《公司档案管理明细表》(附件1)

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公司档案管理明细表,,,,,,,,,

档案类别,"档案

类别

代码",文号,归档内容,提交部门,提交方式,归档时间,"保管

部门",保管期限,备注

声像类,A1,ZYXZ-A1-年度、顺序号,公司高层对外活动的照片,行政部,原件,季度,"档

案

室

及

相

关

业

务

部

门",长期,

,A2,ZYXZ-A2-年度、顺序号,公司高层对外活动的光盘,行政部,原件,即时,,长期,

荣誉类,-,-,公司或公司高层名义获得的荣誉,行政部,实物,即时,,长期,

公司重大事项类,B,ZYXZ-B-年度、顺序号,公司大事记,行政部,原件,年度,,永久,

,,,公司外报刊有关公司的报道,行政部,原件,即时,,永久,

,,,信访材料,行政部,原件,即时,,长期或短期,

,,,参加社会大型会议或活动的文件,行政部,原件,年度,,长期或短期,

,,,公司历史、简报、公司刊物,行政部,不定,半年度,,短期,

,,,公司捐赠项目及相关文件,行政部,原件,季度,,永久,

,,,大型工作会议、座谈会、庆祝会文件材料,行政部,原件,年度,,长期,

,,,企业文化建设项目及活动成套材料,行政部,原件,即时,,长期,

集团领导请示及批复,c,ZYXZ-C-年度、顺序号,公司向上级的重要请示及批复,行政部,原件,年度,,永久,

,,,公司向董事长、总经理的请示及批复,行政部,原件,年度,,长期,

公司领导请示及批复,D,ZYXZ-D-年度、顺序号,个人或部门向公司的重要请示及批复,行政部,原件,年度,,永久,

公司行文,E,ZYXZ-E-年度、顺序号,公司的各类正式发文,行政部,原件,月度,,长期,

对外发文,F,ZYXZ-F-年度、顺序号,公司向外单位的发文,行政部,原件,年度,,长期,

联系函,G,ZYXZ-G-年度、顺序号,公司涉内、外业务函件,行政部,原件,年度,,长期,

档案借阅,H,ZYXZ-H-年度、顺序号,资料查阅、借阅等审批,行政部,原件,年度,,永久,

协议,I,ZYXZ-I-年度、顺序号,对外签署的业务合作协议,行政部,原件,即时,,长期,

其他,J,ZYXZ-J-年度、顺序号,零散文件,行政部,原件,年度,,长期,

印章管理（一）,K1,ZYXZ-K1-年度、顺序号,启用印章的文件及印摸,行政部,原件,年度,,永久,

印章管理（二）,K2,ZYXZ-K2-年度、顺序号,印章使用入册、盖章申请表,行政部,原件,年度,,短期,

宿舍管理（一）,L1,ZYXZ-L1-年度、顺序号,宿舍物品登记表等,行政部,原件,年度,,短期,

宿舍管理（二）,L2,ZYXZ-L2-年度、顺序号,房屋租赁合同等,行政部,原件,年度,,短期,

车辆管理,M,ZYXZ-M-年度、顺序号,与车辆相关文件等,行政部,原件,年度,,短期,

资材管理,N,ZYXZ-N-年度、顺序号,固定资材统计、购置单等,行政部,原件,年度,,短期,

食堂管理,O,ZYXZ-O-年度、顺序号,食堂订餐统计、票据等,行政部,原件,年度,,短期,

会议纪要,-,原文号,公司及各部门的会议纪要（含月会议、周会议）,行政部,原件,年度,,长期或短期,

内部通启,-,原文号,公司下达的重要通知,行政部,原件,月度,,长期或短期,

集团行文,-,集团文号,上级有关行政管理的来文及行政政策规定,行政部,原件,年度,,长期,

A类勘察设计监理,-,集团文号,勘探、设计、监理、施工合同,行政部,原件,即时,,永久,

B类工程施工合同,-,集团文号,工程施工合同,行政部,原件,即时,,长期,

C类材料设备合同,-,集团文号,工程材料采购合同,行政部,原件,即时,,长期,

D类广告制作合同,-,集团文号,广告制作、发布、刊物印刷合同,行政部,原件,即时,,长期或短期,

E类固定资产合同,-,集团文号,办公室固定资产采购、员工宿舍、车辆维修等后勤合同,行政部,原件,即时,,长期或短期,

F类工地市政合同,-,集团文号,土地受让、配套（水、电、电信、电视、宽带等）开发合同,行政部,原件,即时,,永久、长期或短期,

G类其他合同,-,集团文号,投资项目合同,行政部,原件,即时,,永久或长期,

,,,人事服务合同,行政部,原件,即时,,长期或短期,

,,,商标使用许可合同,行政部,原件,即时,,长期,

,,,其他合同,行政部,原件,即时,,长期或短期,

,,,不动产档案（含房产证、土地证、房产买卖合同等）,行政部,原件,即时,,永久,存银行保险柜

人力资源类,A,ZYRS-A-年度、顺序号,人员档案资料,人事部,原件,即时,,长期,

,B,ZYRS-B-年度、顺序号,劳动合同,人事部,原件,即时,,长期,

,C,ZYRS-C-年度、顺序号,人事变动表,人事部,原件,即时,,长期,

,D,ZYRS-D-年度、顺序号,保险福利,人事部,原件,即时,,长期,

,E,ZYRS-E-年度、顺序号,住房公积金,人事部,原件,即时,,长期,

,F,ZYRS-F-年度、顺序号,劳动用工业务办理相关资料,人事部,原件,即时,,长期,

,G,ZYRS-G-年度、顺序号,员工假单,人事部,原件,即时,,在职期限,

,H,ZYRS-H-年度、顺序号,考勤记录,人事部,原件,即时,,在职期限,

,I,ZYRS-I-年度、顺序号,绩效考核资料,人事部,原件,即时,,在职期限,

,J,ZYRS-J-年度、顺序号,培训资料,人事部,原件,即时,,在职期限,

,K,ZYRS-K-年度、顺序号,薪酬档案,人事部,原件,即时,,在职期限,

,L,ZYRS-L-年度、顺序号,应聘简历,人事部,原件,即时,,在职期限,

商管部业务表格,A,WYSH-A-年度、顺序号,各种常用电子表格,商管部,原件,年度,,长期,

商管部H区数据库（一）,B1,WYSH-B1-年度、顺序号,商户各品牌logo、商户各品牌相片,商管部,原件,月度,,长期,

商管部H区数据库（二）,B2,WYSH-B2-年度、顺序号,商户各品牌促销信息,商管部,原件,月度,,长期,

商管部H区数据库（三）,B3,WYSH-C1-年度、顺序号,商户联系方式,商管部,原件,月度,,长期,

商管部H区数据库（四）,B4,WYSH-B3-年度、顺序号,商户保证金明细,商管部,原件,月度,,长期,

商管部H区数据库（五）,B5,WYSH-B5-年度、顺序号,经营区台帐,商管部,原件,月度,,长期,

商管部H区数据库（六）,B6,WYSH-B6-年度、顺序号,招商商户信息,商管部,原件,月度,,长期,

商管部合同类,C,WYSH-C-年度、顺序号,租赁合同,商管部,原件,月度,,长期,

法律及信函,D,WYSH-D-年度、顺序号,法律文件通告及信函,商管部,原件,月度,,长期,

H区请示报告（一）,E,WYSH-E-年度、顺序号,集团请示报告申请审批,商管部,原件,月度,,长期,

H区请示报告（二）,F,WYSH-F-年度、顺序号,公司请示报告申请审批,商管部,原件,月度,,长期,

商管部递交综合部资料（一）,G1,WYSH-G1-年度、顺序号,培训资料,商管部,原件,月度,,长期,

商管部递交综合部资料（二）,G2,WYSH-G2-年度、顺序号,工作总结文档,商管部,原件,月度,,长期,

商管部递交综合部资料（三）,G3,WYSH-G3-年度、顺序号,集团重要通知及文件,商管部,原件,月度,,长期,

销售招商与管理,H,ZYSH-H-年度、顺序号,代理商公司明细、B座招商信息、B座行业规划,营销部,原件,月度,,长期,

销售数据,I,ZYSH-I-年度、顺序号,客服数据、工程数据,营销部,原件,月度,,长期,

销售文件类,J,ZYYX-J-年度、顺序号,物资采购,营销部,原件,月度,,长期,

消防各项规章制度,A,WYXF-A-年度、顺序号,各部门防火制度，消防预案、消防培训方案、,消防部,原件,月度,,长期,

隐患整改通知书,B,WYXF-B-年度、顺序号,潍坊消防管理规定的、违章装修、违章动火,消防部,原件,月度,,长期,

消防监控值班记录,C,WYXF-C-年度、顺序号,每日值班记录,消防部,原件,月度,,长期,

消防设备设施检查记录,D,WYXF-D-年度、顺序号,每月检查记录,消防部,原件,月度,,长期,

消防部门下发的文件,E,WYXF-E-年度、顺序号,消防文件,消防部,原件,月度,,长期,

火灾报警记录表,F,WYXF-F-年度、顺序号,每日消防报警记录,消防部,原件,月度,,长期,

消防装修动火审批表,G,WYXF-G-年度、顺序号,动火许可证,消防部,原件,月度,,长期,

消防个人档案,H,WYXF-H-年度、顺序号,消防监控人员,消防部,原件,月度,,长期,

案件记录表,I,WYXF-I-年度、顺序号,案件记录,消防部,原件,月度,,长期,

消防巡场记录,J,WYXF-J-年度、顺序号,每日巡场记录,消防部,原件,月度,,长期,

质保金返还,A,WYWX-A-年度、顺序号,质保金返还审批表,维修部,原件,月度,,长期,

应急预案,B,WYWX-B-年度、顺序号,各类预案,维修部,原件,月度,,长期,

能源记录,C,WYWX-C-年度、顺序号,水、电、采暖记录,维修部,原件,月度,,长期,

培训计划,D,WYWX-D-年度、顺序号,培训计划表,维修部,原件,月度,,长期,

设备档案,E,WYWX-E-年度、顺序号,各类设施设备档案,维修部,原件,月度,,长期,

装修审批,F,WYWX-F-年度、顺序号,商户装修审批,维修部,原件,月度,,长期,

用款申请,G,WYWX-G-年度、顺序号,物品采购、政府收费等用款申请,维修部,原件,月度,,长期,

重大事故报告,H,WYWX-H-年度、顺序号,水、电、设备险情等事故报告文件,维修部,原件,月度,,长期,

图纸汇总,I,WYWX-I-年度、顺序号,经营面积图、设备设施图,维修部,原件,月度,,长期,

物品购置领用表,J,WYWX-J-年度、顺序号,物品购置、出、入库单据,维修部,原件,月度,,长期,

工作联系函,K,WYWX-K-年度、顺序号,涉内、外业务函件,维修部,原件,月度,,长期,

节能降耗计划,L,WYWX-L-年度、顺序号,节能降耗计划,维修部,原件,月度,,长期,

有偿服务登记表,M,WYWX-M-年度、顺序号,有偿服务登记表,维修部,原件,月度,,长期,

外委维修合同,N,WYWX-N-年度、顺序号,外委维修合同,维修部,原件,月度,,长期,

商户投诉处理,O,WYWX-O-年度、顺序号,商户投诉处理意见、处理结果,维修部,原件,月度,,长期,

维修部维修流程,P,WYWX-P-年度、顺序号,作业标准、维修流程,维修部,原件,月度,,长期,

维修部管理规定,Q,WYWX-Q-年度、顺序号,值班工作职责,维修部,原件,月度,,,

整改记录,R,WYWX-R-年度、顺序号,值班工作职责,维修部,原件,月度,,长期,

"备注：公司档案文号编排格式：1、（公司）简称+（业务部门）简称-档案类别代码-年度+顺序号，字母和数字含义依次是：

1、公司简称：置业公司ZY,物业公司WY；

2、业务部门简称：行政部XZ，人事部RS,商管部SH（“H”以行业类别替换，行业类别分为陶瓷区“T”、地板区“D”、木门区“M”、橱柜区“C”、建材“J”）、消防部XF，安保部AB，维修部WX、营销部YX；

3、档案类别代码：按A、B、C、D等字母顺序编排；

4、年度：建档、存档年份；

5、顺序号：001、002等三位数字顺序编排。

例如：2011年1月1日置业公司创业、就业推进会活动照片，档案文号为ZYXZ-A1-2011001。",,,,,,,,,

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