办公室访客接待礼仪

本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制第第页办公室访客接待礼仪办公室人员接电话看似小事，其实有肯定的学问。下面是为大家预备的办公室电话接待礼仪，盼望可以关心大家!

办公室电话接待礼仪

一、准时接听

假如电话铃声一响起，就应马上放下收头的事去接听。假如接听不准时，就会反映出一个人散漫的态度，而且应当亲自接听电话，轻易不要让他人代劳，尤其是不要让小孩干代接。

在接电话时，我们提倡“铃响不过三”：接听电活以铃响三声之内接最相宜。吧要铃响许久，才姗姗来迟。也不要铃响过一次，就拿起听筒。这样会让打电话的人大吃一惊，如有持殊原

因

致使铃响许久后才接，要在和刘方通话时向对方说明状况，棱示歉意。

正常状况下，不允许不接听来电，特殊是“应约而来”的电话。就像敲门一样。假如刚敲第一声门你就开门，就会让对方吓一跳，而且还会认为你悠闲得聚精会神地等着别人来敲门。如

果门被敲了许多省还没有回答，又会被认为没有人在，或者是不想理。

二、确认对方

一般状况下.对方打来电话后都会主动介绍自己。假如对方打来电话，没有主动介绍自己或者自己没有听清晰，你就应当主动问;“请问您是哪位价我能为您做什么?您找哪位?”但是

，人们习惯性的做法是，拿起电话听筒后便会向对方盘问：“喂：哪位”这让对方会感到阿生而且感情疏远，缺少人情昧。

接起电话。拿起听筒后应首先自我介绍：：“您好，我是某某某”

三、特别规电话的处理

假如接到打错的电话，不要发怒更不能出口伤人，正确做法是简短向对方说明状况后挂断电话。有时候接起电话，问候多声却听不见对方说话，这时肯定不行以不外青红皂白，认为是恶

意骚扰电话而破门大骂。由于，这种状况极可能由电话线路问题引起。使你听不见对方的声音，但是对方能听见你声音。万一对方是你的客户或上级，听到你在这端破口大骂，会造成什么样

的后果。假如对方是恶意骚扰的话，应简短而严历地批判对方。不必长篇大沦，更不应当说脏话;假如问题严峻，可以考虑报警解决。

四、分清主次

1.接听电话要用心，与其他人交谈，边听电话边看文件、看电视那是很不礼貌的行为，吃东西边是失礼。

2.假如在会晤贵宾或会议期间接到电话，可向其歉意地说明不能马上通话的缘由，并求诺稍后再联系。

3.接听电话时假如有别的电话打进来，千万不要不理睬，由于很可能是急事。可恳求正在通话的一方稍等片刻，并对其讲明缘由，然后马上去接另一个电话，问清状况后先访对方稍候，

或晚会儿再打进来，之后再连续和前者通话。

4.不能由于图清净任凭拨下电话线。

五、规范地代接电话

代别人接电话时。要特殊住意讲话挨次，首先要礼貌地告知对方来历才能问对方是何人，所为何事，但不要询问对方和所找人的关系。

1.敬重别人隐私。代接电话时，忌远远地大声呼唤刘方要找的人。不要旁听别人通话、更不要插嘴。不要随便集中对方托你转达的事情。

2.记忆精确     要点：假如对方要找的人不在，应先询问对方是否需要代为转让。如对方有此意愿，应照办。最好用笔登记对方要求转达的详细内容，如对方姓名、单位、电话、通话要点等

，以免事后遗忘，对方讲完后，应再与其验证一遍，避开不必要的遗漏。

3.准时传达内容。代接电话时，要先弄清对方要找谁，假如对方不愿问答自已是谁，也不要牵强。假如对方要找的人不在，要照实相告，然后再询问对方“还有什么事情?”这二者不能

颠倒先后次序。之后要在第一时间把对方想要传达的内容传达到位。不管什么缘由、都不能把自己代人转达的内容，托他人转告。

六、录音电话

1.留言制作要规范。留言内容一般包括这么几项：问候语、机主姓名和单位、致歉语、留言的缘由、对来电者的要求以及道别语等。

2.如非很必要，尽量少使用录音电话，要准时处理录音电话上打进来的电话。

办公室电话接待须知

文明应答

对方打来电话，一般会自己主动介绍。假如没有介绍或者你没有听清晰，就应当主动问：“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”当对方说明要找的人后，应说“请稍等”，然后找受话人。假如受话人虽在，但有事无法分身，可礼貌地向对方解释并提出建议，以免铺张对方时间，如“王先生现在正忙，您过5分钟再来电话吧?”假如对方要找的人不在，可以礼貌地解释并提出建议，如“王先生不在(不在的缘由)，我能帮您什么忙吗?”

仔细倾听

在接电话的过程中，应避开打断对方的讲话，可视状况用“嗯”、“是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂，致歉后再恳求对方重复。对重要的内容应记录，并恳求对方重复确保无误。在电话交谈结束时，应谦恭地问一下对方：“请问您还有什么事情吗?”当确认对方已经讲完之后，方可结束通话。挂电话时，切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大，使对方产生误会。

接听细节

从拿起听筒到放听筒，整个过程都有礼仪规范，不行疏漏任何一个环节。接听电话时，应留意嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，认真倾听对方的讲话。讲话时，声音不宜过大或过小，吐词清楚，保证对方能听明白，绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多用“您好”、“请”、“感谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语，而不能用失礼的“喂”来称呼对方;当对方要找的人不在时，接电话人也不要主动打听对方的来意。

声音亲切

拿起电话听筒的时候，肯定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。你在微笑，电话就会传递你的微笑;你是欢乐的，电话也会传递你的欢乐。亲切、温情的声音，会让对方对你产生良好的印象。假如绷着脸，声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们始终在留意着你的声音，包括语调和心情，你需要把你全部的留意力投入到电话中。

做好记录

电话接听记录是办公室工作的重要文档资料，是领导