xx商贸公司制度汇编(2篇)

目录一、行政人事制度1、20xx年目标责任书考核实施细则（飞采字〔2017〕14号）……5二、采购管理制度1、办公物资采购管理办法（飞采字〔2017〕13号）…………………82、采购作业管理办法（飞采字〔2017〕10号）………163、物资采购资金管理办法（飞采字〔2017〕9号）…………………214、商务平台询价管理办法（飞采字〔2017〕12号）…………………235、原辅材料管理办法（飞采字〔2017〕11号）………326、物资采购价格管理办法（飞采字〔2017〕8号）…………………38一、行政人事制度20xx年目标责任书考核实施细则飞采字〔2017〕14号第一章总则第一条为明确职责，统一考核指标、细化考核内容，使各项考核数据来源准确、数据透明，促进生产经营工作开展，特制定本办法。第二条目标责任书考核是集团三级绩效考核体系的重要环节，目标考核要做到数据来源真实、考核依据充分，考核不漏项、考核不重复。第三条采购部是公司目标责任书归口考核部门，负责根据《目标责任书》和相关部门提供的数据对各部门进行考核。第四条各部门是目标责任书实施部门，负责按目标责任书开展各项工作，保证各项目标任务圆满完成。第五条财务部负责根据各部门《目标责任书》，结合财务会计制度，科学合理的设置科目进行帐务处理。每月按时提供相关考核数据、报表。第二章目标责任书的结构和主要内容第六条目标责任书基本结构包括：收入来源项目和考核扣减项目。第七条收入来源项目：是指收入来源项，包括利润、回款等。由财务部提供准确数据。扣减项目也称管控指标，由采购部汇总各项考核资料依据。第八条目标责任书主要内容包括：（一）责任目标（二）工资挂钩考核办法（三）目标考核细则（四）目标奖励第九条采购部目标责任书主要考核指标：主要考核公司利润、公司收入、销售费用控制额、非税采购额控制、保证供应管理、采购价格管控、诚信建设、采购质量管理、拓展新供应商、鼎诚业务开展、廉政建设、经营损失、安全目标、年度承兑使用额、廉洁从业管理等。第三章目标责任书考核实施第十条采购部负责对目标责任书进行考核，负责依据目标责任书内容编制考核表，按考核表内容进行考核。第十一条目标责任书中所涉及的考核依据实行三级签批，即考核依据来源部门主管复核、公司常务副总经理批准。第十二条采购部目标责任书考核细则（一）主要目标考核细则1、利润：按公司目标分解的进度计划表的月度利润目标作为考核指标，由财务部提供考核数据，采购部按月考核挂钩工资。2、收入：按公司目标分解的进度计划表的月度收入目标作为考核指标，由财务部提供考核数据，采购部按月考核挂钩工资。(二)管理控制目标考核细则1、销售费用：按分解的进度计划表的月度目标作为月度控制指标，由财务部提供考核数据，未达标，由采购部按月考核绩效挂钩工资的10%。年度累计控制超标的追加考核责任人300元；2、非税采购控制：按财务部每月提供有报表数据为准，对照年度逐月分解指标，未达标，由采购部按月考核绩效挂钩工资的10%。3、保证供应：以当月集团工会、集团审计部接收到的因资金计划原因造成用料公司投诉延期供货次数和成品库（闭门器、顺序器）供货不到位的投诉次数为考核依据，除未到采购周期和用料公司未拨付资金的情况不考核外；其他原因产生延期供货投诉的，由采购部按月考核绩效挂钩工资的15%。4、原材料采购价格管控：经集团审价员或各级领导审批采购价格时，发现拟报的采购价格出现严重偏差的（偏差超过10%），由采购部按月考核绩效挂钩工资的10%。5、诚信建设：由生产物资部根据签订协议实际情况进行垫资额度≥25万元的订定点供应商协议汇总表统计及更新，并于每季度末的次月10日前报采购部，作为考核参照依据。采购部依据财务部提供的3月、6月、9月、12月应付账款金额结合定点供应商框架协议约定的垫资额度进行考核，应付款金额不得超过协议资金的100%。未达标的，由采购部在当月目标责任书考核时全额扣除该季度绩效挂钩工资的10%。6、采购质量管理：（1）采购材料质量不合格产生退货物料次数≤5次：以各公司原材料质量不合格审理单为依据，按最终签批结论为不合格退货的次数进行统计。超标的，由采购部考核当月绩效挂钩工资的5%。（2）采购主要物料质量净损失超过500元的次数≤4次：发生经营损失或质量损失未能索赔金额超过500元的，以质量索赔统计表内当月实际发生次数为考核依据，超标的，由采购部考核当月绩效挂钩工资的5%。（3）由采购部部长或副部长每月实施采购到货原材料质量抽查1次，要做到有书面记录及检查结论，抽查必须具备书面记录、检查结论，并确保检查结果的真实性、准确性，每月30日前经常务副总签批后传采购部作为考核依据。未按时实施或经上级领导抽查发现结果不真实的，由采购部考核当月绩效挂钩工资的5%。7、新供方开发管理：以每月新签订合同、协议材料供应商（不含非生产性物资供应合同）户数为考核依据，未达标，由采购部按月考核绩效挂钩工资的10%。8、每季度通过鼎诚商贸公司的材料采购额不低于1000万元，以每季度鼎诚公司手工出库单总额为考核依据，未达标，由采购部在当月目标责任书考核时全额扣除该季度绩效挂钩工资的10%。9、廉政建设：部门所有人员不得发生违反廉洁制度的一切行为；未达标，由采购部按月考核绩效挂钩工资的10%。（三）年终考核指标1、经营损失：采购部每月按各类通报数据进行汇总，年终按审计后财务部数据为准，对部门经营损失进行考核。2、安全目标：由采购部根据集团质安部通报发生情况为依据，年终统一考核。（四）目标奖励细则部门目标责任书奖励兑现，由行政根据年度财务数据（审计后）及集团确认的各项财务数据进行考核，并在执行12月目标责任书考核时，按签批流程报集团分管领导签批后兑现。第四章目标责任书考核要求第十三条考核资料报送时限要求：1、财务部每月15日前完成各项考核数据的汇总并提交采购部作为经济指标的考核依据。2、采购部每月25日前完成对目标责任书的考核，并编制考核报表。经分管副总审核、总经理批准通报各部门。3、采购部每月25日前依据财务部提供的经济指标数据计算各部门挂钩考核工资的系数，编制统计表，经分管副总审核、总经理批准后通报。4、采购部每季度未次月（4月、7月、10月、次年1月）10日前将经部门领导签批通过的垫资额度≥25万元的订定点供应商协议汇总表报采购部。5、采购部每月30日前完成原材料质量抽查，并报送原材料质量抽查结论汇总表，经公司领导批准后，传采购部。6、年度末系数工资一律以审计后经济指标实际完成情况为基准，全年统一品跌核算，报公司总经理签批后发放。第十四条原则上目标责任书考核项目不作调整，若因集团调整目标需同步调整目标责任书项目时，由责任部门申报，经分管副总审核、总经理批准后传采购部备案并同步修订考核标准。第十五条采购部对目标责任书考核必须采用面对面的考核方式，以各种报表、资料、记录等为依据，由被考核人签字确认，确保考核结果的准确、真实、透明和公开。第五章处罚第十六条未按要求签批报送资料，扣罚相关责任人20元/项。第十七条出现报送数据差错，扣罚责任人50元/项。第十八条未按规定时间将各项考核数据报送采购部，扣罚责任部门负责人20元/项。第十九条采购部未按要求考核，出现考核漏项的，考核责任人50元/项。第六章附则第二十条本办法与目标责任书和目标责任考核表配套实施。第二十一条本办法由公司采购部负责解释。第二十二条本细则自2016年1月1日起生效实施。原公司下发的相关规定同时废止。附：《垫资额度≥25万元的定点供应商合同汇总统计表》样表。垫资额度≥25万元的定点供应商合同汇总统计表序号合同签订日期合同编号合同类型供应商全称地点或联系电话物资（设备名称）签订合同经办人垫底金额(万元）备注注：在统计过程中，如遇垫资额为物料用量的，需按合同价格折算为金额。二、采购管理制度办公物资采购管理办法飞采字〔2017〕13号第一章总则第一条为进一步规范物料采购流程，明确办公物资采购范围，提高采购效率，根据集团相关制度规定，特制定本办法。第二条办公物资采购实行统一招标定价、各公司自行办理、商贸公司协助完成的办法。第三条办公物资依据其使用效能，划分为办公用品，办公设备设施和行政事务类三大类，由各公司行政部负责管理。第四条本办法界定的办公物资含集团所辖的全资子公司所需的物资。第二章办公物资类别划分第五条办公用品类：办公用品指用于开展管理工作所需的低值易耗品或一次性物资。具体分为以下范围：（一）日常办公所需的笔、信笺、订书针、回形针、大头针、墨水、印油、装订线、复写纸、胶水、档案袋、档案盒等低值易耗品；（二）办公室内使用办公自动化设备所需要的耗材，如鼓芯、墨盒、墨粉、色带、电池、打印纸、插线板、网络线、电源线及其他相关物品；（三）可重复使用的、金额相对较小的办公物品如订书机、剪刀、计算器、笔筒、文件夹、票据夹等；（四）扫把、拖布、废纸篓、垃圾袋、洗手液、卷纸、檀香、香精球、各种除虫、除草剂等清洁物品；（五）其他低值易耗品。第六条办公设备设施类：办公设备设施指用于办公的非易耗性的固定物资，具体分为以下范围：（一）办公室内办公桌、椅子、沙发、茶几、空调、风扇、音响、饮水机、文件柜、保险柜等物品及零配件；（二）办公室内墙面张挂的字、画、牌匾等为了装饰所购买的装饰物品；（三）办公室用于自动化的设施设备如电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、验钞机、装订机、扫描仪、优盘、移动硬盘、照相机、摄像机、投影仪等物品及零配件。第七条行政事务类：行政事务类指用于行政接待、招商营销、庆典纪念等所需求的物资。具体为以下范围：（一）办理行政接待事务用的烟、酒、茶、饮料、纸杯、水果等物品；（二）对外招商引资、市场营销发放给业主、客户或接待业主、客户所需的物品；（三）集团及各公司各类庆典、各项纪念活动所需的物品。（四）各公司外购的行业规定的专用表格、书籍图籍、交验竣工资料等物品。第三章办公物资计划管理第八条办公用品、电脑及耗材、办公设备、设施等需商贸公司采购的，由商贸公司通知定点供应商送货或安排采购。属各公司自购的自行采购。第九条行政事务物资由各公司行政部负责申报，按现流程审批后本公司行政部自行安排采购。第十条办公物资需求计划批准后，由各公司行政部负责，安排专人跟踪、落实。第四章办公物资采购及管理第十一条办公用品和办公设备设施由商贸公司按集团招标管理办法的规定，进行招标或议标确定定点供应商，主要确定本办法第二章第五条第（一）、（二）、（三）款所列物品和第六条第（三）款所列物品。第十二条商贸公司与定点供应商签订供货合同后，将合同文本及其附件复印后发各公司行政部执行，涉及物品单价、质量标准、售后服务、供方信息等资料不得遗漏。第十三条未列为定点供应的办公用品、行政接待事务类物品由各公司自行安排采购；未列为定点供应的办公设备设施，由商贸公司落实专职采购员代各公司采购。第十四条所有办公物资均不办理入库手续。按下列流程完善采购手续。（一）采购员或定点供应商凭批准的需求计划或订货单采购或送货到需求公司行政部；（二）采购员或定点供应商出具询比价表或合同价格附表，持发票或送货单同物资一起交货，需求公司行政部办公物资管理人员或部门负责人按计划单核实品名、规格、验收质量、点收数量、核对单价，无误后收货，在发票或送货单上签字确认，有数量差异的注明实收数量，其它项不符合的不予收货。（三）办公设备设施、急件办公用品或行政接待事务物品直接送各公司需求部门的，应由各公司行政部办公物资管理人员负责衔接通知，由需求部门负责人或需求部门使用人检验点收物品，在发票或送货单上签字确认，有数量差异的注明实收数量，其它项不符合的不予收货。（四）采购员或定点供应商执需求公司签字确认的发票或送货单作报账或结算货款的依据，询比价表、申报审批表、订货单、制作验收资料、合同或协议等作为结算附件。第十五条各公司不办理办公物资出库手续，按集团办公物资管理办法的规定，负责登记、保管、发放。办公设备设施单价超过2000元的，由集团企划部按集团固定资产管理办法的规定办理验收手续，建立固定资产卡片，其中第二联（财务）交采购员或供应商作报销结算附件。第十六条办公物资出现质量问题时（在合同约定的质量保证期内的）由采购员或供应商负责退换货或承担赔偿责任。第十七条商贸公司代各公司采购办公物资所需资金由各公司负责安排，采购员按商贸公司审批流程办理借款或请款手续，资金结算部支付现金或转账支付货款；定点供应商按本办法规定流程办理各项手续，按商贸公司货款支付流程审批后，各公司财务部结算支付货款。第十八条各公司自行采购的办公用品和行政接待事务类物品，申报及费用报销流程:（一）申报程序：经办人在OA系统中填制《非生产性物资采购申报审批表》→采购部负责人审核→单次购买→1000元及以下公司常务副总经理签批→1000元以上集团总经理签批→从OA系统传商贸公司采购。（二）报销程序：经办人凭采购发票，录入NC系统，部门主管审核→单次购买1000元及以下总经理审核→1000元以上董事长助理（财务）签批，经办人凭纸质票据到财务结算。第十九条大批量采购行政接待事务类物品（如年货）且金额超过1万元的，由商贸公司负责代各公司与供应商签订合同，代各公司办理报销或付款结算手续，需求公司支付货款。第二十条属定点供应商供应的办公用品、办公设施设备和采购金额超过1万元的行政接待事务类物资，采购票据由集团审计部价格审核员审价，商贸公司采购员经办采购的办公物资票据报销，按商贸公司流程办理。第五章其它管理事项说明第二十一条各种广告、宣传所需的画册、DM单、光碟、名片、请柬、胸牌集团印制的书籍刊物等不列为办公物资范围，由各公司行政部负责办理。第二十二条制作横幅、标语、办公室门牌、工地告示牌、警示牌、办公室和会议室承租花草等均由各公司负责办理，一线生产人员的劳保用品（指手套、口罩）均由商贸公司采购。第二十三条各公司所需的预防药、降温避暑物品等由各公司负责自行办理。第二十四条各公司自行采购的物品，单价超过1000元或单项采购额超过1万元的，商贸公司负责提供采购供货信息及参考价格。第二十五条工业企业用于生产环节的半成品、成品所需的专用标识、印刷品、商标等列为低值易耗品，按生产性物资计划请购，商贸公司负责采购。第六章附则第二十六条本办法与集团《办公物资管理办法》配套实施。第二十七条凡违反本办法按集团及各公司现有的管理制度严格考核、处罚。第二十八条本办法自下发之日起生效实施。原公司下发的相关规定同时废止。采购作业管理办法飞采字〔2016〕2号第一章总则第一条根据国家相关法律法规精神，结合公司相关管理制度，为确保所需物资按计划及时采购，切实保证用料公司生产经营活动正常进行，特制定本办法。第二条物资采购作业实行按需求计划采购、按质量要求采购、按要求时间采购的原则。第三条物资采购分：现金零星采购、招标定点采购、厂家订货直购等三种方式。执行保证质量、降低成本、减少费用的方针。第四条物资采购作业分物资种类、采购区域及付款方式等落实采购责任人完成。第五条为保证各项工作正常开展，规范公司运作管理，根据集团《签字审批流程管理办法》，结合公司实际，特制定本办法。第二章现金零星采购管理第六条零星采购物资主要指在四川省范围内有货源可直接采购的物资。第七条采购员因采购需借支现金的，2万元以下的由公司常务副总签批，2万元以上由集团分管领导签批，结算部资金出纳员支付。第八条零星采购的物资一般为辅助性（C类）物资或特殊订单所需的一次性采购物资，且需求量小、资金占用少。特殊情况下，钢材类和冷卷类也可零星采购以确保生产。第九条负责零星物资采购的采购员每天上午按物资采购执行表所列品种询价比价、落实货源、预算资金需求、按相关规定程序办理借款手续。代非一般纳税人公司办理现金零星采购的，由各公司对口采购员负责办理。第十条物资采购周期绵阳为三天内，成都地区的七天内（需加工的十五天内）；特殊急件物资、机械设备配件等绵阳地区当日内采购，成都地区的2个工作日内采购，处理突发事故的应急物资，不受计划程序约束，4个小时内采购。应急物资采购前无法填写询比价表的，采购员应事先电话向集团审计部价格审核员和公司以上领导请示，经同意后方可执行采购等相关手续；新品研发，送检样品、设备配件、售后维修请购的材料物资等同于应急物资采购流程第十一条机械设备配件、非标特殊订单所需物资或用户指定品牌物资，需求单位应派人员协助采购。其协助采购的人员的差旅费由用料公司自行承担。第十二条采购员完成特殊急件物资采购作业后，应立即交货到用料公司，经用料公司物料管理部门或主管领导同意后可直接交用料部门或用料人。第三章招标定点采购管理第十三条招标采购指公司按照集团招标管理办法招标定价的物资。第十四条定点采购指公司通过招标、议标比价等方式确定的物资。第十五条招标定点采购的物资完成价格核定后，由采购部与供应厂商签订供货合同或框架协议。第十六条招标定点采购的物资原则上由供方送货到需求单位，若质量不合格，供货能力不能满足生产需求，单价高于市场价格时，采购部可进行零星采购，另寻资源，直至终止供货协议或合同，按公司相关规定程序另行确定供应厂商。第十七条招标定点采购的供货协议或合同，有效期最长不得超过1年，期满时应另行签订。第十八条招标定点采购的物资应确定两家以上的供应厂商，不得独家专供。第十九条办公用品、电脑、电脑耗材、设备设施需商贸公司采购的由商贸公司通知定点供应商送货或安排采购。属各公司自购的自行采购。第二十条订货单下达后，由计划下达责任人或责任采购员负责跟踪定点供应厂商生产、发货、送货动态，掌握价格行情，反馈质量信息，沟通协调供货过程中的具体问题。第二十一条定点供应厂商送货到需求公司，按规定程序办理交货、入库各项手续。第二十二条定点供应厂商进入厂区或工地，应遵守公司各项管理制度，若有违反，由公司按相关管理制度处罚。第二十三条下午下班后，定点供应厂商不得送货进入厂区，特殊情况需经采购部部长和物料需求单位物料主管批准。送货到工地的不受此限制。但送货前应与工地保管员沟通，确保货到工地后有人点收。第二十四条定点采购物资的货款支付办法，按《物资采购资金管理办法》的具体规定执行。第四章厂家订货直购管理第二十五条工业企业所需的主要材料如钢材、锁具、粉沫、铝带、框料、发泡胶、光油等，建筑企业所需的主要材料如：红砖、砂石、水泥、管材、钢材等和辅助材料月耗用量5万元以上的以及农业公司的物资应当实行生产厂家或代理商供货的采购方式。第二十六条凡厂家直接供货的必须与公司签订供货协议，明确双方的责、权、利，以巩固长期合作、共同发展的战略伙伴关系。第二十七条与直接供货生产厂家签订的供货协议，必须明确价格执行条件（是否含税、税率、是否包运、上货卸货谁承担等）、延期供货责任、质量损失责任、产品技术标准、质量检验标准及方法，货款支付方式廉洁合作约定等重要条款。第二十八条钢材、水泥、红砖等物资受市场行情变化影响，价格变化快，涨跌频繁，应当按月或季度订货，主要大宗物资也可以项目为单位定点供货。要掌握行情变化趋势，了解生产需求状况，明确产品结构变化动态后再订货，防止价格偏差过大，材料积压占用资金。第二十九条采购部落实专人负责厂家订货直购管理工作，重点加强订单下达、协商价格、签订合同、货源跟踪、请款结算五个环节的管理。第三十条变更厂家订货直购方式时，必须严格按集团招标管理办法的规定执行。第三十一条采购部应完善对供应商管理的措施，定点供应商必须重点管理。集团审计部对定点供应商价格要每季度清理一次，对价格变化的应及时填写价格调整通知单。第五章物料采购业务办理流程第三十二条各用料公司物料部或计划编制部门编制物料需求计划请购单→各用料公司物料需求计划部门审批人→每天上午8：00时前从ERP系统传商贸公司采购部（未上线的传纸质档案，需提供样品图纸的同时送达）→副部长（材料计划员或合同管理员）按采购区域或采购员分工列表下达采购执行表（属定点供应商的下达订货通知单）。第三十三条因计划不详等原因不能实施采购或送货的→采购部材料计划员或合同管理员二个工作日内分需求公司汇总填制不能采购物料信息反馈表→从OA系统或纸质反馈各公司→由各经办采购员跟踪和自行协调各公司计划编制部门核实（更正）物料不详事项→次日另行编制物料需求计划并关闭原请购单。第三十四条非生产性物资申报（注：接待用品、办公电子设备及用品除外）：由各公司行政（综合部）部门填制《非生产性物资申报审批表》单项采购在1000元及以下由总经理审批→1000元以上集团总经理签批→从OA系统传商贸公司采购。第三十五条办公电子设备及用品由各公司需求部门填制电脑及网络设备申购单→由部门主管审核→分管副总审批→单位总经理签批→集团企划部门填写意见评估价格→1000元以下由集团行政管理中心总经理签批→1000元以上由集团总经理签批，集团所有调配的办公设施及物品由集团行政管理中心总经理终签。第三十六条采购员凭采购计划执行表→进行市场询比价并从OA中填制或通过汉联平台填制询比价表→集团审计部价格审核员按价格审批流程报批→采购员按审批后的价格填制采购订单并采购→采购员送货到各公司物料库房或工地交货→采购员填制到货单→工业企业材料复核员复核→用料公司办理入库单。第三十七条采购员在执行采购业务办理入库手续时应严格按照各用料公司请购执行计划单先后顺序入库（即日期在前的请购计划并先行足量入库），便于用料单位做好库存管理和材料协调。第三十八条属研发新品采购试用的物料先传批准后的纸质请购单或申报到采购部→采购员采购→物料库收货在送货单或采购票据上签字→用料公司补做请购单→采购员做订单、到货单→工业企业材料复核员复核→采购员办理入库手续。第三十九条属供应商送货的，采购部材料计划员根据供货协议合同核实物料单价→填制采购订单→集团审计部价格审核员审核→计划员传真或电话下达给供应商→供应商准备物料开发票或送货单→供方送货到各库房交货→经办人填制到货单→工业企业材料复核员复核→各公司物料部门办理入库手续。采购员代供方办理入库手续的同样适用本流程。第四十条工程物料商家直接送货到工地或库房→保管按送货单上的品牌、数量、规格清点数量→验收鉴定质量→按价格依据核实单价→经办人填制到货单→办理入库单（入库时在入库单上注明询比价表编号、合同、申报单等价格依据及送货单编号等）。第四十一条物料到各公司库房或工地后，由各公司物料部门或库房组织人员卸货→相关人员检验质量、点收数量或过磅计量（钢材等大宗料先过磅后卸货）→交货人提交相关附件资料（合同、协议、询比价表、合格证、申报、送货单、发票、检验报告等）双方确认签字→保管员或质检员在送货单或发票上签字认可→保管员、采购员共同核实价格后办理入库手续→采购员或供应商取入库单红联作报账依据。第四十二条样品确认签批流程1、装饰工程物料样品确认签批流程：（1）用料单位提出按样采购流程：用料单位将样品送单位总经理签批后→交商贸公司对应的采购员→采购员按签批样品进行市场询比价→确认供应商后请供应商在样品上签字→采购员将此样品交用料公司保管员→保管员按样品收货。（2）采购员市场采购时需封样流程：采购员将市场询到的样品送用料公司总经理处签批→采购员按签批样品进行市场询比价→确认供应商后请供应商在样品上签字→采购员将此样品交用料公司保管员→保管员按样品收货。2、工业企业物料样品确认：（1）各公司、部门所提供的样品必须有领导签字确认，有落款时间的属有效样品，样品传商贸公司后由相关采购员或计划员签字接收；（2）各公司、部门在传递样品时必须要有样品登记表，需注明样品名称、数量、型号、生产厂家、具体返回的时间要求，以便查证；第六章采购价格审批流程第四十三条零星采购物资的询比价，由采购员凭请购单，先进行市场询比价；单项物资采购金额大于1000元→采购员填制询比价表→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→采购额在10万元以下的由公司常务副总批准→采购额在10万元以上的由集团分管领导批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购。第四十四条新购设备采购凭使用单位有效申报进行询价，单价小于2000元的由采购员填制询比价表→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→总经理批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购。第四十五条新购设备及固定资产大于或等于2000元的由审计部价格审核员凭有效申报填制询比价表→采购部部长审核→使用公司技术总工、设备主管或生产厂长确认技术参数及质量标准→集团审计部价格审核员审核→公司主管副总审核→5000元以下的由公司总经理批准→5000元以上30000元以下含）由集团分管领导批准→30000元以上集团董事长批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购，采购前签订采购合同。第四十六条可单独制作或采购的设备配件以及辅助设备设施，集团审价员凭有效申报询比价后填询比价表→采购部部长审核→使用公司技术总工、设备主管或生产厂长确认技术参数或质量标准→采购额2000元以下的公司主管副总批准→采购额大于2000元小于5000元的由公司总经理批准→采购额大于5000元的由集团分管领导批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购，采购前签订采购合同。第四十七条非生产性物资及办公用品单项采购大于或等于500元→采购员凭有效申报填制询比价表→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→2000元及以下的由公司总经理批准→大于2000元小于5000元的由事业部总监批准→5000元-20000元以下的集团总经理批准→20000元以上由集团董事长批准后方可采购，集团审计部价格审核员编号复印存档。第四十八条非生产性物资单项采购大于或等于500元，月批量采购小于或等于2000元的且是长期使用的，可将半年或一年的采购量集中招标或议标确定供应商。第四十九条特殊材料：用户指定品牌或行业专控物料（含设备）→采购部凭NC系统中的请购单安排采购员询比价或办理价格申报手续→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→采购额2万元（含）以下的由公司总经理批准→2万元以上的由集团分管领导批准→集团审计部价格审核员将申报表编号存档→采购部必要时签合同→相关采购员执行采购。第五十条定点供应商的价格变更（含每季度价格变更）→集团审价员填制《原材料价格调整通知单》并签署意见→采购部部长复核涨跌在3-10%的由公司常务副总批准→涨跌大于10%的由集团分管领导批准→采购部录入NC系统维护（3个月内询比价一次）。有询比价表的按询比价表执行第七章物料采购报销业务流程第五十一条采购员报账时将发票、入库单、合同或询比价表及费用单据整理配套→传审价员审核→财务部长审核（限工程物料）→采购部部长审批→录入员做电子发票→董事长助理审批（含ERP系统审签）→财务部会计下采购员借款→开报销收据。第五十二条定点供应商送货结算流程：供应商或采购员代供应商办理的业务需将发票、入库单、送货单、检验单（过磅单）等整理配套→传集团审计中心审价员审核→50万元以下由部门主管审核→50万至100万元由公司常务副总签批→100万元以上集团分管领导签批→录入NC系统→董事长助理（财务）签批→财务部入账。第八章合同签订审批流程第五十三条合同由采购部负责拟制，凭中标决定书、询比价表等签订合同，所有合同均由采购部部长签署。第五十四条凭中标决定书、询比价表签订合同，采购经办部门负责人审核→财务部会审签署意见→100万元以下公司常务副总签批，100万元以上由集团董事长助理（审计）批准。第五十五条设备采购合同由合同管理员或部门负责人拟制，设备采购申报、询比价表、中标决定书、技术协议等作附件，由采购部部长签署。合同会审表由采购部部长审核→主管副总审核→5万元以下由总经理批准→5万元以上集团分管领导批准。第五十六条定点供应商框架协议由合同管理员或部门负责人凭中标决定书、价格调整通知单、询比价表等之一有效附件拟制→采购部部长签署→按合同会审流程审批。第九章资金及业务结算流程第五十七条采购员借款时，由采购员根据物资采购计划填写借款单→经办人登记并加盖内部章→部长审核→2万元及以下公司常务副总批准→2万元以上由集团分管领导批准→结算部出纳员支付。第五十八条采购请款时，采购员（在OA系统填制请款单）附合同或询比价表→部门主管审核→30万元及以下由公司常务副总审批→30万以上集团董事长助理（审计）签批→财务转账。第五十九条支付应付帐款时，采购部根据应付账款账面余额（按付款计划）→填制采购付款审批单→财务部长审核→部门主管审核→20万元及以下由公司常务副总签批→20万元以上由集团董事长助理（审计）签批→财务部转帐。第六十条从各料公司账户支付货款或应付账款的，由采购部部长或副部长审核→公司常务副总审批→用料公司总经理签批后传资金结算部办理。第十章采购费用管理第六十一条采购费用实行全面预算管理，采购费用额纳入年度采购预算内容，列入公司年度管控指标考核项目。第六十二条采购费用主要监控运杂费、仓储费、办公费、招待费四项可控费用。凡用于办理采购业务的其它费用均纳入采购费用列支。第六十三条运杂费主要包括物资采购产生的运输费、在外加工原材料费用、装卸费用、特殊急件物资的快递费用等。第六十四条外购物资重点是外省市采购的物资，在不增加物资单价前提下，尽量协商由供方承担，运输费、装卸费无法谈妥的应事先申报。第六十五条钢材开平板、分钢带应了解市场同种加工方式的价格，在加工质量好，加工价格低的加工厂加工。用料公司生产、建设过程中需对外加工的费用由用料公司承担。第六十六条在绵阳零星采购的物资运输选择承包用车方式，以降低采购运输费用，承包车辆的各项手续按集团《车辆管理办法》和结合承包协议执行。第六十七条在成都及省外采购物资（含设备）尽量少用公司的协议车辆，多用承包车辆，应在物资起运地找返回绵阳的返空车运输。绵阳采购首先安排承包车，后安排公司自有车辆。第六十八条返空车由外请车专管员具体负责落实，使用外请车的采购员应协助联系货运车信息，并协助询价，做到量物用车，合理安排，尽量降低运价。第六十九条绵阳本地采购物资的承包车辆，按月结算运输费用，按财务管理制度规定的程序和租赁协议办理结算手续。因物资超重、超长、超高、交通管制等原因，承包车辆无法运输时，申报使用公司其它协议车辆或外请车辆运输，由采购员填制费用报销单，经门窗公司车专管员核价后，由采购部部长审核、总经理批准执行。第七十条外省市临时请车，在起运物资前必须明确装运物资的数量或重量、起运地点、运价（一般按重量计价）、卸货时间等事项，与车主达成一致意见后，由采购物资的采购员填制用车申报单，经门窗公司车专管员和采购部部长共同签批后，才能使用外请车，经批准后的用车申报单作为结算运输费用的附件。第七十一条其它费用主要包括通讯费、文印费、采购员差旅费、生活补助费、会议接待、质量损失费等，采购部应加强内部管理，教育职工提高工作效率，节约纸笔墨砚及办公耗材，提高电脑耗材利用率。第七十二条采购部要严格按计划执行采购，在用料公司请购单要求的时间内购回，确保生产单位及时领用。第七十三条新旧物资交替换代时，要严格监控库存量，按订单需求订货，防止新材料投用后旧材料积压占用资金。第七十四条采购部应在采购计划执行、采购时间、采购质量三个重要环节加强管理和控制，杜绝人为因素增加采购费用。第十一章物资采购质量管理第七十五条外购原辅材料质量管理的原则是：质量合格、价格合理、责任到人、损失赔偿。第七十六条所有外购原辅材料的质量必须进行检验，质量检验标准由使用公司品质管理部或技术部负责制定，采购部协同审核。第七十七条原辅材料的质量检验由用料单位负责专人检验，物资采购员负责采购检验，物资库管员负责入库检验。第七十八条外购物资由检验责任人负责填制原材料检验记录依据，材料名称、规格型号、单位必须与送货单、发票、询价表等相同，检验记录的内容必须真实填写，检验结论必须明确。第七十九条原材料检验记录依据中检验结论为合格入库、入库试用、超差代用三种，经检验符合该物资检验标准（含标准公差内）的结论为合格入库，新材料、配件等无检验标准的结论为入库试用，不符合检验标准但为了生产需求，对产品整体质量无直接影响的结论为超差代用。第八十条可超差代用的物资，由保管员或检验员负责填制《材料不合格审理通知单》，经检验人员签字确认后，由采购经办人或供应厂商经办负责人负责传递到相关部门签署意见，并传相关单位执行。第八十一条超差代用的物资按公司原辅材料质量管理办法规定的处理办法进行处理。第八十二条检验发现不合格物资，检验责任人应在24小时内填制《材料不合格审理通知单》，并按规定程序传递。第八十三条厂家直供或定点供应的物资，采购部在签订供货协议或合同时，必须明确约定所供物资超差代用时供方应承担的质量责任。第八十四条超差代用的物资供方承担质量责任的方式为降价入库、扣罚质保金和补货三种方式，由采购部负责监督按期实施。第八十五条采购员采购的超差代用物资，每发生一次作绩效考核记录，每月考核。第八十六条经检验不合格的物资，由供应厂（商）或采购员负责退货，产生的费用由供方或采购员承担。第八十七条用料公司保管员应在送货单和检验报告单上签字，采购员因一张送货单需在两个以上不同的库房或地点办理入库手续时，可将送货单复印件经采购部部长签字同意后，原件在在一个库房办理入库手续，复印件在另一个库房办理入库手续，省外采购的物资或成都地区零星采购钢材，因正式送货单或发票未及时到达而凭传真件办理入库手续的，必须由采购部部长在传真件上签批同意后方可办理入库手续。第八十八条试用或使用后才发现质量问题的物资，由用料单位填制《材料不合格审理通知单》或材料质量问题处理意见及资料，由质检员或使用人负责传递签署意见，相关部门按最终批准人签署的结论执行。第八十九条发生原辅材料质量问题时，采购部在接到用料公司通知时，应立即通知供方，绵阳地区的4小时内到达现场处理，川内其他地区的24小时内到达现场处理，省外的48小时内到达现场处理。供方不能按时到达的，由采购部部长以上干部现场确认，签署处理意见，不得影响用料公司生产建设进度。第九十条凡质量问题产生的费用或损失必须判定责任，明确承担人，公司内部人员（含采购员）承担责任的由用料公司部门负责人，商贸公司采购部负责人共同判定，属供应（厂）商承担责任的由用料单位进行核算，商贸公司采购部负责人签具意见后，采购部负责执行。第九十一条应由供应（厂）商承担质量损失（含费用）大于500元的，由采购部负责将《不合格审理通知单》书面告知供方，协商达成一致意见，供方签字确认，由合同管理员存档，凭书面资料每月统计上报，经主管副总以上领导批准后转财务部执行。供应商不予认可的以采购部认可为准。第九十二条由供应（厂）商承担质量损失或费用的，索赔方式为扣罚质保金、扣减应付帐款、缴纳现金三种方式，由财务部作帐务处理。第九十三条产品售后发现质量问题所产生的损失和费用的确认、执行按合同约定质量条款的相关规定执行，应由供应（厂）商承担责任的，由采购部负责衔接执行。第九十四条现金采购的新材料、配件，新拓展的供应（厂）商供应的新材料、新配件试用阶段产生的损失（含费用），无法索赔损失或判定责任无法执行的，经公司常务副总批准后可免责记入用料公司费用。第十二章廉洁自律规范第九十五条廉洁自律规范（一）不为所有供应（厂）商、客户设置“门槛”；（二）不接受供应（厂）商、客户的宴请（公务安排除外）；（三）不邀请供应（厂）商、客户以及管理对象参加本人和家人的生日活动；（四）不索要、不收受供应（厂）商、客户的礼品礼金、回扣及各种有价证劵；（五）不要求供应（厂）商、客户安排本人家属或亲属到其单位工作；（六）严格执行施工、采购招标规定，不指定施工队伍，不指定原辅材料供应（厂）商；（七）不得以任何方式向上级和领导行贿送礼；（八）不贪污、不挪用公司公款；（九）不泄露、不出售公司商业机密，不以职谋利、以权谋私；（十）不得对公正执行公务的员工、干部威胁恐吓打击报复。（十一）全体员工要严格遵守，相互监督、对身边违规违纪现象应积极举报。第十三章采购作业责任考核第九十六条未按本规定执行审核程序，越级报批的处罚责任人30元/次。第九十七条采购员在OA中填制询比价或通过汉联平台进行询比价的，询比价必须填写完整，询比价人必须出具明确意见，违者按10元/项考核。第九十八条各级审核责任人审核把关不严审签失误，未造成经济损失的，处罚责任人30元/次，造成经济损失的，按损失总金额的5%-10%承担，并处罚责任人50-100元/次。第九十九条凡采购员未按第九条采购的而影响生产的处罚当事人20元/项，应急物资在规定时间未采购到位的处罚当事采购员50元/项。第一百条采购员未核实应购物资要求导致采购物资错误的，处罚经办采购员50元/次，由当事采购员负责更换并承担所产生的费用。第一百零一条采购员因自身原因未在采购周期内购回应购物资，影响需求单位生产使用，造成延期供货的由当事采购员承担用料公司的延期责任考核。因资金原因造成的延期，当事采购员不承担延期责任。第一百零二条凭复印件或传真件办理入库而未经采购部负责人签批同意的，处罚当事采购员30元/次。第一百零三条无采购计划或未经批准，采购员擅自采购物资，每次处罚50元，不得办理物资入库、报帐手续，由采购员负责督促需求单位补办申报审批手续后，才能办理相关手续。不能完善手续的，由当事采购员负责退货并承担费用。第一百零四条订点供货协议、厂家直供合同未在规定期限内签订、审批、执行的，处罚相关责任人20元/次。第一百零五条供货协议或合同约定内容不全面，给公司造成损失的按公司相关规定处罚合同拟制及审核相关责任人。第一百零六条向定点供应厂商下达订单延期或漏项的未影响生产的处罚责任人10元/项，若因下达订单延期或漏项而影响生产的处罚责任人50元/项，向直供厂家申报计划、签订合同、请款支付货款超过时效导致不能签订合同或不能保证货源的每次处罚责任人50元。重复请款导致资金占用或损失的，按集团相关规定执行考核。第一百零七条采购责任人未及时反馈作业过程的异常情况，导致不能按计划进行采购作业的每次处罚20元；采购责任人对供应商生产经营信息变动未反馈信息，未反馈信息的每次处罚采购员50元。第一百零八条违反费用管理规定未造成损失的每次处罚20元。造成损失的视情节按损失额20%-100%进行处罚并赔偿损失。第一百零九条未按程序外请运输车，且费用未按正常申报超过批准运价的由采购员承担超标部份的运输费，未经批准上班时间使用公司协议车的每次处罚100元/次。第一百一十条未做到采购物资数量用车的按实际运输物资数量核实运输费，超额部份由采购员承担。第一百一十一条在采购作业过程中，凡因责任人未尽到责任而产生的费用和损失均由责任人承担。第一百一十二条凡承担费用和损失的责任人，不得免除延期供货的责任考核。第一百一十三条采购员采购不合格物资给公司造成直接经济损失的每次处罚30元。若因运输途中损伤的由运输供方承担损失，如果在卸料的过程中因超作不当造成物料损伤的由卸料单位落实责任人并承担损失，商贸公司不承担任何责任。第一百一十四条供应（厂）商所供物资有以次充好、以伪充真嫌疑的处罚该批物料价值的1-3倍的罚款。第一百一十五条采购员应当承担的质量损失和费用，由采购部根据相关依据出具处罚通知单，批准后转行政部纳入月度考核通报内容。第一百一十六条采购部未书面或电话通知供方应承担责任的每次处罚责任人20元。第一百一十七条原辅材料质量责任判定错误或有失公平的每次处判定人50元/次。第一百一十八条采购部向供方索赔的质量损失（含费用）可冲减采购部采购费用。第一百一十九条凡举报违反廉洁条款的，经查实举报内容真实无误的，按集团相关制度进行奖励。凡违返廉洁条款者经查实无误的将按集团相关规定严肃处罚，情节严重的移交国家司法机关追究相关法律责任。第一百二十条凡违反本办法其它条款的按集团奖惩条例相关规定执行。第十三章附则第一百二十一条采购大宗物资过磅计量的，按国际通用磅差3‰执行。在磅差3‰以内的为合理磅差，按供方出库单或票据数量入库，超过3‰的由供方承担。其它计量方式材料物资按国家、企业或行业标准规定的误差率收验。第一百二十二条人为不可抗拒的因素，不受本办法限制。第一百二十三条外销产品的采购业务参照本办法执行。第一百二十四条本办法自下发之日起生效实施。原公司下发的相关规定同时废止。物资采购资金管理办法飞采字〔2017〕9号第一章总则第一条根据国家法律法规精神，结合集团相关制度，为了严格公司年度预算执行，合理利用有限资金保障生产经营和工程建设的正常运行，确保公司资金安全，保护公司合法利益，特制订本办法。第二条物资采购资金执行公司全面财务预算管理的原则，按周、日计划使用资金。第三条现金采购物资的资金实行“借款报账制”，定点供应商的物资采购资金实行“先供货后付款”结算方式，采购大宗期货材料的资金实行“先付款后提货”的结算方式，大型设施、设备等固定资产投入采购的资金，按合同约定的方式进行结算。借款报账的周期一般为三十天，特殊情况必须的60天报帐结束。采购员个人报账时，如遇发票出票单位有借方余额时，需财务部核查清楚事实后，方可办理。因采购新材料，供方销售条件要求，购置技改设备等原因不能近期报帐的，由经办采购员书面申报，经部门主管审核、总经理签批后可延长报账周期。第四条采购资金流通以银行结算为主（含银行承兑），现金采购为辅，努力降低资金风险，杜绝资金流失。第二章采购资金预算管理第五条周采购资金预算由采购部负责人根据每周的物资需求进行编制申报。以生产、建筑主要材料等资金需求为主，定点供货的物料有可能影响当期生产用料的应当纳入周资金预算范围，周采购计划资金预算表由采购部部长编制，总经理批准后执行。第六条日采购资金管理由采购部负责人根据用料公司的需求计划和每天急需物资信息，结合当日可用的实有资金进行安排，一般应以主要材料、辅助材料、汇款订货、设备配件、零星急件的先后顺序安排资金，资金短缺时，应调整资金安排顺序，优先安排生产急需且资金占有量少的物资采购。第七条日采购资金连续两天不能满足主要材料采购要求时，采购部应向主管副总及其以上级领导汇报。第八条采购部每周资金预算应在每周一上午完成，经审批后传各用料公司主管领导。第三章现金资金管理第九条现金采购资金主要用于采购零星物资，采购部应尽量扩大定点定价供货和厂家订购直接供货的品种，以减少零星物资采购的频率。第十条采购员根据日采购计划执行表中所列当日必购物资的数量、单价预算资金（借款资金和实际采购使用资金差异不能超过20%），采购分商贸公司和代办公司填写物资采购专用借款单，采购部部长审核签字，采购部采购员登记借款额备查，加盖采购部审核印章。主管副总或总经理批准后到资金结算部领取现金（权限领导签字权限）。第十一条采购员借款和支付货款时本人亲自办理，不得由他人代领代付，应当面点清金额，验清货币真伪，过时发生的差错（假币）由本人承担责任。第十二条采购员进行采购作业时，应按采购数量、单价计算应付货款，凭正规发票支付现金。第十三条零星采购钢材、木质板材、五金配件等材料，凡能通过银行转账或打卡支付货款的不得领取现金支付。同一供应商为德辰商贸和集团其他单位供货时，德辰商贸严禁使用现金，如特殊情况可报采购部负责人经同意后可支付现金，定点供应商先货后款的不得支付现金。第十四条银行转账或打卡支付货款的，由采购员负责与厂商联系，书面确认品种、规格型号、数量、单价、货款总额、收款单位（人）名称、开户行、账号或卡号等详细内容，凭订货单合同等依据核对无误后才能办理转账手续。委托转付第三方的委托书必须具有法律效力，具备以下基本要素：收款单位名称、合同总额、开户银行、账号、财务专用鲜章、委托人姓名、委托期限（最长不超过三个月）等，机打委托书除委托经办人可手写签名外，开户行、账号不得手写，有条件的要求现场面签并盖章，严禁委托书复印后重复使用。第十五条采购员按程序办理请款手续后，按流程审批后转资金结算部办理银行转付手续。第十六条结算部转付货款后，由采购员将转账回单传真给供应商或电话落实对方查收情况。未及时到达供方账户的应立即告知结算部出纳员与汇出银行核查，直至货款安全到达供方账户为止。采购员出差不能完成上述工作时，由采购部合同管理员或材料计划员负责办理。第十七条现金支付采购费用，由相关经办采购员负责办理，支付费用前，采购员必须核实订货合同或协议是否约定应当支付费用，应当支付费用的还必须明确支付费用的项目或种类，不明确的应向采购部负责人或价格审核负责人汇报，核实准确后再支付费用。由于经办人员工作失误造成损失的，由经办人员全额承担损失；需报销的采购费用，经办人员在费用发生之日起15日内取得符合要求的手续凭证且必须与材料发票配套报销入账。第十八条采购员现金采购材料物资时，不得因随身携带现金不足而向供应商欠款，严禁向供应商出具欠条。第十九条采购员应建立从各公司所借采购资金借款报销明细账，正确反映借款报账资金流动情况，每月末盘存与财务部对账，不得发生差错。若有差错，必须在两个工作日内核实对清账目。公司总经理每月不定时抽查1名采购员资金情况，要有书面记录，财务部、采购部负责人每月对采购员进行盘存核实账面情况。第四章定点供应物资的资金管理第二十条定点定价供应的物资，由供应商送货到指定物资库房自行办理入库手续。第二十一条供应商票据按物资采购票据报销程序按集团签字审批流程管理办法执行。第二十二条采购部负责人审核时应核对供方应付账款贷方余额是否大于协议约定的质保金垫底款金额，不足的只能签批为“入账”大于协议质保金和垫底款的可签批为：“转账支付”或“现金支付”。第二十三条采购部应当根据供货框架协议约定的质保金及垫底款，确定定期支付货款周期，编制供应商一览表，应付账款总额超过约定的质保金或垫底款总额的，按照供应商供货金额及资金状况安排支付。第二十四条供应商应承担的质量损失索赔款、延期供货赔偿款、违反相关制度的扣罚款、以及采购费用，由采购部提供有效票据或凭证转财务部作账务处理，在供应商应付款中扣除。第二十五条支付供应商货款的凭据、审核、签批手续程序，按集团签字审批流程管理办法执行。第五章厂商直供物资的资金管理第二十六条采购部与厂方签订供货协议和合同时应尽量约定实行先收货后付款的资金结算方式；不能约定为先收货后付款的，应尽量约定分期付款的结算方式。第二十七条采购部落实采购员负责办理直供物资各项手续。第二十八条请款单由代办采购员填制，采购部负责人审核，按流程审批后传结算部出纳员办理银行转账支付手续。第二十九条先供货后付款的直供物资，由直供物资采购员负责及时催货，到货后凭发票或供方发货单办理物资入库手续。各种票据配套后按物资采购票据报销程序要求进行传递。第三十条凡支付直供物资货款后，采购员应将汇款凭证传真给供方或电话督促供方查收到账情况。若发生未到账或到账金额与支付金额不符现象，应在1小时内向部门负责人汇报，并报告出纳员，出纳员立即与资金汇出银行核查，直至查清为止。第三十一条直供物资采购员负责分供应商建立请款台账，采购资金发生借或贷当日内作记账处理。财务部每月提供应付账款“借方”明细表，采购员与供方核实对账。第六章承兑汇票管理第三十二条需使用银行承兑汇票支付货款时，根据当期采购资金安排计划，采购部负责提供承兑汇票面额和张数，总经理批准后，资金结算部负责办理。第三十三条银行承兑汇票由商贸财务部部长保管，负责完善集团内部资金结算手续。第三十四条财务部凭批准后的请款单或付款审批单、并按批准面额及张数交付承兑汇票，由供方开收据或代办采购员签字领取，并留复印件备查。第三十五条交付承兑汇票时，财务部在承兑汇票背书人栏内正确填写收款单位名称。第三十六条承兑汇票一般由供应商自行领取，采购部需快递给供应商承兑汇票时，应同时将确认函件快递给供应商。由供应商收票确认并签字盖章通过传真、扫描、彩信等方式回传公司采购部（或供应商直接提供有效收票收据），采购部经办人员必须在财务领取承兑汇票后的十五个工作日内将回执纸质档交财务部作当批次付款审批单附件。第三十七条采购部和财务部分别建立银行承兑汇票支付使用登记表，每月相互核对，发现差错立即核查。第七章采购票据报销管理第三十八条采购员所借资金每天盘存，于每天上午9:30前填制现金盘存表，由采购部负责人或专人点验剩余金额并签字确认，不得发生长短款现象。第三十九条采购票据由经办采购员负责传递、报账、其他人员不得代为办理。定点供应商的票据由代办采购员或供方经办人传递，传递票据时应填写《票据传递交接表》两份，一份经办人员自行保留，交票取票时并签字确认并注明具体时间，另一份随票同行。第四十条采购报销票据发票（收据）、检验单、入库单、送货（即发货清单）单等整理配套为完整的报销凭证，分批次采购凭一张发票报销的，还应当将每次采购时的收据或发货清单作有效附件。第四十一条收货保管员、入库制单员或材料复核员必须在采购发票或交货有效凭证上签字确认。原材料检验记录依据（或入库单）必须有保管员、检验员、采购员（采购部人员或供方代表）签字方可有效。第四十二条采购发票或发货单、原材料检验记录依据、入库单三种凭据的物资名称、规格型号必须相符，数量、价格、货款总额以入库单为准；设备采购的报销票据还必须附设备采购申报单、合同（或询比价表、申报）、设备验收的合格审批单、固定资产登记卡。第四十三条报销非生产性物资采购票据时，还应将《非生产性物资采购申报审批表》作附件。第四十四条报销采购费用时，费用报销票据应当与采购该物资货款报销凭据一起配套报销，部门建立费用报销台账。第四十五条采购费用报销发票应有收费单位的印章或收费人签字、报销人签字，附件真实有效、项目清楚无涂改，报销的金额应小于等于收费发票金额。第四十六条采购费用报销经办采购员应在费用报销发票或附件上签字，注明所购物资入库单号。第四十七条因接收发票、各种资料、技术开发样品等物资，无法办理采购入库单需支付付费用的，采购员在发票或附件上注明原因，由物资接收人或使用人签字认可，再传递审核审批。第四十八条采购票据审批传递流程：采购员先传集团审计部价格审核员审核价格，再传财务部负责人审核（限工程物料），再传采购部负责人审核后传电子发票录入员做电子发票，传董事长助理在ERP系统最终签批转财务部作账务处理，系采购员报销的开具报销收据（各个环节的送签均由经办采购员自行办理）。第四十九条采购员传递票据应按商家分类整理、装袋传递，封面注明报销金额、报销人姓名和时间，同一张发票由两人（含供应商）以上同时分不同金额报账的，应分别注明。第五十条厂家直供由代办采购员负责跟踪、保管票据和整理传递，跟踪报账情况。第五十一条定点供货的供应厂商的票据由供方经办人负责整理、审核审批流程同采购员传递票据相同。第五十二条采购员应按月进行发票的索取，当月底必须全部取回上月已入库物资的发票，因公司资金支付原因不开发票的除外。第五十三条采购部要求供应商每季度与财务部核对账务，及时发现问题，查明原因；财务部每季度组织清理一次应付账款，核实“借方”发生原因，落实解决措施。第五十四条因物资质量等原因办理退库手续的，用料公司责任部门每周传退库单第二、三、四联至财务部，由财务部核实供应商未结算的，传电子发票录入员进行系统处理，经董事长助理（财务）审核后传财务部下供应商账；如财务部下账后供应商开票再次进行结算，凭退库单黄联（供应商联）抵扣相应发票金额，采购部填报销审核单，经财务部核实上账。第五十五条定点供应商和直供厂商的供货结算票据，凭物资采购报销审核审批作结算凭证的只能入账，不得作为支付货款的凭证。第五十六条用料公司提出的急件物资采购产生的费用，由用料公司承担，正常采购物资产生的差旅费，按公司费用报销的规定程序办理。第八章采购资金管理的处罚第五十七条采购员借款单（请款单）填制不规范的处罚10元/次，出现金额差错的处30元/次。第五十八条采购员当日未盘点剩余资金的处罚10元/次。第五十九条采购员盘点剩余现金发现长短款时，按长短款金额的5倍处罚。第六十条采购员因自身原因导致货款支付差错的，由经办人全额承担损失，并按集团相关规定考核。第六十一条采购员现金采购擅自截留供应商货款的处罚100元/次，超过一个月隐瞒不报的，处罚采购员200元，采购员无论何种原因私自向经办业务供应商借取资金的处罚500元/次，因采购员个人行为与供应商发生经济纠纷的责令与供方核对账务，由采购员自行与供应商办理完货款结算手续。第六十二条电汇转款和打卡付款后，采购经办人未及时通知供方查收，导致供方生产制作以及发货不及时影响公司生产的，由采购员承担延期考核责任，并处20元/次罚款。第六十三条采购票据的日期、电话号码、相关人员签字、印章和信息不全或漏项的每票处罚采购员10元。第六十四条涂改采购票据、费用报销凭证的处罚50元/票。第六十五条采购费用报销的附件不全的不得报销、伪造票据和附件的处罚200元/票。第六十六条重复报销采购费用的，100元/票处罚。第六十七条未按时按要求足额取回发票的，按自然月清查后，按20元/票进行考核采购经办人员。第六十八条特殊原因当月末不能报销的采购票据、采购费用、支付的预付款等必须盘存，未经采购部负责人签字注明的处罚10元/票。借款报账超六十天未报账的，按20元/票处罚；请款业务超九十天未报账的，按20元/票处罚。第六十九条采购员借款报账，月末与财务部不相符的一周内查出原因，未查明原因、未报账金额大于财务部借方余额的，财务部凭盘存表差额上采购员个人往来借款，未报账金额小于财务部借方余额的，以财务部借方余额为准。第七十条造成采购票据、资料丢失未造成经济损失的处罚50元/次；造成经济损失的由责任人全额承担。第七十一条采购员对外出借采购资金的，每次处罚200元/次。第七十二条采购员贪污、挪用采购资金的处1000元/次，并依照国家法律法规追究法律责任。第七十三条凡违反本办法其它条款的按集团奖惩条例相关规定执行。第九章附则第七十四条供应（厂）商票据（含有效附件）丢失的按集团财务管理制度执行。第七十五条财务部应当建立定期对账制度，由采购部负责通知供应（厂）商对账，具体办法按集团财务管理制度执行。第七十六条本办法与公司相关制度配套实施，自下发日起生效实施。原公司下发的相关文件同时废止。商务平台询价管理办法飞采字〔2017〕12号第一章目的第一条本办法为了规范德辰商贸公司通过网络采购材料行为得到合理有效管控，实现采购成本优势，打造高效阳光采购环境，特制定本办法。第二章适宜范围第二条德辰商贸公司采购部、审计部。第三章采购管理原则第三条有效运用平台“适质、适时、适量、适地”进而达成“适价”的成本优先的原则。第四条权责分配：采购员负责采购信息的发布、供应资源开发、采购报价原始数据的整理；询比价第一中标单位初标确定，采购部长负责采购规则的审定（质量技术标准、评标规则、竞价规则、交货规则等）；第五条审计部负责采购价格的评估与核定；第六条平台方负责供应资源收集及预审、采购信息通知、采购过程的组织。第七条采购方式：网上竞价，可根据采购类别或供应商控制采取公开或邀请二种方式。第八条物资分类：A类物资：钢卷类、钢带类、型材类、锁具类、设备类、木材料、钢材类、型材类、商砼、水泥、砂石、红砖等；B类物资：粉末类、油漆类、胶条类、包装类、闭门器、胶类、玻璃制品类、保温阻燃材料、铝制品类；C类物资：低值易损、轴承、劳保、小五金、电器件、气动件、烟、酒、茶等。第九条上线物资：A类、B类、C类。第十条采购平台：“兴事发采购”。第四章供应资源管理第十一条上线供方来源：现有合格供应资源和平台方推荐的供方，以及采购人员提供的供方；第十二条供应资源配置：询比价方式至少3家以上。第十三条供应资源开发：采购员每月至少提供一家有效供方作为竞标单位，并由平台方录入平台信息使用。第十四条所有询比价第一中标单位采购金额在3000元以内的，由采购员与其再次谈判，3000-20000元的由部长再次谈判，20000元以上的由总经理再次谈判确定中标价格，如不能选择第一中标单位为最终供货权，采购员应告知所有参与竞标而未中标的单位，并对竞标排列第一而又未中标的商家作出合理的解释和沟通。第十五条供方上线流程：平台方应组织相关人员培训，培训包括上线材料录入，信息发布供方注册、报价操作及竞价规则解释；第十六条因供方变更引入的新供方由采购部提前半个工作日提供供方信息，由平台方完成相关技能操作培训。第五章物料标准第十七条采购部应同审计部、技术部对现行采购物料制定物料通用准入技术规则（如工艺尺寸、参数标准、品牌、地域等要求）；第十八条物料准入技术规则制定好后应交采购员、平台方各一份，以提供供方收集的准确性。第六章采购信息发布第十九条明确采购规则，避免歧义，掌握并利用平台功能是控制报价和降低成本重要的方式；第二十条物料规则：采购通过竞价确定单价的所有物料项目，数量设为1；限制物料品牌，可设置各物料相应品牌；限制物料采购成本，可设置起报价也可细化设置品牌起报价；控制不同品牌的价差，可设置不同品牌价差即修正值；第二十一条质量规则：添加物料质量技术参数，也可上传图纸或文件作为附件；第二十二条评标规则：多项物资竞价可选单项排名第一的作中标单位，也可选总价排名第一的作中标单位，采购金额较大可实行份额分配法，按比例多家供货。第二十三条竞价规则：添加供应商报价约束规则询比价原则上报价时间为半小时，招标原则上报价时间为二小时，报价时间越长则互动性越差，竞价效果则弱；采购多物料，供方因货源不能全部报价，可设置部份报价，部份报价的项目按单项排名进行；限制品牌修正值，则不允许供方自定义品牌；设置标底和开标家次，是控制报价有效性和评判平台价值的方法之一；控制报价次数、降价幅度（最高或最低价差）、加时赛（临点延时）根据采购物料针对性设置，可提高竞价效果和降低成本。第二十四条交货规则：添加交货条款和付款条件，明确避免价格产生争议；第二十五条采购信息由采购员发布，在成功提交3分钟后仍未审核则电话联系平台处理。第七章竞价组织第二十六条采购员应规范供方报价形为，凡规定上线的品种必须同口径报价，采购员、平台方不得代为报价；第二十七条信息录入后，经采购部责任人对信息的采购要素进行审核，有异常反馈至采购员修改；第二十八条信息审核后，平台方短息和QQ二种方式通知相应类别供方，并对发出信息回复确认，5分钟内未回复的供方进行电话告知；第二十九条平台方对供应商报价前、报价中、报价结束前在竞价概况掌握供方参与情况，对未参与的供方进行跟踪确认，并将相关信息反馈至采购部。第八章评标第三十条报价结束后，采购员制定选标评选表，平台询价表对供方报价有效性并做出相应标注，选标评选只针对有效报价；第三十一条询比价业务由分管采购部长、审计部、公司总经理进行评审，按流程审批执行；第三十二条评标原则上按竞价结果执行，可适当进行竞议相结合原则：可对竞价供方前三名进行价格复议，确定最终中标单位；第三十三条供方黑名单及管理：1、供方围标、串标者；2、供方资质弄虚作假者；恶意中伤采购方信誉者；凡供方报价累计五次偏离市场行情较大者；凡累计五次不按采购方报价要求执行者；凡接受三次邀请而未参与实质性报价的；凡贿赂采购员及平台人员者；凡违反上述条件之一的报请审计部及相关领导，经综合评议确定列入黑名单；对进入黑名单的供方，连续二年不能参与兴事发集团相关采购业务。第九章廉洁高效采购环境第三十四条严格遵守国家相关的法律法规和公司的各项规章制度，恪守职业道德规范；第三十五条不以权谋私和假公济私，任何一方不得私自透露参与供方、报价等商业信息，不以公司的名义或职务上的便利搞权钱交易，采取不正当的手段，谋取个人私利，不向供应商、业务关联部门等索要或接收贿赂；第三十六条严格执行采购标准和技术标准，未按批准的采购标准和技术标准执行采购工作的同样视为违规行为；第十章处罚与奖励第三十七条凡可以通过网上询价而未按要求以其他方式询价的，每单处罚10元；相关经办采购员对参与竞价排名第一而又未中标的商家未做好解释工作的，处罚相关人员10元/次（已电话回访和商家投诉为准）。第三十八条代供方在网上报价的采购员每次处罚50元/每单、平台每次处罚2000元/每单，凡平台方邀请参与竞价的供方存在关联业务的处平台方2000元/次；第三十九条私自透露价格给竞价单位，并参与供方报价的处罚相关人员50元/每次，平台方5000元/每次；第四十条凡网上询价成功并执行的，每次奖励采购员5元/每单，累计奖励当月不超过200元，凡网上询价因条件不明确经终签领导签批后又无法执行的，处罚采购员10元/每单。第四十一条本办法自2016年1月1日起执行实施。原辅材料管理办法飞采字〔2017〕11号第一章总则第一条根据公司相关规定，为拓展原辅材料供应渠道，建立相对稳定的供应系统，及时引进新材料、新配件，提升产品品质、降低采购成本，加强对供应商规范管理，确保进厂原材料的质量，防止不合格原材料流入生产单位或建筑工地，增强供应商和物资供应环节各岗位人员质量意识，控制质量损失，降低物料使用单位生产、建设成本，避免公司合法利益受到侵害，减少公司经营损失，规范执行依据，统一执行效能，归口统一管理，树立诚信形象，特制定本办法。第二章资源信息分类及内容第二条采购部建立资源信息库，主要范围是：建筑企业和生产企业所需的原材料，制作产品所需的各种配件，各类低值易耗品，机械设备及配件的生产、经营厂商，办公用品及后勤保障物资等。第三条资源信息库应当分类建立，红砖、砂石、水泥、管件管材、电线电缆、瓷砖、洁具、涂料、冷轧钢材、钢带、型材（含框料）、锁具、粉沫、发泡胶、光油（含油漆）、防火材料等主要物料必须单列类别，其它化工物资、塑料制品及配件、低耗品、钢质配件等可分大类建立。第四条机械设备信息库应当根据产品功能类别建立，机械设备的配件信息应当与之配套。第五条各类物资信息的主要内容有：物资生产经营的单位全称、地址、电话（不少于2个）、负责人（经办人）、物资产品名称或种类、品牌（注册商标、生产厂家）。第六条资源信息库由采购部专人管理及录入；信息资源收集由采购经办人员每月每人不少于1条新供应商资源。录入员收到新供应资源信息后在2个工作日内完成录入。第三章供应商分类第七条战略供应商标准：（一）具有法人资格、营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证书、组织机构代码等有效证件；（二）注册资本大于200万元人民币，能开具17％增值税发票；（三）企业经营年限大于5年。所供产品为供方主营产品是需方生产或建设的主体物资，且为自己制造而非代理商；（四）质量管理体系健全，通过ISO9001:2000质量管理体系认证并取得证书；（五）供货周期：交货及时率达95以上；（六）付款方式：采取定期结算方式或承兑支付方式；（七）交货质量稳定，产品合格率大于95％，年累计次品额小于10000元；（八）市场行情遇跌幅度达到5%时能主动适当下调供货价格；（九）对需方反映的质量问题高度重视，能及时到场处理，反应及时迅速，并主动承担因质量问题产生的责任；（十）主动对所售的产品定期进行售后服务，跟踪了解交货期、质量、价格等相关信息；（十一）所供产品为供应商主营业务，年销售额大于200万元；（十二）能够按照需方的要求设计和开发产品或零部件；（十三）能够主动为需方降低生产成本或经营成本而开发技术先进质量一流的产品或服务。第八条核心供应商标准：（一）具有法人资格、营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证书、组织机构代码等有效证件；（二）注册资本大于等于100万元人民币，能开具17％增值税发票；（三）企业经营年限大于3年；（四）质量管理体系健全，交货质量稳定，年累计次品额小于5000元；（五）付款方式：采取定期结算付款方式，其付款周期大于30天；（六）市场行情变化较大时能相互协商适当调整供货价格；（七）交货及时率在95％以上；（八）主动对所供产品进行售后服务，积极承担因自身质量问题产生的责任；（九）所供产品为供应商主营业务，是需方的生产或建设的主要物资或重要辅料，年销售额大于50万元；（十）能按照需方要求开发适应市场竞争的新产品或提供服务；（十一）是制造商或总代理商；