企业常见的六大采购策略及企业采购管理流程

企业常见的六大采购策略没做预算不能采购，应该作为企业采购管理的基本原则。编制现金预算就是要解决收入与支出的平衡。收入来源于销售，经营支出很大一块在于采购，在有的企业，像超市、家电、药店等采购支出会达到60%以上。对于销售过分依赖账期赊销的企业，有较多的应收账款，往往现金流入的期限比较长，因此采购最应关注的是对现金付款的账期，也就是应付账款周转率。对这个时间的控制就是对现金流量的控制关键，所以，对采购支付的管理将会极大地影响到企业的现金状况。首先，所采购产品或服务的型态，是属于一次性的采购，或者是持续性的采购。这应是采购最基本的认知，如果采购的型态有所转变，策略也必须跟着作调整，持续性采购对成本分析的要求远高于一次性采购，但一次性采购的金额如果相当庞大，也不可忽视其成本节省的效能。其次，年需求量与年采购额各为多少，这关系到在与供应商议价时，是否能得到较好的议价优势。但采购量又与产品的生命周期所处的阶段有直接的关系，产品由导入期、成长期到成熟期，采购量会逐渐放大，直到衰退期出现，采购量才会逐渐缩小。最后，则是与供应商之间的关系，从卖方、传统的供应商、认可的供应商，到与供应商维持伙伴关系，进而结为策略联盟，企业采购策略各不相同，以下是常用的采购策略：一、选择供应商策略：选择供应商一般应包括以下步骤，建立专家评估组、明确供应商选择范围、建立指标体系、逐项评估、综合评分且确定供应商。二、物料品质策略：所谓物料品质是指在一定生产标准范围内，满足买方的使用需求目的。物料品质构成要素包括材料、功能、寿命、稳定性、安全性、流行性。约定物料品质的过程是指设计过程、制造过程和使用过程中的物料品质约定。三、采购价格策略：采购价格是指物料的成本和采购过程中所耗用的各种费用总和。采购价格直接影响采购企业的利润。采购价格的组成包括采购成本、采购过程成本、验收成本、运输及搬运成本、物料成本。降低采购价格的基本途径：1．选择物料供应商2．合理使用采购方式及方法3．对原有物料设计作重新修正或改进4．寻找原有物料的替代品5．选择合理运输方式6．加强采购过程标准化管理7．运用网络技术四、采购时间策略：采购时间是指从采购物料至物料检验入库所花费的时间。一般包括：处理订购单时间、供应商制造物料时间或提供物料时间、运输交货时间、检验入库时间等。计算合理的采购时间往往根据以下两种不同制度而决定。现用现购制度：1．需用物料日期倒算采购时间，决定某一采购日期。2．以成本为原则，计算采购时间。存货控制制度：1．在定量订货制下，当某一存货达到订购点时，即为采购日期。2．在定期订货制下，每隔一定时期，即为采购日期。五、采购批量策略：可以有高、中、低三种。这三种物资对库存资金占用的影响是不同的，因此采用的采购策略不能完全一样。高价值的物资一旦出现积压，对库存资金的占用就会增大，影响流动资金的使用，一般采用按需订货的原则。中价值的物资从降低每次采购成本考虑，采用最小批量的原则，在制定最小批量时，要考虑均衡生产时的常规消耗量。低价值的物资由于该物资的存储对库存占用资金的影响不大，采用固定批量或者经济批量原则，批量的大小要考虑物资消耗的速度和采购成本之间的平衡。六、供应链模式的采购策略：基于供应链管理模式的采购策略与传统采购策略的差异主要有为订单而采购，非为库存而采购；从一般买卖关系转向战略合作伙伴关系；变多源供应为少源供应；变大批量少批次采购为小批量多批次采购。原材料采购预算是编制采购预算重点。原材料预算，是指在预算期内，根据生产预算所确定的材料采购数量和材料采购金额的计划。原材料采购预算以生产预算为基础，根据生产预算的每季预计生产量、单位产品的材料消耗定额、计划期间的期初、期末存料量、材料的计划单价以及采购材料的付款条件等编制的预算期原材料采购计划。原材料采购预算编制的依据，主要是：1．生产预算的每季预计生产量；2．单位产品的材料消耗定额；3．计划期间的期初、期末存料量；4．材料的计划单价；5．采购材料的付款条件等。编制原材料采购预算时首先应按材料类别根据下列公式分别计算出预计购料量：预计购料量=生产需要量+计划期末预计存料量-计划期初存料量然后，分别乘以各类材料的计划单价，求得预计购料成本。在编制原材料采购预算后，还要有预算期间的“预计现金支出计算表”，用以计算预算期内为采购原材料而支付的现金数额，以便编制现金预算。原材料采购预算的程序如下：1．计算某种原材料的预计购料量；预计购料量=生产需要量+预算期末预计存料量-预算期初存料量2．计算预算期某种原材料的采购成本；材料采购成本=该材料单价×该材料预计购料量（其中：材料单价不含增值税）3．计算预算期所有材料采购的总成本；4．计算预算期发生的与材料采购总成本相关的增值税进项税额；某预算期增值税进项税=材料采购总成本×增值税税率5．计算预算期含税采购金额；某预算期采购金额=采购总成本+进项税额6．计算预算期内的采购现金支出；某预算期采购现金支出

=该期现购材料现金支出+该期支付前期的应付账款7．计算预算期末应付账款余额。预算期末应付账款余额=预算期初应付账款余额+该期含税采购金额-该期采购现金支出 公司采购管理流程图 部门时限供应商营销部综管部仓库总经办财务由订单需求起至批准采购单发出完成为一天换货发货收款退货物料采购单采购单采购单换货发货收款退货物料采购单采购单采购单营销计划订单需求营销计划订单需求NONONOYESNO请款退货单采购单议价比价询价供应商调查供应商开发NONONOYESNO请款退货单采购单议价比价询价供应商调查供应商开发YESNO采购计划请购单YES入库验收物料查库存YESNO采购计划请购单YES入库验收物料查库存批准批准批准批准付款采购单付款采购单由采购单批准日起至材料入库完成为四天由请款批准日起至付款完成为三十天制定:XXX20XX/02/05审核:批准:供应商管理流程图供应商资讯收集供应商资讯收集基本资料筛选基本资料筛选调查申请调查申请实施调查实施调查年度调查年度调查评估不合格评估不合格合格合格列入合格名列列入合格名列采购采购交货交货评审不合格评审不合格淘汰淘汰合格合格适当之奖励适当之奖励供应商管理及采购管理规定一、制定目的：为规范供应商管理及采购流程，有效管理供应商及保障公司营销业务的需求，特制定本规章。二、适用范围：本公司所有OEM成品、OEM生产所需物料采购，悉依本规章处理。三、权责单位：综管部负责规章制定、修改、废止之起草工作。总经办负责本规章制定、修改、废止之核准。四、内容：A：供应商管理规定。B：采购管理流程。五、供应商管理规定：1．供应商开发：1．1供应商信息收集：供应商信息收集为必须收集可为我公司提供经营所需的有效供应商信息（包含公司名称、公司地址、公司电话、经营规模、所供物品）。1．2供应商信息筛选：供应商信息筛选为对所有收集的供应商信息中筛先出具有相对其他供应商更适合我公司经营所需产品或物料的供应商。1．3供应商调查：采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名单并填写《供应商调查表》。评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商，并列出《合格供应商明细表》。2．供应商调查评估：2．1价格评估：对供应商所供应产品的价格及付款方式进行评估，能否符合我公司价格及付款条件。2．2技术评估：评估供应商所供应产品的能否达到我公司所需物料的工艺要求。2．3品质评估：评估供应商所供应产品的的品质能否达到我公司所需物料的品质要求。3．供应商评审：3．1评估项目供应商交货实绩之评估项目及分数比例如下（满分100分）：品质评审：40分；交期评审：25分；价格评审：15分；服务评审：15分；其他评审：5分。3．2评分办法： 3．2．1品质评审：由仓库依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次；计算：进料批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）×100%评分：得分=40×进料批次合格率3．2．2交期评审：由综管部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货得分25分；延迟1~2日每批次扣2分；延迟3~4日每批次扣5分；延迟5~6日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。综管部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评估得分。3．2．3服务评审：3．2．3．1抱怨处理评分诚意改善：8分；尚能诚意改善：5分；改善诚意不足：2分；置之不理：0分。3．2．3．2退货交换行动评分由综管部对不良退货交换行动评分：按期更换：7分；偶尔拖延：5分；经常拖延：2分；置之不理：0分。3．2．4其他评审：由综管部汇总仓库、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。3．3评审办法：供应商之评估每月进行一次。将各项得分汇入《供应商评估表》，并合计总得分。每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和/评估月数3．4评审分等：供应商评估等级划分如下：平均得分90.1~100分者为A等；平均得分80.1~90分者为B等；平均得分70.1~80分者为C等；平均得分60.1~70分者为D等；平均得分60分以下者为E等。3．5评审处理：A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。B等厂商为良好厂商，由综管部提请厂商改善不足。C等厂商为合格厂商，由仓库、综管等部门予以必要之建议。D等厂商为辅导厂商，由仓库、综管等部门予以建议，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。4．供应商奖惩：4．1奖励方式对优秀之供应商有下列奖励方式：A等供应商，可优先取得交易机会。A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。4．2惩处方式凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。C等、D等之供应商，应接受订单减量措施。E等供应商即予停止交易。D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。六、采购管理流程：1．请购：仓库主管依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，开立《请购单》。请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项。请购单一联送交综管部，一联自存，一联交财务部。2．采购方式：2．1合约采购经常OEM成品及OEM生产所需之物料，综管部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法以集中采购较为有利，依定时或定量之方式进行采购。2．2一般采购除（2。1）之外的物料，综管部依《请购单》逐步办理采购作业。3．采购订单：综管部依仓库出具《请购单》编制《XXX有限公司订购单》（必须与请购单一致）经总经理批准后进行订单下达。采购订单必须注明所采购物品之名称、型号、数量、价格、金额、包装方式、交货时间、交货地点、交货方式、付款时间、付款方式如有特殊说明必须详细注明。采购订单一联送交供应商，一联自存，一联交财务部，一联交与仓库。4．采购跟催：采购订单下达后综管部负责订单跟催使供应商于订单约定交期内按约定交货方式交货。有任何异常情况必须与营销部门进行沟通以防影响营销运作。因供应商品质、交期原因造成对我公司造成不利影响或损失综合管部按供应商管理规定对相关供应商进行损失索赔。5．采购入库：供应商按送货到仓库，仓库主管人员对供应商送货进行产品、品质、数量与采购单进行对核及检验。如完全符合采购订单所约定条件仓库主管人员进行送货签认办理正常入仓手续开具《进仓单》。《进仓单》一联送交供应商，一联交与综管部，一联自存，一联交财务部。如因送货产品品质不合者必须通知综管部进行处理并开具《退货单》，《退货单》必须注明退货原因、数量、金额。《退货单》一联送交供应商，一联交与综管部，一联自存。6．退货：综管部收到经仓库开退货单后综管部开具《退货单》联系供应商进行退货。7．请款：综管部收到仓库开具《进仓单》后，依据《进仓单》到总经理处进行请款，经总经理批准后交与财务进行货款支付。8．货款支付：财务于请款批准后三十天内支付货款，具货款支付方式以采购单所约定条件为准。附件：《供应商评估表》《合格供应商名录》《请购单》《XXX有限公司订购单》《进仓单》《退货单》《损失索赔通知书》供应商评估表年eq\o(\s\up6(上),\s\do3(下))半年厂商名称厂商编号地址采购材料评鉴项目品质评鉴交期评鉴价格评鉴服务评鉴其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见：综管部经理：仓库主管：总经理：合格供应商名录年月日序号厂商编号名称联系方式供应材料最后复查时间备注综管部经理：总经理：XXX有限公司产品请购单TO:综管部名称规格型号单位数量要求供货日期说明说明:申请人:日期:综管部签收:签收日期:XXX有限公司XXX有限公司订购单订单号：TO:电话/p>

传真：0757-289968091.我司向贵公司订购如下产品，具体如下：名称规格型号数量单位单价金额合计备注合计2.交货方式：由贵公司送货到以下地址：公司XXX仓库（希贵集团对面）。运费由□买方■卖方负担。3.交货期：，请及时交货。4.货款支付方式_______________,货款支付时间_______________。５．单未尽事宜，双方协商解决。（请回签确认，24小时内不回签当默认）制单：审核：批准：年月日XXX有限公司进仓单供货方:__________公司名称规格型号单位采购单编号采购数量送货数量实收数量检验判定备注收货人:综管部:财务:送货人:XXX有限公司退货单TO:__________公司以下物料因:□品质□数量过多□其他原因不能与采购订单所约定条件相符,是以退回贵司,详情请见下方表格所列!名称规格型号单位退货数量采购单编号要求供货日期采购数量到货日期退货详细原因要求补货日期