QuickBooks操作手册范本

./OuickBooksPremier-AccountantEdition2014操作手册TOC\o"1-2"\h\u23003一、File134〔一NewCompany新建一个公司1311<二>OpenorRestoreCompany打开备份、删除备份记录47599〔三OpenPreviousCompany打开最近账套614033〔四BacuUpCompany备份数据7<五OpenSecondCompany同时打开多个账套界面……………830400二、Lists1020514<一>ItemLists产品的查看、编辑、增加、删除101753<二>FixedAssetItemList固定资产的查看、编辑、增加和删除1611982<三>CurrencyList汇率的转换1821656三、Accountant2017519〔一ChartofAccounts会计科目的增加、修改、删除等2025273〔二ChartofAccounts录入凭证2318973〔三WorkingTrialBalance试算平衡表2627163四、Customers2728887<一>CustomerCenter客户的查看、添加、删除2711504〔二CreateInvoices销售订单〔主营业务收入的录入3014958〔三ReveivePayments应收账款的录入32〔四CreditMemo销售订单退订〔冲销主营业务收入的录入29832五、Vendors3526285<一>VenderCenter供应商的查看、编辑、添加和删除35〔二PayBill应付账款的录入5716六、Employees3932460<一>EmpolyeesCenter员工信息的查看、编辑、添加和删除39Bank41<一WriteCheck填写注意事项、〔费用的录入41〔二MakeDeposits填写注意事项、〔往来款的录入42〔三TransferFunds填写注意事项、〔预付款的录入42〔四CreditCard填写注意事项、〔信用卡的录入42<五Memorized复制凭证43527七、Reoprts446513<一>Customers&Receivables应收账款的查询4610807〔二Sales销售情况的查看51976〔三Purchases采购情况的查看5524887〔四CustomReports所有凭证的查询578355〔五各类明细账5922765〔六查询库存明细账605140〔七BalanceSheet、Profit&Loss资产负债表、利润表查询62FileNewCompany新建一个公司1、打开左上角菜单FileNewCompany,或者点击Createanewcompany<二>OpenorRestoreCompany打开备份<未在本机OuickBooks中打开过的备份,必须通过以下方式才能打开>1、选择File-OpenorRestoreCompany2、点击Next3、选Localbackup,然后点击Next4、选择需要打开的备份,然后点击"打开"5.点击NEXT6、点击保存,可选择覆盖原备份或另存其它路径,注意有差异数据的管理;备注：有时部分数据打不开,可能是路径的问题,最好放在电脑桌面或者直接放入盘〔不另外建立文件夹7、如果想清除曾经打开过的帐套,选中要清除的帐套,然后点击EditList,进入另外一个界面,再选择帐套,点击OK。清除历史记录帮助自己能快速找到想要的帐套。〔三OpenPreviousCompany打开最近账套如下图操作,可看到所有在系统中打开过的账套,可任意选择所需要打开的账套BacuUpCompany备份数据将数据从系统备份至本地,建议如有数据变化,及时备份,1.路径如下图:2.选择Localbackup,然后点击Next,进行本地保存<五>.同时打开多个账套界面,操作路径如下:1.点击OpenSecondCompany2.对于以下列表中已经有的账套,选中需要打开的账套,点击Open打开,对于列表中没有的账套,则点击openorrestoranexistingcompany,按打开备份的方法,打开本地备份.ListsItemLists产品的查看、编辑、增加、删除1、产品列表的查看：ListsItemLists,在这里,可以看到所有产品的名称、种类、用途等详细信息2、产品的增加、编辑、删除等<1>.ListsItemLists,打开存货后,点击左下角Item的倒三角,就出现New,EditItem等,可以新增、编辑,删除存货信息。〔备注：可以点击右键,也同样有产品增加、编辑、删除等<2>.本公司产品分两类:1.InventoryPart<实体产品>;2.Service<运费,维修费等服务类>,在新增产品时,需特别注意必填项目,明细如下图一<实体产品的标准设置>,图二<服务类产品的标准设置>图一:图二.<二>FixedAssetItemList固定资产的查看、编辑、增加和删除,固定资产增加后,不能自动生成凭证,需要手动录入凭证.点击工具栏上的ListsFixedAssetItemList,点击固定资产列表左下角的Item,点击倒三角,出现新增,编辑,增加、删除等操作。<三>CurrencyList汇率的转换打开ListsCurrencyList,看销售订单的日期查询当天兑换美元汇率,录入兑换汇率汇率查询可以参与以下网址：1、2、三、Accountant<科目>〔一ChartofAccounts会计科目的增加、修改、删除等1、打开AccountantChartofAccounts或ListsChartofAccounts会计科目界面的左下角Account有个倒三角,点击倒三角,可以出现以下界面,可以对科目进行增加<New>,编辑<EditAccount>,删除<DeleteAccount>等3.选择需要增加的科目类别,然后点击Continue4.在增加会计科目时,若有期初余额,可以点击EnterOpeningBalance录入期初余额如果隐藏暂时不需要科目,点击MakeAccountInactive;若想恢复隐藏科目,请点击IncludeInactive,取消科目左边交叉。〔二ChartofAccounts录入凭证1.1、AccountantChartofAccountants,可以进行凭证的录入,双击要运用到的科目,进行录入即可1.2、在录入费用凭证的界面中,我们要输入的内容有DATE<日期>、PAYEE〔支付款项对应的公司名称、PAYMENT〔对方、DEPOST〔贷方、ACCOUNT〔会计科目、MEMO〔摘要2.1如果涉及的会计科目过多,可以在以下界面进行录入借贷方备注：AccountantMakegenenralJournalEnteries一般录入是工资计提和其他科目〔不包括有银行科目,往来,销售和采购。〔三WorkingTrialBalance试算平衡表打开AccountantWorkingTrialBalance,即可出现试算平衡表,试算平衡表上方可以选择查询的日期等,该表有"账户名称"栏、"期初余额"、"本期发生额"、"期末余额"三个金额栏。用以检查借贷方是否平衡,检查账户记录有无错误的一种表式。通过总分类账户本期发生额和余额对照表,可一般地了解该期间经济活动和预算执行的概况；,也可作为编制会计报表的重要依据。四、Customers<一>CustomerCenter客户的查看、添加、删除1、客户的查看：工具栏的CustomersCustomersCenter可以查看客户的信息2、客户的新增：在查看客户信息界面中,左上角的NewCustomer可以添加新客户,输入客户信息即可,在新建客户的时候,在新建客户时,要根据货币种类选择不同的Currency,必须录入的标准信息如下:图一图二图三:如果销售含税,需要在SalesTaxSettings中进行设置,如果不含税,则不需要设置;3、客户的删除：在查看客户信息界面,右键出现以下选择,选择DeleteCustomer:Job,即可删除客户信息〔二CreateInvoices销售订单〔主营业务收入的录入打开CustomerCreateInvoices,在CreateInvoices界面中选择客户名称,如果是新客户,则新增客户资料,在 Class选择产品类型,输入销售订单的日期〔DATE,发票号码〔INVOICE#、订单号码〔P.O.NUMBER等系列信息。〔三ReveivePayments应收账款的录入1、首先设置：Edit——Preferences——Payments——Automatically——OK〔如果不设置,那么在录入收款时,选择不了收款银行设置如下图：2、录入收款信息：CustomerReveivePayments,在ReveivePayments界面中,在RECEIVEFFROM中选择客户名称,如果新客户,则新增客户资料,在PAYMENTAMOUNT中录入收到款项金额,DATE中输入收到款项日期,DEPOSITTO中选择收款的银行,在表格勾选所收款项对应的Invoice编号CreditMemo销售订单退订〔冲销主营业务收入的录入1.点击打开CustomersCreateInvoice,界面右上方点击Refund/Credit,出现CreditMemo销售退单,录入内容基本跟Invoice一样。PayBill应付账款的录入点入菜单VendorsPayBill,进入界面,所有的Bill都显示出来,选择应付款的Bill,最后点击PaySelectedBills完成的paybill五、Vendors<供应商><一>VenderCenter供应商的查看、编辑、添加和删除1、供应商的查看：VenderVenderCenter,在这里,双击供应商,可以查看到每个供应商的详细资料,包括公司地址、电话等。右边VendorInformation是供应商与我公司的业务往来,如下图2、供应商的新增,在供应商的查看界面中,点开左上角NEWVender的倒三角,选择NewVendor,输入供应商信息即可,如下图供应商的编辑、删除〔二EnterBills采购订单的录入打开Vendors—EnterBills,在EnterBills界面中录入即可,主要录入:供应商信息〔VENDOR、订单日期〔DATE、发票号码〔REFNO.、产品名称〔ITEM数量<QTY>、单价<COST>、总价<AMOUNT>等信息.在录入此处也要填入,方便查阅。六、Employees<一>EmpolyeesCenter员工信息的查看、编辑、添加和删除1、员工信息的查看：EmpolyeesEmpolyeesCenter可以查看员工详细信息,包括员工借支、工资等2员工信息的增加：在查看员工信息的界面中,点击左上角的NewEmployees,填写相关资料即可,员工信息必须有姓名,联系地址,邮箱及联系电话3、员工信息的编辑、删除：在查看员工信息的界面中,选中要删除的员工,鼠标右键,则出现EditEmpolyee<编辑>,DeleteEmpolyee<删除>,即可编辑、删除员工信息Bank<银行和现金录入现金和银行流水账金额,通过WriteCheck界面录入凭证录入银行和现金的往来款和总公司借款,通过BankMakeDeposits录入Advance&Prepayments这个预付账款科目,有银行或者现金进出,通过BankTransferFunds录入信用卡金额,通过BankEnterCreditCardCharge录入完凭证,在界面上方点击Memorized,相当于复制凭证,在下个月有类似发生科目可以通过Lists-MemorizedTransaction找到类似科目,无需再录入。选择你需要的复制凭证,双击进去就可以复制成新凭证。八、ReoprtsCustomers&Receivables应收账款的查询在ReportsCustomers&ReceivablesCustomerBalanceSummary可以查询到每个客户应收账款的汇总数据,在ReportsCustomers&ReceivablesCustomerBalanceDetail中可以查询到每个客户应收账款的明细账。〔二Sales销售情况的查看在ReportsSales中可以查询销售的汇总数据或者明细数据销售情况按客户汇总数据查询如下销售情况按客户明细情况查询如下销售情况按产品汇总情况销售情况按产品明细情况销售情况按销售人员销售的汇总数据查询销售情况按销售人员销售的明细数据查询2、在Lists菜单查询2.1打开ListsItemLists界面,在ItemLists界面的左下角有Reports,打开倒三角,可以按产品销售汇总〔SalesbyItemSummary,也可以按照销售明细<SalesbyItemDetail>查询,如下图〔三Pur