档案保存期限，并告知档案总账管理员更改保存期限。档案延期保存审批流程如下：公司类别发起人审核审核审核审批集团公司档案管理员行政部长相关分管领导行政分管领导总裁项目公司档案管理员企管科主管经营副总项目公司总经理4.8.3《档案资料销毁申请单》获批后，各类档案管理员在OA系统正文中填写《档案资料销毁单》（附件9）并签章确认，发起档案销毁流程。其中集团公司流程建立为档案管理员到监督人（档案管理员所在部门负责人）到集团公司档案总账管理员；项目公司流程建立为档案管理员到监督人（档案管理员所在部门负责人）到项目公司档案总账管理员和集团公司档案总账管理员。4.8.4监督人核实《档案资料销毁申请单》和销毁档案一致后，各类档案管理员和监督人一起对档案进行销毁。4.8.5档案销毁完成后，监督人员在《档案资料销毁单》监督人处签章确认。4.8.6监督人员在OA系统上确认《档案资料销毁单》后，档案总账管理员获得《档案资料销毁单》信息，档案总账管理员据此更新档案总账目录。4.8.7各类档案管理员对《档案资料销毁单》和批准的《档案资料销毁申请单》下载打印后进行档案编号，作为档案资料放入对应档案盒中永久保存。4.9档案盘查4.9.1每月最后一个工作日，档案总帐管理员发起档案盘查要求。4.9.2档案总帐管理员会同各类档案管理员和监查人（档案管理员部门负责人）核实总账上登记的档案数量与实际档案室档案数量的准确性。各类档案管理员在档案盘查中需要提供以下材料：①《档案资料归档单》②《档案资料借阅登记表》③《档案资料销毁单》4.9.3盘查完成后，档案总账管理员填写《档案盘查表》（附件10）并签字。4.9.4各类档案管理员、监查人核实后在《档案盘查表》上签字。4.10档案室管理4.10.1档案管理采用独立档案室进行存放管理，集团公司档案室设集团公司综合档案室、人事档案室和财务档案室。项目公司档案档案室设立财务档案室（柜）、人事档案室（柜）和综合档案室（柜）。各档案室（档案柜）须安装保险锁，分别由各类档案管理员进行保管。4.10.2保持室（柜）内清洁卫生，严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内畅通无阻，必须配备适用的灭火器；对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。4.10.3在非档案室工作时，档案柜和档案室均须锁闭；非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室或打开档案柜。4.11处罚措施4.11.1违反本制度相关规定并未造成不良后果的，给予当事员工100元/次的现金处罚并给予警告处分。4.11.2违反本制度相关规定并对公司造成经济或名誉损失的，视情节轻重给予当事员工200元及以上，最高扣除全年年终奖金的处罚并给予记过、记大过处分；情节特别严重的，可对当事员工给予过错性解除劳动合同处理，并有权根据事件的严重程度追究其经济、法律责任。5.附则附件1：《档案资料移交清单》附件2：《档案总账表》附件3：《卷内档案资料目录表》附件4：《档案台帐明细表》附件5：《档案资料借阅申请单》附件6：《档案资料借阅登记表》附件7：《档案资料销毁申请单》附件8：《档案资料延期保存申请单》附件9：《档案资料销毁单》附件10：《档案盘查表》附件11：档案盒正面填写模板附件12：档案盒脊背填写模板附件13：《档案资料归档范围表》注：项目公司相关表格参照上述表格制定6.补充说明无附件1《档案资料移交清单》档案资料移交清单编号：JT/XZ/BD/2015-008（单位）部门：负责人：移交时间：年月日序号文件名称文件类目页数/份数备注档案编号（由总账管理员填写）123456789101112131415移交人：档案管理员：总账管理员：附件2《档案总账表》附件3《卷内档案资料目录表》卷内档案资料目录表档案盒号：编号：JT/XZ/BD/2015-010序号档案文件编号文件名称份数/页数保密级别保存年限归档时间备注12345678910附件4《档案台账明细表》档案明细台帐编号：JT/XZ/BD/2015-011日期档案文件编号文件名称页数保密级别归档/借阅/归还/销毁经办人备注附件5《档案资料借阅申请单》档案资料借阅申请单日期：年月日编号：JT/XZ/BD/2015-012借阅（单位）部门借阅人借阅日期借阅档案编号和名称文档密级利用目的是否复印复印份数预计归还日期本（单位）部门负责人意见行政部意见/企管科意见集团相关分管领导意见/项目公司经营副总意见集团行政分管领导意见集团总裁意见/项目公司总经理意见借阅人承诺1、按预计时间归还；2、不得私自外借；3、不得随意涂改、剪裁、丢失及泄密。借阅人签字：备注附件6《档案资料借阅登记表》档案资料借阅登记表编号：JT/XZ/BD/2015-013序号借阅人（单位）部门文件编号和名称数量借阅日期预归还日期实际归还日期归还人备注123456789附件7《档案资料销毁申请单》档案资料销毁申请单日期：年月日编号：JT/XZ/BD/2015-014文件编号文件名称保密级别文件数量销毁原因备注行政部意见/企管科意见集团相关分管领导意见/项目公司经营副总意见集团行政分管领导意见集团总裁意见/项目公司总经理意见备注附件8《档案资料延期保存申请单》档案资料延期保存申请单日期：年月日编号：JT/XZ/BD/2015-015文件编号文件名称文档密级延期保存原因延期时限行政部意见/企管科意见集团分管领导意见/项目公司经营副总意见集团行政分管领导意见集团总裁意见/项目公司总经理意见备注附件9《档案资料销毁单》档案资料销毁单日期：年月日编号：JT/XZ/BD/2015-016序号文件名称文件编号保密级别文件数量备注123456789101112监督人：档案管理员：附件10《档案盘查表》档案盘查表编号：JT/XZ/BD/2015-017盘查时间盘查范围盘查情况说明备注盘查人：档案管理员：监查人：附件11档案盒正面填写模板：北京百通宏达能源有限公司XXXXX有限公司档号：XXBJBT/ZX/ZZ-2015-01案卷题名：证照类文件附件12档案盒脊背填写模板：①档案盒脊背卡套规格为180mm×33mm时模板北京百通宏达行政类经营决策文件01-99（手写）2014—01②档案盒脊背卡套规格为193mm×53mm时模板北京百通宏达行政类经营决策文件01-99（手写）2014—01③档案盒脊背卡套规格为180mm×57mm时模板北京百通宏达行政类经营决策文件01-99（手写）2014—01附件13：《档案资料归档范围表》档案资料归档范围表一级类目二级类目三级类目档案收集范围收集原复件及分数纸质/电子提交责任部门提交时间密级保存期限各法人单位行政类1、证照1、公司证照（主要包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证等）原件/1份纸质集团公司行政部/项目公司企管科资料完成后一个月内提交绝密永久2、经营决策1、董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料原件/1份纸质集团公司行政部/项目公司企管科资料完成后一个月内提交绝密永久2、董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等原件/1份纸质3、公司变更、注册材料3、宣传1、企宣资料原件/1份纸质/电子集团公司行政部/项目公司企管科资料完成后一个月内提交秘密15年2、上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料（重要）法律类1、合同类1、经营（销售）合同原件/1份纸质合同发起部门资料完成后一个月内提交绝密永久2、采购合同3、工程分包合同4、财务合同2、非合同类1、客户往来函件原件/1份纸质相关部门资料完成后一个月内提交绝密永久2、政府往来函件相关部门绝密永久3、政府批文相关部门绝密永久4、证明文件相关部门机密15年5、案件类：①法院判决书、调解书