采购管理制度

AB集团有限公司采购管理制度第一章总则 2第二章采购申请与审批 2第三章采购活动实施 3第四章招标采购管理 6第五章采购合同签订与执行 10第七章采购项目验收管理 11第八章采购付款 12第九章采购信息控制 13第十章采购质疑投诉受理 14第十一章采购监督 14第十二章附则 15第一章总则第一条为加强AB集团有限公司（以下简称“公司”或“AB集团”）采购工作的管理、检查和监督，规范采购程序，防范采购风险，制定本制度。第二条本制度所指采购是指公司在一定条件下有偿取得货物、工程、劳务和服务的行为，包括购买、租赁、委托开发、外包等。第三条本制度适用于AB集团有限公司及下属各子（分）公司。第四条采购管理职责与权限。行政部是公司采购的牵头职能部门，负责公司采购整体协调，涉及到具体采购项目时，可授权相应职能部门负责某类采购项目。第二章采购申请与审批第五条采购预算与计划：公司在编制全面预算时应包括采购需求的相关预算，每月报送资金计划时，应包括采购所需资金支出。第六条各需求部门应当根据各自采购需求提出采购申请，采购需求部门应当明确描述采购需求内容，包括采购项目名称、采购项目分类（货物类采购、服务类采购、工程类采购）、采购数量、采购金额、采购方式、采购时限、资金来源等。属于重大项目当中的采购应当标明所属项目。第七条临时采购申请：对于临时突发的采购事件，事先未列入预算或资金计划的，采购需求部门经办人员应当提出书面的《临时采购申请报告》，同时应在书面申请中详细描述采购事件真实情况，提交行政部审核，并报总经理和董事长批准。第三章采购活动实施第八条常用的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。（一）公开招标指由公司委托采购业务代理机构以招标公告的方式，邀请不特定的供应商（投标人）投标的采购方式。（二）邀请招标指由公司委托采购业务代理机构以招标邀请书的方式邀请若干特定供应商投标的采购方式,原则上应邀请三家及以上供应商投标，但对服务类项目采购，经公司内部联合评审同意后可进行单一来源的邀请招标。（三）竞争性谈判指由公司邀请三家及以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。（四）询价采购指对三家及以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。（五）单一来源采购指向唯一供应商购买的采购方式。第九条合理选择采购代理机构。属于政府采购或参照政府采购的，全部委托集中采购机构进行采购；属于自行采购的，也可委托集中采购机构或采购代理机构。行政部应当根据采购代理机构的业务范围、服务性质、经验等方面信息，对备选采购代理机构进行专业类别分组，形成货物、服务和工程类采购代理机构备选库。采购单位无论是委托集中采购机构还是委托代理机构办理采购事宜，均需与该机构签订委托代理协议，依法确定委托代理的事项，约定双方的权力和义务，明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时限和采购方式。第十条合理选择采购方式，规范采购程序。对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购这五种主要采购方式，在执行过程中不能并行对待，而应有优先选择次序。一般而言，首先是公开招标，其次是邀请招标，在以上两种招标采购方式条件均不满足的情况下，再考虑竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。如技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，则可直接采用竞争性谈判方式；如采购现成的且并非按采购人要求的标准化货物，货源丰富且价格弹性不大的采购项目，可直接采用询价采购；如供应商唯一或需要继续从原供应商处添购，且添购金额不超过原合同采购金额10%的，则可直接采用单一来源采购的方式。五种采购方式的适用条件，具体如下所示：（一）公开招标采购公开招标数额标准以上货物和服务采购。（二）邀请招标采购1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判采购1.招标后没有供应商投标或没有合格标的或重新招标未能成立的；2.如技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的。（五）单一来源采购1.只能从唯一供应商处采购的；2.知名电商平台（京东、天猫、亚马逊等）自营商品或品牌官方旗舰店采购；3.发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的；4.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。第十一条招标应作为大额采购的主要采购方式。当单项或批量采购预算金额达到规定的具体数据标准时，应当采用招标方式。货物或者服务项目采取邀请招标方式采购的，采购人应当从符合条件的供应商中，通过随机方式选择3家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。无论是公开招标还是邀请招标，都需按照招标、投标、开标、评标、定标的采购程序开展采购活动。采购单位不得将应当以公开招标方式采购的货物服务化整为零或以其它方式规避公开招标采购，不得阻挠和限制供应商自由参加货物服务招标投标活动，不得指定货物的品牌、服务的供应商和代理机构，以及采用其它方式非法干涉货物服务招标投标活动。对于非政府采购，公司采取邀请招标、竞争性谈判、单一来源方式、询价方式采购的，原则上优先在预先供应商库中选择供应商。公司采取招投标的或竞争性谈判方式采购的，均委托代理机构采购，并根据要求提供相关资料。第十二条公司采取单一来源方式采购的，应当遵循以下采购程序。第一步成立采购小组采购小组由行政部、业务部门、财务、监督部门等3人以上单数组成，需要聘请专家的，可以从政府采购评审专家或其他行业专家中聘请。第二步编制单一来源采购文件采购文件中应该包括采购项目需求、技术要求和服务要求等，同时拟定洽谈方案，包括洽谈的主要内容、价格承受上限、质量最低保证、服务要求、应变措施等。第三步邀请单一来源供应商采购人向洽谈供应商发出洽谈邀请或招标邀请，提供采购文件。第四步组织采购洽谈供应商依据采购文件要求编制响应文件后，携带相关资格证明文件在采购文件规定的时间、地点参加洽谈。政府采购监督管理部门及有关部门可以视情况到现场监督洽谈活动。洽谈过程由采购人指定专人负责记录，并存档备查。第五步确定成交结果采购小组出具成交报告后，采购人向供应商发出成交通知书，成交通知书发出后，采购人改变成交结果，或成交供应商放弃成交的，应当承担相应的法律责任。第十三条公司采取询价方式采购的，应当遵循以下采购程序。第一步成立询价小组询价小组由采购人的代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。第二步确定被询价的供应商名单询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。第三步询价询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。第四步确定成交供应商采购人根据符合采购需求、质量和服务相当且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。第四章招标采购管理第十四条超过100万元以上，应采取招标采购方式。第十五条招标采购的操作程序。（一）资格预审程序（适用于需资格预审的招标，如不需资格预审则直接进入下一步招标程序）1.发布资格预审公告和编制资格预审文件公开招标应在指定渠道发布资格预审公告，公告的内容应符合国家有关规定，邀请招标则向拟邀请对象发送资格预审通知；采购人应编制资格预审文件，文件内容参照国家有关标准资格预审文件的相关要求；采购人应发售资格预审文件，重要项目在企业指定媒介公开资格预审文件关键内容；资格预审文件的发出期应不少于5日；资格预审申请文件提交截止时间，自资格预审文件停止发售之日起应不少于3日。2.递交资格预审申请文件潜在资格申请人应按资格预审文件规定的方式领取资格预审文件；资格申请人应在资格预审文件规定的时间地点向采购人递交投标资格申请文件。3.评审资格申请文件采购人或委托招标代理机构应依照资格预审文件规定的标准对资格预审申请人进行资格审查；采购人或委托招标代理机构应编写资格审查报告。4.审查核实采购人享有对资格预审申请文件进行核实和要求申请人进行澄清的权利，若采购人在资格审查时或项目进行过程中发现资格申请人有弄虚作假行为，可直接取消其投标资格。5.资格预审结果处理采购人应向通过资格预审的潜在投标人发出投标邀请书；采购人应向未通过资格预审的投标资格申请人发出资格预审结果通知书，告知未通过的依据和原因。（二）招标程序1.发布招标公告或邀请投标（适用于资格后审）2.编制招标文件按企业采购需求及国家相关规范编制。3.发售招标文件招标文件的发售期应不少于5日，重要项目在指定媒介公开招标文件的关键内容；投标文件编制的时间从招标文件发出之日起距投标截止时间应不少于7日；潜在投标人持单位委托书和经办人身份证购买招标文件，采用电子采购平台的项目应通过互联网购买；招标文件的售价为制作招标文件的工本费。4.招标文件的澄清和修改（如有）招标人可以对已经发售的招标文件进行澄清或修改，并通知所有获取招标文件的潜在投标人；可能影响投标人编制投标文件的，招标人应合理顺延提交投标文件的截止时间；潜在投标人对招标文件有异议的，应在投标截止前2日内提出，采购人应在收到异议后1日内答复，采购人针对潜在投标人的异议修改招标文件后可能影响投标文件编制的项目，投标截止时间应依法适当顺延。5.踏勘现场和预备会（如有）需要时，采购人应组织潜在投标人集体踏勘项目现场；如召开投标预备会，采购人应在投标人须知中载明预备会召开的时间、地址。（三）投标程序具体程序为递交投标文件。投标人应在招标文件约定的投标截止时间、地点向采购人或代理机构递交投标文件；投标文件应按照招标文件要求的密封条件密封，采用电子交易方式的项目应加密在网上进行投标；招标文件要求缴纳投标保证金，投标人应按照招标文件要求缴纳；招标人收到投标人递交的投标文件后应出具回执。（四）开标程序具体程序为开标会议。采购人或代理机构主持开标会议。开标应在招标文件约定投标截止的时间、地点进行。开标记录应妥善保存。采用公开招标采购方式时，投标人不足3人，招标投标活动中止，投标文件封存或退还投标人，该次招标失败。投标人对开标活动有异议应当场提出，采购人应及时答复。（五）评标程序1.组建评标委员会采购人应负责组建评标委员会，评标委员会成员应为5人（含5人）以上单数；评标委员会组成人员的构成、专家资格等应符合制度规定。采购人认为项目技术复杂或随机抽取不能满足评审需要时可直接指定部分专家或全部专家，指定专家的理由应在中标结果公示中或在报告中说明。2.评标委员会依法评标评标委员会应依照法律和招标文件规定的评标办法进行评审；评标委员会应撰写评标报告并向采购人推荐合格的中标候选人，在电子采购平台自动生成评审报告的，评标委员成员应审核并在线签字或签章；公告中标候选人应不超过3家（进行资格招标的中标候选人按实际数量公告），中标候选人是否排序由招标文件约定。（六）定标程序采购人在评标委员会推荐的候选人中确定中标人。如有排序，采购人认为第一名不能满足采购需要，可以在推荐名单中确定其他候选人，但应在招标投标情况书面报告中说明理由。确定中标人后，按规定程序向中标人发送中标通知书，按采购合同签订程序签订合同并执行。第十六条招标失败的，该项目可再次组织招标或经批准后转入其他采购方式采购。第五章采购合同签订与执行第十七条采购合同签订：采购金额大于等于5万元的，必须与供应商签订书面采购合同；如果一次采购金额小于5万以下的，可不签订采购合同（原则上尽量签订合同），由供应商提供《采购报价单》。第十八条单位应依据中标、成交通知书，严格按照合同法相关要求与供应商办理合同签订手续，具体要求如下：（一）采购单位与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起30日内，按照采购文件确定的事项签订合同采购。（二）中标、成交通知书对采购人和中标、成交供应商均具有法律效力。中标、成交通知书发出后，采购人改变中标、成交结果的，或者中标、成交供应商放弃中标、成交项目的，应当依法承担法律责任。（三）政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监管管理部门和有关部门备案。（四）采购单位可以委托代理机构代表其与中标、成交供应商签订采购合同。由代理机构以采购单位名义签订合同的，应当提交采购单位的授权委托书，作为合同附件。（五）经采购人同意，中标、成交供应商可以依法采取分包方式履行合同。采购合同分包履行的，中标、成交供应商就采购项目和分包项目向采购人负责，分包供应商就分包项目承担责任。第十九条公司应依据采购合同确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采购必要措施，保证需求物资的及时供应。采购合同履行过程中，采购方需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同其它条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。第二十条采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或终止合同。采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。第七章采购项目验收管理第二十一条采购完成后由各相应的物资/服务接收部门（或需求部门）及时进行验收，应按照采购文件、采购合同规定的标准和方法组织对采购项目进行验收。第二十二条验收合格的，验收人员应在验收单上签字确认，确认所验收的货物（验货单上的货物品名、数量、供应商、规格型号等相关信息)或服务与采购的要求相符一致。第二十三条采购验收完成后应出具书面验收报告，验收人员需分别签字，代理机构人员参加验收的，在验收报告上签署意见，并加盖代理机构公章，其他相关人员参加验收的，在验收报告上签署意见。对于政府采购项目，采购方应在出具验收报告三个工作日内，将验收报告副本和相关资料报政府采购监管部门备案。第二十四条对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的采购项目、超采购预算采购项目等，验收人员应当立即向公司行政部报告，行政部应当查明原因并及时处理。对于供应商出现的违约情形，应当及时纠正或补偿；造成损失的，按合同约定追求违约责任，并上报采购监督管理部门处理；发现有假冒、伪劣、走私产品、商业贿赂等违法情形的，应立即移交工商、质监、公安等行政执法部门依法查处。第二十五条当采购的物资或服务出现不合格的情况时，采购人员应及时直接与供应商取得联系，同时应将此事向部门负责人汇报，在不影响需求部门正常工作的基础上，与供应商进行沟通并办理退、换货、重新提供合格服务等相关事宜。第二十六条属于固定资产（或无形资产）采购的，资产管理岗位审核后建账。采购经办人填写固定资产（或无形资产）基础信息；部门资产专管员核对并填写部门管理信息，提交验收单纸质文件至行政部；行政部核对电子信息与纸质材料，进行固定资产（或无形资产）的登记，生成资产编号，更新固定资产（或无形资产）台账，具体参照《资产管理制度》相关规定。第八章采购付款第二十七条采购款项支付：按照公司资金管理制度的付款程序进行付款。第二十八条预付款：如果采购事项约定以预付款方式进行的，采购部门须填写《付款申请表》,同时将供应商确认后的《采购报价单》以及公司相关的《格式合同》附在申请表后交由本部门负责人审核，部门审核通过后一起送交行政部财务进行预算审核，财务审核后再根据采购事件的金额大小提交公司领导或分管领导审核(事项审批），申请审批通过后交财务付款。如遇到特殊采购事项的预付款比例超出公司相关规定的，须经分管领导同意并报公司领导特批。第二十九条应付款：如果采购事项约定到货后付款的，采购部门须填写《付款申请表》并将生效的《采购报价单》或相关《格式合同》，并附上请购单（或类似文件）、验收入库单、发票等（对于已挂账应付账款且挂账时已审核过相关单据的款项，则不需重复提供），按照付款程序进行付款。第九章采购信息控制第三十条采购资料归档：每季度公司各部门应对本季度的采购情况作统计和汇总，并做好采购资料的保存于归档工作。每项采购事件执行完毕后，应保留完整的采购档案资料，部门在确认无误后移交行政部进行归档处理。采购资料包含采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等采购业务相关资料。第三十一条涉及政府采购项目时，采购单位、采购代理机构应当按照有关政府采购的法律、行政法规规定，公告政府采购信息，政府采购信息公告应当遵循信息发布及时、内容规范统一、渠道相对集中，便于获得查找的原则。第三十二条对涉密采购项目，自行组织采购的，应该与相关供应商签订保密协议；委托代理机构采购的，应当与代理机构签订保密协议。采购中有关信息涉及供应商的商业机密时，如特定的管理技术、专利、成本费用等，则不应当公开，以保护供应商的