Excel在财务中的应用课件：美化、编辑工作表

美化、编辑工作表

任务一

美化工作表任务二

录入数据目录任务一

美化工作表任务二

录入数据目录任务介绍王雪开始学习设置单元格录入内容格式、设置单元格的对齐方式和字体、表格加边框及增加底纹底色；使表格更加美观。任务一美化工作表任务分析设置单元格格式有两种方法：第一种方法是快捷菜单中的设置单元格格式，此法较为细致，可以根据用户的实际需求自行设置；第二种方法参照套用格式，快捷但是灵活性欠佳，需慎重使用。任务一美化工作表相关知识快捷菜单中“设置单元格格式”的具体应用，尤其是如何设置自动换行、缩小字体填充、增加删除线、增加下划线、设置上下标及设置背景底色；套用格式的具体方法。任务一美化工作表任务实施一、 设置单元格格式进入设置页面方式：选择Excel表格中需要设置的列、行、单元格或单元格区域，单击右键，选择“单元格格式”菜单；另一个方法是，在选择完区域后，在“开始”选项卡中对“字体”、“打开方式”和“数值”等内容进行编辑。任务一美化工作表(一) 数值常规：即不包含任何特定的数字形式，它会自动判定用户录入内容的形式，并将它保存。数值：用于一般数字的表示，货币和会计形式则提供货币值计算的专用格式。货币与会计专用：货币用于表示一般货币形式，而会计专用则可以对一列数值进行小数点对齐，使得数字更加美观好看。日期与时间：日期格式与时间格式是将日期和时间系列数值显示为日期值与时间值。百分比、分数及科学计数：这些设置都是将数值按照特定的要求进行书写。任务一美化工作表(一) 数值文本：在文本格式的单元格中，数字作为文本处理，显示内容与输入内容一致。特殊格式：此选项适用于跟踪数据列表和数据库的值。自定义：以现有格式为基础，生成自定义的数字格式。（1）“G/通用格式”。以常规的数字显示，相当于“分类”列表中的“常规”选项。（2）“#”：数字占位符。只显有意义的零而不显示无意义的零。小数点后数字如大于“#”的数量，则按“#”的位数四舍五入。（3）“0”：数字占位符。如果单元格的内容大于占位符，则显示实际数字，如果小于点位符的数量，则用0补足。（4）“*”：重复下一次字符，直到充满列宽。（5）“，”：千位分隔符任务一美化工作表(一) 数值自定义：以现有格式为基础，生成自定义的数字格式。

（6）\：用这种格式显示下一个字符。（7）“？”：数字占位符。（8）颜色：用指定的颜色显示字符。可有八种颜色可选：红色、黑色、黄色，绿色、白色、蓝色、青色和洋红。（9）条件：可以单元格内容判断后再设置格式。条件格式化只限于使用三个条件，其中两个条件是明确的，另一个是“所有的其他”。条件要放到方括号中。必须进行简单的比较。（10）“！”：显示“"”。（11）时间和日期代码：常用日期和时间代码任务一美化工作表(二) 对齐可设置“对齐方式”、“自动换行”和“合并单元格”三项内容。设置对齐方式，如常见的居中对齐，需要注意的是有两个方向，垂直方向和水平方向，这可以让用户设定9种不同的位置；“自动换行”和“缩小字体填充”可以设置当一行内容较多，而列宽有限时可以勾选选项，单元格通过自动换行和自动调节字号的方式显示全部内容；“合并单元格”可能是最重要的一个应用之一，勾选他可以合并，如果取消对勾就可以取消合并单元格了。任务一美化工作表(三) 字体下划线：下划线是大家常用的工具，通常表示需要填写的空格内容，也可以用来表示强调。删除线：一般用于原来内容的修改和审核，使用删除线会让删除内容一目了然，便于使用者正确修改表格内容。上标和下标：方便录入带有上标、下标的内容。在录入平方、立方、公式或者化学分子式的时候，特别需要使用。(四) 边框本功能在需要打印时，非常有用，如果不设置边框，打印处的表格就不会显示表格边框。此功能还提供了多种线型供使用者选用，提升表格设置美观度。任务一美化工作表(五) 填充边框是设置边线效果和颜色，那么“填充”就是设置填充颜色和图案的地方；通过该页签的设置，可以有效区分不同内容，在美观的前提下，提高辨识度。(六) 保护可对单元格进行“保护”与“隐藏”，但这两项功能只有在保护工作表后才有效。任务一美化工作表二、 套用格式用户除了使用上述方法对电子表格进行美化之外，Excel还提供了自动格式化的功能，它可以根据预设的格式，将制作的报表格式化，产生美观的报表，也就是表格的自动套用。具体步骤：（1） 选取要格式化的范围，选用“格式”页签中“自动套用格式”命令。（2） 在“格式”列表框中选择要使用的格式，双击该样式，选中的单元格就会按照选择的样式设置格式。任务一美化工作表任务总结在“设置单元格格式”的过程中，应该在“对其”页签中设置自动换行、缩小字体填充，在“字体”页签中增加删除线、增加下划线、设置上下标，在“填充”页签中设置背景底色。除此之外，“数值”页签也将影响录入数据的正确性，需要提前设置。套用格式时，需要明确自己的用途，谨慎设置合适的预设格式。任务一美化工作表任务一

美化工作表任务二

录入数据目录任务介绍表格美化之后，需要快速准确地录入相关数据，只有这样，报表才能真正得发挥作用，王雪的任务才能在实际工作中体现出价值。任务二

录入数据任务分析快速录入数据除了手工录入之外，还有快速填充的方法。使用快速填充法可以达到事半功倍的效果。录入之后，还可以快速查找相关数据，并对部分数据进行复制、粘贴以及替换操作。任务二

录入数据相关知识四种数据类型；手工录入不同数据的方法；快速填充数列的不同方法；录入数据之后，对数据进行编辑的方法。任务二

录入数据任务实施一、 认识数据的类型在工作表中主要有四种数据类型，分别是数值、文本、日期和公式。它们也是最基本的数据类型。数值是所有能够代表数量的数字形式。可以是正数，也可以是负数，可以进行数值计算，但不仅仅限于数字。在Excel中一些带有特殊符号，如百分号、货币符号、千位分隔符号、科学计数符号等的数字也被称为数值。文本型数据本身没有一个严格的定义，通常是指一些非数值性的文字、符号或者不代表数量、不需要进行数值计算的数字等。文本类型的数值虽然不能进行数值计算，但可以比较大小。任务二

录入数据任务实施一、 认识数据的类型日期在Excel中是一种特殊的数值形式，它也可进行一般的数值运算，如加减等运算，但运算的日期序列值必须是整数数值，其数值单位是整数数值。时间是日期的一部分，也具有数值运算功能。但Excel是以小数形式的序列值来代表时间的，如果输入的时间超过了24小时，系统会自动将其以天为单位进行整数进位处理，将以小数形式存在的时间和以整数形式存在的时间结合起来就是一个序列值，表示一个完整的日期时间点。公式在Excel中也是一种数据类型，它以“=”开头，具有强大的计算功能。Excel中的公式既可以是简单的数学公式，也可以是一个函数，而公式的运算结果从数据类型上讲，可分为数值型数据和文本型数据。任务二

录入数据二、 数据的手工录入(一) 在单个单元格中录入数据(二) 在单张工作表多个单元格中快速录入完全一样的数据选定单元格区域，在当前活动单元格或者对应的编辑栏中录入所需的数字或文本，通过组合键ctrl+enter确认输入内容。(三) 在单张工作表多个单元格中快速录入部分相同的数据通过设置单元格格式/数值/自定义相关内容完成。(四) 在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据将多张工作表组成工作组完成相关操作。任务二

录入数据三、 单元格数据的快速填充(一) 相同数据的填充(二) 序列的填充序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。使用填充柄看自动根据已填入的数据填充序列的其他数据。(三) 填充序列类型的指定利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充日期值时，可以指定按年填充、按月填充或者按日填充等。拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现“自动填充选项”按钮，单击该按钮打开下拉菜单一选择填充序列类型。任务二

录入数据四、 导入其他数据库的数据Excel可以获取SQLServer、Access等数据库的数据，实现小型数据库管理系统的交互。五、 数据的编辑(一) 数据的复制与剪切数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中的数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。此外，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择的粘贴剪切板中的数值、格式、公式、批注等内容。任务二

录入数据(二) 数据的查找与替换1. 查找和替换特定数据工作中，有时需要在大量数据中查找特定数据，此时，如果用户自己进行查找，不仅会降低工作效率，还会出现失误，查找不到相应的数据，Excel提供了“查找”功能帮助用户高效查找数据，如果需要更改查找到的有误数据，还可使用“替换”功能进行调整。2. 替换格式如果需要强调查找到的内容，可以使用“替换格式”功能实现。任务二

录入数据六、 创建数据清单(一) 创建原则在创建数据清单的时候，应该遵守以下原则：① 一个数据清单最好占用一个工作表；② 数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列；③ 每一列包含相同类型的数据；④ 将关键数据至于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据记录时，可能会被隐藏；⑤ 显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除；⑥ 使用带格式的列标。在输入列标前，将单元格设置为文本格式。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、填充色等；⑦ 使清单独立。在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空行和一个空列。在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，浙江有利于Excel检测和选定数据清单。⑧ 不要在单元格前边或后边输入空格，不然影响排序和搜索。(二) 创建流程创建数据清单可以分为：创建字段名、输入数据记录、删除和编辑记录三个大步骤。任务二

录入数据六、 创建数据清单(一) 创建原则在创建数据清单的时候，应该遵守以下原则：①一个数据清单最好占用一个工作表；②数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列；③每一列包含相同类型的数据；④将关键数据至于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据记录时，可能会被隐藏；⑤显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除；任务二

录入数据六、 创建数据清单⑥使用带格式的列标。在输入列标前，将单元格设置为文本格式。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、填充色等；⑦使清单独立。在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空行和一个空列。在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，这将有利于Excel检测和选定