文秘档案管理规章制度模版

第页共页文秘档案管理规章制度模版第一章总则第一条根据公司的实际情况，为了加强文秘档案的管理，规范档案工作流程，保护档案安全，提高档案利用率，制定本规章制度。第二条文秘档案是公司各个部门进行业务活动过程中产生并与业务活动相关联的文件、资料的集合。文秘档案包括纸质档案和电子档案。第三条文秘档案管理需要遵循法律法规的规定，依法保存、归档、传递和销毁文秘档案，保证档案的完整性、真实性和安全性。第二章档案管理机构第四条公司设立档案管理部门，负责公司的文秘档案的管理工作。第五条档案管理部门的职责包括：1.制定和实施文秘档案的管理制度和规范；2.组织档案的收集、整理、保管、归档和传递工作；3.组织档案的查询、复制、借阅和销毁工作；4.维护档案管理系统的正常运行；5.组织档案的培训和宣传工作。第六条档案管理部门需要配备专门的档案管理人员，并提供相应的培训和教育，使其具备档案管理的专业知识和技能。第三章档案的收集和整理第七条各个部门应建立健全文秘档案收集制度，并按照规定时间和程序进行档案收集。第八条档案收集需要进行登记，包括档案的名称、编号、产生时间、保管人等信息，并制作档案封面。第九条档案需要按照分类编目的原则进行整理和归档，确保档案的条理清晰和易于查阅。第四章档案的保管和归档第十条档案需要进行密封和标识，标识应包括档案编号、档案名称、档案责任人等信息。第十一条档案应按照保密级别进行分类和保管，高级别的档案需要设置密级标识，并采取相应的措施保护档案安全。第十二条档案的保管需要遵循以下原则：1.制定科学的存储方案，确保档案的完整性和可用性；2.定期检查档案的完整性和可读性，并采取相应的措施修复和弥补损坏的档案；3.对涉及个人隐私和商业机密的档案应进行特殊的保护。第五章档案的查询和复制第十三条公司内部员工可以向档案管理部门进行档案的查询和复制申请。查询需要填写查询申请表，并提供合理的理由。第十四条档案管理部门需要及时处理查询和复制申请，并记录档案使用情况。第十五条查询和复制档案需要遵循以下原则：1.查询和复制必须在档案管理部门的监督下进行；2.查询和复制需要遵守文秘档案保密制度，不得泄露档案内容；3.档案复制需要收取一定的费用，费用的标准由公司设定。第六章档案的借阅和归还第十六条公司内部员工可以向档案管理部门进行档案的借阅申请。借阅需要填写借阅申请表，并提供合理的理由和借阅期限。第十七条档案管理部门需要及时处理借阅申请，并记录档案借阅情况。第十八条档案借阅需要遵循以下原则：1.借阅必须在档案管理部门的监督下进行；2.借阅期限一般不得超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，需提出申请并经批准；3.档案借阅期间需要妥善保管，不得遗失和毁坏；4.档案借阅后需要按时归还，并经过档案管理部门确认。第七章档案的销毁第十九条公司对于已经失去利用价值的档案需要进行销毁处理。销毁应按照规定的程序进行。第二十条档案销毁需要进行登记，包括档案名称、销毁时间、销毁方式等信息。第二十一条涉及个人隐私和商业机密的档案需要采取特殊的销毁方式，确保信息的永久删除和保密性。第八章违纪处理第二十二条对于违反本规章制度的行为，将依据公司相关规定进行处