档案管理办法

泰富重工制造有限公司编制向昭仪Z/TFZG201003-2014审核李华伶档案管理办法批准熊波页码共6页生效日期2014年6月12日1目的为使重工档案管理工作制度化、程序化、科学化，结合各部门实际情况，特制订本办法。2范围适用于重工在生产、经营和管理各项活动中形成的具有保存和利用价值的各种类型、载体形式的文件材料。3管理机构与职责3.1综合管理部行政管理室综合管理部行政管理室为档案管理的归口部门，负责重工档案工作相关制度的制定和组织实施。负责重工档案工作的组织和管理3.2各部门负责本部门业务归口类别档案的收集、分类、整理、归档、保管、移交等相关工作，且至少保证一名兼职档案人员负责本部门的档案管理工作。3.3专(兼)职档案管理人员3.3.1专(兼)职档案管理人员行政上隶属于所在部门，负责归口类别档案的管理工作，业务上接受档案主管部门的监督、指导、检查。3.3.1专(兼)职档案管理人员应相对稳定，如专(兼)职档案管理人员离职或调离岗位必须在离岗前将所保管的档案向本部门负责人或指定人员移交，由部门负责人签字确认后方可办理离职或调离手续，同时并报档案主管部门备案。4内容和要求4.1档案收集4.1.1各部门档案收集归档范围见附件一。4.1.2各部门在经营活动中产生的各类档案资料，由各部门兼职档案员负责收集，部门人员不得以任何理由拒绝向本部门兼职档案管理员移交档案。4.2整理4.2.1分类和档号参照《档案文件编号基本格式》（附件一）和进行分类和编写档号。4.2.2保管期限的鉴定①长期（10年以上）：凡反映重工战略发展及科研、生产、经营等主要活动和基本历史沿革的对重工和社会有长远利用加值的档案，列为长期保管。②短期（5年以内）：凡在短期内需要查考利用的档案，列为短期保管。4.2.3卷内文件排列卷内文件排列应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。4.2.3.1件内文件排列：件内文件排列应按正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；中文在前、外文在后；文件处理单在前，文件在后等等。4.2.3.2①同一事由内的归档文件排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后。②不同事由间的归档文件排列，可以按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。4.2.4编目4.2.4.1编号：①目前已有编号的档案文件，按现有编号执行；②未有编号的档案文件，按附件一《档案文件编号基本格式》要求进行标号。4.2.4.2按要求填写《卷内目录》(见附件三）。4.2.5入盒将整理好的文件、《卷内目录》入盒，并按要求填写盒封面。4.3归档要求4.3.1归档的文件材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印，照片、录像带、录音带、光盘等特殊载体档案，其图像、声音应清晰，介质完整。4.3.2归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。正文和附件、正本与副本、请示与批复、来文与复文、转发文与被转发文等原件需收集齐全；不得缺张少页、不得缺边少角、不得擅自涂改。4.3.3归档的文件材料应为原件,如没有原件需在复印件上标注原件去处，因故无原件的可将具有凭证作用的其它文件材料归档。4.3.4归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。4.4档案保管4.4.1各部门业务相关的档案均存放于本部门保管，以公司名义的发文通知、制度等相关档案由综合管理部统一保管。4.4.2排架方法要科学和便于利用4.5档案的保密、借阅4.5.1档案管理人员必须严格遵守国家保密法规及公司保密制度，照章办事。4.5.2专、兼职档案管理岗位属于涉密岗位，有保守档案秘密的义务。4.5.3借阅档案，必须填写《档案借阅审批表》（见附件四），履行审批手续，并在借阅时出示有效证件，否则，档案管理员有权拒绝借阅要求。4.5.4借用人不得擅自复印、转借档案，不得将档案带出公司，否则，由此造成公司技术秘密泄露及其它损失的按公司相关出发制度进行处理，严重者应追究其法律责任。4.6附件附件一：《档案文件编号基本格式》档案文件编号基本格式附件二：档案编号明细及归档范围档案代号部门代号类别代号基本归档范围归档级别代号名称代号名称代号名称TFZG泰富重工档案文件标准代号01综合管理部01通知发文类各类通知、奖惩通报等发布于OA通知公告的文件。三级02制度类重工各部门制度文件。二级03安全工作类安全管理制度，安全培训资料，安全检查记录表，安全会议纪要，职业病防治，消防，安全生产，工伤事故处理等形成的文件材料。二级02人力资源部01综合类员工个人档案、考勤管理、“五险一金”管理、招聘管理、培训相关档案、绩效管理等。二级03财务管理部01综合类每月会计凭证、财务报表等二级02合同类采购合同及销售合同等。一级04营运管理部01综合类会议纪要、工作总结、经营总结、报告战略规划、6S检查通报等；生产计划、外协计划、采购计划等。三级05品质管理部01质量标准化产品质量检测、质量控制、质检报告、重大质量事故分析等文件材料；质量管理中形成的文件材料，包括供货质量反馈单，质量信息警示单，质量处罚单等。二级06工艺技术部01技术图纸类产品开发、科研项目研究所形成的底图。一级02工艺文件类产品技术标准、技术资料等。一级07物流管理部01综合类各年度采购合同、发票等。二级08制造部01生产管理类会议纪要、生产计划等。二级02其它类设备资料、技术图纸等。一级卷内目录序号文件编号责任人文件名称成文日期页次备注12345678910111213141516171819202122232425附件三：档案借阅审批表借阅部门借阅人办公电话手填表时间年月日借阅时间年月日至年月日借阅方式□查阅□复制□借出