劲嘉集团SAP项目-中丰田业务现状调研报告-SD-v1.1-20180623

SD模块业务现状及需求调研报告第页深圳劲嘉集团股份有限公司SAP项目业务现状及需求调研报告版本1.02018年5月29日目录第1章 营销管理部 31.1 业务概述 31.2 主要业务 51.2.1 客户管理 51.2.2 产品管理 71.2.3 报价评审 91.2.4 打样流程 101.2.5 标准销售业务 131.2.6 寄售销售业务 151.2.7 代加工销售业务 161.2.8 免费类销售业务 171.2.9 第三方销售业务 191.2.10 标准退货业务 201.2.11 备库存订单业务 221.2.12 发货出库 231.2.13 退货入库 251.2.14 销售开票业务 261.2.15 退货开红字发票 27营销管理部业务概述中丰田光电科技（珠海）有限公司，已成为国内规模最大、创新能力最强、技术含量最高、品种最为齐全的专业烟用镭射膜、镭射纸的研发及生产企业。主要生产的产品为：烟标镭射膜和纸张、酒盒定位纸和膜（如天之蓝、梦之蓝、海之蓝、红花郎、西凤等酒盒包装材料）、社会产品镭射膜和纸（如化妆品盒、牙膏盒等包装材料）；公司组织架构图：表1珠海中丰田公司销售管理业务流程清单流程编号一级流程二级流程三级流程四级流程1主数据管理客户管理2产品管理3报价评审4打样管理打样流程5订单管理标准销售业务（整单发货整单开票）6寄售销售业务（整单发货，客户用多少，才开票多少）7代加工销售业务8免费类销售业务（需发货给客户，但是不用开发票）9第三方销售业务（销售转采购）10标准退货业务11合作销售模式12发货管理发货出库13退货入库14发票管理开票流程15退货开红字发票主要业务客户管理业务描述业务员或公司领导新开发客户，业务员或跟单员收据客户公司资料，营销管理部负责人按照客户资料在系统里面建立客户信息流程说明流程序号流程说明岗位备注1业务员或领导新开发客户收集客户信息业务员、副总经理营销管理部人员按照OA及系统的要求建立完成的客户档案，并进行管理2按照客户资料提供资料在系统建档跟单员3营销管理部主管审核营销管理部主管4书面提交一份资料给财经管理部应收会计会计5如客户资料有变动，客户提供变更资料，如变更资料客户每次没有变更不需要重新在系统建档，如果客户名字有变成，需重新建档改进点和待讨论的问题：客户信息的变更，在管理上有待进一步加强，目前当客户名称发生变更时，需要新增客户资料，会产生同一客户存在多笔客户档案资料及多个客户账号的应收账；客户中止时，要提前检查客户的未清销售单据和应收账款；目前客户档案管理中，记录的信息面不全；客户送货地址、送货联系人等信息，在订单中不能带出送货信息，需要用户手工填写；客户中止（不再与公司发生销售业务的客户），在管理上无相关的业务检查（例如检查客户是否存在未清的应收账款等等）；未来新系统中，集中进行客户管理，不同公司，不同销售组织下提供了财务和销售相关数据，以确保正确的记账规则和销售业务处理功能，提供客户分类、行业性质、销售区域、归属的业务员、发货和开发票相关信息等等，以满足销售业务处理、多维度的销售考核分析、财务数据分析；信息记录序号信息类别信息字段名称备注基础信息客户资料信息-客户简称-客户名称-地址-负责业务员名称-进入日期-币种名称-联系人-传真-电话-开户银行-银行账号-是否集团内部客户产品管理业务描述产品管理分别：免费样品、收费样品、正常订单的印品流程说明流程序号流程说明岗位备注1根据市场需求及客户需求进行沟通获取订单业务员/领导2新产品开发样品，产品开发部提供图纸产品开发部3营销管理部跟单员收集产品开发部提供图纸，跟客户或业务员沟通需要什么材质材料生产（包含基膜和原纸）资料提供给营销管理部主管跟单员建立产成品编码必须要知道基膜和原纸的型号营销管理部主管按照跟单员收集资料审核后在系统添加产品编码，方可下单营销管理部主管首批正常产品：按照客户需要的产品（基膜、原纸等信息提供给营销管理部主管）跟单员营销管理部主管按照跟单员收集资料审核后在系统添加产品编码，方可下单营销管理部主管编码建档后如用过一次是不可修改。需重新修改编码必须重新建档改进点和待讨论的问题：现在进行样品及签样，系统没有正规的流程，以及对大货的产品控制力度不够涉及销售的成品和原材料或其他产品，物料主数据管理不全面，与销售相关和财务的产品信息存在缺失，未能自动关联到订单、交货单、发票中；未来新系统中能把销售中使用到的产品相关信息自动带到销售单据中，减少用户手工输入，保证数据的正确性，进行系统指定的数据校验；通过产品指定的数据，实现不同的财务记账要求；通过物料主数据的配置数据，实现多种销售业务控制，满足业务部门的个性化需求；信息记录序号信息类别信息字段名称备注基础信息存货档案分：原材料-半成品-产成品产成品-PET膜-COPP膜-COPP纸-PET纸报价评审业务描述根据客户需求的产品报价，营销管理部提报副总经理，副总经理审核后交财经管理部核算价格，价格最终由总经理和副总经理决定。流程说明流程序号流程说明岗位备注1客户或业务员提出报价或降价需求业务员2营销管理部跟单员或主管提报副总经理跟单员/主管3副总经理审核后提交财经管理部-成本会计核算价格副总经理4财经管理部核算完价格提交总经理或副总经理审批，审批同意后通知营销管理部成本会计5营销管理部书面报价给客户跟单员/主管改进点和待讨论的问题：目前产品报价是系统外进行的，查询报价成本分析的历史数据不方便，无法对报价时的成本和生产成本进行对比分析；信息记录序号信息类别信息字段名称备注基本信息产品名称-单位-单价（包含运输费）打样流程业务描述打样分为：新产品开发打样，经公司领导通知后按照客户的需求做定位专版打样，常规打样指领导同意后我司现有的版面进行打样。工艺测试打样指测试新工艺的打样，流程说明流程序号流程说明岗位备注1业务员或跟单员接收客户打样需求，业务员/跟单员2经领导同意后收集客户资料、文件、样品等相关文件，通知产品产品开发部跟客户对接详细的需求业务员/跟单员3营销管理部开设计开发通知，设计开发单由营销管理部副总经理或主管签字。交产品开发部跟单员4产品开发部按照客户的需要设计，跟客户确认效果后发图纸给营销管理部下样品单设计师5营销管理部按照图纸下免费样品到系统（备注注意事项）跟单员6产品开发部评审需生产的版面（注意事项）产品开发部主管7工艺部评审工艺工程师打样流程分三种，第一种是新产品开发打样需经过产品开发部，第二种是常规打样，评审流程不需要产品开发部评审，其他部门都需要评审。技术打样有技术部处理8物控部评审材料情况采购员/主管9生产部根据评审的工艺及物料情况回复交货时间调度10营销管理部确认时间回复客户主管改进点和待讨论的问题：信息记录序号信息类别信息字段名称备注设计开发单客户名称-产品名称-设计类型-客户特殊要求-客户需要数量-其他说明编码产成品-存货名称-等级-版号-宽幅-版距-克重-厚度-定位类型-生产单位在系统里面建档对应的编码基础信息客户名称-产品名称-规格-版号-数量-特殊要求标准销售业务业务描述完成审批的《销售合同》，完整的客户文档资料，品质标准，由跟单员在系统中建立产品编码，录入订单数量等信息，经营销管理部主管审核系统中依次评审，生成成产订单，按计划排程完成加工过程流程说明流程序号流程说明岗位备注1业务员或跟单员接到客户需要订单业务员/跟单员2按照订单的要求录入系统中，由营销管理部主管审核主管3工艺部评审工艺工程师4物控部评审材料情况采购员/主管5生管管理部评审交期调度6营销管理部主管确认交货时间，如交期客户接受不了跟生产部再协商主管改进点和待讨论的问题：下订单时目前的系统只能看到对应编码的产品库存，看不到相同产品的库存，望后续的系统可以看到相同产品的库存;在销售订单中，在交货状态、发票状态、客户信用控制、交货运输控制、付款方式、付款条款等相关的管理功能不全；销售订单中，客户、产品、价格等，可以通过对应的主数据中自动带出来，减少用户手工输入，避免人工输入时产生失误；因为各事业处分别有独立的营销部，现在存在权限管理上的不足，销售业务数据能被其他事业处的营销部用户查询到；未来新系统提供多企业、多语种、多种货币的销售订单处理功能，输入客户名、产品、数量，其它都由主数据来处理，提供了基于有效性和信贷核对；信息记录序号信息类别信息字段名称备注编码产成品-存货名称-等级-版号-宽幅-版距-克重-厚度-定位类型-生产单位在系统里面建档对应的编码基础信息客户名称-产品名称-规格-版号-数量-特殊要求寄售销售业务业务描述寄销业务指：我司生产时超出了客户订单数量，领导、业务员或跟单员提前跟客户协商，此部分多余数量暂放客户仓库，客户暂时不入账，等使用完之后再跟我司对账结算、开票。流程说明流程序号流程说明岗位备注1改进点和待讨论的问题：目前是采用客户仓库方式来做寄售销售业务，需要给客户创建对应的仓库；如果采用寄售业务的客户多，则需要建立很多客户仓库；信息记录序号信息类别信息字段名称备注代加工销售业务业务描述代加工业务目前非常少，帮重庆宏劲代加工分切原纸，在我是系统里按照免费样品下单流程说明流程序号流程说明岗位备注1跟单员在系统下免费样品单（注明客户要求）营销管理部主管审核跟单员/主管2工艺部审核工程师3物控部审核主管4生产管理部回复交期调度5营销管理部确认时间主管改进点和待讨论的问题：与前面的销售订单流程的情况类似信息记录序号信息类别信息字段名称备注编码产成品-存货名称-等级-版号-宽幅-版距-克重-厚度-定位类型-生产单位在系统里面建档对应的编码基础信息客户名称-产品名称-规格-版号-数量-特殊要求免费类销售业务业务描述免费样品和免费补货成品，免费样品：经过领导同意后生产的样品免费提供给客户使用，下单时选择免费样品，系统单价为0.免费补货成品：因产品质量造成的补货流程说明流程序号流程说明岗位备注1领导或业务员通知跟单晏客户需打样，领导/业务员2跟单员按照客户的要求在系统下免费样品单，营销部主管审核，跟单/主管免费样品单的评审流程跟标准销售一致，下单是勾免费样品字样3成品免费补货在系统下标准销售订单，主管审核跟单/主管评审流程跟标准销售一致，改进点和待讨论的问题：目前系统中备品发货是免费发给客户，是在财务上未能统计此部分的成本；信息记录序号信息类别信息字段名称备注编码产成品-存货名称-等级-版号-宽幅-版距-克重-厚度-定位类型-生产单位在系统里面建档对应的编码基础信息客户名称-产品名称-规格-版号-数量-特殊要求第三方销售业务业务描述订单量旺季，我司产能无法满足的情况下外发生产。营销管理部接到订单按照标准销售订单下单到系统，最终外发生产由总经理批准后方可外发，总经理同意外单生产部开外发申请单找相关领导审批，审批完交物控部外发，外发由物控部负责流程说明流程序号流程说明岗位备注1跟单员按照数量要求下系统单跟单员2营销管理部主管审核主管3工艺部评审工艺工程师4物控部评审物料采购员/主管5生产部回复交期，如交期营销管理接收不了，领导请示总经理外发，总经理同意后生产不开外发申请单，副总经理、总经理签字交物控部外发调度6物控部回复外发交期采购员7营销管理部确认交期主管改进点和待讨论的问题：目前销售订单如果是整单外发，是在订单评审后，PMC安排采购申请，采购部进行采购，销售订单与采购订单无直接关联；如果是集团内公司间的整单外发业务，目前是需要在分别在两个公司内，做采购订单和销售订单，系统操作多，未能简化业务操作，公司间对账结算数据统计不方便；信息记录序号信息类别信息字段名称备注编码产成品-存货名称-等级-版号-宽幅-版距-克重-厚度-定位类型-生产单位在系统里面建档对应的编码基础信息客户名称-产品名称-规格-版号-数量-特殊要求标准退货业务业务描述因产品质量导致的退货，客户发客诉单到营销管理部-营销管理部开客诉单到品质管理部-品质管理部组织相关部门分析退货原因-各部门领导签字确认-最后交营销管理部-营销管理部通知客户可以退货，安排运输公司提货-退货到仓库品质管理部、仓库核对数量-仓库打退货单，品质管理部开重工单车间重工流程说明流程序号流程说明岗位备注1客户发客诉单客户2营销管理部开客诉单，主管签字交品质管理部跟单/主管3品质管理部组织相关部门确认签字品质管理部4交营销管理部，营销管理部通知运输提货到我司主管5货到到公司仓库、品质管理部确认数量，仓库打退货单仓库改进点和待讨论的问题：走线下，系统中未启动对客户投诉业务中，退货退款，退换货等业务管理不全面，同时，财务和仓库在退货业务账务处理上存在手工调账；因为没有启用发出商品，对于退货业务操作多，业务处理不方便，要注意退货成本和扣减客户应收的财务记账必需在同期；目前如果客户有退货业务，仓库入库，对于该笔退货的财务没有记账，后续给客户发货后，次月对账时从发货数量中扣减退货数量，这种业务处理不合理，无法真实体现实际发货成本；信息记录序号信息类别信息字段名称备注客诉单客户名称-订单号-发货日期-订单明细-投诉异常和处理要求-赔付金额备库存订单业务业务描述公司领导通知提前给客户备好库存，等客户下次下单时直接发库存，以免耽误客户交期，故其他备库存流程说明流程序号流程说明岗位备注1接公司领导通知什么产品备多少库存，跟单员按照领导的指令下系统订单领导/跟单员2营销管理部主管审核主管4以下的评审流程跟标准销售流程一样（工艺评审、物控评审材料、生产回复交期、营销管理部确认交期）改进点和待讨论的问题：信息记录序号信息类别信息字段名称备注编码产成品-存货名称-等级-版号-宽幅-版距-克重-厚度-定位类型-生产单位在系统里面建档对应的编码基础信息客户名称-产品名称-规格-版号-数量-特殊要求发货出库业务描述根据回复客户时间安排发货，提前一天或当天上午下系统出货通知单，按照客户的需求跟单员下数量（和注意要求附带资料），营销管理部主管审核-仓库主管审核后仓管员按照要求发货。营销部主管安排运输车辆，流程说明流程序号流程说明岗位备注1营销管理部下系统出货通知单跟单员营销管理部进行订单进度跟踪-生产完成还要IQC检验，合格成品入库，营销管理部做发货通知单，营销管理部主管安排物流，仓管员打发货单，如有客户需提供出产检验报告的，仓管员通知品质管理部提供2营销管理部主管审核主管3营销管理部主管安排运输主管4仓库主管审核主管5仓管员按照数量-产品名称-要求发货，打发货单仓管员6仓管主管审核主管改进点和待讨论的问题：发货通知单的内容太过简洁，运输地址，运输进度未体现在送货单上；运费例收的也可维护进系统以便统一管理；可通过产品代码或者名称关联到工单资料以及送货信息及状态；因为存在跨月开票，但是公司未使用发出商品，需要通过客户仓库来代替发货商品的业务功能，会导致系统操作增加，同时会影响客户信用管理；信息记录序号信息类别信息字段名称备注出货通知单客户名称-运输方式-承运商-特殊要求-销售单号-存货编号-存货名称-规格-版号-数量-张数发货单客户名称-发货单号-日期-承运商-存货名称-规格-版号-数量-张数-米数-订单号-客户单号退货入库业务描述退货到公司后品质管理部、仓库核对数量，数量无误仓库打退货单，入不良品仓库流程说明流程序号流程说明岗位备注1按照营销管理部客诉单打退货单，入不良品仓库仓管员2品质管理部确认品质管理部3改进点和待讨论的问题：因为没有启用发出商品，对于退货业务操作多，业务处理不方便，要注意退货成本和扣减客户应收的财务记账必需在同期；