学校档案业务培训讲座

学校档案业务培训讲座授课人：张启芬二00六年十一月2/23/20241整理ppt一、建立学校档案工作的必要性二、如何建立学校档案工作〔一〕建立档案工作的组织机构1、成立学校综合档案室2、成立学校档案工作领导小组3、成立学校档案鉴定小组4、成立学校档案工作网络2/23/20242整理ppt〔二〕建立学校档案工作规章制度1、档案综合管理实施方法2、各门类档案分类方案、归档范围及保管期限3、档案管理的各项规章制度〔三〕学校档案整理

2/23/20243整理ppt1、党群行政类档案的整理〔1〕分类与编号A、类目的设置：一级类目——采用类目名称汉语拼音的第一个字母。例：党群——DQ行政——XZ二级类目——是对一级类目的细分，采用“双位制〞。例：DQ11、DQ12、DQ13…….

2/23/20244整理pptB、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号b、页号〔2〕收集与归档〔3〕卷内文件的排列：按重要程度和时间顺序排列。〔4〕立卷程序：年度——类别——保管期限——案卷

2/23/20245整理ppt〔5〕编目A、卷内目录

2/23/20246整理ppt序号文件编号责任者题名日期页次备注1校党支部广州市XX中学党支部1995年工作总结1996.05.3012校党支部民主评议党员工作小结1996.07.1252/23/20247整理pptB、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。注意1：同一年度内从DQ11——DQ17XZ11——XZ17各自按永、长、短依次排列例：DQ11〔永〕1、2、3〔长〕4、5、6〔短〕7、8、9、10——DQ12〔永〕1、2、3〔长〕4、5、6〔短〕7、8、9——DQ13……2/23/20248整理ppt序号档号案卷题名起止日期页数保管期限11999－DQ11－1广州市第10中学关于1999年校对党支部的工作和学习计划、总结1999.1.1－1999.12.2414永久21999－DQ11－2永久31999－DQ11－3长期41999－DQ12－1永久51999－DQ12－2长期61999－DQ12－3短期71999－DQ13－1永久81999－DQ13－2长期2/23/20249整理ppt注意2：题名=责任者+内容+文种〔50字以内宜〕注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX文件〞、“XX材料〞

2/23/202410整理pptC、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；*本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；*本年度学校主要工作情况；*本年度党群行政类档案归档情况。2/23/202411整理ppt全宗名称广州市XX中学全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2001保管期限永久、长期、短期2/23/202412整理ppt全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2000保管期限永、长、短2/23/202413整理ppt2、教育教学类档案的整理〔1〕分类及编号A、类目设置：一级类目——JX二级类目——JX11、JX12….

B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同教师业务档案=年度号+分类号+教师代号+〔案卷号〕2/23/202414整理ppt例1：1998—JX1811—1(1)例2：刘老师每年形成一卷1988—JX1811—1〔1〕1989—JX1811—1〔2〕1990—JX1811—1〔3〕例3：刘老师假设干年形成一卷，以结束年作为年度代号。1988—19921992—JX1811—1〔1〕1993—JX1811—1〔2〕2/23/202415整理ppt〔2〕收集与归档〔3〕卷内文件排列

2/23/202416整理ppt〔4〕立卷程序：年度—问题—保管期限—案卷〔5〕编目：卷内目录和案卷目录JX11—JX17〔JX18目录单独一个目录夹装订〕

2/23/202417整理ppt3、卫生保健类档案的整理〔1〕分类及编号A、类目设置：一级类目BJB、编号：*档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号*页号〔2〕收集与归档〔3〕编目2/23/202418整理ppt4、基建类档案的整理〔1〕分类与编号A、类目设置：一级类目JJ二级类目JJ11—JJ13三级类目JJ1211—JJ12NB、编号a、档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

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注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目。例：1995—JJ12—1~N注意2：当一年有两个以上的工程竣工时，JJ12分到三级类目。例：1995—JJ1211—1~N1995—JJ1212—1~N2/23/202420整理pptb、页号：*双面书写的文件，正面右下角，反面左下角。*折叠后的图纸一律在右下角。〔2〕收集与归档一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶段2/23/202421整理ppt基建档案按工程工程立卷归档，一个工程可能跨1~N年，按竣工年归档。〔3〕立卷程序：年度—工程—阶段—案卷〔不按保管期限排〕

2/23/202422整理ppt〔4〕卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料在前，图纸在后。〔5〕案卷的装订：文字材料必须装订，图纸不须装订，但须加盖档号章；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

2/23/202423整理ppt〔6〕编目：卷内目录和案卷目录注意：同一年度内从JJ11—JJ13依次排列。2/23/202424整理ppt

例：1995—JJ11—1~N|1995—JJ1211—1~N|1995—JJ1212—1~N|1995—JJ13—1~N2/23/202425整理ppt档号序号2000-JJ12-112/23/202426整理ppt5、设备类档案的整理〔1〕分类与编号A、类目设置：一级类目SB二级类目SB11—SB12B、编号：a、档号=年度号+设备档案分类号+案卷号b、页号：同基建档案2/23/202427整理ppt〔2〕收集与归档〔3〕卷内文件及案卷排列：一部设备可能一卷，也可能假设干卷。例：甲台设备1998—SB12—123乙台设备1998—SB12—4562/23/202428整理ppt〔4〕案卷的装订文字材料装订，印刷成册的说明书及图纸可不装订，但须加盖档案号章〔样式同基建档案〕。〔5〕编目：卷内目录和案卷目录例：1998—SB11—1~N|1998—SB12—1~N2/23/202429整理ppt6、财会类档案的整理〔1〕分类与编号A、类目设置：一级类目CK二级类目CK11—CK15三级类目CK1411学校凭证CK1412校办工厂凭证CK1413学校效劳部凭证2/23/202430整理pptB、编号：*档号=年度号+财会类档案分类号+案卷号*页号：除凭证外其它全须打页码，一律右上角。〔2〕收集与归档〔3〕编目：卷内目录〔凭证、账簿不编制〕和案卷目录两种方法：A、按年度编2/23/202431整理ppt

例：1998—CK11—1~N|1998—CK12—1~N|1998—CK13—1~N|1998—CK14—1~N|2/23/202432整理ppt

B、按类排列例：1998—CK11—1~N|1999—CK11—1~N|2000—CK11—1~N|

2/23/202433整理ppt7、声像档案的整理〔1〕分类与编号A、类目设置：一级类目SX二级类目SX11—SX19三级类目SX1211历任领导SX1212会议SX1213教学活动2/23/202434整理pptB、编号：*档号=声像档案分类号+保管单位号+张号〔照片、底片〕注意：每个声像实体上要加盖或书写档号。例：照片档号SX1213—1〔1〕〔2〕收集与归档〔3〕卷内照片、底片的排列

2/23/202435整理pptA、底片：不分类排大流水例：SX11—1〔1〕~〔200〕SX11—2〔1〕~〔200〕B、照片：同一类中以组为单位按时间先后顺序排列。例：SX1211—1〔1〕~〔200〕SX1211—2〔1〕~〔200〕2/23/202436整理ppt〔4〕文字说明A、总说明：时间、地点、人物〔职务〕、内容B、分说明：具体每张照片的内容〔5〕编目A、案卷目录：学校统一使用的案卷目录B、卷内目录：广州市统一的声像档案卷内目录2/23/202437整理ppt照片号/底片号题名拍摄时间备注1991年月5月12日上午，东山区教育局领导市XX中学视察工作。起止张号1—2SX1213—1（1）SX11—1（1）XX局长（右一）视察学校实验室1991.5.12SX1213—1（2）SX11—1（2）1991年8月9日，广州市教育局长……..起止张号3—8SX1213—1（3）SX11—1（10）XX局长…….1991.8.92/23/202438整理ppt8、实物类档案的整理〔1〕分类与编号A、类目设置一级类目SW二级类目SW11—SW12B、编号：档号=年度号+实物档案分类号+件号〔2〕收集与归档〔3〕编目：无须卷内目录2/23/202439整理ppt9、人员类档案管理标准〔1〕分类与编号A、分类：一级类目RYB、编号：档号=年度号+人员档案分类号+案卷号〔2〕收集与归档〔3〕卷内文件排列：按人事部门的规定执行。〔4〕编目：卷内目录无须编制。2/23/202440整理ppt10、档案用品〔1〕软封面：党群，行政，教学，卫生保健，基建，设备，会计类中的报表、账簿、工资用统一软封面。声像、凭证、人员除外。〔2〕硬盒：除声像、凭证、人员外，一律统一。11、排架：除教师业务档案〔JX18〕和会计凭证〔CK14〕外，其它按类目依次排列，填写箱柜指引卡。2/23/202441整理ppt箱柜号：1——1类别：DQ年度：1995~19982/23/202442整理ppt1—12—13—14—15—11—22—21—31—41—52/23/202443整理ppt一、实施学校归档文件整理的前提条件

二、实施范围党群、行政、教育教学类〔可选择使用〕2/23/202444整理ppt三、“根本保管单位〞概念的改变现在改“卷〞——“件〞注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：〔4.3〕1、单份文件，一份文件为一件〔专项活动形成的各种文件材料，如：各种评估、军训、国旗下的讲话等不能作为一件装订〕；2、成套性材料〔学生名册、成绩表、毕业生派遣名册以班或年级为单位装订为一件〕；3、来文复文。2/23/202445整理ppt四、整理原那么与立卷整理原那么相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。五、归档文件整理程序将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、加盖归档案章、编目、装盒，使之有序化的过程。〔4.2〕2/23/202446整理ppt

〔一〕归档文件的技术处理主要包括：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。1、拆钉永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。2/23/202447整理ppt2、文件的修整〔1〕对文件进行托裱、修复〔破损、小于B5〕〔2〕对字迹模糊或易退变的文件应予以复制，如：复写纸、圆珠笔、铅笔、件〔3〕超大纸折叠〔按A4规格折叠〕2/23/202448整理ppt3、装订已不需同软封面一起装订〔1〕薄的文件用不锈钢钉或乳胶；〔2〕厚的文件用棉线三孔一线；采用左侧装订，左、下侧对齐2/23/202449整理ppt〔二〕分类区分年度和保管期限和类别。〔三〕排列1、同一大类〔DQ、XZ、JX〕归档文件按永久、长期、短期各自分别从“1〞开始编件号。2、同一类别〔一级类目〕同一年度同一保管期限的归档文件按?标准?中的二级类目先后顺序相对集中排列。同为“11〞的文件，重要的先排〔亦可按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后〕。3、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。

2/23/202450整理ppt1例：大类〔DQ、XZ、JX〕—年度—保管期限——类别〔二级类目〕—件2005—永—DQ11/1、2、3、4DQ12/5、6、7、8DQ13/9、10、11……2005—长—DQ11/1、2、3、4、5DQ12/6、7、8……2006—短—DQ11/1、2、3、4、5DQ12/6、7、8……2/23/202451整理ppt4、同一保管期限内未及时归档的文件，排在相应类别〔一级类目〕的最后，并在“备注〞栏里注明对应的二级类目名称。。〔四〕编号文件编号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号〔馆编件号、室编件号〕、类别。

2/23/202452整理ppt3、加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已满可在首页任何空白处。

20051XZ永久

1JX18-1长期2/23/202453整理ppt〔五〕编目编目应依据分类方法和室编件号顺序编归档文件目录〔已不须编案卷目录和卷内目录〕。原那么：以件为单位进行。内容包括：1、年度号2、分类号

2/23/202454整理ppt3、件号4、责任者注意：不要使用“本校〞“本科组〞5、文号：一般由机关代字、年度、顺序号组成。例：“穗档字[2001]8号〞2/23/202455整理ppt6、题名：文件标题一般由责任者+内容+文种组成〔1〕一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录，〔2〕有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。2/23/202456整理ppt〔3〕有的文件没有标题或不标准，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“[]〞方括号。〔4〕会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。〔5〕附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“〔〕〞2/23/202457整理ppt7、日期文件的形成时间，填写时可分为两行。8、页