企业常用公文写作知识

公文写作培训中心史蒙蒙2012-3项目名称主要内容公文分类上行文、平行文、下行文公文的基本格式眉首、主体、版记、例文公文的表达方式叙述、说明通知作用、指示性、知照性通知、写作要领、例文请示定义、特点、分类、组成要素、写作注意事项报告定义、特点、种类函作用、种类、体例格式、写作要领通讯稿定义、特点、写作要领会议纪要定义、写作要领公告定义、写法电子公文写作要素、文本格式、注意事项总结写法、注意事项2024/3/32公务文书简称公文。一般来说，在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为通知

、请示、报告

、函、通讯稿

、会议纪要

、公告、电子公文、总结等前言公文分类上行文：请示、报告、意见等。平行文：主要是函。下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复、意见、会议纪要等。下行文占公文种类的80%。2024/3/34公文基本格式

按照行政公文的格式，公文包括眉首、主体、版记三部分：

5眉首发文机关、文号、签发人、份号、密级、急度主体公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注版记

主题词、抄送单位、印发单位、印发日期印刷份数2024/3/36一、表达方式

表达方式指的是文章使用语言表达思想的不同方式，具体可以划分为叙述、描写、说明和议论。

其中，叙述是最基本、最常见的方法。a、叙述

要求：1、人称明确：叙述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度。（第一人称、第三人称）

2、头绪清楚。

3、交代明白（时间、地点、人物、事件、原因、结果）

4、详略得当：切忌平铺直叙、记流水帐，要突出重点。b、说明

要求：

1、分清角度，讲究条理

2、置身局外，态度客观

3、抓住特征，解说明白

4、言简意明，通俗易懂

二、常用公文的写作技巧

一、通知

二、请示三、报告

四、函五、通讯稿

六、会议纪要

七、公告八、电子公文九、总结1、通知

通知的作用：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员，用通知。

包括转发性、指示性、知照性通知三类

11“轻骑兵”类别项目内容指示性通知通知缘由“特通知如下”、“特作如下通知”通知事项正文主项执行要求即正文结尾：常以“以上通知，请认真研究执行”、“以上通知，希望遵照办理”收束全文知照性通知定义

常用于发布规章、设立或撤销机构、任免和聘用干部、迁移办公地址、启用或更换印章、召开会议等其行文简洁明快，内容单一集中，篇幅较短。写作要领通知缘由+通知事项，重在知照，不提出执行要求，常以“特此通知”的尾语收束全文。2024/3/312

通知的写作要领：

着重点是一个“知”字：要简短明了、通俗易懂。13142、请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的特点：

针对性，呈批性，单一性，时效性15根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

一、

请求指示性请示；

二、

请求批准性请示；

三、

请求批转性请示；

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、

首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

17标题书写方式举例发文机关名称+事由+文种《***关于********的请示》事由+文种《关于*******的请示》

二、

正文，一般由开头、主体、结语构成。

结语的习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。

三、

尾部，主要为落款与成文时间两部分。

18卒章显志式：（先述缘由、后写事项）开门见山式：（先写事项、后述缘由）2024/3/319写请示，最重缘由。要把握三点：合情合理合法；具体充分；清楚明白。

应注意的问题

：

一、

一文一事的原则。

二、

材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

三、

理由充分，请示事项明确。

四、

语气平实、恳切，以引起上级的重视。203、报告

下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“下情上达”是制发报告的目的。

21

报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

二、报告中一般不提建议或意见。

22三、报告在内容上可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。报告的种类

从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用

支出报告等。

25报告正文常用结束语工作报告、情况报告：特此报告答复性报告：专此报告忌用：“以上报告当否，请指示”“以上报告如有不当，请指正”

264、函作用：

不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用函。函属于知照性公文。27

函的分类：从内容上分：商洽性函、询问性函、答复性函、请求性函

从行文方向的不同分：发函和复函。28函的体例格式：函的正文结构，由函请（复）缘由、函请（复）事项与尾语组成。1、函请（复）缘由：即正文开头，要写明发函的原由和目的。

（复函一般为“X年X月X日来函（文号）收悉”）29

2、函请（复）事项：即正文主项。3、尾语：即正文结尾。发函用“即请函复”、“专项函达”等；复函用“特此函复”、“此复”等。30函的写作要领：

函的行文要求简洁明快，语言质朴，直述直陈；此外还要注意：1、用语讲究分寸2、简明扼要315、通讯稿

通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式，属记叙文的一种。2024/3/332通讯稿的特点

（1）严格的真实性；

（2）报道的客观性；

（3）较强的时间性；

（4）描写的形象性。2024/3/333通讯的写作方法：

第一，主题要明确；

第二，材料要精当；

第三，写人离不开事，写事为了写人；

第四，角度要新颖。2024/3/3346、会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

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类别项目内容首部标题会议名称和文种，如《*****公司******会议纪要》正文前言概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。过渡语：“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”主体核心内容，主要记载会议情况和会议结果尾部署名和成文时间2024/3/336会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。

各部分的写作要求如下：

注意事项撰写会议纪要应当注意的两个问题：

一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。

二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。只有这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。2024/3/3377、公告

用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

写法：

公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

38标题分类内容完全标题发文机关+事由+文种不完全标题发文机关+文种文种；如《公告》39标题之下，有时可依公告单独编号二、

正文

（主旨+说明）

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。

2024/3/340

三、

落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。

重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。2024/3/3418、电子公文电子公文的写法

主要由主题、事项或附件落款组成。

一、

收件单位/人

二、

抄送单位/人

三、

主题：相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

2024/3/342

四、

事项：公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文写作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

五、

落款：署名及成文时间

。2024/3/343文本格式：1、邮件开头的称谓顶格写；2、问候语段首缩进两个字体；3、主题必须简洁、全面、准确；4、正文部分另起一行，段首缩进两个字体，全文行间距统一为1.5倍行距；5、字体统一使用宋体，小四号，黑色，如需着重标记的内容请使用红色字体，加粗；2024/3/344名称相关规定敬语请多使用贵部门\门店、您好、请、谢谢等敬语邮件用语用语要求严谨、正式，切忌随意、俚语或者晦涩难懂等易引起误会的表达重要性等级重要或紧急的邮件前加“重要性高-！”，以便于对方识别和引起重视2024/3/3459、总结(1)标题：分为单标题和双标题两种。

单标题又可分为公文式标题和文章式标题公文式标题：单位名称+时限+总结内容。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。文章式标题：一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。

2024/3/3