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文档简介

合同文件的保管与归档要求为了保证合同文件的安全、完整和可追溯性，确保相关合同的权益和责任的执行，并合规地进行文件管理，以下为合同文件的保管与归档要求的合同书：【合同名称】：合同文件的保管与归档协议【甲方】（以下简称“保管方”）：公司名称：地址：联系电话：【乙方】（以下简称“委托方”）：公司名称：地址：联系电话：【文件管理方】（以下简称“管理方”）：公司名称：地址：联系电话：鉴于甲方作为合同的保管方，乙方作为委托方，管理方作为担任管理职责的方，三方自愿达成以下协议：第一条保管范围1.1本协议所指的合同包括但不限于：销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等与乙方业务相关的合同文件。1.2保管方负责接受、存储和保管属于合同的原始文件或电子版本，并负责合同归档和管理。1.3委托方在签署本协议后，将委托其产生的合同文件交由保管方进行安全保管。第二条保管责任2.1保管方应确保合同文件的安全、完整和可追溯。在合同文件的接收、存储和保管过程中，保管方应采取必要的技术措施和物理措施保障文件的保密性和安全性。2.2保管方应建立合适的文件管理系统，确保合同文件按照时间顺序进行整理、归类、标识和存档，以便委托方和管理方可以随时查阅和审查。2.3保管方应为合同文件建立备份，并确保备份文件在合同有效期内妥善保管。第三条文件归档和保管期限3.1保管方应根据相关法律法规的规定，制定合同文件保管期限，并将期限清晰明示于合同管理系统。3.2在合同文件保管期限届满前，保管方不得擅自销毁合同文件，如确需销毁，应提前七日书面通知委托方和管理方，并按照法律法规的规定进行销毁。第四条信息安全和保密4.1保管方应采取安全防护措施，防止合同文件的丢失、泄露或被篡改，并保护合同文件中的商业机密以及委托方的隐私信息。4.2保管方和管理方不得将委托方的合同文件信息用于与本协议无关的商业活动，不得将其提供给未经授权的第三方。第五条责任与争议解决5.1保管方应按照行业常规和合同约定履行其管理职责，如因保管方疏忽或违法行为导致合同文件的丢失或损坏，保管方应负责赔偿委托方因此遭受的损失。5.2出现本协议未约定的事项或争议，三方应通过友好协商解决；如协商不能解决，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。第六条协议生效和变更6.1本协议一经双方签字盖章即生效，

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