大型跨国公司秘书手册样本

秘书手册（试讲稿）联想电脑公司企划部秘书处目录前言…………………3秘书必备素质……………4秘书重要职业技能………5第一某些寻常事务解决…………………5电话、传真、邮件、文献管理、名片第二某些日程安排………7总体日程安排…………………7出差日程安排…………………8会议安排………13媒体采访………18大型活动………21突发来访接待…………………24第三某些沟通与协调……25内部沟通………25外部沟通………25秘书应具备礼仪……………26秘书礼仪素质培养…………27第四某些文字支持………27第五某些会议支持………30前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人理解职业。秘书辅助和参谋作用在该职业特性中最具代表性，她们是领导左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通桥梁，为此，她们必要全心全意并精确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。先进秘书会使人想到干练、精明、繁忙处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼仪态；联想到在她们脸上那一惯呈现胸有成竹样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业人们有着太多想像。然而,秘书工作到涉及哪些，在秘书工作背后尚有些什么，这是被诸多人忽视。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大队伍，在联想大环境下，人们各就各位地支撑着许多寻常繁杂事项解决。在领导解决每一项工作时侯，咱们会随时身处其中，自然而然成为此件事情某一环节，而不可或缺，有时咱们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看都是秘书，但由于所服务对象不同,各部门性质不同,其所进行工作任务也必然存在着很大差别，但由于秘书工作是以服务为其主线性质，这在共性寻找上为咱们提供了根据。事实上有诸多相似工作不同之处只是由于事件轮廓上差别，本质上都是可以归于一类。无论什么时候，谨慎认真工作态度是秘书们不遗不弃职业操守，而当代秘书职业规定在尊奉这一理念基本上更要加强这一能力综合运用和发挥。因而，什么是一种出众地秘书该具备职业素质，什么样秘书会得到领导承认，在联想,不同岗位秘书在提高工作效率呼声下又该做什么呢？这些是咱们始终以来需要摸索问题，也就是这此些思想火花碰撞出咱们最初编写本手册想法。咱们--作为企划部秘书处秘书，在长期工作之中，在领导寻常所给协助中以及自身在各项工作中锻练使得咱们为自身寻找到了某些合用工作办法，积累了某些工作经验和技巧，在解决许多类似状况时形成了某些惯用做法和商定俗成规定，咱们将这些点滴一一收集，在通过了重复总结和提练、否定和借鉴过程后，已将其做成了本部门工作一种原则，达到了在办法和流程上统一。咱们相信，在咱们自己不懈努力和对秘书工作热爱之下;为联想,为咱们事业将来发展进行一番奋斗后,咱们定会做出成绩.咱们迫切地相想早日让这本小册子与人们会面，但愿它能为同行们工作中提供以便快捷参照之用，同步咱们非常乐意将这些经验和技巧共享出来和人们一起探讨，也但愿能运用这样一种机会使咱们工作得到领导和专家指点，以发现问题，补已之短。秘书手册合用于公司各部秘书及行政人员，致力于予以任何一种联想人关于行政方面指引。手册编写工作是由企划部秘书处完毕，在此其间咱们得到了来自部门同仁及上下各部门有关人员大力支持，在此，咱们深表谢意，关于本手册所收集内容，由于水平有限，不当之处请及时向咱们提出，咱们热忱盼望着您意见。这本手册随着工作需要咱们还将不断补充完善，使手册真正可以成为一部联想秘书行为指南，为您服务，为你所用。第一章秘书必备素质一、职业化秘书原则:敬业精神 正直--公平，坚持既定政策和原则表率作用 诚实--实事求是领导风范 敬业--以工作为荣，设定高工作水准业务能力 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密指挥与控制能力 勤奋--努力工作，不断学习合伙精神 有序--利落，有条不斋学习与创新能力 高效--追求效率和效益知人善任能力 可靠--按商定完毕工作，保质、保量、及时对待意见与批评 大局观 二、秘书职业态度积极性（Initiative)适应性(Flexibility)团队精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)创新精神(Creativity)坚持原则(UncompromisingIntegrity)服务与贡献(Service&Contribution)认同与分享(Sharing)双赢与互相依存(Win-win&Interdependence)温柔心和自省第二章秘书重要职业技能第一某些：寻常事务解决一、拨打/接听电话程序和技巧打电话前准备准备好电话记录本和笔把要与对方阐明事情、内容顺序简朴列在记事本上，并逐个核对无漏掉。准备好通话时需要文献资料。查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。正式拨打电话：拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌说：“你好！我是联想电脑公司**部**。”如需与关于人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如告知对方内容较复杂，应积极提示对方做好记录逐个将事情阐明，注意语言简要、精确；通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。3、接听电话3声铃响内将电话接起，平和有礼貌：“你好！我是**部**。”判断WHO，分如下几种状况：来电人员总经理可接电话时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。直接下属问清事情梗概，转接时向总经理阐明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如事情紧急，告知总经理联系办法。普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其她可视状况解决外部重要且紧密问清概要，向总经理阐明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。重要但不紧密问清概要，向总经理阐明后，依总经理批示转入或不转入记录留言，向总经理报告。不重要且不紧密问清概要，酌情解决若通话内容较复杂，或有不清晰地方，最后应当将要点重复一便，以免漏掉或有偏差。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。通话技巧：寻常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等对总经理直接领导、保持经常联系外部、内部人员应在寻常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。如不能把握总经理与否要和对方通话状况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理与否在？”，然后请示总经理与否转接。如遇总经理不肯接听对方电话，则可用委婉语调：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到她时再给您回个电话；如果您以便话，能否让我转达您事情？”做到有礼有节、滴水不漏。在懂得身份但不告知事由状况下，如以便可询问总经理后决定与否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目。在对方不肯告知身份及事由状况下，经重复询问后未果，可委婉结束通话。如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您尚有别事吗？”或“对不起，我尚有急事要办”等结束通话。如一种未完又来一种，应视电话内容和对方身份，让紧急、重要人员先讲，同步礼貌告诉另一方稍候半晌，或记录对方电话，稍侯打过去。整顿电话留言，在总经理回来后报告有关信息。二、传真将传真分类：需要总经理本人审视，依照总经理授意解决由秘书来待为解决：A、转给其她有关负责人由秘课本人回答使用电脑公司原则CI格式遵守公文写作规范保密文献需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。需请对方协助抄送时，务必在文献正文前加以阐明，列明抄送范畴务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文献上标注页码。必要传真分类存档三、邮件依照邮件类型（如急阅件、待解决件、须知告知、普通告知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按详细项目设立子文献夹。将收件箱中邮件过滤，删除不必要邮件，然后分如下：需要总经理本人审视，存入相应文献夹，某些依照总经理授意回答邮件，或督促、协助总经理在规定期间内解决有关事宜。以总经理名义回答时，要在语调上予以注意，并从总经理信箱发出；以秘书名义发送时，要阐明邮件内容为总经理授意。由秘书来待为解决：A、转给其她有关负责人；B、由秘课本人回答如发出邮件需要追踪成果或确认对方与否收到，需要设立回执，如对方未能及时查看，需电话阐明。需要总经理审视、批改邮件打印出呈送，然后负责回答或传达；重要邮件及时进行存档四、文献管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文献解决流程）阅读文献，判断与否应由总经理解决，然后审核文献格式与否对的、内容表述与否清晰、完整。对文献进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文献摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文献管理规定），必要事情进行追踪，反馈成果。必要文献进行存档。注：传真、邮件、信函等内容为外文，应及时译出五、名片分类：可依照总经理业务状况分类，如公司类型、客户类型、地区等；存储：名片盒录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）应准备一名片夹，存储与总经理联系紧密且重要人员名片，并保证查找时以便快捷。第二某些日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。“日程安排”是指时间排定领导工作筹划，是领导工作量、工作效率、工作成果一种反映，是时间管理艺术集中体现。秘书职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要准备，并提示领导实行。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六某些加以详细阐明并提供文字模版，但愿能给人们工作提供参照。日程是领导工作质量，工作效率，工作成果一种体现，而规划、安排领导工作日程是秘书一项基本工作。这项工作看似简朴，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作基本，安排好总经理日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序工作。作为秘书一定要细心观测领导工作习惯和做事风格，调节自己工作办法，积极适应领导工作节拍。在没有达到默契状况下，最佳在合伙之初与领导做一次进一步沟通，精确理解领导规定、需求，并对也许会遇到某些状况解决原则达到共识，为日后工作顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书寻常工作效率提高是十分必要，把看得出经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不但提高了自己工作水准，同步也对领导工作效率起到了间接地增进作用。总体日程安排领导寻常工作分为寻常性工作，即事先有筹划相对固定工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（暂时安排事情）两类。而秘书普通做法是将有筹划事情预先填入拟好日程表中，同步细致灵活地安排好突发随机事件。（一）总体原则：理解总经理寻常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作办法，细心观测总经理工作习惯与做事风格，积极适应其工作节拍；-理解公司业务发展状况，特别是所服务总经理业务进展状况，留意近期工作兴奋点；对筹划内事情预先写入日程；及时整顿日程表，以免安排冲突；明确事情优先级，在解决事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排解决；定期与总经理沟通，将双方规定、需求和也许会遇到状况解决原则达到共识，以利工作开展；注意日程安排时间松紧，恰当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差先后一种工作日不要安排过多事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整顿思路时间；同步预留时间解决寻常事务；依照总经理习惯留出恰当固定期间阅读报刊资料及其她信息；对于总经理各项安排熟记于心，及时提示已定下来安排，防止冲突；每日安排相对固定期间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理批准下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情解决；控制约会时间，适时打断，防止迟延，以免影响下面日程；掌握近期要回避人物；月/周筹划安排模版可使用NOTES日历功能，填入有关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常一项工作，同步也是需要更加细致一项工作。通过秘书筹划，把总经理出差在外工作安排得紧张而有序，高兴而圆满，这是秘书工作目的，也是工作价值一种体现。（一）国内出差出差前：拟定出差目和日期；确认总经理出差陪伴人与出差地有关人员沟通，拟定周到日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要路程时间、接待人员等信息。）拟定行程，预定机票（注意选取好航空公司、机型及班次）、酒店（选取总经理习惯酒店、熟悉酒店电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人联系方式）；完善细致周到日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。依照总经理习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各有关部门及有关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（见范例）出差中在第一时间掌握总经理到达后联系方式，必要时告知授权人及其他有关人员。依照总经理日程安排，随时通报公司及GM关怀业务进展状况；配合总经理授权人工作，及时掌握公司及业务有关信息。依照状况及时与有关人员及总经理沟通，及时调节日程安排；出差后及时向总经理报告出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整顿（涉及资料、名片、会谈备忘），依照需要转发有关人员或存档；向总经理以为有必要合伙方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大体相似，但在此要特别提示您注意如下几点：依照公司最新业务状况准备PRESETATION（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。机票购买时注意避免经停中转，选取好航空公司和服务，长途飞行选取好机型；注意准备好各种证件及邀请函，并提示总经理携带；依照客人级别和国家风俗习惯准备礼物；准备本地地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译服务；回国后向邀请方道谢。（三）陪伴出差陪伴总经理出差无疑对秘书工作提出了更高规定，在出差前除了前面简介注意事项外，在出差过程中，规定秘书注意如下事项：登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，理解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理；每日及时核对本日及第二天日程安排；提前设立清晨叫醒，并安排早餐；依照当天日程安排贯彻车辆；及时提示并事先贯彻各项安排；携带总经理名片、必要会议资料（报告稿件、会晤备忘、采访提纲）；注意建立各种客户关系（涉及政府领导、合伙伙伴、媒体记者）着装规定：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通事项逐条贯彻、跟踪，并及时办理费用报销、资料整顿。附件一：出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘2张来回机票（将保险费保存在秘书手中）书面发言稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录准备钞票或信用卡注款备用笔等文具*准备一支彩色笔礼物*包装应急药及惯用药物附件二：授权书模版文献编号OURREF.：LCS-DTB·60023-99发文日期DATE：.6.14文献类别CATEGORY:告知拟文人FROM:审核VERIFIED://批准APPROVED:收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT.):台式电脑事业部、笔记本领业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送CC:总裁室、企划部秘书处、财务附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其她OTHERS//FORMCHECKBOX页数NO.OFPAGES1授权通知电脑公司副总裁在6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等有关签字权授予副总经理，台式电脑事业部其她有关财务及文献审批授权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其她事业部系统有关财务签字及文献审批委托副总裁解决。特此告知.6.14附件三：国内出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注4月25日17：25北京—深圳CA1305机场接机人：1360―――入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会晤及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参加人：何焯辉、谭永雄、邓秉觉联想：、议题：嘉利最新状况通报对方联系人：邓秉觉13：20出发前去EMCoffice、陪伴前去14：00EMC会晤深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参加人：、、、、EMC参加人：总经理余昭信 副总经理陆杨业管处经理张界杨 技术处协理郭宗钦 研发部经理张滨会晤安排：14:00~15:00 双方公司简介交流15:00~16:00 参观工厂16:00~17:00产品研讨（显示屏/电脑有关产品）及将来业务合伙磋商17：20返回新世纪，梁青陪伴18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：、4月27日14：00东莞金和涂料有限公司会晤深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参加人：总经理董合枝生产经理董博霖嘉利厂参加人：采购部主管黄宝球工程总监邓秉觉联想参加人：、、议程安排：14：00-14：05双方简介14：05-14：25金和简介（工厂历史、油漆种类、生产工艺及有关喷漆核心技术、发展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员互相简介15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前去机场，车程约30分钟17：40CA1303深圳—北京安排接机随行及重要联系电话：附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）访问时间重要活动地点备注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——汉城到达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部手机在汉城期间使用，号码为：KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在机场左边出口举牌接(Tel：)下榻处：HolidayinSeoul(佳乐)Tel：82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00与LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共进早餐及会谈前去LG位于龟尾LCD厂与LGLCD负责人午餐参观及会谈（陪伴及参加者:LGLCD厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前去LG电子位于平泽CDROM厂参观及会谈（陪伴及参加者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwin龟尾路程：3小时中餐主持人：Mr.K.S.Park路程：3小时主持人：Mr.M.H.Park访问时间重要活动地点备注7月15日18：00——19：3019：30——21：00与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前去三星电子LCD工厂所在地高层领导会面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作联想电脑公司及产品简介针对有关问题进行会谈参观与会者共进午餐乘车前去LG总部七星（Kiheung）联系人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00会谈（参加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG电子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息与LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部HolidayinnSeoul联系人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang访问时间重要活动地点备注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40参观韩国电子市场/汉都市区及近郊观光游览酒店结帐、乘车前去金浦机场汉城——北京汉都市区及近郊陪伴人：导游、LG商事Mr.J.S.Park（17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟路程三、会议安排召开和参加会议是总经理重要工作方式之一。组织会议和解决与会议关于事务几乎成为秘书经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力综合体现，它将各种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利举办，需要多方面准备工作。这就需要秘书是八面玲珑天才，同步善用平时培养出细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！如下分内部会议与外部会议分别简介。（一）内部会议安排总经理主持会议结束修改下发整顿睬议记录/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接受下发修改安排会议室、贯彻参会人员拟订会议告知（注意文献格式）拟定会议目、参会人员、时间、议程结束修改下发整顿睬议记录/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接受下发修改安排会议室、贯彻参会人员拟订会议告知（注意文献格式）拟定会议目、参会人员、时间、议程开始审批审批审批N审批NYYNY注意事项：会前与GM及有关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；综合考虑各种因素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议告知后，确认参会人与否已收到告知，对特别重要参会人，可通过电话确认；会中协助放映PPT，并时刻关注会场内状况，随机应变；对会中达到决策及时跟踪，并反馈给GM；总经理参加会议开始接受告知回答或改请结束会后材料整顿工作跟进反馈开始接受告知回答或改请结束会后材料整顿工作跟进反馈确认时间确认时间判断与总经理业务与否关于判断与总经理业务与否关于N回答邀请部门并准备材料与对方确认后另行安排回答邀请部门并准备材料与对方确认后另行安排会前协助准备Y会前协助准备总经理参会会前提示时间冲突总经理参会会前提示请示总经理请示总经理与否参加NY注意：把握前去会议地点出发时间安排。（二）外部会晤安排总经理主持外部会晤接受会晤祈求 NO 婉拒或该请她人注意：讲明因素，以免对方误解注意：在收到会晤祈求时，经与部门有关负责人及GM商讨决定，同步提供背景材料以供GM做出判断Y与对方确认时间、地点、人员、议程，并贯彻我方人员、地点拟定meetingagenda，ppt 修改（中英文原则版、及业务回顾）发会议告知，并贯彻参会人员会前准备工作 会中服务会中达到共识跟踪反馈结束注意事项：综合考虑各种因素，选取适当会晤地点、预定会议室；注意准备电子或纸制欢迎牌、激光笔；会前与对方沟通与否需准备翻译，如需要，提前确认；依照来访公司习惯及来访者级别准备礼物；在与来访公司沟通中确认与否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并告知对方确切会晤时间及地点；考虑与否需要在会晤时录音或拍照，并提前准备；如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪伴人；会前给总经理提供有关背景材料，如需要请有关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；在会前拟制meetingagenda（见模版）在制作PPT时依照各部门状况、来访者需求酌情修改添加内容，注意内容及时更新，并依照来访者需求制作中/英文；--初次会晤PPT应涉及：联想总体状况及业务状况简介；--再次会晤应注意：有针对性业务回顾（可请有关业务部门提供资料）。帮总经理准备名片，并提示会晤时携带；提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼态度；提示总经理参会，在GM批准后陪伴参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内状况，随机应变，灵活解决各种状况；会晤结束后，代总经理或陪伴送客人拜别；之后整顿笔记本电脑等仪器设备；总经理参加外部会晤总经理参加其她部门组织、主持会晤，秘书工作也许就不像前面简介那样繁多。但应从较专业角度协助安排。并关注如下几点：开始开始征询GM与否参会征询GM与否参会婉拒并请对方改请接到参会邀请婉拒并请对方改请接到参会邀请NY回答对方参会，并回答对方参会，并写入日程表关注对方会议组织状况，并适时提出关注对方会议组织状况，并适时提出建议在会晤前给GM提供背景材料在会晤前给GM提供背景材料提示GM参会提示GM参会总经理参会总经理参会结束结束注意事项：会前为总经理准备详细背景材料；会前理解会议详细地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；对会中决策，总经理但愿详细理解，及时跟进并反馈；外部会晤会议备忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany：AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod：15:00pm-16:00pm，June2，Venue：PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒体采访时序总经理总经理秘书品牌市场部Y开始接到采访申请品推安排?整顿品推提供采访提纲NN转交品推解决Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访Y开始接到采访申请品推安排?整顿品推提供采访提纲NN转交品推解决Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提示总经理着装理解记者需求，为记者提供有关资料Y修改审视配合品推整顿采访问题答案N依照日程进行安排贯彻品推陪伴人员及记者联系方式NY结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提示总经理着装理解记者需求，为记者提供有关资料Y修改审视配合品推整顿采访问题答案N依照日程进行安排贯彻品推陪伴人员及记者联系方式NY结束告知总经理收看与记者联系，贯彻播出或见报时间总经理接受采访检查设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提示总经理出发与品推陪伴人联系，再次贯彻时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N结束告知总经理收看与记者联系，贯彻播出或见报时间总经理接受采访检查设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提示总经理出发与品推陪伴人联系，再次贯彻时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N媒体采访流程阐明：1、接受采访联想电脑公司采访由品牌推广部统一安排，集团采访由公司传讯部统一安排；除此之外采访需求必要转交品牌推广部解决；对直接联系记者要特别礼貌，要向对方阐明公司采访规定，请对方理解；应记下记者联系方式，必要时可协助对方联系品推接口人；从品推得到采访提纲；将整顿好采访提纲和背景资料呈送总经理审视，征求总经理意见；对总经理接受采访可依照日程进行安排，适合安排在一起采访尽量安排在一起；对总经理不接受采访经总经理授意后可向品推推荐其她人接受采访，必要时可协助品推人员进行沟通联系。2、采访准备（采访前一周）贯彻品推采访陪伴人和记者联系方式，浮现意外状况时可进行联系；配合品推协助总经理整顿采访问题答案，呈送总经理审视并适时修改；对于常用问题回答应当有所备份并及时更新；理解记者需求并进行准备：对于需要摄像或拍照采访对光线和电源会有规定，在预定采访场地时应当注意；有些记者会规定得到公司、部门简介或总经理简历和照片，可事先为记者提供；对公司简介、部门简介、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版；3、采访准备（采访前一天）协助总经理准备好采访提纲和问题答案；对于需要摄像或拍照采访注意提示总经理着装和发型；如果是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备；如果采访在公司外进行要事先定车；如果采访在公司内进行要事先预定会议室，并依照采访需要注意采光电源；4、采访当天采访前20分钟必要与品推陪伴人联系，贯彻采访时间；如果是电话采访需要检查会议设备；到采访时间后接入记者打来电话或协助总经理拨通记者电话；如果采访在公司外应当及时提示总经理出发；如果采访在公司内应当检查采访场地；如果采访在公司内，记者到后应由秘书先行接待，理解场地与否适当，对方与否需要其他背景资料；安排停当后请总经理出面接受采访；送记者离开，并理解播出或见报时间；5、采访结束与记者沟通，及时理解播出或见报确切时间；告知总经理收看，或收集采访报纸呈送总经理；必要时可告知公司全体或部门员工收看。注意事项：对记者界面要非常和谐。五、大型活动陪伴总经理参加大型活动：部门时序总经理秘书总经理预定车辆安排日程Y征求总经理意见理解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整顿业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提示总经理应参加哪几项活动开始预定车辆安排日程Y征求总经理意见理解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整顿业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提示总经理应参加哪几项活动开始陪伴总经理参加大型活动流程阐明：接受活动邀请得到活动议程，判断重要限度，征询总经理意见；对于总经理批准参加活动事先安排日程；活动前一天准备工作做好准备工作，如预定车辆等；提示总经理应当参加活动那几项；活动当天着大方职业装，化淡妆，发型整洁，工作时间要佩带胸卡；带好活动议程、名片等资料；活动中关注总经理需要，注意保持在总经理视线内，在必要时为总经理挡驾；活动后整顿业务资料和名片。（二）参加支持大型活动：部门时序总经理秘书总经理征求总经理意见总经理审视Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请依照总经理授意跟进工作结束依照录音整顿发言稿整顿业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参加分工演习N修改协助总经理准备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY理解活动议程开始征求总经理意见总经理审视Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请依照总经理授意跟进工作结束依照录音整顿发言稿整顿业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参加分工演习N修改协助总经理准备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY理解活动议程开始参加支持大型活动流程阐明：接受活动邀请得到活动议程，判断重要限度，征询总经理意见；如果总经理批准参加活动，安排好日程；活动前三星期参加分工会，明确总经理和自己职责，理解其她人职责，将总经理日程细化贯彻；如果发言稿、PPT是由秘书准备，要给自己留出修改时间；协助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审视后修改定稿；定稿PPT和发言稿要交给会议组织者；参加彩排；对重大活动中需要配合演示PPT一定要重复演习；活动当天参加外部活动时，秘书应着端庄大方职业装，化淡妆，发型整洁，工作时间要佩带胸卡；带好如下物品：拷好资料笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；活动中配合演示PPT，做好录音；活动中配合接待公司或外部领导，活动期间要保持在总经理视线之内，在关注自己总经理需求同步也关注其她总经理需求；在突发紧急状况下不要慌乱，一方面要关注自己总经理需求或布置，也许状况下积极分担会务人员工作；活动后整顿业务资料和名片；依照录音整顿发言稿；总经理在活动中往往会遇到诸多人，引起诸多工作管理上想法，需要秘书参会后跟进贯彻。六、突发来访接待部门时序总经理秘书总经理征求总经理意见NNNNYNNN总经理以便接待结束依照总经理授意进行后续安排安排总经理同来访者会面为对方安排会议室，告诉对方需要等待时间总经理以便时告知来访状况记下对方联系方式，留下对方资料征求对方意见，协助安排其她负责人会面积极另约会面时间结束Y转交有关部门负责人解决留下来访者联系方式和简介资料告知来访者有关部门负责人联系方式NY与部门业务关于？礼貌回绝N与公司业务关于？NY对来访者熟悉？问清对方来访目开始征求总经理意见NYNNN总经理以便接待结束依照总经理授意进行后续安排安排总经理同来访者会面为对方安排会议室，告诉对方需要等待时间总经理以便时告知来访状况记下对方联系方式，留下对方资料征求对方意见，协助安排其她负责人会面积极另约会面时间结束Y转交有关部门负责人解决留下来访者联系方式和简介资料告知来访者有关部门负责人联系方式NY与部门业务关于？礼貌回绝N与公司业务关于？NY对来访者熟悉？问清对方来访目开始接待突发来访流程阐明：问清对方来访目；对于总经理熟悉且非常重要客人，如果总经理当时有时间接待，应当尽量安排，可以把来访者带到会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大概要等多久，同步礼貌地暗示对方总经理下一种约会何时开始，请对方注意时间；对于总经理熟悉且非常重要客人，如果总经理当时不肯接待或不在办公室，由秘书对状况做出解释，让来访者觉得她随时都会受到欢迎，同步征询来访者意见，积极和来访者另约一种会面时间，或协助她安排和有关负责人会面；留下来访者联系方式和资料，待总经理以便时转告总经理，如果需要可进行后续安排；对于与公司和部门毫不有关来访者，有礼貌地回绝；但如果自己不能拟定，一定要征询有关负责人意见；对于与其他部门业务有关来访，可以告诉对方有关部门联系方式，留下对方联系方式和资料，转交有关部门解决；对于的确应由总经理分管来访记下对方联系方式，告诉对方总经理不能立即接待她，并做出解释。如果对方乐意，可以推荐对方与部门其她负责人联系，同步告诉对方可以先把想法以写信或寄email方式告诉总经理；在总经理以便时告知来访状况，依照总经理授意进行后续安排。注意事项：有些来访者听不进秘书所做任何解释，死缠着非见总经理不可，对这种人一定要毫不当协—但要注意礼貌—重复进行解释并提出建议。同步一定要向对方保证可以写信或发email给总经理，并且总经理一定会看。第三某些沟通协调一、内部沟通秘书要与所服务总经理建立经常性沟通，理解总经理近期工作重点、业务要点及管理方面思想。精确理解总经理授意、做好上情下达工作。秘书应以积极谦虚态度与总经理所领导部门人员充分沟通，尽量及时理解各项业务进展状况，并将信息及时整顿反馈给总经理，有效地协助总经理推动工作作为秘书，在寻常工作中，注意与其他部门和同事协作，要把对方看作是自己资源，通过一点一滴交往，协调与各部门之间关系，对任何部门、任何一位同事都应有极强客户意识，尊敬对方、尊重对方，注意及时向那些予以你支持部门和人员表达谢意。二、外部沟通外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介，因而要特别注重在这些方面商务礼仪。（见电话礼仪、书信规范）（一）业务合伙：作为总经理与外界沟通窗口，秘书应以热忱态度与合伙厂商建立起真诚信任关系，但在解决事务时注意以公司利益为重，端正自己位置，灵活解决。尊重叠作伙伴和供应商，要注意多方理解与业务有关事务，以做到精确理解对方意图、协助进行有效沟通与传达。在代总经理进行关于业务推动工作时，要与合伙厂商达到理解，为总经理决策创造良好合伙环境，辅助总经理推动。（二）礼尚往来：答谢（节日礼物、贺卡等）在重要节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合伙厂商公司纪念日等）秘书应在征求总经理意见之后，以礼物或贺信及时致意，维护与合伙厂商和谐关系。在业务合伙中，适时提示总经理并为其安排与厂商定期沟通活动或轻松就餐，与厂商建立经常性沟通。以增进彼此理解与进一步合伙。三、秘书作为领导辅助人员应具备礼仪秘书作为总经理辅助人员，除完毕寻常业务事宜外，更多精力是为总经理服务。一种好秘书既是领导助手又是领导参谋，秘书在寻常工作中既要辅助领导进行决策，同步还要辅助领导树立良好公众形象。作好助手和参谋工作参加决策调研，提供有份量信息。秘书要做好决策参谋，就要积极参加决策调查研究。一方面是广泛收集信息，多提供真实状况。另一方面是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有份量文稿。其中要把握三点：要有观测力，跟踪理解总经理思维轨迹，敏于捕获领导思想火花。才干及时预测总经理在想什么，准备什么。要站在领导工作角度思考问题，才有一定高度、广度和深度。积极与总经理交流思想，通过听取领导意见不断调节自己思维，在事务解决和文稿撰写中更好地体现总经理思想。参加实践，协助总经理推动工作。积极介入关于工作，及时掌握有关状况，适时提出建议。经常理解全局状况，获得准时保质完毕各类任务积极权。参加要有度，参谋要有方参加决策调研，注重“多谋”，切忌“擅断”。参加督促检查，工作要“到位”，不能“越位”参加工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调工作。辅助总经理塑造良好形象。秘书和秘书部门是为总经理服务，领导对外形象好坏在很大限度上反映了秘书和秘书部门服务水准。秘书可从如下几方面来辅助领导塑造良好形象。语言形象总经理在正式场合刊登发言，秘书要事先准备好文字材料、发言提纲，必要时做好语言标记。公务活动之前，提供广泛合用背景资料（涉及活动内容、所要解决基本问题及与此有关人文等知识）供总经理参照准备。2．协助总经理树立行为合伙形象。要在事务安排中，特别是公司内部活动中，使领导多接触普通员工，理解状况，融于员工之中，才干使领导形象得以升华。协助总经理树立行为勉励形象。要尊重别人，协助领导把握好用人之道，多协商，多征求人们意见，在坚持原则前提下，尽量满足下属及部门需求，增强合力。协助总经理树立行为感化形象。领导者要通过自身行动影响她人，秘书是总经理对外界面口，必要协助总经理做好如下几项工作：要待人热情，例如在总经理开展某项活动之前，详细理解该项活动所涉及人员状况，涉及姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方信息，为开展热情和谐交际活动创造条件。对外交往要真诚情切，秘书要较好地领略和把握总经理处事原则，并在对外交往中较好地运用，必要时提示总经理率先垂范，以身作则。以感化、教诲和鼓舞她人。秘书礼仪素质培养秘书要充分发挥礼仪作用，达到工作自如效果，除了把握好基本礼仪原则外，还应从如下几方面加强对自身素质培养。培养良好道德修养礼仪是道德一种外在体现形式，良好道德会令人自然展示优雅得体举止仪态，体现谦虚恭敬态度。公正客观。要公正地评价她人，不要以自己好恶来评说她人，也不用自己好恶规定她人。在处事中，不能感情用事，要以是非原则而不能以职务高低论曲直，提批评、建议要出于“公心”，协助她人要出于“诚心”。忠诚守信。要忠诚诚实，办事恪守原则，忠于承诺，能办事要千方百计办，不能办事要向对方阐明情由以得到她人谅解。摆正站位。秘书一定要摆正自己位置，在与不同身份人交往处事中，要对的履行自己职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导决策和下属或其他部门工作。培养谦虚而恭敬落落大方态度谦虚是指对的地看待自己，也对的地看待别人。但是高预计自己，但是低预计别人，善于发现自己缺陷并改正，善于发现别人长处欣赏和学习。恭敬就是尊重对方人格，诚恳待人，和蔼热情，不骄横。谦虚