公文写作的方法技巧

本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制第第页公文写作的方法技巧1、公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、打算、通报、看法等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。

2、一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理方法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。

3、文件与电子函件的区分：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理方法肯定要用一级文件，以部门下发的管理方法可以用部门文件，千万不要用电子函件。

4、上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、打算、看法等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。

5、用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。

6、用于向上级汇报工作、反映状况等，可用报告。

7、用于向上级反映工作看法，恳求赐予支持，可用看法。

8、部门发文不行以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。

9、公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知留意：文字务必精确     、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）

10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》留意：转发公文应避开使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理方法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。二是另拟标题，转发状况在正文中说明。例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施方法（试行）〉的通知》的通知”压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施方法（试行）》的通知》

11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。留意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。

12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。

13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。14、请示的标题：关于+事由+请示编写的守则：导言+主体+结尾导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简洁。例如成本支出恳求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或修理的缘由，假如不购置或不修理会消失什么样的状况，有多严峻。主体：内容突出，事项集中，条理清晰，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或修理，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，假如有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。留意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性看法。

15、批复的标题：关于+事由+批复编写的守则：开头+正文+结尾开头：你单位《关于请示》（号）已收悉，经XX部门审核，同意，现就相关事项批复如下。正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出盼望、要求、号召。留意：在做批复公文时，要仔细核实缘由的真实性，讨论可行性，权衡利弊得失，有依据地表达看法。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。

16、通知的标题：关于+事由+通知编写的守则：导言+正文+结尾导言：发通知的缘由，就相关事项通知如下。正文：通知事项结尾：以上通知，请遵照执行。留意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要精确     、清晰，严忌错漏。导言简洁清楚，高度概括。正文明确详细，针对性和可行性要强。会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参与人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等培训通知的模版：培训缘由、培训对象及名额支配、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。

17、报告的标题：关于+事由+报告编写守则（三段式）：状况——做法——问题（看法）状况——问题——建议（只选其中一种或两种写）状况——缘由——下步做法状况

——缘由——责任及处理看法留意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大状况或特别问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注意时效，状况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必预备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。假如重大大事报告，要同时预备好说明材料作为附件提交。报告与总结的区分：报告在表述方式上大量使用叙述，状况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些谈论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的熟悉。报告与请示的区分：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”

18、函的标题：关于+事由+函编写守则：开头+正文+结尾开头：简洁写明发函的缘由正文：逐一写询问、商洽、答复的详细事项及要求结尾：“特复”“特此函复”“特此函告”“盼复”“请讨论函复”等。、留意：拟写函时要留意措辞，由于彼此的地位公平，语言要朴实谦恭，谈论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中消失，不然就有画蛇添足的嫌疑。

19、打算的标题：关于+事由+打算编写的守则：导言+主文+结尾导言：写明打算的缘由、目的、依据、意义，语言简洁、概括。主文：阐明详细内容、落实措施、解决方法、规定要求等。结尾：提出盼望、号召、实施要求。

20、通报的标题：关于+事由+通报编写的守则：导言+正文+结尾导言：介绍通报的大事或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清晰。正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要留意的事项。结尾：写明所做出的打算或指示性看法，及提出有关要求或发出号召。留意：通报只适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或状况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、精确     性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注意写实，把握分寸。

21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要编写的守则：会议概况+会议内容+结束语会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。会议内容：会议的重要发言和决议。结束语：盼望与要求。

22、备忘录：和会议纪要特别相像，区分只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同商定的事项。

23、工作联系单：和函的撰写相像，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气公平、恳切、敬重、商议 而非命令、指挥。它需要准时回复、反馈办理状况，并在工作有调整时要准时告知。

24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的爱好喜好中来。假如在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最终只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般状况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或缘由；二是“怎么做”，即方法、措施及留意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和阅历。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，