文件材料归档范围及保管期限课件

文件材料归档范围及保管期限课件CATALOGUE目录文件材料归档范围概述文件材料归档范围的具体内容文件材料保管期限表概述文件材料保管期限表的具体内容文件材料归档及保管的常见问题与解决方案文件材料归档及保管的实践案例分享文件材料归档范围概述01定义文件材料归档范围是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织在业务活动中形成的具有查考、利用和保管价值的历史记录，应当按照一定的原则和方法进行鉴定，并确定其保管期限。重要性文件材料归档范围是档案工作的基础，对于保障档案的完整性和系统性，维护历史真实面貌具有重要意义。定义与重要性包括机关、团体、企业、事业单位和其他组织在各项业务活动中形成的文件材料。按来源分按内容分按载体分包括行政管理、经营管理、生产管理、科技管理、文化活动管理等各个方面形成的文件材料。包括纸质、胶片、磁带、硬盘等不同载体形式的文件材料。030201文件材料归档范围的类型文件材料归档范围应当客观反映各项业务活动的历史真实面貌，确保文件的完整性。反映历史真实面貌文件材料归档范围应当按照各项业务活动之间的有机联系进行组织，以便于后续的检索和利用。保持有机联系文件材料归档范围应当根据文件的价值进行区分，包括历史价值、法律价值、行政管理价值等。区分价值文件材料归档范围应当便于管理和利用，有利于提高档案工作的效率和质量。便于保管和利用文件材料归档范围的制定原则文件材料归档范围的具体内容02包括通知、决定、计划、总结、会议纪要、信函等。行政事务性文件包括国家法律法规、地方性法规、政府规章等。法律法规性文件包括调研报告、计划任务书、工作总结、工作日志等。业务性文件通用文件材料的归档范围研究报告技术文件专题资料其他相关材料科技文件材料的归档范围01020304包括科研项目的研究报告、实验报告、检测报告等。包括技术图纸、技术规范、操作手册等。包括科技会议的资料、科技考察报告等。包括科技成果鉴定材料、技术合同等。员工奖惩与考核文件包括奖励决定、处罚通知、绩效考核结果等。培训与发展文件包括培训计划、培训报告、继续教育证明等。人事任免与调配文件包括人事任免通知、员工调配通知等。员工信息表包括员工的基本信息、教育背景、工作经历等。招聘与选拔文件包括招聘广告、应聘者简历、面试记录等。人事文件材料的归档范围包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表包括年度审计报告、专项审计报告等。审计报告包括税务申报表、税务审计报告等。税务资料包括原始凭证、记账凭证等。收支凭证会计文件材料的归档范围文件材料保管期限表概述03定义与重要性文件材料保管期限表是针对不同类型的文件材料，根据其价值、重要性以及相关法规要求，确定其保管期限的表格。文件材料保管期限表在档案管理中具有非常重要的地位，它可以帮助档案工作者对文件材料进行分类、整理和保存，避免档案遗失或冗余。根据保管期限的不同，文件材料保管期限表可以分为永久、长期和短期三类。长期保存：指对具有一定历史、文化、科学价值，但在短期内无须频繁利用的文件材料进行较长时间保存。永久保存：指对具有重要历史、文化、科学价值的文件材料进行无限期保存。短期保存：指对具有一定参考价值，但在短期内可能无需频繁利用的文件材料进行较短时间保存。文件材料保管期限表的类型首先考虑文件材料的历史、文化、科学价值，以及其对社会、经济、教育等方面的意义。价值原则根据文件材料的利用频率和范围，确定其保管期限。利用频率高、范围广的文件材料应适当延长其保管期限。利用原则针对具有特殊性质或背景的文件材料，如涉及国家安全、隐私等敏感信息的文件材料，应单独制定相应的保管期限。特殊原则文件材料保管期限表的制定原则文件材料保管期限表的具体内容04董事会、股东大会、股东会、股东代表大会的会议记录、决议、纪要；公司设立、变更、解散、破产等重大决定性文件；公司年度工作报告、财务报告、审计报告；永久保存的文件材料范围123公司重要的业务计划、预算、决算、利润分配方案等；公司重大合同、协议、意向书等；公司重要的诉讼、仲裁、调解等法律事务文件；永久保存的文件材料范围公司重要的对外函件、电报、传真等通信文件；公司内部重要会议的报告、总结等文件；公司重要的科研报告、技术文档等文件；公司其他需要永久保存的文件材料。01020304永久保存的文件材料范围长期保存的文件材料范围公司一般性的合同、协议等文件；公司一般性的信函、电报等通信文件；公司一般性的业务报告、总结等文件；公司一般性的会议记录、纪要等文件；公司其他需要长期保存的文件材料。公司临时性的合同、协议等文件；公司临时性的会议记录、纪要等文件；公司其他需要短期保存的文件材料。公司临时性的信函、电报等通信文件；公司临时性的业务报告、总结等文件；短期保存的文件材料范围文件材料归档及保管的常见问题与解决方案05解决方案：为解决这一问题，需采取一系列措施，如改善存储环境、建立完善的档案备份机制、规范借阅程序等，确保文件材料的完整性和安全性。文件材料缺失或损坏是归档及保管过程中最常见的问题之一。在文件材料归档及保管过程中，由于各种原因，如存储环境不良、人为破坏、自然灾害等，可能导致文件材料的缺失或损坏，给企业和个人带来不必要的损失。文件材料缺失或损坏问题文件材料整理混乱是归档及保管过程中另一个常见问题。由于缺乏统一的整理标准和方法，或者人为的疏忽，可能会导致文件材料的整理混乱，不仅影响后续查阅，也可能对企业的经营管理造成困扰。解决方案：为解决这一问题，需制定科学合理的整理方案和标准，如根据文件材料的性质、时间、重要性等因素进行分类和编目，建立完善的检索系统，提高档案管理的效率。文件材料整理混乱问题01文件材料保管不当是归档及保管过程中不可忽视的问题。02由于档案管理人员素质不高、管理制度不完善等原因，可能导致文件材料在保管过程中出现遗失、损坏、被盗等情况，给企业和个人带来严重损失。03解决方案：为解决这一问题，需加强档案管理人员培训和管理制度建设，提高档案管理水平。同时，加强安全防范措施，如安装监控设备、使用电子门禁系统等，确保文件材料的安全性。文件材料保管不当问题文件材料归档及保管的实践案例分享06案例一01某大型跨国公司归档范围02公司内部的日常运营文件、项目文件、人力资源文件、财务文件等。保管期限03根据公司规定，不同类型的文件材料有不同的保管期限，例如日常运营文件为5年，项目文件为10年，人力资源文件为15年，财务文件为20年。企业文件材料归档及保管的实践案例分享实践经验：该公司采用了电子化归档方式，将所有文件材料扫描成电子版，并按照类别存储在公司的文件服务器上，方便查找和调用。同时，公司也定期对文件材料进行清理和销毁，以避免文件堆积过多造成管理困难。企业文件材料归档及保管的实践案例分享某创业公司案例二公司内部的日常运营文件、项目文件、财务文件等。归档范围根据公司规定，不同类型的文件材料有不同的保管期限，例如日常运营文件为3年，项目文件为5年，财务文件为10年。保管期限该公司采用了在线文档管理平台进行文件归档和管理，所有员工都可以通过平台上传和查找所需文件。同时，公司也注重对员工的培训和教育，确保员工了解公司的文件管理制度和流程。实践经验企业文件材料归档及保管的实践案例分享某市政府办公厅案例一各类会议纪要、政策文件、行政审批材料等。归档范围根据规定，不同类型的文件材料有不同的保管期限，例如会议纪要为5年，政策文件为10年，行政审批材料为20年。保管期限政府机关文件材料归档及保管的实践案例分享实践经验：该市政府办公厅采用了档案数字化管理方式，将所有文件材料进行扫描和整理，并建立电子档案数据库，方便查找和调用。同时，该市政府办公厅也注重对员工的培训和教育，确保员工了解文件的保管和使用规定。政府机关文件材料归档及保管的实践案例分享案例二：某省级政府办公厅归档范围：该省各类政策文件、行政审批材料等。保管期限：根