劲嘉集团SAP项目-TE-业务现状及需求调研问卷-MM-V1.0-20180504-采购中心

MM模块业务现状及需求调研问卷第页深圳劲嘉集团股份有限公司SAP项目调研问卷版本1.02018年5月4日如何回答问卷回答问卷的最根本原则就是详实、准确，只有详实、准确的资料，才能实现对现状业务和管理需求真正的把握。回答问卷的第二个要求就是要认真分析每一个问题是要问什么，这一问题可能涉及哪些相应的方面，要尽可能详细回答。在回答过程中，有不懂的地方可随时与调研顾问进行讨论。注意事项问卷回答请使用WORD格式，并提交相应的电子文档。问卷提交时间是2018年05月11日。

目录第1章 组织结构与职责 4第2章 供应商关系管理 5第3章 价格管理 7第4章 采购订单管理 8第5章 库存管理 12第6章 主数据 16第7章 收集单据清单 17第8章 收集管理制度与规范清单 18 组织结构与职责请提供采购管理相关职能部门的组织设置概况答：我司的采购管理分采购中心及二个事业处采购组二部分组成。采购中心负责供应商开发、审核准入、考核管理、二个事业处采购订单审核、供应商对账审核、付款审核；大型设备采购；大宗材料（纸张、纸板、纸箱、特种纸、胶水、塑料件、双面胶、磁铁）采购及招投标；每月采购数据分析总结、采购成本控制；事业处采购业务指导管理；事业处采购组：负责事业处日常采购工作；包括设备器维修处包、配件加工、刀模/五金/机器零配件采购、2万元以下设备采购、原材料（生产耗材、印刷化工辅料、胶袋、电化铝、胶膜、礼盒小配件）采购、供应商客诉处理、供应商对账、付款申请。事业处采购组的采购业务归采购中心统管，其供应商必须为采购中心审核认证的合适供应商，其行政考勤人事归事业处负责人管理。简述下公司采购部门和仓管部门信息化现状，比如使用什么软件完成采购工作，软件对岗位职责的覆盖程度（哪些工作及流程在软件中实现，哪些未在软件中实现。）？答：通过我司自主研发的“深圳智能包装信息管理系统”，MRB物料运算，采购系统下订单，仓库按采购订单入库，采购订单系统审核。未实现的功能有：采购系统对账、采购月报表分析、采购供应商开发、管理、考核供应商关系管理对于开发的新供应商，如何认证为合格供应商（新供应商开发流程/样品试用流程）？有哪些流程和手续？此部分是否需要纳入系统管理？大概共有多少家供应商？提供生产用料（原辅料）的供应商大概有多少个？答：新供应商导入必须走JJNS-MP-18供应商评定程序、JJNS.GC-WI-O1新材料新工艺管理规定，采购部应要求供应商填写《供应商基本资料调查表》-向供应商发出《供应商能力评估表》-采购部负责向供应商搜集样品、样品的检测报告、MSDS（报告针对化学品物料），样品交工程部进行检测和使用，评价是否合格-合格后组织品质工程采购到现场实地考查。新供应商准入需要纳入系统管理，共计100家左右，提供生产用料的供应产大概60家左右是否对供应商分级管理？是否定期对合格供应商进行再认证、评估？依据是什么？答：目前未过供应商进行分级管理，将来需要对供应商进行分级管理；目前有对部分现有合格供应商进行年度审核，认证评估依据是采购、品质、工程多方到供方工厂现场评估，填写供应商现场审核表。公司同供应商签订合同通常是数量合同还是价值合同？达到一定数额是否有折扣？答：一般签订数量合同，达到一定数量无折扣是否有对不同资质的供应商进行采购配额管理？供应商应付账如何管理？运输费是否都由供应商承担？如何划分？答：运费由供方承担是否有物流公司负责运输的情况？采购部是否有交货计划发给供应商或运输方？如有请描述制定交货计划的过程。答：成品有物流公司负责运输，但不属于采购负责，原材料都是供应商承担运费，采购人员在下采购订单后，有跟催供应商交货，但系统出来的计划送货时间不太准确，所以给到供应商的送货时间也不太确定是否有一个供应商又是客户的情况？会发生以应付账款作为预付款的业务吗？如果是，请描述业务流程。答：目前没有发生供应商又是客户的情况，没有相关的业务流程目前采购合同签订的是含税价格还是非含税价格？税率有哪几种？答：都是含税价格，原料的税率都为17%，工程维修为3%采购合同的有效期一般为多长？合同价格是否经常调整？有哪些审批过程？答：采购框架合同签订一年，主要是品质相关，价格按每月报价为准，采购员汇总每月材料价格报事业处总经理、采购中心经理审批流程。对供应商付款有几种情况？预付框、月结压款、到货付款；答：付款方式有预付款、月结对账收发票后30-90天付款，货到入库后付款。目前供应商的数量大体有多少？对于长期供应商有多少？如何分布？各部门需要掌握供应商的哪些信息？答：目前供应商数量100家左右，长期供应商有60家左右，主要是原材料供应商占60-70%，各位门需要知道供应商送货时间，物料名称，数量，规格，型号，品牌，交货的品质状态。请说明目前采购合同、供应商信息等资料的保存及录入时由哪个部门负责？答：目前采购合同由采购部负责存档并登记录入。价格管理采购价格是否有根据采购数量等级定价的情况（不同采购数量有不同的价格）？答：个别产品有阶梯定价，大部分材料为按订单数量定价是否有存在订单收货之时价格仍未最终确定的情况？出现的频率？答：不存在收货时不确定价格的情况。请简述采购结算（同供应商对账）的流程。申请付款时，采购部门（供应商）要提供的单据或文档有哪些？答：采购按合同约定的付款方式，每月写付款申请报批财务付款，对账时采购将供应商送货单、仓库入库单、审核的采购订单粘贴一起交财务做账，付款时只需要填写付款申请单交财务应付会计审核就可采购结算(发票校验)时出现差异时如何处理？答：财务与采购协调处理同供应商是否有询价、报价流程？目前此流程在什么平台上运作？答：有一定数量同种材料采购时，采购人员会多家询价比价，目前没有在系统上动作有无采购预付款？若有，则支付后如何跟踪控制以避免重复付款？答：设备类采购有预付款情况，材料类采购个人情况会采购预付款，次数很少。。。采购每月对账，不会存在重复付款情况采购附加费包括哪些？能否依据采购合同确定相关费用？这些附件费用是否包含在采购价格里，还是另外计算？答:一般材料不存在采购附加费用，有一部门进口转厂退税的纸张会存在报关手续费用，另外一些吸塑材料会存在模具费用，数量少的时候会将费用分担到单个产品单价里。采购订单管理产品技术/开发部或开发部开发新产品后，新材料的样品采购、招标等工作由开发部门负责还是采购部负责？答：由采购部门负责请提供采购部门《岗位职责说明书》《业务流程操作标准书》（即提供采购部门各岗位职责说明及采购部涉及到的工作流程图）。答：见附件请简述采购订单下达流程。是否需要审批、审批的依据和策略是什么？答:采购订单下达，单价需要经理管理部经理及需要采购中心经理审核，审核依据采购价格不能超过当月批准的材料汇总价格。采购员分工的方式（如根据材料性质分工）？答：目前是按事业处分工，另外按主辅材料分工采购计划调整的频率高不高？通常是是什么原因导致订单更改（物料更换、数量变更等，请用具体数据说明，如技术部门下达的技术变更频次，由此对采购订单或生产订单产生影响的变更数目）。答：采购计划的调整频率不高；工程开单错误，市场调整交期；变更对采购及整个系统都会产生影响，增加采购人员工作量采购订单生成下达频率？只有临时被动接单下单，A类的可能会有预测下单；非A类物料采购PR审批OA节点最后审批未传递到具体采购员，需进系统查询，降低工作效率。对采购单据的保密性有何规定？如查看及价格修改的权限限制等等。答：保密少数人可查，审核后不可再修改价格常规物料提前期是几天？目前采购价格确定是根据订单下达日期还是送货日期的价格？或者两者都有？答：3-5天，下单日期的价格，是否有委外流程，分为几种方式？答：有委外另工流程，目前由计划部门负责请简述在采购中供应商寄售的模式？是否有进口采购的业务？流程同国内采购有何区别？答：有，进口订单的材料需要做期货采购。是否存在紧急采购（一次性采购）或现金采购？答：存在是否允许超量收货？采购收货与订购数量有差异时处理流程？答：不允许超量收货，需增补订单是否有定期对延误率（缺料造成对生产的延误）进行统计分析？答：需要目前是否有对生产用料质量追溯的需求？答：需要质量追溯。目前正在使用的采购分析报表有哪些？是否有新的报表需求？答：每月大宗材料价格趋势分析，采购来料合格率，物料到货及时第，各类材料采购分类汇总。采购是否有各子公司单独采购\集中采购情况？如何进行操作？答：目前没有，未来需要是否有大宗物料（即战略性物资）的采购，如有，请简述从计划制定到到货的周期和流程。答：有大宗材料提前备料采购，分批送货请列举并提供目前采购所用到的凭证、单据样本。答：各种类型的物料的采购周期多长？供应商是否按照约定的交货日期交货，是否有延期交货情况？这种情况是否有对应的处理措施，如有，请简述。答：详见物料采购周期表，供应商一般都可以按交货送货，偶尔会出现交期误差，但都在一天以内请简述办公用品、劳保、低值易耗品从计划下达到入库、发料的流程。答:由行政部门统一汇总全公司需求，然后统一采购，各部门统一领料。简述固定资产采购流程？是否纸质单据？答：需求部门提报固定资产需求计划经领导审批后，交采购比价后签订合同订购；有纸质单据目前采购退货的情况有那些？请分别列举，并详细描述各种退货的流程。答：退货主要为品质异常，品质开来料异常报告，交仓库及采购，是否有供应商免费赠送的物料，赠送的物料如何处理？答：有供应商免费送货交工程打们，不作入库处理库存管理请提供工厂仓库管理相关的组织结构图，并提供各部门的基本人员情况。请提供各公司对应工厂各仓库的物理分布状况及逻辑上仓库划分情况。目前仓库管理使用软件应用状况，您认为有哪些不足的地方？请提供目前仓库出入库管理相关的规章制度及流程图。目前哪些仓库物料是否需要批次管理？如有，则简述批次记录哪些信息。供应商送货单据是一式几联？哪几个部门需要存档？单据是供应商自行打印还是仓库代打？质检工作在收货之前还是之后？送货单是否需要质检部门的签字？如收货后抽检发现不良品，如何处理？供应商送货是否有按照百分比免费多送几个的情况？目前此类库存进系统吗？请简述仓库物料退还供应商流程及涉及的单据。仓库根据车间计划备料并送达车间还是车间自行领料的方式？目前仓库是否设有物管员和帐务员的岗位？系统帐务员是否能及时录入当天的收发单据？如不能，则说明原因。目前车间是否是按单领料？是否有借料的情况（无单据领料）？正常白班不存在，夜班可能存在，但必须及时补单；请简述补发料流程（责任确认及审批）。请简述原辅料退库流程，需要哪些手续和单据？是否有同工厂不同库存地点、不同工厂仓库之间、不同公司之间的调拨业务？如有，需要那些手续和单据？非生产性物资仓库有哪几个？由哪个部门管理？是否需要纳入系统实施范围？有哪些部门（非生产部门）会领用生产性物资？是否有统一单据格式？请简述流程并提供单据样式。还有其他那些领料出库方式？请简述仓库物料报废的处理流程。报废后是否有价值？请提供报废单据样式。是否按照物料不同的分类设置有最大最小库存及安全库存等？如果有,请详细说明制定的方法和考虑的因素。库存管理目前采用何种盘点策略和方法？请详述盘点差异处理流程。目前各仓库的发货都有哪几种方式？(如先进先出,后进先出,按批次出等)如何进行划分的？目前正在使用的库存管理报表有哪些？是否有新的报表需求？生产过程中是否会产生的头尾料情况，如果有目前是如何处理的？主数据请简述目前是否有对我们家所有物料