立卷整理归档制度范文

第页共页立卷整理归档制度范文一、目的和意义立卷整理归档制度的目的是为了规范和统一文件归档管理工作，确保文件的安全保密性和便捷检索性，提高工作效率和信息化水平，保护单位的知识资产和历史文化遗产，为单位的发展和决策提供依据。立卷整理归档制度的实施具有以下意义：1.提高文件管理的规范性：通过规范立卷整理归档程序和要求，确保文件的完整性、真实性和准确性，规范文件的存储方式和命名规则。2.保证文件的安全保密性：通过制定安全保密措施，包括密码锁、权限控制、备份等手段，保障文件的安全性，防止文件的泄密、丢失和损坏。3.提高文件的检索和利用效率：通过建立系统化的文件分类和编目规则，便于文件的检索和利用，提高办公效率，减少工作量和时间。4.保护单位的知识资产和历史文化遗产：文件是单位的知识资产和历史文化遗产，通过建立立卷整理归档制度，可以保护和传承这些宝贵资源，为单位的发展提供重要依据。二、适用范围本制度适用于单位内所有文件的立卷整理归档工作，包括纸质文件和电子文件，适用于所有相关单位团队和工作人员。三、文件分类和编目规则1.文件分类：根据文件的性质、用途和来源，将文件分为行政管理文件、业务工作文件、项目立项文件、财务会计文件、人事档案文件等多个分类，可以根据实际需要在分类基础上进行细分。2.文件编目规则：采用编号-名称的形式进行编目，其中编号为从1开始的连续数字，名称为文件的简要概述，编目号和文件名称之间用符号“-”连接。四、立卷整理归档程序1.立卷程序：（1）制定立卷计划：根据实际需要，制定每个文件的立卷计划，包括文件的范围、立卷内容和立卷时间等。（2）集中归档：将需要立卷的文件按照分类进行归档，将每个文件夹或盒子标明立卷名称和编号。（3）整理归类：对立卷文件进行整理和归类，确保文件的顺序和完整性，按照文件分类和编目规则，进行文件的编目和命名。（4）编制立卷目录：根据整理归类的文件，编制立卷目录，包括立卷名称、编号和文件列表等。2.整理归档程序：（1）文件归类：根据文件的性质、用途和来源，将文件进行分类，如行政管理文件、业务工作文件、项目立项文件等。（2）文件整理：对每个分类的文件进行整理和排序，确保文件的顺序和完整性，加强文件的保存和保护。（3）文件编目：根据文件分类和编目规则，对文件进行编目和命名，确保文件的准确性和易查性。（4）文件归档：将整理好的文件按照分类和编目存放在指定的存档室或文件柜中，确保文件的安全性和防止丢失。（5）文件备份：对重要的电子文件进行定期备份，确保文件的安全性和防止损坏。五、安全保密措施1.文件存储安全：纸质文件应存放在密封且防火防水的文件柜或保险柜中，电子文件应存放在安全、稳定的服务器和存储设备中，限制访问权限，保障文件的安全性和可靠性。2.文件传输安全：对于需要传输的文件，采用加密传输的方式，确保文件传输的安全性和保密性，防止文件的泄密。3.文件备份安全：对重要的电子文件进行定期备份，备份文件应存储在安全可靠的地方，避免丢失和损坏。4.权限控制安全：对文件的访问权限进行严格控制，限制文件的访问范围和查阅权限，防止文件的滥用和泄露。六、责任和监督1.立卷责任：由文件管理部门负责制定立卷计划、组织立卷工作和编制立卷目录，并进行定期的复核和补充。2.整理归档责任：由文件管理部门负责制定整理归档计划、组织整理归档工作和维护整理归档目录，并进行定期的复核和整理。3.监督责任：上级领导和各级主管部门应对立卷整理归档工作进行监督和检查，确保制度的有效执行和工作的规范性。七、制度的宣传和培训为确保立卷整理归档制度的有效实施，单位应对全体员工进行制度的宣传和培训，提高员工的操作技能和制度的认同