公司办公OA系统专项方案

陕西国诚中电科技企业办公OA系统方案部门设计校对日期

目录一、公司现状分析 1二、OA系统定位标准 1三、OA系统功能模块 1四、预计OA系统应用效果 5五、厂商比对 6六、结论 8一、企业现实状况分析现在企业尚无系统化办公软件，造成存在很多问题，关键分析以下：企业各部门很多业务处理和操作工序繁杂，报表种类繁多无统一办公平台；缺乏标准化、规范化科学管理手段，造成企业各部门在了解、落实、实施企业政策和法规方面相互之间存在差异；办公用具、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等使用申请仅靠纸质登记，无电子留档，且纸质申请过程繁琐，影响办公效率；各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低，反复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传输失真等；公告通知仅依靠微信通知职员，留底、存档工作极难进行；领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、立即优化配置和监管；大量极其有价值历史数据被丢失，对企业业务长久发展造成损失；办公信息化程度普遍不高，企业仅仅依靠网站，介绍本企业情況，而企业内部信息处理仍然处于office+打印机层面上；企业审批步骤经过纸质版审批周期较长。所以各部门为愈加好梳理办公步骤，提升办公效率，提升企业信息化办公水平，拟上线OA办公系统，并制订此方案。二、OA系统定位标准依据企业办公需求，此次上线OA系统用户人数为100人，将建设一个运行稳定、适应长远发展网络办公系统，实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决议”信息化建设思绪，实现信息高效传输、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理，使工作效率显著提升，使职员工作愈加简化，使信息获取愈加轻易，使决议制订愈加正确；使管理变得愈加灵活、愈加科学，抗风险能力、创新能力、应变能力快速加强，历史数据长久保留，从而最终提升企业综合竞争力。三、OA系统功效模块依据所定OA系统标准，选择所需功效模块包含有以下方面：个人事务：电子邮件：用于内部邮件、外部邮件收发，相互转发；内部短信：关键起通知、提醒和交流作用；任务中心：协同处理临时事项，并对完成进度进行记载；公告通知：含有通知公告查看和查询等功效；新闻：新闻评论、管理和查询功效；投票：关键用于意见搜集、民主决议、结果测试等；个人考勤：关键用于对企业内部职员考勤管理，包含外出登陆、出差登记等；日程安排：关键是对未来要做事务进行安排、提醒、查询和管理；工作日志：关键是对已经做工作进行统计，如周报，月度总结等；个人文件柜：用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给她人阅读；工作步骤：新建工作：提议步骤，从对应步骤文件夹中选择需要模板，开始填写表格；待办工作：审批步骤，能够审批各用户转交来步骤；工作查询：查询自己提议和审批或被授权查询步骤，查询结果可导出EXCEL；工作监控：能够对有监控权限步骤进行转交、委托、结束及删除等；数据报表：事先设置步骤报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等；超时统计：对办理中步骤超出要求时间步骤进行统计；工作委托：因出差等原因需事先把自己审批步骤委托给相关人员办理；工作销毁：对删除步骤进行根本清理，相当于windows回收站；步骤日志查询：查询步骤每一步骤办理日志情况；数据归档：对数据进行统一归档，即节省服务器空间，也方便保留，查询行政办公：公告通知管理：能够公布公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告查阅情况；公告通知审批：能够对公告内容进行审批，审批过公告才能够公布出去；新闻管理：和公告管理类似，不一样是新闻许可评论，而公告不许可评论；投票管理：类似于网络调查，能够自定义投票项目供投票者去选择；日程安排查询：能够查看下属自己安排日程内容，也能够对下属直接安排工作；工作日志查询：能够查看下属写工作日志，并能够对日志进行点评及共享；管理简报：统计各用户各项工作数量，查看企业现在工作状态；工作计划：多人参与，参与人随时能够看到任务进度，有权限人员能够点评；办公用具管理：办公用具、低值易耗品登记、领用、管理,能够生成多种统计报表；固定资产：实现固定资产录入，生成资产卡片，生成对应查询报表；图书管理：实现图书管理录入、借阅、查询、管理；资源申请管理：对相当设备进行管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投仪影等；会议申请安排：对会议室进行预约登记、会议申请、同意，会议纪要等进行全方面管理；车辆申请安排：对车辆使用申请、同意、预约情况、维护费用等进行全方面管理；公共通讯薄：按组查询人员通讯信息；组织机构信息：能够查看单位、部门、用户相关信息；知识管理：公共文件柜：帮助用户实现文件系统化管理，可针对不一样角色、不一样用户授权；网络硬盘：类似FTP，针对服务器上对应路径授权，存放资源文件；图片浏览：关键用于放JPG、GIF等图片格式文件，能够直接预览、播放；OA知道：类似baidu知道，问答式知识积累，能够提问、回复、查询等；维基百科：类似于baidu百科，词条式多人共同编辑完善知识管理方法；文档检索中心 ：针对日积月累数据进行检索，并支持OFFICE,PDF文档里面来文字进行搜索。方便后期对文档数据查找。人力资源：人事管理：关键实现档案资料录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案建立、查询、导入、导出等功效。能够实现如协议到期定时提醒，可设置附件。包含人事档案、协议评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、职员关心、人事分析等子模块；招聘管理：实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块；培训管理：关键包含培训计划、培训审批、培训统计等模块；考勤管理：对在OA上考勤数据进行统计，同时对考勤进行设置包含考勤审批、考勤统计、考勤统计、排班管理等模块；薪酬管理：经过OA发放工资条，能够自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资步骤管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块；职员自助查询：职员能够查询自己基础信息、职位情况、教育背景等内容；人力资源设置：能够设置考勤、人力资源管理员及HRMS相关代码；在线考试：经过OA进行考试，标准化选择题，自动评分,包含题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参与考试等模块。档案管理：卷库管理：建立对应库；案卷管理：建立对应卷；文件管理：建立对应文件；案卷借阅：对文件进行对应人借阅，带对应审批；档案统计：最终档案统计分析；档案销毁：对于不需要档案进行销毁；系统设置：对CRM各模块中代码进行设置；我任务：用户在各项目中需要完成工作任务。项目管理我项目：支持一级审批和免审批立项；我任务：分解下来项目任务；项目审批：对于所立项目进行审批；项目文档：对于项目过程中所形成文档进行管理；项目问题：项目中产生问题进行咨询及处理；基础数据设置：对应参数设置。交流园地讨论区：单位内部BBS，能够设置多个专题，有权限人参与讨论；论坛：能够集成Discuz超级小区论坛；文本聊天室：能够在对应聊天室中和其它用户进行文本聊天；语音聊天室：需要安装MeChat聊天服务器后能够进行语音聊天；网络会议管理：包含提议会议、删除、结束、加人、会议统计等操作；文本聊天室管理：能够设置聊天室名称，并能够进行删除、关闭、删除统计等操作。系统管理：组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色和权限设置；工作流设置：定义工作流表单、步骤等，并对步骤进行分类；行政办公设置：设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；知识管理设置：能够对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置；信息交流设置：设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；定时任务管理：有定时提议步骤、工作流超时催办、数据库定时备份等；紧急通知设置：能够设置桌面模块及桌面显示窗口两种不一样内容及显示方法；界面设置：能够设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等；状态栏设置：能够设置底部需要显示文字；系统代码设置：对OA中各模块设置不一样代码；自定义字段设置：能够设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等能够对OA中模块自定义字段，用于增加对应表输入内容；数据库管理：对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作；系统日志管理：能够查询日志、统计日志及管理日志；系统资源管理：分资源监控（能够监控内部短信和内部邮件）、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM资源管理等；系统访问控制：能够设置IP段，也能够设置外网访问权限；系统安全设置：能够对密码强度、登陆次数、是否启用USBKEY（使用KEY登陆需单独购置）等进行设置。文档在线阅读和编辑：支持Office文档（Word、Excel、PowerPoint文档）在线编辑，无需下载，自动上传，支持痕迹保留，支持pdf文件在线阅读，用户端无需安装pdf阅读器。用户端工具：除浏览器登录外，提供OA用户端工具，实现开机自动登录OA，支持内外网地址快速切换。智能门户：我门户、门户管理、门户模板、门户内部管理，一站式信息服务中心、强大内容管理、个性化设计和定义、和OA业务紧密集成，支持门户属性自定义，门户编号、名称、类型、logo信息、是否开启、门户访问权限、管理权限，支持总部门户、分子企业门户、部门门户、个人门户、信息门户等。移动用户端:实现无线移动办公,提供邮件、公告、工作流、微讯等模块功效，随时查阅办公数据,签章：工作流表单网页手写签章：支持web网页签章，用户在表单中，经过签章组件进行签章操作，以确保网页表单数据安全性，防篡改和可判别，提升了网页签章权威性、规范性，符合电子署名法则。手机签章组件：手机签章组件是将特定手机签章，和用户智能手机硬件或号码信息捆绑，当用户使用智能手机OA用户端，进行工作流等审批操作时，能够实现安全签章功效。Office安全签章：支持OA系统中全部Office文档电子签批、骑缝章、信息验证、生成二维码等功效。印章安全可信，防伪防盗。加强协同办公中安全性。服务器：OA系统服务器能够由企业自建服务器，也可租赁工业云平台。和ERP系统对接和和企业网站对接。四、估计OA系统应用效果发明数字化办公环境，突破沟通障碍，基于INTERNET技术实现全球化远程办公和移动办公；改善沟通，建立企业内部信息门户，统一信息公布平台，促进文化建设以公告、新闻、论坛等多个方法和手段建立立体沟通平台；增强组织组员参与爱好、辅助完成文化建设；加强组织行为管理，监控制度实施和工作绩效，工作任务实时督办，提升组员实施力；过程控制，规范管理，制度步骤驱动、表单展现，提升管理能见度；随机协作过程、结果可视化、提升授权协作有效性；组织及体系化管理手段实施平台实现跨部门步骤化协同工作，加强业务规范，提升工作效率；知识管理，打破信息孤岛，实现知识、经验随时积累共享、提升学习能力；激活企业硬件投资，提升内部资源利用率，实现无纸化办公；提升单兵效率，有效抑制人力数量增加。用户关系，全方位掌控用户资源，稳定用户关系，提升用户服务质量；经过全方面企业信息化处理方案，快速提升整体信息化水平，提升企业未来竞争力；规范企业信息管理，多级权限控制，确保企业信息安全；加强多层次沟通，实现全员参与，成为塑造企业文化良好平台。五、厂商比对依据所指定需求功效，选择市场业内实力较强泛微、通达OA和新型办公软件金蝶云之家进行综合对比，以下表所表示。表1OA厂商对比企业名称泛微通达金蝶关键案例复星集团、上海医药、三胞集团、得力文具、万达集团、大益集团、SMG、公牛集团、中国海运、PICC、协力叉车、百丽集团等中国兵器工业集团、中国航空工业、中船重工、中国冶金、中国电子科技集团、中核工业、中国一重、三环集团、蒙牛乳业等天津海事局、珍宝岛药业、中华全国工商业联合会、辽宁医学院、中源协和、长济高速、西安西瓷、重庆远视科技等版本信息e-officeV9.0标准版100用户云之家并发用户数100100100服务器租赁云平台增值组件部分1、项目管理2、集成接口1、工作流表单网页手写签章；2、手机签章组件；3、office安全签章项目管理组件系统架构模式c/s架构（浏览器/服务器）联络电话胡经理陈经理陈经理表2报价比对企业名称泛微OA通达OA金蝶云之家软件平台费7000元（100人×70）增值部分费用35000（用户数500×70）30000元（签章）9950（项目管理50人）实施服务费用2835035000元0累计总价197350104800元36950优惠价格59205（16%专票）79800元（3%专票）实施周期1-3个月3个月20天报价说明1、软件升级：小版本升级无偿，大版本升级费用为协议费用10%；2、自验收经过之日起乙方享受十二个月无偿维保，以后每十二个月维护另签协议；3、本报价不含第三方产品和二次开发费用，如需开发按2500元/人天结算；本报价针正确为通达标准版100用户。注册用户数100，并发用户数100，即时通讯100，移动用户端100。除包含有通用功效外，新增组件包含工作流表单网页手写签章不限制印章个数、手机签章组件不限制印章个数、office安全签章包含3个KEY，能够保留3-6个印章。云之家系统报价收费均为按用户数收费，此次报价根据用户数100人为准，70元/人；项目管理板块实际用户人数根据50人制订，199