XX商贸公司采购作业管理办法

采购作业管理办法第一章总则第一条根据国家相关法律法规精神，结合公司相关管理制度，为确保所需物资按计划及时采购，切实保证用料公司生产经营活动正常进行，特制定本办法。第二条物资采购作业实行按需求计划采购、按质量要求采购、按要求时间采购的原则。第三条物资采购分：现金零星采购、招标定点采购、厂家订货直购等三种方式。执行保证质量、降低成本、减少费用的方针。第四条物资采购作业分物资种类、采购区域及付款方式等落实采购责任人完成。第五条为保证各项工作正常开展，规范公司运作管理，根据集团《签字审批流程管理办法》，结合公司实际，特制定本办法。第二章现金零星采购管理第六条零星采购物资主要指在四川省范围内有货源可直接采购的物资。第七条采购员因采购需借支现金的，2万元以下的由公司常务副总签批，2万元以上由集团分管领导签批，结算部资金出纳员支付。第八条零星采购的物资一般为辅助性（C类）物资或特殊订单所需的一次性采购物资，且需求量小、资金占用少。特殊情况下，钢材类和冷卷类也可零星采购以确保生产。第九条负责零星物资采购的采购员每天上午按物资采购执行表所列品种询价比价、落实货源、预算资金需求、按相关规定程序办理借款手续。代非一般纳税人公司办理现金零星采购的，由各公司对口采购员负责办理。第十条物资采购周期绵阳为三天内，成都地区的七天内（需加工的十五天内）；特殊急件物资、机械设备配件等绵阳地区当日内采购，成都地区的2个工作日内采购，处理突发事故的应急物资，不受计划程序约束，4个小时内采购。应急物资采购前无法填写询比价表的，采购员应事先电话向集团审计部价格审核员和公司以上领导请示，经同意后方可执行采购等相关手续；新品研发，送检样品、设备配件、售后维修请购的材料物资等同于应急物资采购流程第十一条机械设备配件、非标特殊订单所需物资或用户指定品牌物资，需求单位应派人员协助采购。其协助采购的人员的差旅费由用料公司自行承担。第十二条采购员完成特殊急件物资采购作业后，应立即交货到用料公司，经用料公司物料管理部门或主管领导同意后可直接交用料部门或用料人。第三章招标定点采购管理第十三条招标采购指公司按照集团招标管理办法招标定价的物资。第十四条定点采购指公司通过招标、议标比价等方式确定的物资。第十五条招标定点采购的物资完成价格核定后，由采购部与供应厂商签订供货合同或框架协议。第十六条招标定点采购的物资原则上由供方送货到需求单位，若质量不合格，供货能力不能满足生产需求，单价高于市场价格时，采购部可进行零星采购，另寻资源，直至终止供货协议或合同，按公司相关规定程序另行确定供应厂商。第十七条招标定点采购的供货协议或合同，有效期最长不得超过1年，期满时应另行签订。第十八条招标定点采购的物资应确定两家以上的供应厂商，不得独家专供。第十九条办公用品、电脑、电脑耗材、设备设施需商贸公司采购的由商贸公司通知定点供应商送货或安排采购。属各公司自购的自行采购。第二十条订货单下达后，由计划下达责任人或责任采购员负责跟踪定点供应厂商生产、发货、送货动态，掌握价格行情，反馈质量信息，沟通协调供货过程中的具体问题。第二十一条定点供应厂商送货到需求公司，按规定程序办理交货、入库各项手续。第二十二条定点供应厂商进入厂区或工地，应遵守公司各项管理制度，若有违反，由公司按相关管理制度处罚。第二十三条下午下班后，定点供应厂商不得送货进入厂区，特殊情况需经采购部部长和物料需求单位物料主管批准。送货到工地的不受此限制。但送货前应与工地保管员沟通，确保货到工地后有人点收。第二十四条定点采购物资的货款支付办法，按《物资采购资金管理办法》的具体规定执行。第四章厂家订货直购管理第二十五条工业企业所需的主要材料如钢材、锁具、粉沫、铝带、框料、发泡胶、光油等，建筑企业所需的主要材料如：红砖、砂石、水泥、管材、钢材等和辅助材料月耗用量5万元以上的以及农业公司的物资应当实行生产厂家或代理商供货的采购方式。第二十六条凡厂家直接供货的必须与公司签订供货协议，明确双方的责、权、利，以巩固长期合作、共同发展的战略伙伴关系。第二十七条与直接供货生产厂家签订的供货协议，必须明确价格执行条件（是否含税、税率、是否包运、上货卸货谁承担等）、延期供货责任、质量损失责任、产品技术标准、质量检验标准及方法，货款支付方式廉洁合作约定等重要条款。第二十八条钢材、水泥、红砖等物资受市场行情变化影响，价格变化快，涨跌频繁，应当按月或季度订货，主要大宗物资也可以项目为单位定点供货。要掌握行情变化趋势，了解生产需求状况，明确产品结构变化动态后再订货，防止价格偏差过大，材料积压占用资金。第二十九条采购部落实专人负责厂家订货直购管理工作，重点加强订单下达、协商价格、签订合同、货源跟踪、请款结算五个环节的管理。第三十条变更厂家订货直购方式时，必须严格按集团招标管理办法的规定执行。第三十一条采购部应完善对供应商管理的措施，定点供应商必须重点管理。集团审计部对定点供应商价格要每季度清理一次，对价格变化的应及时填写价格调整通知单。第五章物料采购业务办理流程第三十二条各用料公司物料部或计划编制部门编制物料需求计划请购单→各用料公司物料需求计划部门审批人→每天上午8：00时前从ERP系统传商贸公司采购部（未上线的传纸质档案，需提供样品图纸的同时送达）→副部长（材料计划员或合同管理员）按采购区域或采购员分工列表下达采购执行表（属定点供应商的下达订货通知单）。第三十三条因计划不详等原因不能实施采购或送货的→采购部材料计划员或合同管理员二个工作日内分需求公司汇总填制不能采购物料信息反馈表→从OA系统或纸质反馈各公司→由各经办采购员跟踪和自行协调各公司计划编制部门核实（更正）物料不详事项→次日另行编制物料需求计划并关闭原请购单。第三十四条非生产性物资申报（注：接待用品、办公电子设备及用品除外）：由各公司行政（综合部）部门填制《非生产性物资申报审批表》单项采购在1000元及以下由总经理审批→1000元以上集团总经理签批→从OA系统传商贸公司采购。第三十五条办公电子设备及用品由各公司需求部门填制电脑及网络设备申购单→由部门主管审核→分管副总审批→单位总经理签批→集团企划部门填写意见评估价格→1000元以下由集团行政管理中心总经理签批→1000元以上由集团总经理签批，集团所有调配的办公设施及物品由集团行政管理中心总经理终签。第三十六条采购员凭采购计划执行表→进行市场询比价并从OA中填制或通过汉联平台填制询比价表→集团审计部价格审核员按价格审批流程报批→采购员按审批后的价格填制采购订单并采购→采购员送货到各公司物料库房或工地交货→采购员填制到货单→工业企业材料复核员复核→用料公司办理入库单。第三十七条采购员在执行采购业务办理入库手续时应严格按照各用料公司请购执行计划单先后顺序入库（即日期在前的请购计划并先行足量入库），便于用料单位做好库存管理和材料协调。第三十八条属研发新品采购试用的物料先传批准后的纸质请购单或申报到采购部→采购员采购→物料库收货在送货单或采购票据上签字→用料公司补做请购单→采购员做订单、到货单→工业企业材料复核员复核→采购员办理入库手续。第三十九条属供应商送货的，采购部材料计划员根据供货协议合同核实物料单价→填制采购订单→集团审计部价格审核员审核→计划员传真或电话下达给供应商→供应商准备物料开发票或送货单→供方送货到各库房交货→经办人填制到货单→工业企业材料复核员复核→各公司物料部门办理入库手续。采购员代供方办理入库手续的同样适用本流程。第四十条工程物料商家直接送货到工地或库房→保管按送货单上的品牌、数量、规格清点数量→验收鉴定质量→按价格依据核实单价→经办人填制到货单→办理入库单（入库时在入库单上注明询比价表编号、合同、申报单等价格依据及送货单编号等）。第四十一条物料到各公司库房或工地后，由各公司物料部门或库房组织人员卸货→相关人员检验质量、点收数量或过磅计量（钢材等大宗料先过磅后卸货）→交货人提交相关附件资料（合同、协议、询比价表、合格证、申报、送货单、发票、检验报告等）双方确认签字→保管员或质检员在送货单或发票上签字认可→保管员、采购员共同核实价格后办理入库手续→采购员或供应商取入库单红联作报账依据。第四十二条样品确认签批流程1、装饰工程物料样品确认签批流程：（1）用料单位提出按样采购流程：用料单位将样品送单位总经理签批后→交商贸公司对应的采购员→采购员按签批样品进行市场询比价→确认供应商后请供应商在样品上签字→采购员将此样品交用料公司保管员→保管员按样品收货。（2）采购员市场采购时需封样流程：采购员将市场询到的样品送用料公司总经理处签批→采购员按签批样品进行市场询比价→确认供应商后请供应商在样品上签字→采购员将此样品交用料公司保管员→保管员按样品收货。2、工业企业物料样品确认：（1）各公司、部门所提供的样品必须有领导签字确认，有落款时间的属有效样品，样品传商贸公司后由相关采购员或计划员签字接收；（2）各公司、部门在传递样品时必须要有样品登记表，需注明样品名称、数量、型号、生产厂家、具体返回的时间要求，以便查证；第六章采购价格审批流程第四十三条零星采购物资的询比价，由采购员凭请购单，先进行市场询比价；单项物资采购金额大于1000元→采购员填制询比价表→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→采购额在10万元以下的由公司常务副总批准→采购额在10万元以上的由集团分管领导批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购。第四十四条新购设备采购凭使用单位有效申报进行询价，单价小于2000元的由采购员填制询比价表→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→总经理批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购。第四十五条新购设备及固定资产大于或等于2000元的由审计部价格审核员凭有效申报填制询比价表→采购部部长审核→使用公司技术总工、设备主管或生产厂长确认技术参数及质量标准→集团审计部价格审核员审核→公司主管副总审核→5000元以下的由公司总经理批准→5000元以上30000元以下含）由集团分管领导批准→30000元以上集团董事长批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购，采购前签订采购合同。第四十六条可单独制作或采购的设备配件以及辅助设备设施，集团审价员凭有效申报询比价后填询比价表→采购部部长审核→使用公司技术总工、设备主管或生产厂长确认技术参数或质量标准→采购额2000元以下的公司主管副总批准→采购额大于2000元小于5000元的由公司总经理批准→采购额大于5000元的由集团分管领导批准→集团审计部价格审核员编号复印存档，采购员凭批准后的询价比价表执行采购，采购前签订采购合同。第四十七条非生产性物资及办公用品单项采购大于或等于500元→采购员凭有效申报填制询比价表→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→2000元及以下的由公司总经理批准→大于2000元小于5000元的由事业部总监批准→5000元-20000元以下的集团总经理批准→20000元以上由集团董事长批准后方可采购，集团审计部价格审核员编号复印存档。第四十八条非生产性物资单项采购大于或等于500元，月批量采购小于或等于2000元的且是长期使用的，可将半年或一年的采购量集中招标或议标确定供应商。第四十九条特殊材料：用户指定品牌或行业专控物料（含设备）→采购部凭NC系统中的请购单安排采购员询比价或办理价格申报手续→采购部部长复核→集团审计部价格审核员审核→采购额2万元（含）以下的由公司总经理批准→2万元以上的由集团分管领导批准→集团审计部价格审核员将申报表编号存档→采购部必要时签合同→相关采购员执行采购。第五十条定点供应商的价格变更（含每季度价格变更）→集团审价员填制《原材料价格调整通知单》并签署意见→采购部部长复核涨跌在3-10%的由公司常务副总批准→涨跌大于10%的由集团分管领导批准→采购部录入NC系统维护（3个月内询比价一次）。有询比价表的按询比价表执行第七章物料采购报销业务流程第五十一条采购员报账时将发票、入库单、合同或询比价表及费用单据整理配套→传审价员审核→财务部长审核（限工程物料）→采购部部长审批→录入员做电子发票→董事长助理审批（含ERP系统审签）→财务部会计下采购员借款→开报销收据。第五十二条定点供应商送货结算流程：供应商或采购员代供应商办理的业务需将发票、入库单、送货单、检验单（过磅单）等整理配套→传集团审计中心审价员审核→50万元以下由部门主管审核→50万至100万元由公司常务副总签批→100万元以上集团分管领导签批→录入NC系统→董事长助理（财务）签批→财务部入账。第八章合同签订审批流程第五十三条合同由采购部负责拟制，凭中标决定书、询比价表等签订合同，所有合同均由采购部部长签署。第五十四条凭中标决定书、询比价表签订合同，采购经办部门负责人审核→财务部会审签署意见→100万元以下公司常务副总签批，100万元以上由集团董事长助理（审计）批准。第五十五条设备采购合同由合同管理员或部门负责人拟制，设备采购申报、询比价表、中标决定书、技术协议等作附件，由采购部部长签署。合同会审表由采购部部长审核→主管副总审核→5万元以下由总经理批准→5万元以上集团分管领导批准。第五十六条定点供应商框架协议由合同管理员或部门负责人凭中标决定书、价格调整通知单、询比价表等之一有效附件拟制→采购部部长签署→按合同会审流程审批。第九章资金及业务结算流程第五十七条采购员借款时，由采购员根据物资采购计划填写借款单→经办人登记并加盖内部章→部长审核→2万元及以下公司常务副总批准→2万元以上由集团分管领导批准→结算部出纳员支付。第五十八条采购请款时，采购员（在OA系统填制请款单）附合同或询比价表→部门主管审核→30万元及以下由公司常务副总审批→30万以上集团董事长助理（审计）签批→财务转账。第五十九条支付应付帐款时，采购部根据应付账款账面余额（按付款计划）→填制采购付款审批单→财务部长审核→部门主管审核→20万元及以下由公司常务副总签批→20万元以上由集团董事长助理（审计）签批→财务部转帐。第六十条从各料公司账户支付货款或应付账款的，由采购部部长或副部长审核→公司常务副总审批→用料公司总经理签批后传资金结算部办理。第十章采购费用管理第六十一条采购费用实行全面预算管理，采购费用额纳入年度采购预算内容，列入公司年度管控指标考核项目。第六十二条采购费用主要监控运杂费、仓储费、办公费、招待费四项可控费用。凡用于办理采购业务的其它费用均纳入采购费用列支。第六十三条运杂费主要包括物资采购产生的运输费、在外加工原材料费用、装卸费用、特殊急件物资的快递费用等。第六十四条外购物资重点是外省市采购的物资，在不增加物资单价前提下，尽量协商由供方承担，运输费、装卸费无法谈妥的应事先申报。第六十五条钢材开平板、分钢带应了解市场同种加工方式的价格，在加工质量好，加工价格低的加工厂加工。用料公司生产、建设过程中需对外加工的费用由用料公司承担。第六十六条在绵阳零星采购的物资运输选择承包用车方式，以降低采购运输费用，承包车辆的各项手续按集团《车辆管理办法》和结合承包协议执行。第六十七条在成都及省外采购物资（含设备）尽量少用公司的协议车辆，多用承包车辆，应在物资起运地找返回绵阳的返空车运输。绵阳采购首先安排承包车，后安排公司自有车辆。第六十八条返空车由外请车专管员具体负责落实，使用外请车的采购员应协助联系货运车信息，并协助询价，做到量物用车，合理安排，尽量降低运价。第六十九条绵阳本地采购物资的承包车辆，按月结算运输费用，按财务管理制度规定的程序和租赁协议办理结算手续。因物资超重、超长、超高、交通管制等原因，承包车辆无法运输时，申报使用公司其它协议车辆或外请车辆运输，由采购员填制费用报销单，经门窗公司车专管员核价后，由采购部部长审核、总经理批准执行。第七十条外省市临时请车，在起运物资前必须明确装运物资的数量或重量、起运地点、运价（一般按重量计价）、卸货时间等事项，与车主达成一致意见后，由采购物资的采购员填制用车申报单，经门窗公司车专管员和采购部部长共同签批后，才能使用外请车，经批准后的用车申报单作为结算运输费用的附件。第七十一条其它费用主要包括通讯费、文印费、采购员差旅费、生活补助费、会议接待、质量损失费等，采购部应加强内部管理，教育职工提高工作效率，节约纸笔墨砚及办公耗材，提高电脑耗材利用率。第七十二条采购部要严格按计划执行采购，在用料公司请购单要求的时间内购回，确保生产单位及时领用。第七十三条新旧物资交替换代时，要严格监控库存量，按订单需求订货，防止新材料投用后旧材料积压占用资金。第七十四条采购部应在采购计划执行、采购时间、采购质量三个重要环节加强管理和控制，杜绝人为因素增加采购费用。第十一章物资采购质量管理第七十五条外购原辅材料质量管理的原则是：质量合格、价格合理、责任到人、损失赔偿。第七十六条所有外购原辅材料的质量必须进行检验，质量检验标准由使用公司品质管理部或技术部负责制定，采购部协同审核。第七十七条原辅材料的质量检验由用料单位负责专人检验，物资采购员负责采购检验，物资库管员负责入库检验。第七十八条外购物资由检验责任人负责填制原材料检验记录依据，材料名称、规格型号、单位必须与送货单、发票、询价表等相同，检验记录的内容必须真实填写，检验结论必须明确。第七十九条原材料检验记录依据中检验结论为合格入库、入库试用、超差代用三种，经检验符合该物资检验标准（含标准公差内）的结论为合格入库，新材料、配件等无检验标准的结论为入库试用，不符合检验标准但为了生产需求，对产品整体质量无直接影响的结论为超差代用。第八十条可超差代用的物资，由保管员或检验员负责填制《材料不合格审理通知单》，经检验人员签字确认后，由采购经办人或供应厂商经办负责人负责传递到相关部门签署意见，并传相关单位执行。第八十一条超差代用的物资按公司原辅材料质量管理办法规定的处理办法进行处理。第八十二条检验发现不合格物资，检验责任人应在24小时内填制《材料不合格审理通知单》，并按规定程序传递。第八十三条厂家直供或定点供应的物资，采购部在签订供货协议或合同时，必须明确约定所供物资超差代用时供方应承担的质量责任。第八十四条超差代用的物资供方承担质量责任的方式为降价入库、扣罚质保金和补货三种方式，由采购部负责监督按期实施。第八十五条采购员采购的超差代用物资，每发生一次作绩效考核记录，每月考核。第八十六条经检验不合格的物资，由供应厂（商）或采购员负责退货，产生的费用由供方或采购员承担。第八十七条用料公司保管员应在送货单和检验报告单上签字，采购员因一张送货单需在两个以上不同的库房或地点办理入库手续时，可将送货单复印件经采购部部长签字同意后，原件在在一个库房办理入库手续，复印件在另一个库房办理入库手续，省外采购的物资或成都地区零星采购钢材，因正式送货单或发票未及时到达而凭传真件办理入库手续的，必须由采购部部长在传真件上签批同意后方可办理入库手续。第八十八条试用或使用后才发现质量问题的物资，由用料单位填制《材料不合格审理通知单》或材料质量问题处理意见及资料，由质检员或使用人负责传递签署意见，相关部门按最终批准人签署的结论执行。第八十九条发生原辅材料质量问题时，采购部在接到用料公司通知时，应立即通知供方，绵阳地区的4小时内到达现场处理，川内其他地区的24小时内到达现场处理，省外的48小时内到达现场处理。供方不能按时到达的，由采购部部长以上干部现场确认，签署处理意见，不得影响用料公司生产建设进度。第九十条凡质量问题产生的费用或损失必须判定责任，明确承担人，公司内部人员（含采购员）承担责任的由用料公司部门负责人，商贸公司采购部负责人共同判定，属供应（厂）商承担责任的由用料单位进行核算，商贸公司采购部负责人签具意见后，采购部负责执行。第九十一条应由供应（厂）商承担质量损失（含费用）大于500元的，由采购部负责将《不合格审理通知单》书面告知供方，协商达成一致意见，供方签字确认，由合同管理员存档，凭书面资料每月统计上报，经主管副总以上领导批准后转财务部执行。供应商不予认可的以采购部认可为准。第九十二条由供应（厂）商承担质量损失或费用的，索赔方式为扣罚质保金、扣减应付帐款、缴纳现金三种方式，由财务部作帐务处理。第九十三条产品售后发现质量问题所产生的损失和费用的确认、执行按合同约定质量条款的相关规定执行，应由供应（厂）商承担责任的，由采购部负责衔接执行。第九十四条现金采购的新材料、配件，新拓展的供应（厂）商供应的新材料、新配件试用阶段产生的损失（含费用），无法索赔损失或判定责任无法执行的，经公司常务副总批准后可免责记入用料公司费用。第十二章廉洁自律规范第九十五条廉洁自律规范（一）不为所有供应（厂）商、客户设置“门槛”；（二）不接受供应（厂）商、客户的宴请（公务安排除外）；（三）不邀请供应（厂）商、客户以及管理对象参加本人和家人的生日活动；（四）不索要、不收受供应（厂）商、客户的礼品礼金、回扣及各种有价证劵；（五）不要求供应（厂）商、客户安排本人家属或亲属到其单位工作；（六）严格执行施工、采购招标规定，不指定施工队伍，不指定原辅材料供应（厂）商；（七）不得以任何方式向上级和领导行贿送礼；（八）不贪污、不挪用公司公款；（九）不泄露、不出售公司商业机密，不以职谋利、以权谋私；（十）不得对公正执行公务的员工、干部威胁恐吓打击报复。（十一）全体员工要严格遵守，相互监督、对身边违规违纪现象应积极举报。第十三章采购作业责任考核第九十六条未按本规定执行审核程序，越级报批的处罚责任人30元/次。第九十七条采购员在OA中填制询比价或通过汉联平台进行询比价的，询比价必须填写完整，询比价人必须出具明确意见，违者按10元/项考核。第九十八条各级审核责任人审核把关不严审签失误，未造成经济损失的，处罚责任人30元/次，造成经济损失的，按损失总金额的5%-10%承担，并处罚责任人50-100元/次。第九十九条凡采购员未按第九条采购的而影响生产的处罚当事人20元/项，应急物资在规定时间未采购到位的处罚当事采购员50元/项。第一百条采购员未核实应购物资要求导致采购物资错误的，处罚经办采购员50元/次，由当事采购员负责更换并承担所产生的费用。第一百零一条采购员因自身原因未在采购周期内购回应购物资，影响需求单位生产使用，造成延期供货的由当事采购员承担用料公司的延期责任考核。因资金原因造成的延期，当事采购员不承担延期责任。第一百零二条凭复印件或传真件办理入库而未经采购部负责人签批同意的，处罚当事采购员30元/次。第一百零三条无采购计划或未经批准，采购员擅自采购物资，每次处罚50元，不得办理物资入库、报帐手续，由采购员负责督促需求单位补办申报审批手续后，才能办理相关手续。不能完善手续的，由当事采购员负责退货并承担费用。第一百零四条订点供货协议、厂家直供合同未在规定期限内签订、审批、执行的，处罚相关责任人20元/次。第一百零五条供货协议或合同约定内容不全面，给公司造成损失的按公司相关规定处罚合同拟制及审核相关责任人。第一百零六条向定点供应厂商下达订单延期或漏项的未影响生产的处罚责任人10元/项，若因下达订单延期或漏项而影响生产的处罚责任人50元/项，向直供厂家申报计划、签订合同、请款支