办公室实务（第2版） 案例 项目三 办公室时间管理

项目三办公室时间管理任务一时间管理

一、请分析小张为何会出现下面的状况？小张觉得自己快要累垮了！在公司担任程序设计师的他，工作非常出色，可谓前程无限。作为部门中唯一的单身汉，每逢加班赶工的紧急时刻，大家总会想起他。部门领导或同事遇到急事也总会找他帮忙，他也乐此不疲。小张觉得做人本来就该互相帮助。能帮就帮吧。渐渐地，每个人都习惯了找他帮忙，他也一概来者不拒。

然而最近一段时间，小张感到自己胃部经常疼痛，而长期的熬夜赶工，也让自己分内的工作质量大打折扣，压力感倍增。这天下午，又一个同事过来，要小张帮忙分担一些工作。小张觉得自己实在累得快喘不过气来了，想说“不”，却又开不了口。答案：小张之所以会出现上面的问题，是因为小张没有时间管理的意识，工作没有计划性，同时不好意思拒绝别人。二、案例中的李杨时间管理都存在哪些问题？为什么会出现这些问题？请一一列举。

李杨担任销售部主管3年了，由于公司销售目标压力很大，李杨的工作非常繁忙。他经常早上起床不吃早点，就直奔公司。一天，他刚进办公室，就被告知经理下个月要出差，有一个重要的会议让他代为出席发言。听后，小李非常高兴，因为这是一次在上级面前展现自己的好机会。心想，“还有一个月的时间，一定要好好准备一下。”

之后，李杨一如既往，非常繁忙。早上，没有时间送女儿上学，晚上还经常陪客户吃饭到深夜，出差和应酬不断，朋友聚会也不好推辞。就在会议的前两天，李杨突然想起开会发言的事情，心里有些着急。但是，转念一想，还有2天时间，明天什么事情也不做，全心全意准备会议资料。

第二天一大早，女儿突然发烧，李杨心中非常着急。但是，分身无术，只好带着歉意让太太送女儿去医院，自己前往公司上班。刚到公司心情还没有平静下来，总经理秘书来找他，说总理找他谈话，他怀着忐忑不安的心情去见总经理，原来，总经理接到了一封顾客投诉信，让他马上调查清楚，下午回复。他不能太慢，花了整个上午的时间终于把事情处理好。他想一边吃便当，一边构思发言稿。突然，他的一位客户，也是他的好朋友出现在门口，说是顺便路过，想一起吃饭。李杨无法拒绝对方的美意。于是，心不在焉地和朋友吃完午饭，回到办公室已经快下午2点。看到桌上有几份紧急文件，就想先处理好，认为这并不会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，又有两个下属找他谈话，处理好这一切之后已经是快下午6点了。这时，李杨心中惦记女儿，实在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞车很历害，到家已经快7点了。李杨心中想吃了再写发言稿，吃了饭，洗好澡，已经8点了。碰巧当时正转播四年一次的世界杯足球赛，李杨最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰自己说；“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍。”球赛转播完毕，李杨己经在沙发上睡着了。第二天早上4点钟，李杨设置的闹钟响了。5点钟，李杨终于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。最后好不容易写了个大概，就只好去开会了，会上的效果可想而知。答案存在问题为何出现这些问题1.不吃早餐生活不规律2.还有一个月工作没有计划性3.女儿生病没空送医院工作和生活之间没有安排好4.亲自处理顾客投诉信不会授权、事必躬亲5.朋友聚会不会推迟做事没有原则，分不清轻重缓急6.赛车等了一个小时不善于利用时间7.为看世界杯耽误写发言稿缺少自律任务二编制工作日志一、×××公司总经理2020年7月8日工作内容如下，请为总经理编制7月8日的工作日志1.8：30在公司会议室召开部门经理例会，参加人员为各部门经理（张宏、李欣、彭丽）2.10：00在总经理办公室面试营销总监，面试人员共五位3.12：00在公司餐厅听取培训经理许雄汇报并共进午餐4.下午两点在总经理办公室与法律顾问郑智会面5.下午四点在公司会议室参加JB项目团队会议，项目主要负责人6人参加答案时间内容地点参与人员备注8：30部门经理例会公司会议室各部门经理（张宏、李欣、彭丽）9：0010：00面试营销总监总经理办公室面试人员（ABCDE）11:0012:00听取培训经理许雄汇报并共进午餐公司餐厅培训经理许雄13:0014:00与法律顾问郑智会面总经理办公室法律顾问郑智16:00参加JB项目团队会议公司会议室项目主要负责人(ABCDEF)二、请从下面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。琳达是日朗船舶（中国）公司公关部经理的秘书，专门负责上司的日程管理。下面有5个选项:

1.安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。这四种表格相互衔接，滚动执行。

2.出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。如果它与原定的工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。

3.当上司打算外出时对你说“我出去一下”，你除了说“我知道了”外，其它都不要说。

4.对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地记入日程表。

5.如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会谈之前提醒上司会谈之后的工作。答案3

当上司对你说“我出去一下”，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做什么，秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。

任务三约会安排一、请讨论分析：秘书柳红的电话回复中体现了约会工作的什么原则？柳红是杭州丝绸公司的秘书。星期一的早上，省外贸进出口公司业务处李处长打来电话，欲约公司王总周五晚聚餐。电话片段如下：柳红：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书柳红，请问什么事？李处长：你好，我是省外贸进出口公司业务处李×，我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？柳红：（停顿）约王总吃饭，周五晚上？李处长：是的。请你安排一下。柳红：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个私人聚会。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具体时间我们再联系，好吗？李处长：（停顿）嗯——好的，我安排好后会通知你的。柳红：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。答案秘书柳红的电话回复中体现了配合上司的时间表的原则，及时查询王总的工作安排表，明确周五晚上王总要参加一个私人聚会，不能和李处长一起吃饭。同时约定安排在下周五？具体时间我们再联系。体现了留有弹性，不可太紧或太松的原则，在时间上一定要留有充分的余地，同时点明具体时间再联系。二、请从下面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

琳达是北欧皮具（上淘）公司销售部经理的秘书。琳达在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间,下面有5个选项:

1.上司下班之后不安排约会

2.上司出差回来上班的第一天不安排约会

3.琳达自己工作扎堆的时候不安排约会

4.上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会

5.中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会

答案3

给上司安排工作日程，要尽可能地考虑周全，既要提高工作效率，又要减轻上司的负担，让上司得到休息，秘书只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一点，如果有必要，仍要给上司安排约会。

三、请从下面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。琳达是宝冠服饰（上海）公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候，上司对琳达说：“明天早上一上班，我育接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。明天上午10点钟其公司的欧阳经理要来公司，你与他联系一下，最好把时间推迟到明下午2点钟之“琳达按照上司的指示开始工作。

1.给佳琪公司的欧阳经理打电话，说希望将明天上午10点的约会推迟到明下午2点之后。2.给佳琪公司的欧阳经理打电话，说上司因为有急事要去大明公司，请对方予以理解。

3.给佳琪公司的欧阳经理打电话，说如果明下午2点方便的话，我们就等待他的到来。

4.佳琪公司的欧阳经理说明天下午2点能准时到达，于是问上司明天几点能从大明公司那里回来。